2025.10.24

電子契約書の作り方！事前準備から運用方法まで徹底解説

契約業務のデジタル化が進む中、電子契約書の導入を検討している企業は増えています。しかし「何から準備すればよいのか」「法的に有効な契約書を作るにはどうすればよいのか」といった疑問を抱える企業も多いでしょう。

電子契約書は、正しい手順で作成・運用すれば、印紙税や郵送費の削減、業務スピードの向上、セキュリティの強化など、多くのメリットを得られます。一方で、準備不足のまま導入を進めると、取引先とのトラブルや社内の混乱を招くリスクもあります。

この記事では、電子契約書を作る上での事前準備から作成手順、スムーズな運用のコツまでを体系的に解説します。自社に合った方法で電子契約を導入し、契約業務の効率化を実現しましょう。

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電子契約書を作る前に準備すべきこと

電子契約書を作成・運用する前に、社内外での合意形成や運用ルールを整えておくことが不可欠です。準備が不十分なまま導入すると、取引先との認識のズレや、社内での責任の所在が曖昧になるといった問題が生じる可能性があります。ここでは、電子契約をスムーズかつ安全に導入するために、事前に確認すべきポイントを整理します。

電子化の対象範囲を明確にする

まず、どの契約を電子化するかを明確にすることから始めましょう。すべての契約書が電子化できるわけではなく、法律で書面による締結が義務付けられている契約や、取引先の事情で紙での締結が必要な契約もあります。

自社の契約種別を洗い出し、電子化が可能なもの・紙での対応が必要なものを区分することで、運用段階での混乱を防げます。対象範囲を明確にしておくことで、社内での判断基準も統一されます。

社内承認フローと権限を整理する

電子契約では、社内の誰がどの段階で承認・署名するのかを明確にすることが重要です。紙の契約と異なり、電子契約では承認・署名のプロセスがすべてデータとして記録されるため、事後的に責任の所在を確認できます。

だからこそ、事前に承認フローを整理しておく必要があります。例えば、契約金額や契約内容に応じて、担当者→課長→部長→役員といった承認ルートを設定し、各段階での権限を明文化しておきましょう。電子契約システムを導入する場合は、ワークフロー機能を活用して承認フローを自動化することも可能です。

取引先への説明・同意を得る

電子契約は、双方の同意があって初めて成立します。自社が一方的に電子契約へ移行しても、取引先が紙での契約を希望する場合は対応が必要です。

取引先が電子契約に不慣れな場合は、「クラウドサインなどを使用予定」「紙への切替も可能」など、安心感を与える説明を行うことが大切です。事前に電子契約のメリットを丁寧に伝え、取引先の不安や疑問に答える姿勢を示すことで、スムーズな移行が実現できます。

また、電子契約の法的有効性や操作方法を説明する資料を用意しておくと、より信頼を得やすくなります。

セキュリティと情報管理体制を整備する

電子契約書は、紙とは異なり、データ管理が肝になります。契約書データは重要な機密情報であり、万が一漏洩や改ざんが発生すれば、企業の信用問題に直結します。

そのため、社内の情報セキュリティ体制を見直し、アクセス権限やデータの暗号化、バックアップ体制、ログ管理などを事前に確認しましょう。

具体的には、契約書データへのアクセス権限を必要最小限の担当者に限定する、データ通信には暗号化プロトコルを使用する、定期的にバックアップを取得するといった対策が求められます。また、誰がいつどの契約書にアクセスしたかを記録するログ管理も重要です。

これらの体制を整えることで、安全に電子契約を運用できます。

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電子契約書の作り方

電子契約書は、WordやPDFなどの文書を電子化し、署名・送付・承認を経て正式に契約を成立させるプロセスを指します。紙の契約とは異なり、印刷や郵送が不要で、オンライン上で完結できる点が大きな特徴です。ここでは、作成・送付・締結までの流れを解説します。

①契約書テンプレート（ひな形）を準備する

まず、契約内容をもとにテンプレート（ひな形）を用意します。新規で契約書を作成する場合は、契約の目的や対象、期間、金額、責任範囲などの項目を盛り込んだ文書を作成しましょう。

