マニュアルをわかりやすく効率的に作成するコツ！更新・管理しやすい仕組み作りも

多くの企業でマニュアル作成は必要不可欠な業務でありながら、効率的に進める方法や読み手に伝わりやすい作り方がわからずに困っているケースが多く見られます。

マニュアル作成には、効率化や品質向上につながるコツがあります。基本的な作成手順を理解し、読み手の視点に立った構成や表現を心がけることで、短時間で実用的なマニュアルを作成できるようになります。また、更新・管理しやすい仕組みを最初から組み込んでおけば、担当者が変わっても継続的に活用される資料として機能します。

この記事では、マニュアル作成の効率化や更新・管理のコツを解説します。すぐに実践できる内容をお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

マニュアル作成の基本ステップ

効果的なマニュアル作成には、目的設定から配布・共有まで6つのステップがあります。

わかりやすいマニュアルを作成するコツ

利用者が理解しやすく、実際に活用できるマニュアルに仕上げるためには、読み手の立場に立った工夫が欠かせません。作成者が当たり前と思っている内容でも、利用者には難しく感じられることがよくあります。ここでは、わかりやすいマニュアルを作成するコツを紹介します。

読み手のレベルを想定する

マニュアルの内容や表現は、利用者の知識レベルに合わせて調整する必要があります。初心者向けのマニュアルでは、基礎的な用語の説明から始め、1つ1つの手順を丁寧に記載します。専門用語はできるだけ使わず、使う場合は必ず説明を併記します。

熟練者向けのマニュアルでは、基本的な説明は省略し、ポイントや注意事項に重点を置いた内容にします。効率性を重視し、必要な情報に素早くアクセスできる構成にすることが大切です。対象者が混在している場合は、レベル別にセクションを分けたり、基本編と応用編に分冊したりする方法もあります。

想定した読み手のレベルに合わせることで、内容の過不足を防ぎ、実用性の高いマニュアルを作成できます。作成前に対象者像を具体的に設定し、その人がマニュアルを読む場面をイメージしながら内容を検討すると効果的です。

シンプルで統一感のある表現を使う

マニュアルの文章は、誰が読んでも同じように理解できる明確さが求められます。専門用語は最小限に留め、どうしても使用する場合は初出時に説明を加えます。用語集を別途作成し、参照できるようにするのも有効な方法です。

文章は短く区切り、1文1義を心がけます。長い文章は理解に時間がかかり、読み手の負担になります。敬語の使い方や表記ルール（数字の全角・半角、カタカナ表記など）を統一することで、読みやすさが向上します。

同じ内容を表す際は、常に同じ表現を使用します。例えば「ログイン」と「サインイン」のように似た意味の言葉が混在すると、読み手が混乱する原因になります。表記ガイドラインを作成し、関係者間で共有することで、一貫性のあるマニュアルを維持できます。

図や表を効果的に使う

文章だけでは伝わりにくい内容は、図解やフローチャート、表を活用して視覚的に説明しましょう。操作手順を説明する際は、画面キャプチャと矢印を組み合わせることで、直感的に理解できるマニュアルになります。

複雑な業務フローは、フローチャートで全体像を示してから、各ステップの詳細を説明する構成にします。数値データや比較情報は表形式で整理することで、必要な情報を素早く確認できます。図表には必ず説明文やキャプションを付け、単独でも内容が理解できるようにします。

図表を作成する際は、色使いやフォントサイズにも注意が必要です。印刷時の見やすさや、色覚に配慮した配色を選択することで、より多くの人に活用されるマニュアルになります。図表と本文の関連性がわかるよう、適切な位置に配置することも重要です。

ステップごとの区切りを明確にする

作業手順を説明するマニュアルでは、各ステップを明確に区別することが重要です。番号付きリストを使って順序を示し、1つのステップが完了してから次に進むような構成にします。ステップの境界が曖昧だと、どこまで進んだかわからなくなったり、重要な手順を飛ばしたりする可能性があります。

各ステップには、具体的な行動を示す動詞から始まる見出しをつけます。「確認する」「入力する」「クリックする」など、明確なアクションがわかる表現を使用し、ステップの所要時間や注意点も併記することで、利用者が作業計画を立てやすくなります。

