プロジェクト別の経費実績をリアルタイムで把握し赤字プロジェクトを早期発見する方法

プロジェクト単位で予算を組んでいるのに、実際にいくら使ったのかがすぐに分からない。この問題は、プロジェクトの数が増えるほど深刻になります。経費申請のたびにプロジェクトコードの入力ミスが起き、月末になって手作業で突合する作業が発生し、気づいたときにはプロジェクトが赤字に転落していた、という事態は珍しくありません。

この記事は、従業員50〜300名規模の企業で、プロジェクト型のビジネス（受託開発、コンサルティング、広告制作など）を運営しており、経理担当やプロジェクトマネージャーがプロジェクト別の予実管理に苦労している方を想定しています。読み終えると、プロジェクト管理・経費精算・会計の3つのシステムをプロジェクトコードで連携させ、手作業の突合なしにプロジェクト別の収支を週次で確認できるワークフローを構築できるようになります。大規模エンタープライズ向けのERP導入計画や、個別ツールの網羅的なレビューは扱いません。

なお、本記事で紹介するツールの組み合わせは代表的な一例です。同じ役割を果たす別の製品でも、同様のワークフローを構築できます。

読み終えた時点で、プロジェクトコードをキーにした3システム連携の設計図と、週次で予実差異を確認する運用サイクルの具体的な手順が手に入ります。

Workflow at a glance: プロジェクト別の経費実績をリアルタイムで把握し赤字プロジェクトを早期発見する方法

• Step 1: プロジェクトコードのマスタを整備し経費精算に連携する (Backlog) (タスク管理・プロジェクト管理)
• Step 2: 経費申請時にプロジェクトコードを必須入力にする (マネーフォワード クラウド経費) (経費精算システム)
• Step 3: プロジェクト別の予実レポートを週次で確認する (マネーフォワード クラウド会計) (会計ソフト)

なぜプロジェクト別の経費実績は追跡できなくなるのか

プロジェクトコードが3つのシステムでバラバラに管理されている

根本的な原因は、プロジェクト管理・経費精算・会計という3つのシステムが、それぞれ独立してプロジェクトの情報を持っていることです。Backlogにはプロジェクト名と予算が登録され、マネーフォワード クラウド経費には経費申請データが蓄積され、マネーフォワード クラウド会計には勘定科目ごとの仕訳が計上されます。しかし、これらを横断的につなぐ共通のプロジェクトコードが統一されていないため、ある経費がどのプロジェクトに紐づくのかを後から人手で判断する必要が出てきます。

経費申請時のプロジェクトコード入力がボトルネックになる

現場の担当者にとって、経費申請は本来の業務の合間に行う付随作業です。プロジェクトコードの選択肢が多すぎたり、コード体系が分かりにくかったりすると、入力ミスや未入力が頻発します。特に複数プロジェクトを掛け持ちしている担当者は、どの経費をどのプロジェクトに割り当てるべきか迷うことが多く、とりあえず空欄のまま申請してしまうケースが後を絶ちません。

月次の突合作業が遅延を生み、赤字発見が遅れる

プロジェクトコードの不備を修正するのは、たいてい月末の経理担当者です。数十件から数百件の経費明細を一つずつ確認し、正しいプロジェクトに振り分ける作業には数日かかることもあります。この遅延により、プロジェクトマネージャーが予実差異を確認できるのは翌月の中旬以降になり、赤字プロジェクトへの対策が1か月以上遅れることになります。受託型ビジネスでは、この1か月の遅れが利益率を大きく左右します。

重要な考え方：プロジェクトコードのマスタを1か所で管理し、下流のシステムに配る

プロジェクト別の予実管理を機能させるために最も大切なのは、プロジェクトコードの正本（マスタ）を1つのシステムに集約し、そこから経費精算や会計に配布する仕組みを作ることです。

マスタの一元管理が入力ミスを構造的に防ぐ

プロジェクトコードのマスタをプロジェクト管理ツール側に置き、経費精算システムの選択肢として自動的に反映させれば、担当者は一覧から選ぶだけで済みます。手入力がなくなるため、コードの打ち間違いや未入力という問題が構造的に発生しなくなります。新規プロジェクトの追加や完了プロジェクトの非表示化も、マスタ側で一度操作すれば全システムに反映されるため、古いコードへの誤入力も防げます。

予算データと実績データを同じコードで突合できる状態を作る

プロジェクト管理ツールに予算を、経費精算システムに実績を、会計ソフトに仕訳をそれぞれ持たせつつ、共通のプロジェクトコードで紐づけることで、手作業なしに予実の突合が可能になります。この仕組みがあれば、週次や日次での予実確認も現実的になり、赤字の兆候を早期に捉えられます。

プロジェクトコードを軸にした予実管理ワークフロー

ステップ 1：プロジェクトコードのマスタを整備し経費精算に連携する（Backlog）

プロジェクトの開始時に、Backlogでプロジェクトを作成し、プロジェクトコード（例：PRJ-2025-001）、予算総額、予算の内訳（外注費・交通費・消耗品費など）を登録します。担当者はプロジェクトマネージャーです。

Backlogに登録したプロジェクトコードの一覧をCSVでエクスポートし、マネーフォワード クラウド経費のプロジェクトマスタにインポートします。この作業は月1回、新規プロジェクトの追加や完了プロジェクトのクローズに合わせて経理担当者が行います。所要時間は10〜15分程度です。

ポイントは、Backlog側のプロジェクトキーとマネーフォワード クラウド経費側のプロジェクトコードを完全に一致させることです。命名規則を事前に決めておき、表記ゆれが起きないようにします。完了済みプロジェクトは経費精算側で非表示にし、選択肢を常に最新の状態に保ちます。

