2026-02-13

ソフトウェアライセンスの使用実態と契約数のズレを可視化し無駄な支払いとコンプライアンス違反を防ぐ方法

企業が利用するソフトウェアの数は年々増え続けています。Microsoft 365やAdobe Creative Cloudのようなサブスクリプション型のライセンスに加え、買い切り型のCADソフトや業務専用アプリケーションなど、1社で数十から数百種類のソフトウェアを契約しているケースも珍しくありません。問題は、契約しているライセンスの数と、実際に使っている人数が一致しているかどうかを誰も正確に把握できていないことです。未使用のライセンスに毎月お金を払い続けている一方で、必要な人にライセンスが行き渡らず業務が止まるという矛盾が、多くの企業で同時に起きています。

この記事は、従業員50名から500名規模の企業で、情報システム部門や総務部門としてソフトウェアの契約管理やIT資産管理を兼務している担当者を想定しています。読み終えると、ライセンスの契約情報・実際の利用状況・社員の在籍情報を突き合わせて過不足を一覧化し、契約更新の判断を根拠を持って行えるワークフローを自社に導入できるようになります。大規模エンタープライズ向けの全社統合プロジェクトや、個別ツールの網羅的なレビューは扱いません。

なお、本記事で紹介するツールの組み合わせは代表的な一例です。同じ役割を果たす別の製品でも、同様のワークフローを構築できます。

読み終えた時点で、ライセンスの過不足を月次で自動的に洗い出し、契約更新の2か月前にアクションを起こせる運用サイクルの設計図が手に入ります。

Workflow at a glance: ソフトウェアライセンスの使用実態と契約数のズレを可視化し無駄な支払いとコンプライアンス違反を防ぐ方法

Step 1: PCとソフトウェアの利用状況を収集する (LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版) (IT資産管理ツール)
Step 2: 在籍者リストを取得して利用者と突き合わせる (SmartHR) (タレントマネジメントシステム（HCM）)
Step 3: 契約情報と照合して過不足レポートを作成し更新判断を行う (楽楽販売) (販売管理システム)

なぜライセンスの過不足は放置されてしまうのか

情報が3つの場所に分散している

ライセンスの過不足が見えなくなる最大の原因は、必要な情報が3つの異なる場所に散らばっていることです。1つ目はライセンスの契約情報で、これは購買部門や経理部門が管理する購買管理システムや請求書ファイルに入っています。2つ目は実際のインストール状況や利用頻度で、これは各PCやクラウドサービスの管理画面にしかありません。3つ目は社員の在籍情報で、誰が在籍していて誰が退職したか、どの部署に異動したかは人事システムにしかありません。

この3つを人手で突き合わせようとすると、Excelに手作業で転記する作業が発生します。転記のたびにミスが入り込み、データが古くなり、結局は誰も信用しない一覧表ができあがります。

放置した場合のコストとリスク

未使用ライセンスの無駄な支払いは、1ライセンスあたり月額数百円から数千円でも、全社で積み上げると年間で数十万円から数百万円に達します。逆に、退職者のライセンスが回収されずに残っていると、セキュリティ上のリスクになります。さらに、ライセンス数を超えて利用している状態はソフトウェアベンダーとの契約違反にあたり、監査が入った場合に追加費用や違約金を請求される可能性があります。

契約更新のタイミングで判断材料がない

多くのソフトウェア契約は年単位で自動更新されます。更新の1〜2か月前に見直しの判断をしなければなりませんが、その時点で正確な利用実態がわからなければ、前年と同じ数で更新するしかありません。これが毎年繰り返されることで、無駄なコストが固定化していきます。

重要な考え方：契約・利用・在籍の3つのデータを1か所に集めて月次で突き合わせる

ライセンス管理の問題を解決するために必要なのは、高価な統合管理ツールを導入することではありません。契約情報、利用実態、在籍情報という3種類のデータを定期的に1か所に集めて突き合わせる仕組みをつくることです。

完璧なリアルタイム管理を目指さない

ライセンスの利用状況をリアルタイムで完璧に把握しようとすると、導入コストも運用負荷も跳ね上がります。実務上は月に1回の突き合わせで十分です。契約更新は年単位で行われるため、月次で過不足を把握できていれば、更新判断に必要な情報は揃います。

