電子契約の費用を徹底解説！紙契約との比較と最適な導入コスト設計

電子契約の導入を検討する際、多くの企業担当者がまず気になるのが「どのくらいの費用がかかるのか」という点でしょう。初期費用や月額利用料だけでなく、送信ごとの従量課金、システム連携に伴う追加費用など、コスト構造は意外と複雑です。

この記事では、電子契約にかかる主な費用項目とその相場を整理し、紙契約とのコストの違いも紹介します。また、企業規模や契約件数に応じた最適な費用設計の考え方にも詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

電子契約にかかる主な費用と相場

電子契約を導入する際には、以下のように初期費用・月額費用・従量課金など、さまざまなコストが発生します。

ここでは、代表的な費用項目の特徴と目安を解説します。

初期費用

初期費用は、電子契約システムを利用開始するために発生する費用です。主にアカウント設定やユーザー権限の登録、既存業務との連携設定などにかかるコストが含まれます。

初期費用が無料の電子契約システムも多くありますが、数万円から数十万円の設定費用が必要になるケースもあります。相場は、無料〜数万円程度が一般的で、中〜大規模導入では10万円以上かかるケースもあります。

月額利用料

月額利用料は、電子契約システムを継続的に利用するための基本料金です。契約件数やユーザー数、機能制限などによってプランが分かれており、企業の利用規模に応じて選択できるようになっています。

相場は、月額3,000〜30,000円程度です。小規模事業者向けのスタータープランでは月額数千円から利用可能で、契約件数や利用者数の上限が設定されています。一方、全社導入を想定したエンタープライズプランでは、無制限利用や高度なセキュリティ機能が含まれ、月額数万円以上となる場合もあります。

従量課金

電子契約システムによっては、契約書1件ごと、または署名回数に応じて発生する場合もあります。従量課金では、月額基本料に加えて、実際に使った分だけ追加で支払う形となります。

相場は、1契約あたり100〜300円前後が一般的です。サービスによっては、月額プランに一定件数が含まれており、超過分のみ従量課金となる場合もあります。

契約件数が少ない企業にとっては無駄のない料金体系ですが、月間の契約件数が多い場合は定額制プランのほうがコストを抑えられる可能性があります。自社の月間契約件数を把握した上で、従量課金と定額制のどちらが有利かを比較検討するとよいでしょう。

ユーザー追加・アカウント管理費用

ユーザー追加・アカウント管理費用は、利用人数を増やす場合や、部署ごとにアカウントを分ける場合に発生する費用です。契約書の作成・承認・管理に関わる人数が増えるほど、アカウント管理費用も増加します。

相場は、1ユーザー追加ごとに月額500〜1,000円程度となっています。基本プランに含まれるユーザー数はサービスによって異なり、5〜10名程度が標準的です。

全社導入を検討する場合は、部署ごとの利用人数を正確に見積もり、将来的な組織拡大も考慮した上でプランを選ぶ必要があります。ユーザー数無制限のプランを提供しているサービスもあるため、大規模導入の際は比較対象に含めるとよいでしょう。

API・システム連携費用

API・システム連携費用は、会計システム・CRM・ERPなどと連携する場合の追加費用です。既存の業務システムと電子契約を統合することで、契約情報の自動取り込みや請求処理の効率化が実現できます。

相場は、無料〜数十万円と幅広く、連携方法によって大きく異なります。標準的なAPI連携であれば無料または月額数千円程度で利用できる場合もありますが、カスタマイズ開発を含む場合は数十万円規模の費用が発生することもあります。

連携費用は初期の開発費用だけでなく、保守・運用費用も継続的に発生する可能性があるため、導入前に総コストを確認しておくことが大切です。

電子署名・タイムスタンプ費用

電子署名・タイムスタンプ費用は、文書の真正性や改ざん防止のための電子署名やタイムスタンプにかかる費用です。電子契約の法的効力を担保するために欠かせない機能となります。

相場は、1件あたり10〜50円程度です。多くのサービスではプランに含まれていますが、高度な電子署名やタイムスタンプを利用する場合は別課金となるケースもあるため、契約前に確認が必要です。

電子署名法や電子帳簿保存法への対応要件を満たすためには、適切な電子署名とタイムスタンプの付与が不可欠です。法的な安全性を重視する場合は、費用だけでなく技術的な信頼性も考慮してサービスを選定しましょう。

ストレージ費用

ストレージ費用は、クラウド上に契約書を保管するためのデータ容量に応じた費用です。契約書のPDFファイルや添付資料が蓄積されていくため、長期的な保管を考えるとストレージ容量の確保が必要になります。

相場は、10〜100GBで月数百円〜数千円程度となっています。基本プランに含まれる容量はサービスによって異なりますが、数GB〜数十GB程度が一般的です。

契約書1件あたりのファイルサイズは数百KB〜数MB程度ですが、添付資料や関連文書を含めると容量が増える場合もあります。年間の契約件数と保管期間を考慮して、必要なストレージ容量を事前に試算しておくとよいでしょう。

