【電子契約のやり方】導入から契約締結までの流れを徹底解説

電子契約を初めて導入する際、「具体的にどう進めればいいのだろう？」と不安に思うのは当然です。長年、紙の契約書に慣れてきた企業にとって、デジタル化された契約プロセスは少し戸惑いを感じるかもしれません。

本記事では、電子契約の基本的な仕組みから導入までの流れ、実際の操作方法、導入時の注意点までを解説します。安心して電子契約を利用できるように、具体的なステップと押さえておきたいポイントをわかりやすく紹介するので、ぜひ参考にしてください。

電子契約とは？

電子契約とは、従来の紙の契約書を電子データとして作成し、インターネット上で署名・締結する方式のことです。印刷や押印、郵送といった手間を省き、デジタル技術を活用して契約を完了させられる点が大きな特徴です。近年では、業務効率の向上やコスト削減、リモートワークへの対応といった目的から、多くの企業が導入を進めています。

電子契約の基本的な仕組み

電子契約は、電子署名とタイムスタンプの2つの技術によって成り立っています。電子署名は、契約当事者が本人であることを証明すると同時に、文書が改ざんされていないことを保証する仕組みです。一方、タイムスタンプは、その文書がいつ作成・締結されたのかを証明し、契約成立の時刻を明確にします。

具体的な流れは、まず契約書をPDFなどの電子ファイルで作成し、電子契約システム上で署名箇所を設定します。その後、当事者がそれぞれ電子署名を行うことで契約が成立し、システムが自動的にタイムスタンプを付与して保存します。この一連のプロセスにより、電子契約は紙の契約書と同等の法的効力を持つことになります。

紙の契約と電子契約の違い

紙の契約では手書きのサインや印鑑を使いますが、電子契約では電子署名やクリック操作による同意で対応します。また、紙契約はキャビネットや倉庫での物理的な保管が必要なのに対し、電子契約はクラウド上で安全にデジタル保存できます。紙の契約で必要となる印紙税も、電子契約では不要となるため、コスト削減効果も期待できます。

電子契約のやり方・流れ

電子契約は、紙の契約書のように印刷や押印を行う手間がなく、オンライン上で短時間に締結できるのが大きな魅力です。ただし、適切な手順を踏まなければ、契約の有効性に問題が生じたり、業務上のトラブルにつながったりする恐れがあります。ここでは、導入から契約締結までの流れをステップごとに解説します。

①契約に使用する電子契約システムを選ぶ

電子契約を導入する際は、クラウド型の電子契約システムを利用します。システムを選ぶ際には、料金体系や操作性、セキュリティ面、契約の種類への対応状況などを確認しましょう。これらの観点で比較し、自社の契約頻度や予算に合った電子契約システムを選定することが重要です。

②契約書を作成・アップロードする

契約書はWordやPDF形式で準備し、電子契約システムにアップロードします。既存の紙の契約書をスキャンしてそのまま電子化することも可能ですが、電子契約向けに内容を整えておくと、よりスムーズで効果的に運用できます。

多くの電子契約システムには、業種や契約種別に応じたテンプレート機能が搭載されています。テンプレートを活用すれば、定型契約書を効率的に作成でき、署名欄の設定漏れや必要事項の記載漏れを防げます。

また、契約書をアップロードする際は、対応しているファイル形式やサイズ制限を事前に確認し、システムの仕様に合わせて準備しておくことが重要です。

③署名・捺印の代替操作を設定する

電子契約では、電子署名やチェックボックスでの同意操作が「押印」に相当します。多くのシステムでは、署名箇所をドラッグ&ドロップで指定し、当事者が入力やクリックを行うことで署名が完了する仕組みです。

署名設定では、契約当事者ごとに異なる署名欄を設けたり、署名の順序を指定したりできます。例えば、「甲→乙」の順番で署名する場合、甲が署名を完了すると乙に自動で通知が届くように設定可能です。

さらに、署名と同時に日付の自動入力を設定しておけば、契約成立日を正確に記録できます。また、入力必須項目を設定することで、重要な情報の記載漏れも防げます。

④相手先へ送信して承認を得る

契約書は、相手にメールや専用URLで送信します。その際、契約内容の概要や署名方法を簡潔に説明したメッセージを添えると、相手側の理解が深まり、スムーズに手続きを進めてもらえます。