突き合わせの基準を明確にする

突き合わせで最も重要なのは、何をもって使っているとみなすかの基準です。たとえば、過去30日間に1回もログインしていないアカウントは未使用とみなす、退職日から7日以上経過してもライセンスが残っている場合は回収対象とする、といった具体的なルールを先に決めておきます。この基準がないと、データを集めても判断ができません。

小さく始めて対象を広げる

最初からすべてのソフトウェアを対象にする必要はありません。まずは年間コストが高い上位5〜10種類のソフトウェアから始めます。これだけでコスト削減効果の大部分をカバーできます。運用が安定してから対象を広げていけば、負担なく管理範囲を拡大できます。

ライセンスの過不足を月次で洗い出すワークフロー

このワークフローは月に1回、所要時間は慣れれば2〜3時間で完了します。初回のみ各ツールの設定に半日から1日程度かかります。

ステップ 1：PCとソフトウェアの利用状況を収集する（LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版）

LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版は、社内のPCにエージェントと呼ばれる小さなプログラムをインストールすることで、どのPCにどのソフトウェアがインストールされているか、そのソフトウェアが実際にいつ・どれくらい使われたかを自動的に記録します。

月次の作業としては、LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版の管理画面からソフトウェア一覧レポートをCSV形式でエクスポートします。このCSVには、PC名、利用者名、ソフトウェア名、バージョン、最終利用日が含まれます。クラウドサービスについてはLANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版のWebアクセスログ機能を使い、対象サービスへのアクセス有無を確認します。Microsoft 365やGoogle Workspaceなど、管理画面側で利用状況レポートを出力できるサービスについては、そちらのレポートも併せて取得しておきます。

担当者はIT資産管理の担当者です。毎月第1営業日にレポートをエクスポートし、所定のフォルダに保存するところまでがこのステップの作業です。

ステップ 2：在籍者リストを取得して利用者と突き合わせる（SmartHR）

SmartHRから現在の在籍者リストをCSV形式でダウンロードします。必要な項目は、社員番号、氏名、所属部署、入社日、退職日（退職予定者を含む）です。SmartHRのカスタムダウンロード機能を使えば、必要な項目だけを選んでエクスポートできます。

次に、ステップ1で取得したソフトウェア利用状況のCSVと、SmartHRの在籍者リストを突き合わせます。突き合わせにはExcelやGoogle スプレッドシートのVLOOKUP関数で十分です。具体的には、ソフトウェア利用者リストに載っているがSmartHRの在籍者リストにいない人を退職者の未回収ライセンスとして抽出します。また、在籍者リストにいるがソフトウェア利用者リストに載っていない人のうち、本来そのソフトウェアが必要な部署に所属している人を不足候補として抽出します。

さらに、ステップ1で取得した最終利用日を確認し、過去30日間利用がないアカウントを未使用候補としてフラグを立てます。この突き合わせ作業の担当者もIT資産管理の担当者です。

ステップ 3：契約情報と照合して過不足レポートを作成し更新判断を行う（楽楽販売）

楽楽販売にはソフトウェアの契約情報を登録しておきます。登録する項目は、ソフトウェア名、契約ライセンス数、契約単価、契約開始日、契約終了日、更新期限（更新判断が必要な日）です。楽楽販売のデータベース機能を使えば、これらの情報を一元的に管理できます。

月次の作業では、楽楽販売から契約情報をエクスポートし、ステップ2で作成した利用実態データと突き合わせます。ソフトウェアごとに、契約ライセンス数、実際の利用者数、未使用数、不足数を一覧にまとめます。この一覧が過不足レポートです。

過不足レポートには、更新期限が2か月以内に迫っている契約をハイライトします。楽楽販売のリマインド通知機能を設定しておけば、更新期限の2か月前に自動でメール通知が届きます。通知を受けたら過不足レポートを添えて、上長や購買担当者に契約数の増減を提案します。

