電子契約のメリットを徹底解説！コスト削減から業務効率化まで

企業の契約業務において、印紙税や郵送費、保管コストといった経費負担に加え、押印や郵送にかかる時間的コストも大きな課題となっています。さらに、テレワークの普及により、契約書のために出社する非効率さが顕在化しました。

こうした課題に対する解決策として注目されているのが電子契約です。電子契約は単に紙をデジタルに置き換えるだけでなく、契約プロセス全体を効率化し、コスト削減や法的リスクの軽減、内部統制の強化など多面的なメリットをもたらします。

本記事では、電子契約の導入によって得られる具体的なメリットを、コスト面・業務効率面・セキュリティ面から詳しく解説します。また、経営層・法務・総務・営業など部門別の視点からも導入効果を整理し、自社での導入検討に役立つ情報を提供します。

電子契約を導入するメリット

電子契約を導入することで、契約業務の効率化・コスト削減・法的リスクの軽減など、企業にとって多くのメリットが得られます。従来の紙ベースの契約業務では避けられなかった時間的・金銭的コストが大幅に削減されるだけでなく、契約プロセスの透明性向上やガバナンス強化にもつながります。

ここでは、電子契約の導入によって得られる主な効果を具体的に整理します。

印紙税・郵送費などのコストを削減できる

電子契約では、印紙税法上の課税文書に該当しないため、印紙税が不要となります。契約金額に応じて数千円から数万円の印紙代が発生する紙契約と比較すると、年間の契約件数が多い企業ほど削減効果は顕著です。また、郵送費も往復分が不要となり、印刷用紙やインク代、製本費用なども削減されます。

保管コストの削減効果も見逃せません。紙の契約書は、法令上の保存期間にわたって物理的な保管スペースが必要となり、オフィスの賃料換算で考えると大きな負担となります。契約件数が多い企業ほど年間で数十万円から数百万円単位の経費削減につながります。

契約締結までのスピードが向上する

紙の契約書では、作成→印刷→押印→郵送→先方の押印→返送という複数の工程が必要です。これに対し電子契約では、システム上でワークフロー承認から契約相手への送信、電子署名まで一連の流れがオンラインで完結します。

特に急ぎの案件や、相手先が遠方の場合には時間短縮のメリットが大きくなります。取引先とのやり取りがスピーディーになり、商談機会の損失も防げます。契約締結の遅れによってビジネスチャンスを逃すリスクを最小限に抑えられる点は、競争環境が厳しい業界では特に重要な要素となります。

テレワーク・リモートワークに対応できる

紙の契約では、押印のために出社が必要となり、テレワーク推進の妨げとなります。電子契約を導入すれば、インターネット環境があればどこからでも契約手続きを進められます。営業担当者が顧客訪問先から直接契約締結を進めることも可能です。

押印や出社の必要がなくなり、柔軟な働き方を支援します。働き方改革の推進や、災害時・パンデミック時の事業継続計画（BCP）の観点からも、場所に依存しない契約業務の実現は企業の競争力強化につながります。

コンプライアンスと内部統制を強化できる

電子契約をスムーズに進められる電子契約システムでは、契約の起案から承認、締結、保管までの一連のプロセスがシステム上に記録されます。誰が・いつ・どの段階で承認したか、修正履歴はどうなっているかといった情報が自動的に保存されるため、契約業務の透明性が高まります。

内部監査や外部監査の際にも、必要な契約書や承認記録を迅速に提示できるため、監査対応の工数削減にもなります。上場企業や内部統制報告制度（J-SOX）の対象企業にとっては、統制環境の整備という観点からも電子契約の導入メリットは大きいといえます。

契約書の保管・検索が容易になる

紙の契約書は、ファイリングや保管場所の確保、廃棄時期の管理など、物理的な管理業務が発生します。また、必要な契約書を探す際にもファイルを手作業で探す必要があり、時間がかかるでしょう。

電子契約では、契約書がデータベース化されるため、契約書の検索・共有・履歴確認も数秒で可能になります。取引先名や契約日、契約金額、契約種別などの条件で瞬時に絞り込み検索ができ、必要な契約書をすぐに見つけられます。複数の担当者が同時にアクセスして確認することも可能で、情報共有の効率も向上します。

取引スピードと顧客満足度が向上する

電子契約では、取引先も印刷や押印、郵送の手間がなくなるため、双方にとって契約業務の負担が減ります。特にBtoB取引では、契約締結の迅速さが取引先からの評価につながり、継続的な取引関係の構築にも寄与します。

