官公庁から受注する公共工事や防衛関連施設の建設など、高度な情報管理が求められる案件を扱う企業に適しています。オンプレミス型では、工事の設計図面や施工計画、取引先情報などをすべて自社設備内で保管できます。外部のネットワーク回線を経由しないため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。情報の取り扱いに関する厳格な基準を満たす必要がある企業では、自社管理による安全性の高さが重要な選択理由となります。

特殊な工法や独自開発した施工技術を用いる企業では、標準的なシステムでは対応できない業務手順があります。オンプレミス型であれば、自社の技術内容に合わせてシステムの機能や画面構成を細かく調整できます。鉄骨工事専門会社における溶接管理の記録方法や、設備工事会社における配管計算の独自ルールなど、業界内でも企業ごとに異なる業務内容に対応可能です。既存の業務手順を変更せずにシステム化できるため、現場作業員の負担を軽減できます。

長年使用している会計システムや人事管理システムなど、複数の業務用システムを社内で運用している企業に適しています。オンプレミス型であれば、既存システムとの間でデータを直接やり取りする仕組みを構築できます。工事原価の情報を会計システムへ自動的に反映させたり、勤怠管理システムから現場の労務費を取り込んだりする連携が可能です。外部サービスを経由せずに社内ネットワーク内で情報連携が完結するため、処理速度が速く安定した動作を実現できます。

山間部や離島など、通信インフラが整備されていない地域で工事を行う機会が多い企業に向いています。オンプレミス型は、本社や支店に設置したサーバー機器で動作するため、現場事務所でのインターネット接続が不安定でも基本業務を継続できます。現場で収集した情報は、事務所に戻った際や携帯型の記憶装置を通じて本社システムへ反映させる運用が可能です。通信環境に左右されない安定した業務遂行が求められる企業では、自社設備での運用が大きな利点となります。

工事案件の受注から完成までのすべての業務を一元的に管理するタイプです。見積作成、契約管理、工程管理、原価管理、請求処理といった一連の業務を1つのシステム内で処理できます。部署をまたいだ情報共有がしやすく、営業部門が受注した案件情報を工事部門がそのまま引き継いで利用できます。加えて、複数の工事案件を同時進行で管理する際にも、全体の進捗状況や収支状況を統一された画面で把握できます。大規模な建設会社や複数の工事種別を扱う総合建設会社に向いています。

特定の工事分野や業務領域に絞り込んだ機能を提供するタイプです。電気工事や管工事、内装工事など、専門工事会社の業務内容に特化した機能が組み込まれています。それぞれの工事種別で必要となる専門的な計算方法や管理項目に対応しており、業界固有の知識がシステムに反映されています。たとえば電気工事であれば配線図面の管理機能が充実していたり、設備工事であれば機器台帳との連携機能が強化されていたりします。専門性の高い業務を効率的に処理したい企業に適しています。

本社に設置した大型のサーバー機器で全データを一括管理し、各支店や営業所から接続して利用するタイプです。全国に拠点を持つ企業でも、情報を本社で統一的に管理できます。支店ごとに異なる管理方法を採用せず、会社全体で統一された業務手順を徹底できます。その上、本社の管理部門が各拠点の業務状況をリアルタイムで確認し、経営判断に必要な情報を迅速に収集できます。組織全体での情報共有と統制を重視する企業に向いています。

各支店や営業所に個別のサーバー機器を設置し、拠点ごとに独立して運用するタイプです。各拠点で発生する情報をその場で処理し、必要な情報のみを本社へ報告する形式を取ります。拠点間のネットワーク接続に問題が生じても、各拠点での業務は継続できます。一方で、各拠点が担当する地域の特性や顧客の要望に応じて、拠点ごとに異なる設定やカスタマイズを施すことも可能です。地域密着型の営業展開を行う企業や、拠点ごとに業務内容が大きく異なる企業に適しています。

