与信管理はどの部署が担当すべき？効率的な体制づくりと専任部署の設置有無

企業にとって、取引先の信用リスクを適切に管理することは、安定した経営を続ける上で欠かせません。しかし、「与信管理はどの部署が担当すべきか」「専任部署を設けるべきか」といった疑問を持つ企業も多いでしょう。

本記事では、与信管理を担当する部署の役割分担や、専任部署を設けるべきかの判断基準を解説します。また、企業全体で与信管理を機能させるためのポイントも紹介するので、自社に適した与信管理体制を整備する際の参考にしてください。

与信管理とは？

与信管理とは、取引先に対して「どの程度まで信用して取引できるか」を判断し、貸倒れなどのリスクを最小限に抑えるための活動です。

企業間取引では、商品やサービスを先に提供し、代金を後から受け取る「掛取引（信用取引）」が一般的に行われています。掛取引では、取引先の支払い能力や経営状態を適切に見極めなければ、代金を回収できないリスクが生じます。

与信管理を適切に行うことで、売掛金の未回収による損失を防ぎ、健全なキャッシュフローを維持できます。また、取引先の経営悪化をいち早く察知できれば、取引条件の見直しや回収方法の変更といった対策を講じることも可能です。

与信管理を担当する部署

与信管理をどの部署が担当するかは、企業規模や体制によって異なります。一般的には、経理・財務部門が中心となり、営業部門や法務部門と連携しながら行うケースが多く見られます。各部署が持つ情報や専門性を活かし、協力しながら取引先のリスクを多角的に評価することが重要です。ここでは、各部署の具体的な役割と特徴を整理します。

経理・財務部

経理・財務部は、与信管理の中心的な役割を担う部署です。財務諸表の分析や数値データの評価に長けているため、取引先の支払能力や経営安定性を客観的に判断できます。

具体的には、取引先の決算書や財務データを分析し、収益性・安全性・成長性などの指標を評価します。また、与信限度額の設定や取引条件の管理、定期的なモニタリングを通じて貸倒損失のリスクを把握し、必要に応じて会計処理を行います。

経理部門が主体となることで、定量的な判断に基づくリスク管理が可能になります。感情や取引関係に左右されず、データに基づいた冷静な判断を下せる点が強みです。売掛金の残高管理や回収状況の把握も経理部門の重要な役割となります。

営業部

営業部は、取引先と最も近い立場にあるため、与信情報の最前線として重要な役割を担います。日常的に顧客と接する中で、経営者の人柄や経営方針、事業の実態といった、数字だけでは見えない定性的な情報を収集できます。

具体的には、新規取引先の基本情報や事業内容の収集、顧客との関係性を踏まえたリスク情報の共有、与信限度を超えそうな大型案件の事前報告などを担当します。取引先の支払い態度や経営状況の変化にいち早く気づけるのも、現場にいる営業部ならではの強みです。

営業部が現場で得た情報を経理部や法務部に共有することで、定性情報と定量情報を組み合わせた与信判断が可能になります。ただし、営業部は売上拡大を優先する傾向があるため、リスク判断が甘くならないよう、他部署との連携とチェック体制が欠かせません。

法務部

法務部は、契約や担保・保証などの法的リスク管理を担います。与信審査の結果を踏まえて、取引条件や契約内容が法的に適切か、万が一の際に債権を保全できるかといった観点からチェックを行います。

具体的には、契約書の内容確認や条項の追加・修正の提案、保証契約や担保設定などの法的サポート、与信審査結果を踏まえた契約リスクの最終チェックなどを行います。特に初回取引や高額取引では、契約書の精査が重要になります。

特に大口取引や高リスク案件では、法務部の関与が欠かせません。契約上の安全策を講じることで、取引後のトラブル回避や回収不能リスクの軽減につながります。また、万が一貸倒れが発生した際の法的対応や債権回収の支援も法務部の重要な役割です。

総務・管理部

中小企業やベンチャー企業などでは、総務部や管理部が与信管理を兼務することもあります。専門の経理部門や法務部門が設置されていない場合、総務部が会社全体の管理業務の一環として与信管理を担当するケースです。