商談のスピード感が重視される営業現場では特に有効です。契約書の送付から締結までのリードタイムが短縮されることで、売上計上時期の前倒しや、競合他社に対する優位性の確保にもつながります。顧客体験（CX）の向上という観点からも、スムーズな契約プロセスは企業の競争力を高める要素となります。

ペーパーレス化になる

契約書1件あたりの紙使用量は少なくても、年間の契約件数が多い企業では相当量の紙を消費しています。電子契約の導入により、こうした紙の使用量を大幅に削減できます。印刷に伴う電力消費や、郵送時の輸送によるCO₂排出も削減されます。

SDGsやESG経営への取り組みの一環としても評価されます。企業の環境方針や統合報告書において、ペーパーレス化の取り組みを具体的な数値とともに開示することで、投資家やステークホルダーからの評価向上にもつながるでしょう。

紛失・破損リスクを低減できる

紙の契約書は、誤廃棄や紛失、経年劣化、火災・水害などの災害による消失といったリスクにさらされています。重要な契約書が失われた場合、法的な証拠能力を失うだけでなく、取引先との関係にも悪影響を及ぼす可能性があります。

電子契約ではクラウド上でデータが保管され、自動的にバックアップされるため、物理的な破損や災害による消失のリスクがありません。万が一システム障害が発生しても、バックアップから迅速に復旧できる体制が整っているサービスがほとんどです。

グローバル取引に対応できる

海外との紙契約では、国際郵便の時間やコストがかかり、契約締結まで数週間を要することもあります。電子契約であれば、時差や距離に関係なく、即座に契約書の送付と署名が完了します。

また、英語対応や多言語署名機能を備えるシステムも増えています。各国の電子署名法制に対応したサービスを選ぶことで、法的有効性を担保しながら国境を越えた契約業務を円滑に進められます。

【部門別】電子契約の導入で得られる社内メリット

電子契約は単に契約のデジタル化を実現するだけでなく、社内のさまざまな部門に具体的なメリットをもたらします。各部門が抱える固有の課題に対して、電子契約はそれぞれ異なる形で業務改善に貢献します。ここでは、経営層・法務・総務・営業・現場担当者それぞれの視点から、導入によって得られる社内メリットを解説します。

経営層にとってのメリット

経営層にとって電子契約の導入は、経営判断の迅速化とコスト削減の両立を実現します。主なメリットは以下の通りです。

・経営スピードの向上
契約締結のリードタイムが短縮され、新規事業の立ち上げやM&A、提携契約などの重要案件を迅速に進められます。意思決定から実行までのタイムラグが減り、ビジネス機会を逃すリスクが低減します。

・コストの可視化・削減
印紙税・郵送費・保管費などの直接コストに加え、契約業務にかかる人件費や時間コストも削減されます。電子契約システムの利用料を考慮しても、トータルコストは削減される場合が多く、ROI（投資対効果）の観点からも導入メリットは明確です。

・コンプライアンス体制の強化
契約プロセスの可視化により、経営層が契約状況をリアルタイムで把握できるようになります。不正リスクの早期発見や、法令遵守状況のモニタリングが容易になり、企業統治の質が向上します。

法務部門にとってのメリット

法務担当者にとって電子契約は、契約リスクを軽減しつつ、確認作業や管理業務を大幅に効率化します。

・契約書の一元管理
過去の契約内容や契約条件を瞬時に検索・参照できるようになります。類似案件の契約書をテンプレートとして活用したり、リスク条項の有無を横断的にチェックしたりする作業が効率化されます。契約更新時期の管理もシステムで自動化でき、更新漏れを防止できます。

・改ざん防止・証跡管理
電子署名とタイムスタンプにより契約の真正性が担保され、後日の紛争リスクを低減できます。契約内容の変更履歴も自動記録されるため、どの時点でどのような修正が加えられたかが明確になり、法的トラブル時の証拠資料としても活用できます。

・進捗状況の可視化
現在どの契約がどの段階にあるかをダッシュボードで一覧化できます。法務担当者が複数の契約案件を同時並行で処理する際も、優先順位の判断や進捗管理が容易になります。

・監査・法令対応の効率化
電子帳簿保存法などの法令要件に対応したシステムを選ぶことで、法令遵守が自動的に実現されます。監査対応時も必要な契約書を即座に抽出できるため、監査対応工数が大幅に削減されます。

