議事録が上手い人の特徴とは？実践している習慣や工夫を取り入れよう

「議事録が上手い」と評価される人には、共通する特徴や習慣があります。単に速く記録できるだけでなく、会議の内容を正確に把握し、誰が読んでも理解しやすい形に整理する力を持っています。

本記事では、議事録が上手い人に共通する特徴を掘り下げ、実際に実践している具体的な方法を紹介します。議事録作成に苦手意識がある人や、組織としてレベルアップを目指したい人は、ぜひ参考にしてください。

議事録が上手い人の特徴

議事録が上手い人とは、単に「記録が速い人」や「発言をすべて書き残す人」ではありません。本質的には、会議の目的や意図を的確に捉え、重要な情報を整理してわかりやすく伝えられる人のことを指します。ここでは、議事録が上手い人に共通する特徴を具体的な視点から解説します。

要点を的確に捉える理解力がある

議事録が上手い人は、会議中に飛び交う数多くの意見や情報の中から、本当に重要なポイントを見つけます。すべての発言をそのまま書き起こすのではなく、「何が決まったのか」「どんな課題が残ったのか」「次に誰が何をするのか」といった要点を中心に整理・記録しているのが特徴です。

論理的に整理してまとめる構成力がある

議事録が上手い人は、発言をただ時系列に並べるのではなく、話の流れを整理し、読み手が理解しやすい構成にします。議題ごとやテーマごとに情報をまとめ、重要な内容を先に配置するなど、読む人の立場を意識した構成づくりを意図的に行います。

また、重要な決定事項や議論の要点は詳しく書き、参考レベルの情報は簡潔にまとめることで、読み手が必要な情報を最短で把握できる構成を実現しています。

簡潔でわかりやすい表現を使う

議事録が上手な人は、専門用語や回りくどい表現を避け、誰が読んでも理解できるシンプルで明快な文章にします。

主語と述語を明確にし、「誰が」「何を」「いつまでに」などの5W1Hを意識して書くことで、内容が曖昧にならず、後から読んでもスムーズに理解できるようにしています。特に、上司や他部署など会議に参加していない人でも理解できることを重視している点が特徴です。

さらに、曖昧な表現を避け、具体的な行動や期限を示します。例えば、「検討する」ではなく、「〇月△日までに検討し、次回会議で結果を報告する」のように書くことで、責任や進捗が明確になり、実務で活かしやすい議事録を作成しています。

聞きながら考え、リアルタイムで整理できる

議事録が上手い人は、単に話を聞いて記録するだけでなく、聞きながら頭の中で要約・分類・判断を同時に行います。そのため、会議が終わった後に長時間整理しなくても、完成度の高い議事録を短時間で仕上げられるのが特徴です。

さらに、過去の会議内容や議題の性質から、どのような方向に議論が進みそうかを予測し、結論に必要な情報を優先的に押さえます。

読み手を意識して書ける

議事録が上手い人は、常に「この議事録を誰が読むのか」「どんな行動につなげたいのか」を意識して記録しています。経営層向けであれば要点を簡潔に整理し、現場向けであればタスクやスケジュールを具体的に記載するなど、読み手に合わせて情報量や表現を柔軟に調整できるのが特徴です。

さらに、読み手の業務効率を考慮し、重要なポイントは太字や箇条書きで整理し、アクションアイテムは別枠でまとめるなど、情報をすぐに確認できる工夫を施します。

正確性と中立性を保てる

議事録には、発言者の意図を正確に伝える責任があります。議事録が上手い人は、自分の主観や推測を交えず、事実に基づいた中立的な記録を徹底しています。

また、誤解を招かないよう、必要に応じて発言者へ内容の確認を取る姿勢も欠かしません。もし自分の理解が曖昧な部分があれば、会議中または会議後に確認を行い、誤りのない情報を確実に反映させます。

議事録が上手い人が実際にやっていること

議事録が上手い人は、決して才能やセンスだけでうまく書いているわけではありません。日頃から準備と工夫を積み重ね、誰でも真似できる「再現性のある仕組み」を持っています。ここでは、実際に議事録が上手い人が実践している、具体的な行動や日常の習慣を紹介します。

会議前に目的と論点を整理しておく

議事録が上手い人は、「会議は始まる前から勝負が決まっている」と考えています。会議の目的や議題、想定される結論を事前に把握し、どのポイントを重点的に記録すべきかを明確にしておくのです。あらかじめアジェンダや過去の議事録を確認しておくことで、会議中の流れを理解しやすくなり、重要な発言を聞き逃さずに記録できる準備が整います。

事前準備では、単に会議資料を読むだけでなく、過去の決定事項や継続中の課題も整理しておきます。これにより、発言の背景や文脈を正しく理解でき、より正確で実践的な議事録を作成できるようになります。

メモを取る際に構造を意識している

議事録が上手い人は、会議中にただ発言を書き留めるのではなく、リアルタイムで情報を整理しながらメモを取ることを意識しています。あらかじめ「議題・発言者・結論・アクション（ToDo）」の4項目を基準にノートを分けたり、テンプレートを作っておいたりすることで、発言内容を即座に分類できるようにしています。