相手が署名・承認を行えば契約が成立し、両当事者に完了通知が送信されます。進捗状況はシステムの管理画面でリアルタイムに確認でき、「送信済み」「開封済み」「署名済み」「完了」といったステータスで表示されるため、進行状況を一目で把握可能です。

また、一定期間署名がなかった場合に自動で催促を送る機能や、契約期限を設定できる機能を備えたシステムもあり、業務効率化に大きく役立ちます。

⑤契約締結後のデータを保管・管理する

契約締結後は、署名済みの契約書が自動的にクラウド上に保存されます。

電子契約を導入するメリット

電子契約を導入すると、紙の契約では実現できなかった業務効率化やコスト削減といった効果を得られます。単なる契約書のデジタル化にとどまらず、業務プロセス全体の改善にもつながるのが特徴です。ここでは、企業における主要なメリットを解説します。

契約締結がスピードアップする

紙の契約では、印刷・押印・郵送といった手間が発生し、契約が成立するまでに数日から数週間を要することもあります。特に関係者が多い契約や遠隔地とのやり取りでは、郵送の往復時間が大きなロスとなります。

一方、電子契約ならオンライン上で即時に署名でき、最短で数分で契約を完了できます。緊急性の高い案件や、迅速な意思決定が求められるビジネスシーンでは、この時間短縮効果が競争力につながります。契約をスピーディーに締結できることで、事業機会を逃さず、タイムリーに取引を進めることが可能になります。

コストを削減できる

紙契約では、印刷費や郵送費に加え、課税文書の場合は印紙代も必要になります。印紙税は契約金額に応じて段階的に設定されており、高額な契約では数万円の負担となることもあります。

一方、電子契約では印紙税が不要で、郵送費も発生しないため、直接的なコスト削減効果が得られます。特に契約件数が多い企業ほど効果は大きく、年間で数百件の契約を結ぶ企業では、印紙代だけでも数十万円から数百万円の削減が可能です。

さらに、契約書の印刷や保管にかかる間接コストも不要になり、担当者の作業時間短縮による人件費の効率化も実現できます。

保管・検索が効率化する

紙の契約書はキャビネットや倉庫に物理的に保管する必要があり、検索にも手間がかかります。特定の契約書を探すには、ファイリングシステムに従って手作業で確認する必要があり、特に古い契約書ほど発見が難しくなります。

一方、電子契約ではクラウド上で契約書を一括管理でき、必要な契約書をすぐに検索・閲覧できます。契約相手名や契約期間、金額といった条件で瞬時に絞り込みが可能で、関連する契約書を参照するのも容易です。

また、監査対応や法務確認の際にも、必要な契約書を即座に提示できるため、業務の効率化と円滑なコミュニケーションに大きく貢献します。

セキュリティが強化される

電子契約では、電子署名やタイムスタンプが活用されるため、改ざんやなりすましを防止できます。電子署名は暗号化技術を用いて文書の真正性と完全性を保証し、紙契約以上の高度なセキュリティを実現します。

さらに、アクセス権限の設定やログ管理機能により、いつ・誰が契約書にアクセスしたかを記録できるため、情報漏洩や不正利用のリスクを大幅に低減できます。紙の契約書には物理的な紛失や盗難のリスクがありますが、電子契約では適切な権限管理によってこうしたリスクを最小限に抑えられます。

リモートワーク・海外取引に対応できる

電子契約は、場所や時間を問わず契約を締結できるため、リモートワーク環境や海外拠点とのやり取りにも柔軟に対応できます。従来の紙契約では、押印のためだけに出社を余儀なくされるケースも多く、働き方改革の妨げとなっていました。

また、拠点間での契約業務をスムーズに進められる点は、グローバルに展開する企業にとって大きなメリットです。時差のある海外取引先とも、相手の都合に合わせて署名を完了できるため、国際的なビジネスにおける利便性が大幅に向上します。

電子契約を導入する際の注意点

電子契約は効率化やコスト削減に大きな効果を発揮しますが、導入にあたってはいくつか注意すべき点もあります。適切な準備と運用体制を整えておくことで、トラブルを未然に防ぎ、電子契約のメリットを最大限に活かせます。ここでは、失敗やトラブルを避けるために事前に確認しておきたいポイントを解説します。

法的有効性を正しく理解する

電子契約は電子署名法や民法に基づいて有効とされていますが、契約の種類によっては紙での署名が必要なケースがあります。また、労働契約においても、雇用契約書の一部項目については書面での交付が義務とされている場合があります。