ステップ 2：経費申請時にプロジェクトコードを必須入力にする（マネーフォワード クラウド経費）

マネーフォワード クラウド経費の申請フォームで、プロジェクトコードの入力を必須項目に設定します。この設定は経理担当者が管理画面から行います。一度設定すれば、以降はプロジェクトコードが未入力の経費申請は提出できなくなります。

現場の担当者は、経費申請時にプルダウンからプロジェクトコードを選択するだけです。ステップ1でマスタを連携しているため、選択肢にはBacklogで管理中のプロジェクトだけが表示されます。手入力ではなく選択式にすることで、入力ミスを防ぎます。

承認者（プロジェクトマネージャーや上長）は、申請内容を確認する際にプロジェクトコードが正しいかどうかもチェックします。自分が管轄するプロジェクト以外のコードが選ばれていれば、差し戻して修正を依頼します。

ステップ 3：プロジェクト別の予実レポートを週次で確認する（マネーフォワード クラウド会計）

マネーフォワード クラウド経費で承認された経費データは、マネーフォワード クラウド会計に自動連携されます。マネーフォワード クラウド経費とマネーフォワード クラウド会計は同じマネーフォワードのサービスであるため、プロジェクトコード（部門タグやメモタグとして設定）を引き継いだ状態で仕訳が自動生成されます。

毎週月曜日に、経理担当者がマネーフォワード クラウド会計からプロジェクトコード別の経費実績をCSVでエクスポートし、Backlog側の予算データと突合します。この突合作業は、あらかじめ用意したスプレッドシートのテンプレートにCSVを貼り付けるだけで完了します。予算消化率が80%を超えたプロジェクトや、予算超過が見込まれるプロジェクトを一覧化し、該当するプロジェクトマネージャーにBacklogの課題として通知します。

プロジェクトマネージャーは、通知を受けたら残予算と今後の見込み経費を確認し、必要に応じて追加予算の申請やコスト削減策をBacklog上で起票します。この週次サイクルにより、赤字転落のリスクを最大でも1週間以内に検知できるようになります。

この組み合わせが機能する理由

Backlog：プロジェクト情報の正本として機能する

Backlogは日本国内で広く使われているプロジェクト管理ツールで、プロジェクトごとにキー（一意の識別子）が自動付与される仕組みを持っています。このキーをプロジェクトコードとして流用することで、新たなコード体系を設計する手間が省けます。課題管理やWiki機能も備えているため、予算情報や予実差異の対応履歴をプロジェクト内に集約でき、情報が散逸しません。

一方で、Backlogには予算管理の専用機能はありません。予算額はカスタム属性やWikiに記載する運用になるため、複雑な予算階層（フェーズ別・費目別の細かい管理）が必要な場合は、スプレッドシートとの併用が前提になります。ただし、50〜300名規模の企業であれば、この運用で十分に対応できます。

マネーフォワード クラウド経費：プロジェクトコード付きの経費データを正確に収集する

マネーフォワード クラウド経費は、申請フォームのカスタマイズ性が高く、プロジェクトコードを必須入力項目として設定できます。スマートフォンからの申請にも対応しているため、外出先での経費申請でもプロジェクトコードの入力漏れを防げます。領収書のOCR読み取り機能により、金額の手入力ミスも軽減されます。

注意点として、プロジェクトマスタの連携は手動（CSVインポート）になります。APIを使った自動連携も技術的には可能ですが、開発リソースが必要です。月1回のCSVインポートであれば、経理担当者が10分程度で完了できるため、まずは手動運用から始めることをおすすめします。

マネーフォワード クラウド会計：経費データを仕訳に変換しプロジェクト別集計を可能にする

マネーフォワード クラウド会計は、マネーフォワード クラウド経費との連携がシームレスで、承認済みの経費申請から自動的に仕訳を生成します。部門タグやメモタグを活用することで、プロジェクトコード別の集計が可能になります。仕訳の自動生成により、経理担当者の入力工数が大幅に削減され、プロジェクトコードの転記ミスも発生しません。

制約として、マネーフォワード クラウド会計のレポート機能だけでは、予算と実績を並べた予実管理表を直接出力することはできません。そのため、CSVエクスポートとスプレッドシートを組み合わせた集計が必要です。FitGapとしては、この集計作業を含めても週30分程度で完了する運用であれば、専用のBI（データを可視化する分析ツール）を導入するよりもコストパフォーマンスが高いと考えます。

Recommended tool list

結論：プロジェクトコードの一元管理が予実管理の精度とスピードを決める

プロジェクト別の経費実績が追跡できない問題の本質は、3つのシステムに散在するプロジェクト情報が統一されていないことにあります。Backlogをプロジェクトコードのマスタとし、マネーフォワード クラウド経費で正確な経費データを収集し、マネーフォワード クラウド会計で仕訳に変換して集計する。この3ステップのワークフローにより、手作業の突合をなくし、週次で赤字プロジェクトを検知できる体制が整います。

最初の一歩として、現在進行中のプロジェクトのコード一覧をBacklogから出力し、マネーフォワード クラウド経費のプロジェクトマスタと突合してみてください。不一致があれば、それが今の予実管理の精度を下げている原因です。まずはコードの統一から始めることで、来月の月次決算から効果を実感できます。

Mentioned apps: Backlog, マネーフォワード クラウド経費, マネーフォワード クラウド会計

Related categories: タスク管理・プロジェクト管理, 会計ソフト, 経費精算システム

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