@Tovas

ファイル送信システム

帳票作成ツール

日本製

言語：

端末・OS：

Windows

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@Tovasとは

@Tovasは、コクヨ株式会社が提供するクラウド型ファイル送信システムです。基幹帳票などの重要書類の配信業務を電子化・自動化し、メール感覚で手軽にファイル送信が行えます。受信者にはダウンロード用URLが記載された通知メールが届き、送信者は管理画面から送達状況をリアルタイムで確認できる仕組みとなっています。セキュリティ面では、SSL暗号化通信やウイルスチェック機能を標準搭載し、コクヨのISMS認証取得済みの運用体制下でサービスが提供されています。業務システムとの連携機能により、宛先マスタに基づいた自動一斉送信が可能で、大量かつ定期的な配信業務の効率化が図れます。従来のFAXサーバーが不要となるため配信コストの削減効果も期待でき、管理画面での一元管理により配信作業の負担軽減にも寄与します。情報セキュリティを重視する中堅・大企業において、特に定期的な大量帳票送信を行う企業での活用に適したサービスといえます。

強み

誤送信を防ぐ自動一斉配信

基幹システムと連携し、宛先マスタに基づいて取引先ごとに内容が異なる帳票を自動で個別送信できます。人手による宛先ミスや添付間違いを防ぎ、大量の注文書や請求書なども一括で安全に配信することが可能です。定期的に多数の取引先へ重要書類を送付する業務においても、誤送信リスクを抑えながら作業負担を軽減できます。

複数手段を統合した帳票配信

@Tovasは、電子ファイル送信、インターネットFAX送信、郵送代行に対応したオールインワンの帳票配信サービスです。受信先の環境に応じて適切な手段を選択できる柔軟性があり、従来個別に行っていたFAX発送や郵送業務を一元化できます。取引先ごとに異なる送付方法への対応が煩雑になりがちな企業においても、@Tovasであれば一つのシステムで完結するため、業務の効率化が期待できます。

直感的な利用と受領確認の仕組み

@Tovasは、メール送信に近い操作感で誰でも簡単に重要ファイルを送付できます。受取側は通知メールのURL経由で安全にダウンロードする仕組みです。受信者がファイルをダウンロードしたかは確認メールや管理画面で追跡できるため、送付後のフォローも行えます。専門知識のない担当者でも扱いやすく、現場にセキュアなファイル送信を導入しやすい設計となっています。

注意点

帳票配信に特化

@Tovasは請求書や発注書などの帳票類をメール感覚で送信・配信する用途に特化したサービスです。手作業によるFAXや郵送を置き換えることに主眼が置かれており、宛先マスタに基づく帳票の自動送信やFAX代行といった独自機能を備えています。一方で、自由なファイル共有やコラボレーションを目的とした用途には適さない可能性があります。定型帳票の配送が主なニーズでない企業では、機能が限定的に感じられる場合もあるでしょう。

多角経営企業による提供

@Tovasはコクヨ株式会社の事業部門によって運営されており、情報セキュリティ認証を取得するなど一定の専門性は確保されています。ただし、コア事業の一環として提供されているため、専業ベンダーと比較した場合、製品開発に投じられるリソースやサポート体制の継続性については慎重に確認することが望ましいでしょう。幅広い事業展開による総合力が期待できる一方で、利用を検討する企業としては、サービスの将来性や事業への注力度合いを見極めた上で判断することが推奨されます。

基本プランにも初期費用と月額料金

クラウドサービスではありますが、利用開始時に初期費用が発生し、月額料金もユーザーごとに必要となります。例えば標準プランでは、初期費用12万円と月額1万2千円（1アカウントあたり）が設定されています。無料トライアル期間は用意されているものの、恒久的な無償利用枠は提供されていないため、少数ユーザーでの利用を検討する場合でも、一定の固定コストを事前に見込んでおく必要があります。導入前に予算との整合性を確認されることをお勧めします。

カテゴリ別マーケットシェア

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