このステップの担当者はIT資産管理の担当者と購買担当者の連携です。IT資産管理の担当者が過不足レポートを作成し、購買担当者が契約変更の手続きを行います。

この組み合わせが機能する理由

LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版：利用実態を客観的なデータとして取得できる

ライセンス管理で最も難しいのは、実際に使われているかどうかを正確に把握することです。自己申告やアンケートでは正確なデータは集まりません。LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版はエージェントがバックグラウンドで自動的にデータを収集するため、利用者に負担をかけずに客観的な利用実態を取得できます。国産製品のため管理画面が日本語で、サポートも日本語で受けられる点は、情シス担当者が兼務で運用する場合に大きな利点です。一方で、エージェントをインストールできないBYOD端末や、SaaS側の詳細な利用状況（たとえばMicrosoft 365のどの機能をどれだけ使っているか）まではカバーしきれない場合があります。SaaSの詳細な利用分析が必要な場合は、各SaaSの管理画面レポートで補完する運用が必要です。

SmartHR：在籍情報の正確性がワークフロー全体の精度を決める

ライセンスの過不足を判断するには、誰が今在籍しているかという情報が正確でなければなりません。SmartHRは入退社手続きや異動の情報がリアルタイムに反映されるため、突き合わせの基準となる在籍者リストの精度が高くなります。APIも公開されているため、将来的に突き合わせ作業を自動化したい場合にも対応できます。注意点として、SmartHRに登録されている氏名や社員番号の表記と、LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版に登録されている利用者名の表記が一致していないと突き合わせがうまくいきません。初回セットアップ時に名寄せのルール（社員番号で突き合わせるなど）を決めておくことが重要です。

楽楽販売：契約情報の管理と更新リマインドを1つの場所で完結できる

ライセンスの契約情報をExcelで管理している企業は多いですが、Excelでは更新期限のリマインド通知を自動で飛ばすことができません。楽楽販売はデータベースとワークフローの機能を兼ね備えているため、契約情報の登録、更新期限の管理、リマインド通知、承認フローまでを1つのツールで完結できます。また、ライセンス以外の契約管理（保守契約やリース契約など）にも同じ仕組みを横展開できるため、投資対効果が高くなります。ただし、楽楽販売は汎用的なデータベースツールであるため、ライセンス管理に特化したテンプレートがあるわけではありません。初回に契約管理用のデータベースを自分で設計する必要があり、この設計に半日程度の時間がかかります。

Recommended tool list

Tool	Role	Pricing	Implementation time	Notes
LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版	PCのソフトウェアインストール状況と利用実態の自動収集	月額課金	1〜2日（エージェント配布含む）	管理対象PCへのエージェントインストールが必要。Active Directoryと連携すれば一括配布が可能。クラウドサービスの利用状況はWebアクセスログ機能で補完する。
SmartHR	在籍者・退職者・異動情報の正確な管理とCSVエクスポート	月額課金	導入済みの場合は即日利用可能	カスタムダウンロード機能で必要項目のみエクスポートする。LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版との突き合わせ用に社員番号を名寄せキーとして統一しておく。
楽楽販売	ソフトウェア契約情報の一元管理と更新期限のリマインド通知	月額課金	半日〜1日（契約管理用データベースの設計含む）	契約情報のデータベースを初回に設計する必要がある。リマインド通知機能で更新期限の2か月前に自動メールを設定する。ライセンス以外の契約管理にも横展開可能。

結論：3つのデータを月次で突き合わせる仕組みをつくれば、ライセンスの無駄とリスクは防げる

ライセンス管理の問題は、高価な専用ツールを導入しなくても、利用実態・在籍情報・契約情報という3つのデータを定期的に突き合わせる仕組みをつくることで解決できます。LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版で利用実態を自動収集し、SmartHRで正確な在籍情報を取得し、楽楽販売で契約情報と更新期限を管理する。この3つを月次で突き合わせれば、過不足が数字で見えるようになり、契約更新の判断を根拠を持って行えるようになります。

まずは年間コストが最も高いソフトウェア3つを対象に、来月の第1営業日に最初の突き合わせを実施してみてください。1回やれば、どこに無駄があるかが具体的な数字で見えてきます。その結果をもとに、対象ソフトウェアを徐々に広げていくのが最も確実な進め方です。

Mentioned apps: LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版, SmartHR, 楽楽販売