複雑な手順の場合は、大きなステップの中に小ステップを設けて階層化しましょう。全体の流れを把握しやすくするため、冒頭に手順の概要や全体図を示すことも効果的です。チェックリスト形式にすることで、作業の抜け漏れ防止にもつながります。

現場の声を反映する

マニュアルの完成度を高めるには、実際の利用者からのフィードバックを積極的に取り入れることが大切です。作成者の視点だけでは気づかない不備や改善点を発見できます。現場での使用状況を観察し、つまずきやすいポイントや頻繁に質問される内容を特定して、マニュアルに反映します。

マニュアルは一度作って終わりではなく、利用者と一緒に育てていくものです。現場の実情に合わせて継続的に改良することで、本当に役立つ資料として長く活用されます。改善のサイクルを組織の文化として定着させることが、マニュアルの品質向上につながります。

検索性を高める

必要な情報がすぐに探せないマニュアルは、次第に使われなくなってしまいます。そのため、目次の充実や索引の作成、適切な見出し設定など、情報を探しやすくする工夫が不可欠です。キーワードで検索できる電子版を提供する場合は、検索でヒットしやすい語句を意識的に盛り込むとよいでしょう。

また、関連する情報同士を相互参照できるよう、リンクや参照ページを明記します。よくある質問やトラブルシューティングは、独立したセクションにまとめて探しやすくし、利用頻度の高い情報は、複数の場所からアクセスできるようにするのも有効です。

マニュアルの利用率は、欲しい情報にすぐたどり着けるかどうかで大きく変わります。利用者の検索行動を想定し、さまざまなアプローチで情報にアクセスできる構造を整えることが重要です。

効率的にマニュアルを作成するコツ

マニュアル作成は、1から取り組むと膨大な時間と労力がかかります。しかし、作成の手順を工夫すれば、大幅に効率化できます。ここでは、実務ですぐに使える効率化のコツを紹介します。

目的と利用者像を明確にしてから取りかかる

マニュアル作成は、いきなり文章を書き始めるのではなく、「誰のために」「どんな目的で」作るのかを明確にすることから始めましょう。目的が曖昧なまま作成を進めると、必要のない情報まで盛り込んでしまい、かえって使いにくいマニュアルになってしまいます。

利用者像を具体的に設定することで、適切な内容の範囲や表現レベルを判断できます。新入社員向けなのか、経験者向けなのか、社内向けなのか、顧客向けなのかによって、マニュアルの構成や内容は大きく変わります。目的と利用者像を決めることで、不要な情報を省き、本当に必要な内容に集中できます。

作成前の企画段階で目的や利用者像を明確にしておけば、後から大幅な修正を行う必要がなくなり、全体の作業時間を短縮できます。関係者間でも共通認識を持てるため、レビューや承認もスムーズに進みます。

テンプレートやフォーマットを活用する

ゼロから構成を考えるのではなく、あらかじめフォーマットを決めることで作業が格段に速くなります。見出しの階層やページレイアウト、文字サイズ、図表のスタイルなどを統一したテンプレートを用意し、内容の作成に集中できる環境を整えます。

共通フォーマットを用いることで、誰が作成しても一貫性のあるマニュアルになります。複数人で分担して作成する場合でも、統一された体裁に仕上がるため、後からの調整作業を削減できます。組織として標準的なテンプレートを整備しておけば、新しいマニュアルを作成する際の立ち上がりが早くなります。

業務の種類ごとに特化したテンプレートを用意しておくと、さらに効率的です。過去に作成した良質なマニュアルをテンプレート化することで、品質の標準化も図れます。

既存の資料を整理・再利用する

業務報告書や手順メモ、研修資料、議事録など、社内にはすでに有用な情報が散在しています。ゼロから作るのではなく、これらの既存資産をうまく活用することで作業を大幅に短縮できます。そのため、関連部署にヒアリングを行い、参考になる資料を収集することから始めるとよいでしょう。

既存資料を整理する際は、情報の新しさや正確性を確認し、現在の業務実態に合わないものは修正または除外します。複数の資料に書かれている内容を統合し、重複を排除することで、よりコンパクトで使いやすいマニュアルに仕上がります。

過去の研修資料や説明資料は、マニュアルの構成を考える際の参考にもなります。既存の教育コンテンツで効果的だった説明方法や図解を取り入れることで、理解しやすいマニュアルを効率的に作成できます。

