在庫管理・倉庫管理システムとは？
更新：2024年07月10日
在庫管理システムとは、調剤薬局が取り扱う薬品や医療用品を保管し、入荷から出荷まで適切に管理するシステムです。特に調剤薬局においては、在庫の数量管理に加え、薬品の保管場所、品質管理、製造日や有効期限の情報などを正確に管理することが求められます。在庫管理システムは、薬品の不足や過剰在庫を防ぎ、機会損失なく適切に在庫管理ができるように支援します。また、適切な在庫管理は財務会計の最適化にもつながり、在庫金額を正確に素早く算出することが可能です。調剤薬局に特化した在庫管理システムは、特に薬品の保管や管理を目的としており、一般的な在庫管理よりも限定的な範囲を管理することを目的としています。在庫管理システムと倉庫管理システムのどちらを選ぶべきか分からない場合でも、FitGapの質問に答えるだけで、自社に適した在庫管理、倉庫管理システムをチェックすることができます。
導入メリット
在庫状況をリアルタイムで把握
在庫管理、倉庫管理システムにより、薬品や医療用品の在庫の数量と位置をリアルタイムで把握し、出荷状況も明確になります。これにより、適正な在庫量の維持や余剰在庫の削減が可能になり、緊急時に必要な薬品を迅速に提供できるようになります。在庫状況をリアルタイムで把握することは、患者への迅速な対応や治療計画を適切に策定する上で重要です。
在庫金額を算出できる
在庫管理、倉庫管理システムにより、財務会計で必要とされる在庫金額を算出することができます。在庫管理システムは薬品や医療用品の登録の際に、勘定科目を指定して登録するため、棚卸資産を勘定科目ごとに算出することができます。
工数削減、ヒューマンエラーの防止
在庫管理、倉庫管理システムを利用することで、人為的なエラーを防ぎながらも迅速に在庫を管理できます。バーコードやタグを利用することで、薬品や医療用品の個数や場所をシステムで体系的に管理することができます。また、棚卸し作業などで在庫チェックする場合も、スマートフォンやハンディターミナルなどで、在庫を正確に素早く数えることができます。
導入注意点
他システムとの連携要件
在庫管理、倉庫管理システムは他のシステムとの連携を考慮する必要があります。特に調剤薬局では、既存の電子カルテシステムや処方箋管理システムとの互換性やデータが移行できるかどうかを検討することが重要です。
初期設定の難易度が高い
在庫管理、倉庫管理システムには、初期設定が簡易な製品もありますが、中規模以上の規模になると初期設定が非常に複雑になります。そのため、運営会社や提携先のコンサルタントなどのシステムに精通した専門家が必要になるケースもあります。初期設定の複雑さは機能と相関するため、調剤薬局のニーズに過不足がないような製品を検討することも重要です。また、導入から運用までの準備期間をゆとりのあるスケジュールを立てることが重要です。
成長を見越した要件定義が重要
在庫管理、倉庫管理システムは、他カテゴリと比較してもリプレイスコストが非常に高く、一度導入したシステムは長期に渡って使用することになります。そのため、導入段階の要件だけでなく、将来的な成長プランを加味した上で要件を整理して検討しましょう。
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在庫管理・倉庫管理システムの選び方
在庫管理・倉庫管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
対応している在庫管理業務で選ぶ
在庫管理、倉庫管理システムは、以下の業務の対応の可否で選ぶべき製品が異なります。どの製品が調剤薬局に必要な業務に対応しているのか知りたい場合は、在庫管理、倉庫管理システム診断で要件に適した製品をチェックしましょう。 ・入出庫管理業務 ・棚卸管理業務 ・ピッキング業務 ・検品業務 ・出庫指示業務 ・在庫分析業務 ・在庫評価業務 ・送り状作成業務
2
ビジネスモデルから選ぶ
在庫管理、倉庫管理システムは、以下の3タイプのビジネスモデルに応じて選ぶべき製品が異なります。在庫管理、倉庫管理システム以外のカテゴリの製品の方が効率的であるケースもあるため、注意が必要です。 ・BtoB向け： 製造業、卸業、運送業（3PL）向けの在庫管理システムで、通常、大規模なシステムとなる傾向があります。調剤薬局では、特に薬品メーカーや卸業者との連携が重要となるため、これらのシステムが適しています。 ・BtoC向け店舗在庫： BtoC向け店舗での在庫管理が得意なタイプです。調剤薬局では、店舗数が少ない場合、専用の在庫管理システムではなく、在庫管理機能を備えたPOSシステムで十分なこともあります。 ・BtoC向けEC在庫管理： ECサイトの在庫管理に適したタイプで、受発注システム（OMS）とも称されます。調剤薬局でオンライン販売を行う場合、このタイプのシステムが適しています。
3
周辺業務をカバーする製品を選ぶ
在庫管理、倉庫管理システムの中には、販売管理や購買管理などの周辺業務をサポートする機能を持つ製品も存在します。調剤薬局においても、既に販売管理システムや購買管理システムを導入している場合は、それらのシステムとの連携できることを確認することが重要です。
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入出荷、検品、棚卸しの方法から選ぶ
在庫管理、倉庫管理システムの選定には、入出荷、検品、棚卸しの方法で選ぶことが重要です。 ・目視および手作業： 目視と手作業による管理が十分な場合、手入力が基本となります。これは最もシンプルな方法で、対応できない製品はありませんが、人為的ミスの防止が難点です。しかし、コストが低くシンプルな製品であるメリットがあるため、品目や在庫が少数であれば、この方法が選択肢になることがあります。 ・バーコードおよびQRコード： バーコードやQRコードを読み取ることで、棚卸しや検品作業を迅速に完了させることができます。手作業に比べて効率が良く、特別なトレーニングが必要ないというメリットがあります。QRコードはバーコードよりも多くの情報を含むことができ、薬品の有効期限や製造ロット、製造工場などの情報を合わせて登録できます。 ・RFIDおよびカラーバーコード： RFIDは無線でタグを読み取り、バーコードやQRコードに比べて遠距離からの読み取りや複数タグの同時読み取りが可能です。RFIDは、大型チェーン店の回転寿司の皿に埋め込まれているタグなどに利用されています。カラーバーコードは、4から8色の配置パターンを認識する技術で、スマートフォンやカメラを使用して簡単に読み取りができます。これにより、複数の商品を一度に読み取ることができ、専用の読み取り装置が不要になるというメリットがあります。
5
物品の管理方法から選ぶ
在庫管理、倉庫管理システムの選定は、薬品や医療用品の管理方法に応じて異なる製品を選ぶ必要があります。代表的な管理方法には以下のものがあります。 ・ロット管理 ・シリアル管理 ・SKU管理 ・賞味期限管理 ・使用期限、有効期限管理
6
保管倉庫用の機能から選ぶ
保管用の倉庫がある場合には、保管用倉庫での業務効率化につながる以下の機能に対応の可否で、製品を選ぶことができます。 ・ピッキング ・出庫指示 ・物流ロボット連携 ・複数拠点の連動、一括管理
7
出庫業務関連機能から選ぶ
在庫管理、倉庫管理システムには、出庫業務を円滑にする機能があります。出庫業務まで効率化したい場合は、以下の機能の対応の可否で、製品を選ぶことができます。 ・送り状作成 ・同梱物管理 ・納品書、ピッキングリスト、送り状の一括出力（一体型帳票作成） 調剤薬局にとって適切な在庫管理システムを選定するための参考にしてください
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