総務・管理部門にとってのメリット

総務や管理部門では、紙の契約書管理や印鑑対応の手間がなくなり、業務全体の効率化が実現します。

・押印・郵送・保管業務の削減
契約書ごとに印鑑を押し、封筒に入れて郵送し、返送された契約書をファイリングするという一連の作業が不要となり、総務担当者はより付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。

・保管コストの削減
契約書保管のための書庫やキャビネットが不要になり、オフィススペースを有効活用できます。特に都心部でオフィスを構える企業は、保管スペースの削減により賃料コストの削減効果も期待できます。保管書類の整理や廃棄業務も削減され、文書管理規程に基づく保存期間経過後の廃棄処理も電子的に実施できます。

営業部門にとってのメリット

営業担当者にとって電子契約は、契約スピードを高め、商談機会の損失を防ぎます。

・契約手続きのスピード化
顧客との商談がまとまった際に、その場で契約手続きを進められます。従来のように「契約書を後日郵送します」と待たせる必要がなく、顧客の購買意欲が高いタイミングで契約を完了できるため、成約率の向上が期待できます。

・印刷・押印作業の削減
営業担当者が契約書を印刷して押印をもらい、郵送するといった事務作業から解放されます。営業活動に集中できる時間が増え、生産性向上につながります。

・リードタイム短縮による売上向上
契約締結までの期間が短縮されることで、売上計上時期が早まります。特に月末や四半期末に売上目標達成を目指す場面で、数日の短縮が大きな意味を持ちます。競合他社よりも早く契約を締結できることで、案件獲得の優位性も高まるでしょう。

経理・会計部門にとってのメリット

契約データが電子化されることで、経理業務や支払処理の正確性・スピードも向上します。

・請求・支払データとの連携が容易
契約内容と請求書・支払いデータを照合する作業が効率化されます。電子契約システムと会計システムを連携させることで、契約金額や支払い条件が自動的に会計システムに反映され、手入力によるミスを防止できます。

・誤請求・重複支払の防止
契約内容がデジタルデータとして保存されているため、支払条件や金額を正確に参照できます。契約書の解釈ミスや、古い契約条件での請求といったトラブルを未然に防げます。

・電子帳簿保存法対応がスムーズ
電子帳簿保存法に対応した電子契約システムを利用すれば、契約書を電子データとして適法に保存でき、税務調査時にも電子データで提示できます。紙の契約書をスキャンして保存する手間も不要です。

現場担当者・プロジェクトマネージャーにとってのメリット

日常的に契約業務に関わる現場担当者にとっても、業務負担が大幅に軽減されます。

・契約書のステータス確認が容易
今どの契約がどの段階にあるかをシステム上で即座に確認できます。取引先から「契約書はどうなっていますか」と問い合わせがあった際にも、リアルタイムで状況を回答できます。

・属人化の防止
担当者が休暇や出張で不在の場合でも、他のメンバーが契約の進捗を確認して対応できます。チーム全体での情報共有がスムーズになり、業務の継続性が保たれます。

・作業ミス・書類紛失の防止
手作業での押印ミスや、契約書の紛失といったトラブルがなくなります。システムによる自動チェック機能や、必須項目の入力漏れアラートなどにより、ヒューマンエラーを最小限に抑えられます。契約書が電子データとして確実に保存されるため、「契約書が見つからない」という事態も発生しません。

自社に最適な電子契約システムを選ぶには？

電子契約システムを選定する際は、価格・セキュリティ・操作性・法対応・サポートなど、複数の観点から総合的に判断することが重要です。

上記の観点を踏まえ、電子契約システムは製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なるため、自社に最適なシステムを見つける際には「FitGap」をご利用ください。

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自社にぴったりの電子契約システムを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。

まとめ

電子契約は、契約業務のスピード・コスト・信頼性を大幅に高める手段として、多くの企業で導入が進んでいます。印紙税や郵送費の削減、契約締結までの期間短縮、テレワーク対応、セキュリティ強化、コンプライアンス体制の整備など、企業にとってさまざまなメリットがあります。

さらに、電子契約システムを活用すれば、契約プロセスの自動化や契約データの蓄積・分析が可能になり、業務改善や契約条件の最適化、取引先ごとの傾向把握といった戦略的な活用にもつながります。

自社の契約フローを見直し、電子契約の導入によって業務効率化と信頼性向上を実現しましょう。その際は、契約業務の内容や取引量、既存システムとの連携など、自社の状況を踏まえて最適な電子契約システムを選定することが重要です。