この場合、簡易的な信用調査・支払い状況のチェック・取引承認フローなどを中心に行います。外部の信用調査レポートを活用したり、取引先からの情報収集を営業部と連携して進めたりしながら、基本的なリスク管理を実施します。

ただし、兼務体制ではリスク分析が不十分になりやすいため注意が必要です。専門知識や経験が不足していると、リスクの見落としや判断ミスが生じる可能性があります。企業規模が大きくなったり、取引先が増えたりした場合には、経理部門への移管や専任担当者の配置を検討すべき段階といえます。

企業全体で与信管理を機能させるためのポイント

与信管理は、1つの部署だけでは完結せず、営業部が情報を収集し、経理・財務部が分析し、法務部が契約面をチェックするといった連携が欠かせません。

また、取引先の信用を適切に評価し、リスクを最小限に抑えるためには、企業全体で一貫した基準とルールに基づいて運用することが重要です。ここでは、与信管理を全社的に機能させるためのポイントを解説します。

明確な与信管理方針とルールを定める

企業全体で与信管理を機能させるためには、何をリスクとし、どこまで許容するかを明確にすることが重要です。与信管理方針・ルールを策定し、与信管理規程や運用マニュアルとして文書化することで、部署や担当者が変わっても一貫した判断を行えるようになります。

具体的には、与信審査の基準や与信限度額の設定方法、承認フローと権限の明確化、モニタリングの頻度と方法、リスクが顕在化した際の対応手順などを明文化します。

こうしたルールがあることで、担当者による判断のばらつきを防ぎ、属人的な管理から脱却できます。また、新入社員や異動者への教育も効率的に行えるため、組織全体の与信管理レベルの底上げにつながります。

部署横断的な情報共有を仕組み化する

全社で与信管理を機能させるには、部署間での情報連携が欠かせません。特に、営業・経理・法務などが保有する情報をリアルタイムで共有できる仕組みを整えることが重要です。

例えば、営業部が取引先の経営悪化の兆候を察知した場合、その情報を速やかに経理部に伝える体制が必要です。逆に、経理部が支払遅延を把握した際には、営業部に状況確認を依頼するといった連携も求められます。

情報共有の仕組みとしては、定期的な与信管理会議の開催や、共有データベースやシステムの活用、部門間の連絡フローの明確化などが有効です。情報の分断を防ぎ、各部署が持つ断片的な情報を統合することで、より精度の高いリスク評価が可能になります。

定期的なモニタリングと見直しを行う

取引先の信用状況は、時間の経過とともに変化します。過去に信用があった企業でも、経営環境の悪化により支払い能力が低下することもあります。そのため、新規取引時の審査だけでなく、既存取引先についても定期的にモニタリングを実施し、与信限度額や取引条件の見直しを継続的に行うことが重要です。

具体的には、決算書や信用調査レポートの定期的な確認、支払い状況や取引残高の推移チェック、業界動向や経営者の変更といった外部要因の把握などを行います。

定期的なモニタリング体制を整え、見直しを継続的に行うことで、与信管理を運用しっぱなしにしない仕組みを構築できます。リスクの早期発見により、損失を未然に防ぐだけでなく、取引先との関係を維持しながら適切な対応を取ることも可能になります。

社員への教育・意識浸透を徹底する

与信管理の効果を最大化するには、担当部署だけでなく、全社員が信用リスクを意識する文化を持つことが重要です。営業担当者が「売上拡大のためならリスクを軽視してもよい」と考えたり、経理担当者が「与信管理は営業の責任」と考えたりすると、組織としての与信管理は機能しません。

そこで、全社員を対象とした研修や勉強会を定期的に実施し、与信管理の重要性や基本的な考え方を共有することが効果的です。また、過去の貸倒れ事例や成功事例を社内で共有することで、リスク意識の醸成につながります。

全社員がリスク感度を高めることで、企業全体としての危機回避力が向上します。小さな異変に気づく力や、部門を越えて情報を共有する意識が根付けば、与信管理はより実効性の高いものになります。

与信管理の専任部署を設置すべきか?