電子契約と紙契約の費用比較

紙の契約書では、印紙代・郵送費・保管コストなど、多くの間接的コストが発生します。一方、電子契約は初期導入費用や月額利用料が必要になるものの、運用を続けるほどコスト削減効果が高まります。

ここでは、両者の費用構造をわかりやすく比較し、どの程度の差が生まれるのかを具体的に解説します。

紙契約で発生する主な費用

紙契約には、目に見える費用だけでなく、作業や保管に関わる「隠れコスト」も多く存在します。これらのコストは契約1件ごとに積み重なり、年間では大きな負担となります。

紙契約で発生する代表的なコスト項目は以下の通りです。

紙契約は、契約件数が増えるほど上記の費用が雪だるま式に増加します。特に印紙税は、契約金額に応じて数千円単位で発生するため、高額契約が多い企業ほど負担が大きくなります。

紙契約と電子契約の費用構造の違い

電子契約では、印紙税が不要になり、郵送・紙保管も不要となるため、直接的なコスト削減が期待できます。契約件数が多いほど、印紙税と郵送費の削減効果が大きくなるのが電子契約の強みです。初期費用や月額費用は発生するものの、契約件数が増えるほど紙契約に比べてトータルコストは圧倒的に低くなります。

また、契約締結までのリードタイムが短縮されることで、ビジネススピードの向上という付加価値も得られます。郵送にかかる往復の時間を削減できるため、取引先との関係構築もスムーズになるでしょう。

年間契約件数別のコスト比較シミュレーション

紙契約と電子契約で、1年間に100件・500件・1,000件の契約を行う場合の費用差を試算すると、以下のようになります。

※印紙税200円、郵送費100円、人件費1件あたり1,800円相当で試算

契約件数が多い企業ほど電子契約のコスト優位性が際立ちます。年間500件を超える場合、電子契約への切り替えで年間100万円以上のコスト削減が見込めるケースも珍しくありません。

費用以外のコスト削減要素

電子契約は費用面だけでなく、時間・人的リソース・トラブル対応など、目に見えないコスト削減にもつながります。具体的には、以下のような効果が期待できます。

• 契約締結までのリードタイムを短縮できる
• 契約書紛失・郵送ミスのリスクを抑えられる
• 業務担当者の作業時間を削減できる

紙契約と電子契約を比較する場合は、「費用＋時間＋リスク削減」という3つの視点で効果を評価することが重要です。単純な費用比較だけでなく、業務効率化やリスク低減による間接的なメリットも含めて、トータルでの導入効果を検討しましょう。

電子契約の費用設計の考え方

電子契約の費用は、契約件数や利用人数、導入目的によって大きく変わります。同じシステムでも、小規模利用と全社導入では費用構造がまったく異なるため、自社の利用状況を正確に把握し、それに合った費用設計を行うことが重要です。ここでは、企業規模・契約頻度・活用目的の3つの観点から、最適なコスト設計の考え方を解説します。

企業規模

電子契約は、企業の規模によって必要な機能・費用のバランスが異なります。無駄な機能を省き、必要な範囲にコストを集中させることがポイントです。

小規模なら費用の軽さ、大企業なら運用効率・安全性が判断基準となります。

契約件数・利用頻度

契約件数が多い企業ほど、従量課金よりも定額制プランの方がトータルコストを抑えやすくなります。月間の契約件数を正確に把握し、最適な料金体系を選択することが重要です。

月10件を超える場合は定額制を検討するとコスト効率が高まります。また、季節変動がある業種では、繁忙期の契約件数に合わせてプランを選ぶか、柔軟にプラン変更できるサービスを選ぶとよいでしょう。

導入目的

電子契約の導入目的によって、必要な機能や投資の優先度も変わります。費用のかけどころを目的別に整理することで、費用対効果を最大化できます。

それぞれの目的に応じて、費用配分の優先順位を明確にすることが成功の鍵となります。

自社に最適な電子契約システムを見つけるには？

電子契約システムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

自社に最適な電子契約システムを見つける際には「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。

自社にぴったりの電子契約システムを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。

まとめ

電子契約は単なるコスト削減ツールではなく、企業全体の生産性・セキュリティ・信頼性を高める基盤となります。初期費用・月額費用・従量課金など、さまざまな費用項目が存在しますが、紙契約と比較すると年間数十万円〜数百万円のコスト削減が期待できます。

特に契約件数が多い企業ほど、印紙税・郵送費の削減効果は大きく、導入後の費用対効果は明確です。また、費用面だけでなく、契約締結のスピードアップや業務負担の軽減、リスク低減といった副次的なメリットも見逃せません。

自社の企業規模・契約頻度・導入目的に合わせて最適なプランを選定し、長期的な視点で費用設計を行うことが重要です。無料トライアルなどで実際の使い勝手を確認しながら、自社に最適な電子契約システムを見つけていきましょう。