契約書の作成から締結・保管までを一元管理し更新漏れと監査対応の混乱を防ぐ方法

契約書の作成、社内承認、取引先との締結、そして締結後の保管。この一連の流れが別々のツールや紙で管理されていると、同じ契約なのにどこに何があるのか分からないという状態が生まれます。契約更新の時期を見落として自動更新されてしまった、同じ取引先と似た内容の契約を重複して結んでしまった、監査で過去の契約書を求められたが探すのに半日かかった。こうしたトラブルは、契約プロセスが分断されていることが根本原因です。

この記事は、従業員50〜300名規模の企業で、総務・法務・管理部門を兼務している担当者を想定しています。契約件数が月に数十件程度あり、現在はWordで契約書を作り、メールや紙で承認を回し、締結後はPDFをファイルサーバーに保存しているような運用をイメージしています。読み終えると、契約書の作成から保管までを3つのツールで一気通貫に管理するワークフローを自社に導入できるようになります。大規模エンタープライズ向けの全社導入計画や、個別ツールの網羅的なレビューは扱いません。

なお、本記事で紹介するツールの組み合わせは代表的な一例です。同じ役割を果たす別の製品でも、同様のワークフローを構築できます。

読み終えた時点で、契約の作成・承認・締結・保管の各ステータスを一つの流れとして追跡できるワークフロー設計図と、それを実現するツール構成が手元に揃います。

Workflow at a glance: 契約書の作成から締結・保管までを一元管理し更新漏れと監査対応の混乱を防ぐ方法

• Step 1: 契約書テンプレートからドラフトを作成し管理IDを発番する (LegalForce) (電子契約システム)
• Step 2: 承認ワークフローを回して決裁証跡を残す (ジョブカンワークフロー) (ワークフローシステム)
• Step 3: 電子署名で締結し契約書原本を自動保管する (クラウドサイン) (電子契約システム)

なぜ契約プロセスが分断すると全体像が見えなくなるのか

作成・承認・締結・保管が別々のツールに散らばる構造

多くの企業では、契約書の作成にMicrosoft Wordを使い、承認はメールの返信や紙の稟議書で回し、締結は紙に押印して郵送、保管は締結済みPDFをファイルサーバーの共有フォルダに入れるという流れになっています。この4つの工程がそれぞれ独立しているため、ある契約が今どの段階にあるのかを確認するには、複数のツールやフォルダを横断して探す必要があります。

問題は、これらの工程間に契約を一意に特定するIDや共通のリンクが存在しないことです。Wordファイルの名前、メールの件名、紙の契約書の管理番号がバラバラで、同じ契約を指しているのかどうかすら判別しにくくなります。

放置した場合に起きる3つの実害

1つ目は契約更新時期の見落としです。更新期限をExcelの一覧表で管理していても、締結日や契約期間の情報を手入力しているため、入力漏れや転記ミスが発生します。結果として、解約したかった契約が自動更新されてしまい、不要なコストが発生します。

2つ目は重複契約の発生です。過去に同じ取引先と類似の契約を結んでいたかどうかを確認する手段がないため、営業部門と管理部門で別々に契約を進めてしまうケースがあります。

3つ目は監査対応の工数です。内部監査や外部監査で特定の契約書の提出を求められた際、作成時のドラフト、承認の証跡、締結済みの原本をそれぞれ別の場所から探し出す必要があり、1件あたり数十分から数時間かかることも珍しくありません。

重要な考え方：契約の全工程を1つのIDで串刺しにする

契約管理の分断を解消するために最も重要なのは、1つの契約に対して1つの管理IDを付与し、作成・承認・締結・保管のすべての工程をそのIDで追跡できるようにすることです。

IDを起点にした情報の紐づけ

具体的には、契約書のドラフトを作成した時点で管理IDを発番し、そのIDを承認ワークフローの件名に含め、電子契約の送信時にもIDを付与し、締結後の保管ファイルにもIDをメタデータとして持たせます。こうすることで、IDで検索すれば、その契約の作成履歴、誰がいつ承認したか、いつ締結されたか、原本がどこに保管されているかがすべて分かります。

ツール選定の判断基準

このIDによる串刺し管理を実現するには、3つの役割を持つツールが必要です。1つ目は契約書のテンプレート管理と作成を担うツール、2つ目は承認フローを電子化するワークフローツール、3つ目は電子署名と締結後の保管を担う電子契約ツールです。重要なのは、これら3つのツール間でIDや契約情報が受け渡せることです。手動でのコピー&ペーストが多すぎると、結局は分断と同じ状態に戻ってしまいます。

契約の作成から保管までを3ステップで一気通貫にする

ステップ 1：契約書テンプレートからドラフトを作成し管理IDを発番する（LegalForce）

契約書の作成は、LegalForceを使ってテンプレートから行います。LegalForceには契約書のひな形を登録しておく機能があり、取引類型ごとに秘密保持契約、業務委託契約、売買基本契約などのテンプレートを事前に用意しておきます。

担当者が新しい契約を作成する際は、テンプレートを選択し、取引先名、契約金額、契約期間などの可変項目を入力します。この時点でLegalForce上に契約の管理レコードが生成されるため、これを管理IDとして扱います。ドラフトが完成したら、LegalForceのAIレビュー機能で契約条文のリスクチェックを実施します。不利な条項や抜け漏れがないかを自動で指摘してくれるため、法務担当者の確認工数を大幅に削減できます。