企業規模が大きくなり、取引先の数や金額が増えるほど、与信管理の重要性は高まります。そうした中で、与信管理を専門に担う部署を設けるべきかどうかは、多くの企業が直面する課題です。

専任部署の設置にはコストや人材が必要になる一方で、リスク管理の精度向上や業務効率化といったメリットも期待できます。ここでは、専門部署を設ける利点と、設置を検討すべき判断ポイントを具体的に解説します。

専任部署を設けるメリット

与信管理を専門部署として独立させることで、以下のような利点があります。

・判断の一貫性・公正性が保てる
営業部など現場主導の場合、取引拡大を優先してリスク判断が甘くなることがあります。専任部署を設けることで、感情や取引先との関係性に左右されない客観的な判断が可能になります。

・情報が一元化される
専任部署を設けることで、経理・営業・法務などに分散していた与信情報を集約でき、取引先のリスク状況をリアルタイムで把握できます。部門間での情報の重複や漏れも防げます。

・与信ノウハウを蓄積・共有できる
信用調査・財務分析・格付けなどの知識を専門部署に集約することで、社内の与信判断の精度が高まります。専門人材の育成にもつながります。

・リスク対策のスピードが上がる
専任部署を設けることで、支払い遅延や信用低下の兆候があった際に、専任部署が迅速に対応方針を決定でき、損失を最小化できます。

・経営判断の材料を提供できる
専任部署を設ければ、与信情報を定量的に整理し、経営層に報告・提案する役割を担えるため、経営戦略の意思決定にも寄与します。

専任部署の設置を検討すべき企業の特徴

以下のような特徴を持つ企業は、専任の与信管理部署の設置を検討すべき段階にあるといえます。

このような場合、部署横断での管理には限界があり、専任化によって業務のスピードと精度を両立できる可能性があります。

専任部署を設けない場合のリスク

一方で、明確な与信管理部署がないと、判断基準が部署ごとに異なり、対応にばらつきが出てしまいます。営業部では取引を優先し、経理部ではリスクを重視するといった温度差が生まれ、統一的な判断ができなくなります。

また、回収トラブル発生時に責任の所在が不明確になることもあります。「営業が勝手に取引を進めた」「経理が審査を怠った」といった責任のなすりつけ合いが起き、迅速な対応が遅れる原因となります。

リスク兆候の共有が遅れ、損失対応が後手になるケースも少なくありません。各部署が断片的な情報を持っていても、それが統合されず、経営悪化のサインを見逃してしまう可能性があります。

特に、与信判断が属人的になっている企業では、管理体制の不透明さが経営リスクにつながります。担当者の退職や異動により、過去の判断根拠や取引経緯が不明になることもあります。

専任部署の設置を判断するためのポイント

専門部署の設置は、コストと人材リソースを伴うため、慎重な判断が必要です。以下の観点から、設置の是非を検討しましょう。

複数の項目で課題が見られる場合は、専任部署設置を前向きに検討するべき段階といえます。

専任部署を設ける際の進め方

専任部署を設ける際は、いきなり大規模に部署を新設するのではなく、段階的に整備するのが現実的です。

まずは、既存の経理部や総務部内に、与信管理担当を明確化します。兼任でも構わないので、責任者と担当者を決め、与信管理業務を可視化します。次に、各部署に散在する与信データを一元管理できる仕組みを構築します。Excelでの管理から始めても構いませんが、後述する与信管理システムの導入も視野に入れると効率的です。

業務が安定してきたら、審査・モニタリング業務を専任担当に集約します。営業部からの審査依頼を一元的に受け付け、判断基準に基づいて審査を行う体制を整えます。

このように、徐々に専門性を高めながら体制を整えることで、コストと効果のバランスを取りやすくなります。企業の成長に合わせて、柔軟に組織を進化させることが大切です。

与信管理システムで与信管理業務を効率化しよう

与信管理は、取引先の調査・審査・モニタリング・限度設定・回収管理など、多くのプロセスを含む複雑な業務です。これらを人手とExcelベースで運用している企業では、情報の属人化・判断のばらつき・更新漏れといった課題が生じやすくなります。

そこで有効なのが、与信管理システムの導入による業務効率化と精度向上です。ここでは、与信管理システムの導入効果を紹介します。

与信情報を一元管理できる

与信管理システムを導入すると、取引先情報・財務データ・審査履歴・取引状況などを1つのデータベースで管理できます。これまで営業部・経理部・法務部などに分散していた情報が統合され、全社で同じ情報を参照できるようになります。

