メールソフトとは？
メールソフトは、メールの送受信、保存、分類、検索機能などを備えており、メール管理をより効率的に行うためのツールです。近年では、チャット、ファイル共有機能を含むツールも多数リリースされています。医療・福祉分野においては、患者情報や業務連絡の取り扱いが重要であり、高度なセキュリティが求められます。ビジネス利用向けのメールソフトは、メールの保存容量が大きい、独自ドメインの利用、高度なセキュリティ、他システムとの連携機能など、個人利用向けに比べて機能性に優れています。特に、医療・福祉分野では、個人情報保護法や医療情報ガイドラインに準拠したセキュリティ機能が重要です。
医療、福祉向けのメールソフト（シェア上位）
メールソフトとは？
更新：2024年12月05日
メールソフトは、メールの送受信、保存、分類、検索機能などを備えており、メール管理をより効率的に行うためのツールです。近年では、チャット、ファイル共有機能を含むツールも多数リリースされています。医療・福祉分野においては、患者情報や業務連絡の取り扱いが重要であり、高度なセキュリティが求められます。ビジネス利用向けのメールソフトは、メールの保存容量が大きい、独自ドメインの利用、高度なセキュリティ、他システムとの連携機能など、個人利用向けに比べて機能性に優れています。特に、医療・福祉分野では、個人情報保護法や医療情報ガイドラインに準拠したセキュリティ機能が重要です。
導入メリット
メール管理の効率化
医療・福祉分野の業務は多岐にわたるため、大量のメールを効率良く管理することが求められます。ビジネス向けのメールソフトは、フォルダやラベリングによる分類、返信漏れ防止、二重対応の防止などが可能で、スタッフの業務負担を軽減します。また、患者や利用者とのコミュニケーションを円滑に保つための機能も備わっています。
コンプライアンス強化
医療福祉分野では、個人情報の保護が特に厳しく求められます。セキュリティ機能を備えたメールソフトは、通信の暗号化や不正アクセス対策が充実しています。また、メールを外部に送信する際に、一度社内のサーバーに保留してメールの内容を確認し、送信の是非を決めることができる製品もあり、誤送信による情報漏洩を防ぎます。これにより、法令遵守（コンプライアンス）を強化できます。
導入注意点
メールの保存容量
医療福祉分野では、大量のデータを長期間保存する必要があります。メールソフトは、製品ごとに保存容量が決められるため、自社の利用用途に対して必要な保存容量を事前に確認し、十分な保存容量を確保できる製品やプランを探しましょう。特に、患者カルテや重要な連絡事項をメールでやり取りする場合、保存容量が不足しないように注意が必要です。
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メールソフトの選び方
1
単体型かメールソフト複合型かで選ぶ
医療・福祉分野では、メールソフト単体かオフィススイートやグループウェアなど、メールソフトを含む複合型のソフトにわかれます。メールソフト複合型の製品を選ぶ施設が大半ですが、メール以外必要なくコストを抑えたい場合や、メールソフト複合型を利用しているが、特殊な要件が必要な場合などに単体型が選択肢にあがります。
2
メールソフトのタイプで選ぶ
メールソフトは、一般的な企業向けの製品だけではなく、以下の特化したタイプの製品も提供しています。 ・マーケティング、カスタマー対応向け 医療・福祉分野では、患者や利用者へのお知らせやフォローアップのために、マーケティングやカスタマー対応向けのメールソフトが役立ちます。これらの製品は、顧客へのメール送信を自動化する機能や、顧客の反応に応じて自動で返答する機能、顧客とのやりとりを記録する機能などを備えています。 ・幼稚園、保育園、学校向け 幼稚園、保育園、学校などの教育機関の連絡用に適した製品で、欠席や遅刻の報告機能、生徒の入退室時にメールを配信する機能、安否確認機能、連絡網構築機能など、教育現場特有のニーズに対応した機能を備えています。これらの機能は、特に福祉施設やデイケアサービスにおいても有用です。 ・自治体、各種団体、町内会向け 自治体、各種団体、町内会などの組織向けに特化した製品です。メーリングリストの作成、アンケートの配信、メール開封の確認、安否確認機能など、組織運営に役立つ多様な機能を提供しています。医療機関や福祉施設においても、組織運営や患者・利用者への連絡に役立つでしょう。
3
社内のやりとり特化（イントラネット型）を選ぶ
医療・福祉分野では、患者情報や機密情報の取り扱いが厳重に管理されるため、社内のやりとり特化型のメールソフトが有効です。チャットやメールが外部と繋がりようがないため、情報漏洩のリスクを最小限にすることができます。
4
データセンターの切り替え対応で選ぶ
医療・福祉分野では、業務の継続性が重要です。メールソフトの中には、データセンターを複数もっていて、災害などの非常事態が発生した際にも、データセンターを切り替えることでメールソフトが停止するのを防ぐことができます。このようなメールソフトの場合、BCP（Business Continuity Plan、緊急時のビジネス継続計画）を強化することができます
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