システム導入によって何を実現したいのか、具体的な目標を最初に設定します。現状の業務でどのような課題があり、システムによってどう改善したいのかを関係者全員で共有します。たとえば、工事原価の把握が遅れている問題を解決したい場合には、リアルタイムで原価を確認できる機能が必要になります。目標が明確になると、システムに求める機能の優先順位を決めやすくなります。全社的な目標だけでなく、各部門が抱える個別の課題も洗い出し、システムで解決できる範囲を整理します。

すべての機能を一度に導入するのではなく、重要度の高い機能から順番に導入していく計画を立てます。最初は基本的な案件管理機能だけを使い始め、慣れてきたら原価管理や工程管理の機能を追加していく方法が有効です。一例として、本社で先行して導入して運用方法を確立した後、各支店へ展開していく段階的なアプローチも考えられます。各段階で発生した問題点を解決してから次の段階へ進むことで、大きなトラブルを避けられます。利用者の負担を分散し、着実に定着を図ることができます。

システムを実際に使う社員に対して、十分な操作研修を実施します。研修では実際の業務を想定した練習問題を用意し、手を動かしながら学べる内容にします。具体的には、新規案件の登録方法や見積書の作成手順など、日常業務で頻繁に行う操作を重点的に練習します。本番のシステムとは別に練習用の環境を用意し、何度でも操作を試せるようにすると理解が深まります。研修後も質問できる窓口を設置し、困ったときにすぐに相談できる体制を整えます。

現在使用している帳簿や台帳のデータを新しいシステムへ移す作業を計画的に行います。どのデータをいつまでさかのぼって移行するか、優先順位を決めて実施します。取引先情報や工事案件の基本情報など、継続的に使用するデータは正確に移行する必要があります。一方で、データの移行作業では入力ミスや変換エラーが発生する可能性があるため、移行後のデータを必ず確認します。少量のデータで試験的に移行してみて、問題がないことを確認してから全体の移行を進める方法が安全です。

システムを最初に導入する際に、サーバー機器への導入作業や初期設定を専門技術者が支援します。自社の業務内容に合わせた基本設定や、利用者のアカウント作成、権限設定などを一緒に行います。たとえば、部署ごとに閲覧できる情報の範囲を設定したり、承認フローを構築したりする作業を支援してもらえます。自社で使用している書類の様式に合わせた帳票設定や、既存システムとのデータ連携設定なども含まれます。導入初期の複雑な作業を専門家に任せることで、スムーズに運用を開始できます。

システムの基本的な操作方法から応用的な活用方法まで、利用者のレベルに合わせた研修を提供します。管理者向けには設定変更の方法やデータ管理の手順を、一般利用者向けには日常業務で使用する機能の操作を重点的に教えます。一例として、見積書の作成や工程表の入力など、実際の業務を想定した実習形式の研修が行われます。研修後にも操作マニュアルや動画教材を提供し、いつでも見返して確認できるようにします。定期的に応用研修を開催し、システムの活用度を高める継続的な教育支援も受けられます。

システムに不具合が発生した際に、原因の特定と復旧作業を迅速に支援します。電話やメールでの相談窓口を設置し、障害の内容を報告すると専門技術者が対応してくれます。緊急性の高い障害については、遠隔操作でシステムに接続して直接復旧作業を行う支援もあります。具体的には、データが正常に表示されない場合や、処理が途中で止まってしまう場合など、さまざまなトラブルに対応します。障害の原因が機器の故障である場合には、修理や部品交換の手配も含めて支援してもらえます。

システムを動かす基本プログラムの更新版が提供された際に、更新作業を支援します。更新によって新しい機能が追加されたり、セキュリティが強化されたりするため、定期的な更新が重要です。更新作業のスケジュール調整や、作業中のデータ保護、更新後の動作確認なども含めてサポートします。実際に、法改正に対応した機能の追加や、利用者からの要望が多かった機能の実装なども更新を通じて提供されます。更新作業は通常業務への影響が少ない時間帯に実施するよう計画し、安全に作業を進めます。