複数部署に分散していた情報が一元化されることで、過去の取引実績や与信判断履歴の参照が容易になります。担当者が変わっても、過去の経緯や判断根拠をすぐに確認できるため、引き継ぎの手間も削減されます。

また、属人的な管理や情報漏れを防げるため、特定の担当者しか知らない情報や、Excelファイルの管理ミスによる情報の消失といったリスクを回避できます。

審査・承認プロセスを自動化できる

与信管理システムには、審査フローや承認ルールをあらかじめ設定できる機能があります。例えば、与信限度額が一定金額以下なら担当者承認、それを超える場合は部門長承認、さらに高額な場合は経営層の承認が必要といったルールを自動化できます。

手作業での承認依頼やメール連携を減らせるため、判断のスピードと正確性が飛躍的に向上します。営業担当者が審査依頼を登録すると、自動的に関係者に通知が届き、承認フローがシステム上で完結します。

承認の進捗状況もリアルタイムで確認できるため、誰の承認待ちで止まっているのかが一目でわかります。これにより、ボトルネックの解消や業務のスピードアップが実現します。

最新情報を即時反映できる

多くの与信管理システムは、帝国データバンクや東京商工リサーチなどの外部信用調査サービスとAPI連携できます。これにより、取引先の最新の信用情報や財務データを自動で取り込むことが可能になります。

従来は信用調査レポートを個別に発注し、届いた資料を手作業でファイリングしたり、Excelに転記したりする必要がありました。システム導入後は、ボタン1つで最新情報を取得でき、データベースに自動反映されます。

手動調査の手間を削減しながら、最新情報に基づくリスク管理を実現します。決算情報の更新や代表者の変更といった重要な変化も見逃すことなく、タイムリーに把握できます。

リスクを早期に発見できる

与信管理システムには、取引先の支払い状況や信用スコアの変化を監視するモニタリング機能が搭載されています。あらかじめ設定した条件に該当すると、自動でアラートが発信されます。

これにより、担当者が日々大量の取引先をチェックする負担が軽減され、リスクの高い取引先に集中して対応できるようになります。貸倒リスクを事前に察知し、迅速な対応が可能になります。早期発見により、損失を最小限に抑えるだけでなく、取引先との関係を維持しながら適切な支援や条件変更も提案できます。

社内の情報共有と承認スピードが向上する

営業・経理・法務など複数部門が関与する与信管理では、情報共有の遅れがリスク対応の遅れにつながります。メールや電話での連絡、会議での報告といった方法で情報を共有している場合は、タイムラグが生じやすく、伝達ミスも起こりがちです。

与信管理システムを導入することで、すべての関係者が同じ画面で最新情報を確認できるようになります。営業担当者が入力した取引先の状況変化を、経理担当者や法務担当者がリアルタイムで把握できます。

そのため、コミュニケーションロスを減らし、全社的な与信判断のスピードを高められます。緊急時の対応も迅速になり、組織全体の危機対応力が向上します。

自社に最適な与信管理システムを見つけるには？

与信管理システムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

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まとめ

与信管理は、どの部署が行うかではなく、企業全体でどう運用するかが成果を左右します。経理・営業・法務が協働し、ルール・体制を整備することで、取引リスクを最小限に抑え、健全で持続的な取引関係を築けます。

各部署が持つ情報と専門性を活かし、連携しながらリスクを多角的に評価する体制を構築することが重要です。明確な与信管理方針とルールを定め、部署横断的な情報共有を仕組み化し、定期的なモニタリングを実施することで、組織全体の与信管理レベルを高められるでしょう。

また、その上で与信管理システムを導入することで、情報の一元化・判断の標準化・モニタリングの自動化を実現し、スピード・精度・透明性を高められます。システムは単なるツールではなく、全社的な与信管理体制を支える基盤として機能します。

業種や規模を問わず、取引先とのリスク管理を強化したい企業にとって、与信管理の体制整備とシステム導入は今や必須の選択肢といえるでしょう。自社の状況を見極めながら、段階的に体制を整備し、持続的な成長を支える与信管理の仕組みを構築していきましょう。