WordやGoogleドキュメントで作成し、最終的にPDF形式に変換しておくのが一般的です。PDF化することで、閲覧環境による表示のズレを防ぎ、相手にも安定した形式で契約書を提供できます。

また、すでに紙で使用している契約書がある場合は、それをベースに電子契約用のテンプレートとして整備すると、導入がスムーズに進みます。

②電子署名・電子印鑑を挿入する

契約書をPDF化した後、電子署名または電子印鑑を付与します。電子署名は、署名者が本人であることを証明し、文書が改ざんされていないことを保証する技術です。

ツールによっては、クリック1つで署名が完了する仕組みがあり、社内承認から相手の署名まで自動化できます。

電子契約システムでは、署名欄にマウスでサインを記入したり、事前に登録した電子印鑑を挿入したりするだけで、法的に有効な署名が完了します。

手書きのサインをスキャンして挿入する方法もありますが、電子契約システムの電子署名機能を使うことで、より高い証拠力を確保できます。

③タイムスタンプを付与する

電子契約書では、署名に加えて、いつ契約が成立したかを示す証拠としてタイムスタンプを付与します。タイムスタンプは、契約書データの存在時刻と非改ざん性を証明するもので、第三者機関である時刻認証局が発行します。

タイムスタンプがあることで、「この契約書はこの時点で確かに存在し、その後一切変更されていない」という事実を客観的に証明できます。

電子契約システムを利用する場合は、署名と同時に自動的にタイムスタンプが付与される仕組みが一般的です。これにより、契約の成立時期や真正性を巡る紛争を未然に防げます。

④電子契約書を相手方に送信・署名依頼を行う

署名を終えたら、取引先に電子契約書を送付します。電子契約システムを使う場合、相手先メールアドレスを指定して、署名依頼を送信するだけで完了します。

相手は、受信したメールのリンクから契約書を確認し、オンライン上で署名を行います。署名が完了すると、双方に締結済みの契約書がメールやシステム上で共有される仕組みです。

メールやチャットで単にPDFを送るだけでは、相手方が署名したかどうかの確認が煩雑になるため、電子契約システムを活用すると、署名状況の管理や催促も自動で行えます。

⑤契約書データを安全に保管する

契約締結後は、電子契約書のデータを適切に保管します。紙の契約と違い、電子契約書は保存期間・改ざん防止・アクセス管理が求められます。

契約書は一定期間保管する義務があるため、電子データであっても同様の要件を満たす必要があります。具体的には、電子帳簿保存法に準拠した形式で保存し、検索性を確保することが求められます。

また、データのバックアップを定期的に取得し、万が一のシステム障害やデータ消失に備えることも重要です。クラウド型の電子契約システムを利用すれば、保存要件を満たした状態で自動的にデータが管理されるため、手間を大幅に削減できます。

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電子契約書をスムーズに運用するコツ

電子契約書は、ミスやトラブルを防ぎ、継続的に効率的な契約管理が必要です。導入初期は順調でも、運用が定着しないと、契約書の検索に時間がかかったり、更新漏れが発生したりする恐れがあります。ここでは、電子契約を社内で定着・活用させるための実務的なコツを紹介します。

契約書の命名ルールとフォルダ構成を統一する

電子契約書は紙のように見て探すことができないため、検索性と整理性が非常に重要です。契約書ファイルの命名ルールとフォルダ構成を統一することで、誰でも迷わず目的の契約を探せるようになります。

例えば、ファイル名を「契約種別_取引先名_締結日」の形式にする、フォルダを年度別・取引先別・契約種別別に分けるといったルールを設定しましょう。命名ルールを社内で共有し、マニュアル化しておくことで、担当者が変わっても一貫した管理が可能になります。

また、電子契約システムの検索機能を活用すれば、タグやメタデータによる絞り込みも容易になります。

契約更新・満了のスケジュールを管理する

電子契約はデータとして保存されるため、契約の更新・満了日を見落とすリスクがあります。紙の契約であれば、ファイルを定期的に見返す機会がありますが、電子データは意識的に確認しないと忘れてしまいがちです。

