少人数で運営している小売店や飲食店では、在庫管理に多くの時間を割けない状況が多くあります。従業員が接客や調理といった本来の業務に集中しながら、空いた時間にスマートフォンで在庫数を記録できる簡単な在庫管理システムが役立ちます。複雑な操作が必要なシステムでは、忙しい営業時間中に記録作業が後回しになり、在庫数の把握が遅れてしまいます。簡単に運用可能な在庫管理システムであれば、アルバイトスタッフでもすぐに操作方法を覚えられるため、誰でも在庫記録を担当できます。

専門の情報システム部門を持たない中小企業では、システムトラブルが発生した際に対応できる人材が限られています。簡単に運用可能な在庫管理システムは、操作が直感的でトラブルが起きにくい設計になっているため、専門知識がなくても安心して使えます。画面の指示に従って操作するだけで必要な作業が完了するため、マニュアルを何度も確認する手間がかかりません。システム導入後の運用コストを抑えたい企業にとって、外部のサポート業者に頼らずに自社だけで運用できる点が大きな魅力です。

在庫管理をこれから始める初心者の担当者がいる企業では、複雑なシステムを導入すると学習に時間がかかります。簡単に運用可能な在庫管理システムは、画面のデザインがわかりやすく、入力する項目も最小限に絞られているため、初めて在庫管理を担当する人でもすぐに使い始められます。紙やエクセルで管理していた企業がデータ化を進める際にも、操作方法が簡単なシステムであれば移行がスムーズに進みます。担当者が変わっても短時間で引き継ぎが完了するため、人事異動の多い職場でも運用が途切れません。

季節商品や期間限定商品を扱う企業では、短期間で商品の入れ替えが頻繁に発生します。簡単に運用可能な在庫管理システムであれば、新しい商品を登録する作業も画面の指示に従って数分で完了します。複雑なシステムでは、商品登録に多くの項目を入力する必要があり、入れ替えのたびに作業負担が大きくなります。限られた販売期間の中で在庫状況を素早く把握し、適切な発注判断を行うためには、操作が簡単で即座に情報を確認できるシステムが求められます。

無料の在庫管理システムでは、商品名や商品コード、分類といった基本的な商品情報を登録して管理できます。新しい商品を取り扱い始めた際には、画面の入力欄に必要な情報を入力するだけで、商品マスタ（商品の基本情報をまとめた一覧表）に追加されます。登録した商品情報は後から検索できるため、商品コードがわからなくても商品名の一部を入力すれば該当する商品を探せます。無料版では登録できる商品数に上限が設定されている場合が多く、数百点から数千点程度までの商品を扱う企業に適しています。

無料の在庫管理システムでは、商品が倉庫に入ってきた時の入庫記録と、出荷や販売で倉庫から出ていった時の出庫記録を残せます。入庫時には、商品を選択して数量と日付を入力すれば、自動的に在庫数が増加します。出庫時も同様に、商品と数量を入力すれば在庫数が減少する仕組みです。記録された入出庫の履歴は一覧で確認できるため、いつどの商品が動いたかを後から振り返ることができます。無料版では、入出庫の理由を細かく分類する機能や、複数の倉庫を使い分ける機能には制限がある場合があります。

無料の在庫管理システムでは、各商品の現在の在庫数をリアルタイムで確認できます。商品一覧の画面を開けば、全ての商品の在庫数が表示されるため、在庫切れが近い商品を素早く見つけられます。特定の商品だけを検索して在庫数を確認することもできるため、お客様からの問い合わせに即座に対応できます。在庫数が一定の数量を下回った際に知らせる機能が搭載されている無料版もあり、発注のタイミングを逃さずに済みます。

無料の在庫管理システムの中には、スマートフォンのカメラを使ってバーコードを読み取る機能を備えたものがあります。商品のバーコードを読み取れば、商品コードを手入力する手間が省け、入力ミスも防げます。倉庫での作業中にスマートフォンでバーコードをスキャンするだけで、入庫や出庫の記録が完了します。無料版では、読み取れるバーコードの種類に制限がある場合や、1日に読み取れる回数に上限が設定されている場合があります。

無料の在庫管理システムでは、商品ごとの在庫数の推移を簡易的なグラフで確認できる機能が提供されている場合があります。過去1か月や3か月といった期間を指定すれば、在庫数がどのように変化したかが視覚的にわかります。在庫数の増減パターンを把握することで、どの時期に在庫が不足しやすいかを予測できます。無料版では、詳細な分析機能や複数商品を同時に比較する機能には制限があり、基本的な推移確認にとどまります。

無料の在庫管理システムでは、複数の担当者が同じデータにアクセスして在庫情報を共有できます。担当者ごとにアカウントを作成すれば、誰がいつデータを更新したかの記録も残ります。チームで在庫管理を行う際には、各メンバーが入力した情報がすぐに他のメンバーにも反映されるため、情報の行き違いが起こりません。無料版では、登録できる利用者の人数に上限があり、数名から10名程度までの小規模なチームでの利用に適しています。

無料の在庫管理システムでは、登録されている在庫データをエクセル形式などのファイルとして書き出す機能が利用できます。書き出したファイルは、社内での報告資料作成や、他のシステムへのデータ移行に活用できます。定期的にデータを書き出して保存しておけば、万が一システムにトラブルが発生した際にもデータの復旧が可能です。無料版では、書き出せるデータの範囲や書き出し回数に制限がある場合があり、頻繁に大量のデータを書き出す用途には向きません。