この工程の担当者は、契約を起案する営業担当者または事業部の担当者です。法務チェックが必要な場合は、LegalForce上でレビュー依頼を法務担当者に送ります。目安として、1件あたり15〜30分で完了します。

ステップ 2：承認ワークフローを回して決裁証跡を残す（ジョブカンワークフロー）

ドラフトが確定したら、ジョブカンワークフローで社内承認を回します。ジョブカンワークフローでは、契約金額や取引類型に応じた承認ルートを事前に設定できます。たとえば、100万円未満は部長決裁、100万円以上は役員決裁といったルールを承認経路として登録しておきます。

申請時には、LegalForceで作成した契約書PDFを添付し、申請タイトルにLegalForceの管理IDを含めます。こうすることで、承認履歴とLegalForce上の契約レコードが管理IDで紐づきます。承認者はPC・スマートフォンから内容を確認し、承認または差し戻しを行います。差し戻しの場合はコメントが記録されるため、修正指示の履歴も残ります。

承認が完了すると、ジョブカンワークフロー上に決裁日時、承認者名、承認順序がすべて記録されます。これが監査時の承認証跡になります。この工程は、承認ルートの複雑さにもよりますが、通常1〜3営業日で完了します。

ステップ 3：電子署名で締結し契約書原本を自動保管する（クラウドサイン）

社内承認が完了したら、クラウドサインで取引先に電子署名を依頼します。ジョブカンワークフローで承認済みの契約書PDFをクラウドサインにアップロードし、取引先の署名者のメールアドレスを入力して送信します。この際、クラウドサインの書類タイトルや管理項目にLegalForceの管理IDを入力しておきます。

取引先がクラウドサイン上で署名を完了すると、電子署名付きの契約書PDFが自動的にクラウドサイン上に保管されます。クラウドサインには契約の管理台帳機能があり、契約開始日、終了日、自動更新の有無などをメタデータとして登録できます。終了日の一定期間前にアラート通知を設定しておけば、更新時期の見落としを防げます。

締結済みの契約書はクラウドサインのクラウド上に原本として保管されるため、ファイルサーバーへの手動保存は不要です。電子帳簿保存法の要件にも対応しており、タイムスタンプが自動付与されます。管理IDで検索すれば、LegalForceでの作成履歴、ジョブカンワークフローでの承認証跡、クラウドサインでの締結・保管状況がすべて追跡できます。

この組み合わせが機能する理由

LegalForce：契約書の品質を作成段階で底上げする

LegalForceの最大の強みは、AIによる契約書レビュー機能です。契約書を作成するだけでなく、条文のリスクを自動で検出してくれるため、法務の専門知識が十分でない担当者でも一定品質の契約書を作成できます。テンプレート管理機能により、社内で使う契約書のひな形を統一できる点も重要です。

一方で、LegalForce単体では承認フローや電子署名の機能は持っていません。あくまで契約書の作成とレビューに特化したツールであるため、後続の承認・締結工程は別のツールと組み合わせる必要があります。また、AIレビューの精度は一般的な契約条項に対しては高いですが、業界特有の特殊条項については人間の確認が必要です。

ジョブカンワークフロー：承認ルートの柔軟さと証跡の確実さ

ジョブカンワークフローは、日本企業の稟議文化に合わせた承認フローを柔軟に設計できる点が強みです。金額条件による承認ルートの自動分岐、合議（複数人の同時承認）、代理承認など、実務で必要になる承認パターンをほぼカバーしています。承認履歴はすべてクラウド上に記録されるため、紙の稟議書のように紛失するリスクがありません。

注意点として、ジョブカンワークフローとLegalForce、クラウドサインの間にAPI連携による自動データ受け渡しの仕組みは標準では用意されていません。そのため、契約書PDFの添付や管理IDの転記は手動で行う必要があります。ただし、管理IDをルールとして徹底すれば、手動であっても十分に追跡可能な運用が実現できます。

クラウドサイン：電子契約と保管を1つのサービスで完結させる

クラウドサインは日本国内で最も導入実績の多い電子契約サービスの一つであり、取引先に対して署名を依頼する際の心理的ハードルが低い点が大きな利点です。相手方がクラウドサインのアカウントを持っていなくても、メールで届いたリンクから署名できるため、取引先への導入負担がありません。

締結後の契約書はクラウドサイン上に自動保管され、検索やフィルタリングが可能です。契約期限のアラート機能も備えているため、更新管理台帳を別途Excelで作る必要がなくなります。ただし、無料プランでは送信件数に制限があるため、月に数十件以上の契約を処理する場合は有料プランへの移行が必要です。

Recommended tool list

結論：管理IDの統一だけで契約の全体像は見えるようになる

契約管理の分断を解消するために、大規模なシステム刷新は必要ありません。LegalForceで契約書を作成して管理IDを発番し、ジョブカンワークフローでそのIDを引き継いで承認を回し、クラウドサインでIDを付与して締結・保管する。この3ステップを管理IDで串刺しにするだけで、契約の作成から保管までの全工程を追跡できるようになります。

まずは、現在進行中の契約案件を1件だけ選び、この3ステップのワークフローで処理してみてください。1件を通しで回すことで、自社の承認ルートや取引先の電子契約への対応状況など、本格導入前に確認すべきポイントが具体的に見えてきます。

Mentioned apps: LegalForce, ジョブカンワークフロー, クラウドサイン

Related categories: ワークフローシステム, 電子契約システム

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