レビューと改善の仕組みを組み込む

最初から完璧なマニュアルを作ろうとすると、完成までに膨大な時間がかかってしまいます。短期間でたたき台を作成し、現場にレビューしてもらいながら段階的に改善していく方が効率的です。早めに現場の意見を取り入れることで、大幅な修正を避けられます。

レビューの段階を明確に設定し、各段階での確認ポイントを決めておきます。初回レビューでは構成や全体の流れ、2回目では内容の正確性、最終レビューでは誤字脱字や体裁を中心にチェックするなど、段階的にブラッシュアップします。

レビュー担当者には、具体的な改善提案を求めることが重要です。「わかりにくい」だけでなく、「どの部分がどのようにわかりにくいか」「どう改善すればよいか」まで聞くことで、効果的な修正を行えます。

AIや自動化ツールを活用する

近年、AIを利用したマニュアル作成の効率化が注目されています。文章生成AIを活用すれば、大まかな構成や初稿を短時間で作成できます。ただし、生成された内容は必ず人の目でチェックし、事実関係の確認や表現の調整を行うことが重要です。

音声入力や議事録ツールを使うことで、会話や説明を自動的に文章化できます。専門知識を持つ担当者へのインタビュー内容を効率的にテキスト化し、マニュアルの素材として活用できます。OCR技術を使えば、手書きのメモや既存の紙資料も電子化できます。

AIや自動化ツールを組み合わせることで、手作業を大幅に削減できます。ただし、ツールはあくまで作業の効率化手段であり、マニュアルの品質や使いやすさは人間が最終的に判断し、調整することが必要です。

更新・管理しやすいマニュアルを作成するコツ

マニュアルは作成して終わりではなく、定期的に更新・管理し続けることが重要です。内容が古いままでは現場に使われず、むしろ混乱の原因となってしまいます。ここでは、更新・管理をしやすくするための具体的な工夫を解説します。

改訂日や版数を明記する

マニュアルでは、どのバージョンが最新かわからなくなるのを防ぐために、必ず改訂日や版数を記載します。表紙やヘッダー部分に目立つように表示し、一目で確認できるようにしましょう。改訂履歴も併記することで、どのような変更が行われたかを把握できます。

電子ファイルの場合は、ファイル名にも版数や日付を含めることで、管理がしやすくなります。古いバージョンのファイルは別フォルダに移動するか、明確に「旧版」であることがわかるよう名前を変更します。複数の場所にマニュアルが保存されている場合は、最新版の保管場所を明確にし、関係者に周知します。

責任者とフローを明確にする

更新作業が属人化すると、担当者の異動や繁忙期に改訂が滞りやすくなります。そのため、マニュアルごとに更新責任者を明確に定め、不在時の代行者も決めておきましょう。組織図や連絡先リストとして、マニュアルに記載しておくことで、現場からの修正要望や質問に対応しやすくなります。

また、更新フローを文書化し、関係者に共有します。どのような変更でも同じ手順で処理することで、抜け漏れを防げます。承認者や承認基準も明確にし、適切な品質管理を行いましょう。定期見直しのスケジュールも設定し、責任者が変わっても継続して実施できる仕組みを作ることが重要です。

更新頻度の目安を設定する

すべてのマニュアルを都度更新しようとすると負担が大きくなりすぎるため、内容の性質に応じて更新サイクルを決めておくのがおすすめです。法改正や制度変更に関わる内容は随時更新、業務フローや操作手順は四半期ごと、組織体制や連絡先は半年ごとなど、内容の変更頻度に合わせて設定します。

定期見直しと随時改訂を組み合わせることで、効率的な更新体制を構築できます。緊急性の高い変更は即座に対応し、軽微な修正は次回の定期見直しでまとめて処理するなど、メリハリをつけて運用します。更新頻度の目安をマニュアルに明記することで、利用者も情報の新しさを判断しやすくなります。

マニュアル作成ツールを導入・活用しよう

これまで紹介してきた「わかりやすく作る」「効率的に作る」「更新・管理しやすくする」といったコツを、一度に実現できるのがマニュアル作成ツールです。マニュアル作成ツールを活用することで、作成から運用まで一貫して効率化を図れます。