契約期限を自動で管理する仕組みを導入しておくと、更新漏れを防止できます。例えば、電子契約システムには契約の期限が近づいた際にアラートを送る機能があり、担当者に通知が届くように設定できます。

また、Excelやスプレッドシートで契約台帳を作成し、更新日を一覧で管理する方法も有効です。更新が必要な契約を見逃さないことで、取引先との関係維持や法的リスクの回避につながります。

社内マニュアルと教育体制を整える

電子契約を導入した直後は、社内メンバーの理解度に差が出やすい傾向があります。操作に慣れた担当者とそうでない担当者の間で、対応の質や速度にばらつきが生じると、業務全体の効率が下がります。

そのため、操作方法や承認ルールを統一し、社内マニュアルや研修を通じて浸透を図るようにしましょう。マニュアルには、契約書の作成手順や署名依頼の送り方、承認フローの流れ、トラブル時の対処法などを具体的に記載します。

また、導入初期には全社向けの説明会や部署別の研修を実施し、実際の操作画面を見せながら実習を行うと、理解が深まります。定期的にフォローアップ研修を行うことで、運用の定着を促進できます。

運用ルールを定期的に見直し・改善する

電子契約の運用は、一度ルールを決めたら終わりではありません。業務の進め方や組織体制は変化するため、運用ルールも柔軟に見直す必要があります。

ツールのアップデートや業務体制の変更に合わせて、定期的に見直しを行うことが重要です。例えば、電子契約システムの新機能がリリースされた際には、自社の運用に取り入れられるか検討しましょう。

また、担当者からのフィードバックを収集し、使いにくい部分や改善の余地がある点を洗い出すことも大切です。定期的な運用会議を設け、課題の共有と改善策の検討を行うことで、電子契約の運用品質を継続的に高められます。

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電子契約書を作る際は電子契約システムを活用しよう

電子契約書はWordやPDFでも作成できますが、法的有効性やセキュリティ、管理効率を確保するためには電子契約システムの利用が最適です。自作の契約書でも一定の効力は認められますが、システムを活用することで、より確実かつ効率的な契約管理が実現します。ここでは、電子契約システムの導入によって得られる効果を解説します。

法的有効性を確保できる

電子契約システムは、電子署名法・電子帳簿保存法に準拠しており、署名やタイムスタンプが自動付与されるため、契約の真正性・成立時点の証拠力を確保できます。特に「誰が・いつ・どの文書に署名したか」が証明できる点は、自作PDFやメールでの署名にはない大きな安心要素となります。

電子契約システムでは、電子証明書を用いた署名が行われるため、署名者の本人性と文書の非改ざん性が技術的に保証されます。また、システム上で署名プロセスが記録されるため、万が一紛争が発生した際にも、契約の成立を客観的に証明できます。法的要件を満たした形で契約を締結できることは、企業にとって大きなリスクヘッジになります。

契約締結のスピードが向上する

電子契約システムを使えば、印刷・押印・郵送といったアナログ作業が不要になります。紙の契約では、契約書を印刷して押印し、郵送して相手方の署名を待ち、返送されるまでに数日から数週間かかることも珍しくありません。

取引先にオンラインで署名依頼を送るだけで完結し、場所や時間にとらわれずに契約締結が可能です。相手方がメールを確認し、リンクから契約書にアクセスして署名すれば、数分で契約が成立します。急ぎの案件や海外取引先との契約でも、タイムラグなくスムーズに進められるため、ビジネスのスピード感が大幅に向上します。

セキュリティと改ざん防止が強化される

電子契約システムには、暗号化通信・アクセス制御・ログ管理・タイムスタンプといった高度なセキュリティ機能が備わっています。契約書の送信・閲覧・署名・保存の履歴がすべて記録されるため、不正アクセスや改ざんのリスクを大幅に低減できます。

紙の契約書は、紛失や盗難のリスクがあり、誰がいつ閲覧したかを追跡することも困難です。一方、電子契約システムでは、すべての操作がログとして残るため、万が一問題が発生した際にも、原因の特定や対応が迅速に行えます。また、データは暗号化された状態で保存されるため、外部からの不正アクセスにも強固に対応できます。