そのため、電子契約を導入する前に、自社が扱う契約の種類を整理し、電子契約が適用できる範囲を明確にしておくことが大切です。判断に迷う場合は、法務担当者や専門家に相談するのが安心です。

相手・取引先の理解と合意を得る

社内で電子契約を導入しても、取引先が不慣れだと手続きが滞る場合があります。特に伝統的な業界や高齢の経営者が多い企業では、不安や抵抗感が生じがちです。

導入前には、法的効力やセキュリティ体制を丁寧に説明し、安心してもらうことが肝心です。説明資料やデモを用意し、操作手順とあわせて相手側にとってのメリットを具体的に示しましょう。

また、段階的な導入も有効です。まずは社内の内部契約や協力的な取引先から始めて成功事例を作り、そこから横展開していくとスムーズに定着します。

セキュリティと情報管理を徹底する

電子契約はクラウド上でやり取りを行うため、アクセス権限の設定やログ管理など、社内の情報セキュリティ体制を整備しておくことが欠かせません。特に機密性の高い契約を扱う場合は、閲覧権限を適切に制御し、不必要なアクセスを防ぐことが重要です。

アカウントの共有や不適切な権限付与は、情報漏洩の大きなリスクにつながります。必ず個人ごとのアカウント利用を徹底し、退職者のアカウント削除や定期的なパスワード変更、二要素認証の導入といった基本的なセキュリティ対策を実施しましょう。

加えて、電子契約システムの提供事業者が発行しているセキュリティ証明書や監査結果を確認し、信頼できるサービスかどうかを見極めることも大切です。

運用ルールを整備する

電子契約を効果的に活用するには、誰が送信・承認できるのか、どの契約に電子契約を利用するのかといった社内ルールを明確にしておくことが重要です。承認フローや決裁権限は紙契約と同様に設定し、責任の所在をはっきりさせる必要があります。

また、社員が正しく運用できるように、教育とサポート体制を整えることも欠かせません。操作マニュアルの作成や研修会の実施、Q&Aの整備など、段階的な教育プログラムを用意すると効果的です。さらに、新入社員向けの研修や定期的な復習の機会を設けることで、運用レベルの維持・向上を図れます。

送信前の契約書内容と相手先情報を確認する

契約内容の誤記や送信先メールアドレスの誤入力は、重大なトラブルに直結します。一旦送信してしまうと修正は難しく、場合によっては契約の無効化や再作成が必要になることもあります。

送信前には必ずダブルチェックを行い、複数人で確認するフローを用意しましょう。特に、契約金額・期間・相手方の正式名称・連絡先といった重要項目は重点的に確認するのが安全です。さらに、チェックリストを整備して確認項目を標準化しておくと、人的ミスを最小限に抑えられます。

署名箇所や入力項目の設定漏れを防ぐ

署名欄や日付欄の設定を忘れると、契約が無効になる恐れがあります。特に複数の署名箇所や入力項目がある複雑な契約書では、設定漏れが起きやすいため注意が必要です。

防止策としては、署名箇所の自動検出機能やチェックリストを活用するのが効果的です。システムによってはテンプレート機能で署名欄を自動設定できるものもあります。さらに、テスト送信機能を使って事前に動作確認を行いましょう。

設定作業が完了したら、必ず担当者以外の第三者による確認を実施し、ヒューマンエラーを最小限に抑えることをおすすめします。

自社に合った電子契約システムを見つける方法

電子契約システムを選定する際は、価格・セキュリティ・操作性・法対応・サポートなど、複数の観点から総合的に判断することが重要です。

上記の観点を踏まえ、電子契約システムは製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なるため、自社に最適なシステムを見つける際には「FitGap」をご利用ください。

FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。

自社にぴったりの電子契約システムを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。

まとめ

電子契約は、導入手順を正しく踏み、法的有効性や運用上の注意点を把握することで、安全かつ効果的な電子契約の運用が可能になります。成功の鍵は、導入前の準備と適切な運用体制です。システム選定から社内ルールの整備、担当者教育までを段階的に進めることで、スムーズな移行を実現できるでしょう。

自社の契約業務の特性や取引先の状況を踏まえ、最適な電子契約システムを導入することで、業務効率の向上と競争力の強化につなげられます。