マニュアルを効率的に作成できる

マニュアル作成ツールには、標準的なテンプレートやフォーマットが豊富に用意されています。業務手順書や操作マニュアル、FAQ、トラブルシューティングなど、用途に応じた雛形を選択することで、ゼロから構成を考える必要がありません。レイアウトや見出しスタイルも統一されているため、見た目の調整に時間を取られることもありません。

画像や動画の挿入が簡単で、直感的な操作で視覚的にわかりやすいマニュアルを短時間で作成できます。画面キャプチャ機能や注釈機能が備わっているツールでは、操作手順の説明がより効率的に行えます。複数人での同時編集機能により、分担作業もスムーズに進めることが可能です。

AI支援機能や自動生成機能を持つツールも増えており、既存の資料から自動的に初稿を作成したり、文章の校正や翻訳を支援したりする機能を活用できます。これにより、初稿作成の手間を大幅に削減し、品質の向上も図れます。

マニュアルの更新・管理がしやすい

クラウドベースのマニュアル作成ツールでは、更新作業を行うとすぐに最新版が全利用者に反映されます。複数のファイルを管理したり、配布し直したりする手間がかからないため、更新作業の負担が大幅に軽減されます。リアルタイムでの情報共有により、古い情報による混乱を防げます。

改訂履歴が自動で記録されるため、いつ・誰が・どの部分を修正したかを簡単に確認できます。変更内容の比較表示機能により、前版との差分も一目で把握できます。必要に応じて以前のバージョンに戻すことも可能で、安心して更新作業を進められます。

すぐに必要な情報にアクセスできる

マニュアル作成ツールでは、検索機能が備わっているため、キーワード入力ですぐに必要な情報にたどり着けます。全文検索はもちろん、タグ検索や絞り込み検索も可能で、欲しい情報を素早く特定できます。検索結果には該当箇所がハイライト表示されるため、長いマニュアルでも目的の情報を見つけやすくなります。

また、セクションごとのタグ付けや分類機能により、体系的に情報を整理できます。業務別や部門別、難易度別など、さまざまな切り口で情報を分類し、利用者が迷わずに必要な情報を探せる環境を提供します。関連情報の自動表示機能により、関連する他のマニュアルや参考資料にも簡単にアクセスできます。

マニュアルを共有しやすい

マニュアル作成ツールは、あらゆるデバイスで快適に閲覧できます。外出先や現場でも必要な情報にアクセスできるため、マニュアルの活用場面が大幅に広がります。オフライン閲覧に対応したツールもあり、ネットワーク環境に左右されない利用が可能です。

また、柔軟な権限設定により、「閲覧専用」「編集可能」「承認権限あり」など、利用者の役割に応じたアクセス制御が可能です。機密情報を含むマニュアルでも、セキュリティを保ちながら必要な人に適切に共有できます。外部パートナーや顧客との情報共有も、安全に行えます。

全社的なナレッジ共有が促進される

マニュアル作成ツールを全社で統一することで、部署や拠点を越えた知識の共有が促進されます。各部門で培われたノウハウやベストプラクティスを組織全体で活用でき、業務品質の底上げと効率化を同時に実現できます。成功事例や改善事例も共有しやすくなり、組織学習が活発化します。

また、社内ナレッジベースとして、新人研修や継続教育にも活用できます。基礎的な業務知識から専門的なスキルまで、体系的に整理された情報により、効果的な人材育成を支援できます。自己学習の環境も充実し、従業員のスキルアップを促進します。

自社に最適なマニュアル作成ツールを見つけるには？

マニュアル作成ツールは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

自社に最適なマニュアル作成ツールを見つける際には「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。

自社にぴったりのマニュアル作成ツールを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。

まとめ

マニュアル作成は、ただ情報をまとめるだけでなく、効率よく作成し、更新・管理を継続し、読み手に活用されることが重要です。基本的な作成手順を理解し、読み手の視点に立った構成や表現を心がけることで、現場で本当に役立つマニュアルを作成できます。

また、マニュアル作成ツールを活用することで、組織全体で使われ続けるマニュアルを構築できます。マニュアルは作ることがゴールではなく、使われ続けることがゴールです。読み手にとって本当に価値のあるマニュアルとは何かを常に考えながら、自社に合った方法やツールを取り入れて、現場で本当に役立つマニュアルを作成・運用していきましょう。