さらに、発言同士の関連性も意識してメモに残します。矢印や線でつなげたり、同じテーマには同じ番号を振ったりすることで、後から議事録を構成する際の論理的な流れを把握しやすくなります。

話の流れを見出し化しながら聞く

議事録が上手い人は、会議中の話をただ聞くだけでなく、頭の中で小さな見出しを付けながら内容を整理しています。「課題共有」「対応方針」「今後の進め方」といったテーマごとに区切ることで、後から議事録を書くときに構成がぶれず、論理的に整理された内容をまとめられるのです。

また、見出しごとの時間配分にも注意を払い、重要なテーマに多くの時間が割かれた場合は、その分記録の詳しさを増やすなど、会議全体の重点が議事録にも反映されるようにバランスを取ります。

その場で内容確認・補足を行う

議事録が上手い人は、会議中に出た曖昧な発言をそのまま放置しません。「こちらの内容で決定ということでよろしいでしょうか？」など、必要に応じてその場で確認を入れることで、誤解のない正確な記録を残しています。このひと手間が、会議後の修正依頼や認識のずれを大幅に減らすポイントです。

テンプレートやフォーマットを使い分けている

議事録が上手い人は、会議の種類に応じて複数のテンプレートを使い分ける工夫をしています。テンプレートを活用することで、記載項目を迷うことなく、必要な情報を漏らさず効率的に記録できます。さらに、チーム全体で定型フォーマットを共有しておくことで、議事録の品質と形式を統一し、誰が作成しても一定水準の内容を維持できます。

また、実際の使用状況や読み手からのフィードバックを反映し、より使いやすく実用性の高いフォーマットへ進化させます。

議事録作成を会議の一部として捉えている

議事録が上手い人は、議事録作成を「会議後の作業」ではなく「会議中に完結させるタスク」として捉えています。会議が終わった段階でほぼ完成している状態を目指し、必要な修正を加えるだけで即日共有できるスピード感を重視しています。

要点だけを残して後から整えるのではなく、その場である程度の文としてまとめることで、会議後の編集時間を最小限に短縮できます。

さらに、会議の締めくくりには数分間の確認タイムを設け、主要な決定事項やアクションアイテムを参加者全員で再確認します。これにより、記録漏れや認識のズレを防ぎ、正確性とスピードを両立した議事録が完成します。

会議後にすぐ共有・フィードバックを受ける

議事録が上手い人は、上司やチームメンバーからの「見やすさ」「抜け漏れ」「構成のわかりやすさ」などの意見を素直に受け止め、次回の作成に反映して改善を続けます。

フィードバックを受ける際には、「どの部分がわかりにくかったか」「どんな情報が足りなかったか」など、具体的な改善点を質問する姿勢を持っています。単なる感想で終わらせず、次に活かせる形で意見を収集している点がポイントです。

ツールを活用して効率化している

議事録が上手い人は、録音や文字起こしツールなどを効果的に活用し、人の判断とツールの自動化を組み合わせて効率化しています。ツールを単なる補助としてではなく、正確性を高める仕組みとして活用するのが特徴です。

議事録の品質を上げるには議事録作成ツールが必須

議事録の品質を安定して高めるには、担当者のスキルや経験に依存しない仕組みづくりが欠かせません。そのために効果的なのが議事録作成ツールの活用です。人の判断力とツールの機能を組み合わせることで、記録の属人化を防ぎ、誰が担当しても一定水準以上の成果物を出せる体制を築けます。

ここでは、議事録作成ツールがなぜ品質向上に欠かせないのか、その理由と具体的な効果を詳しく解説します。

発言内容を正確に記録できる

議事録の品質を下げる最大の原因は、発言の抜け漏れや誤記録です。AI文字起こし機能を備えた議事録作成ツールでは、会議音声を自動でテキスト化できるため、担当者は要約や構成といった人の判断が必要な部分に集中できます。

人手だけでは防ぎきれない「聞き逃し」や「記録ミス」を補えることで、正確性と客観性の高い議事録を作成できるようになります。

要約・構成を自動化できる

議事録作成ツールには、自動要約・議題ごとの分類・重要箇所の抽出といった高度な機能が搭載されているものもあります。これまで手作業で時間を要していた整理・構成の工程を大幅に短縮でき、議事録作成のスピードと効率が格段に向上します。さらに、アルゴリズムによる処理が一貫して行われるため、担当者による品質のばらつきも防止できます。

特にAI要約機能は、会議全体の文脈を理解したうえで、重要な決定事項やアクションアイテムを自動抽出することが可能です。また、会話の流れやテーマの転換を認識し、議題ごとに内容を分類して読みやすい構成で議事録を生成してくれます。

リアルタイムで議事録の内容を共有できる

多くの議事録作成ツールは、クラウド上でのリアルタイム編集・共有機能を備えています。複数のメンバーが同時に書き込み・修正できるため、会議中に最新の内容を全員で確認しながら議論を進めることが可能です。その結果、会議後の確認・承認プロセスが大幅に短縮され、議事録の反映精度とスピードが格段に向上します。

さらに、欠席者もクラウド上でリアルタイムに会議の進行状況を把握できるため、重要な決定や議論の流れを逃さずキャッチアップできます。

テンプレート機能で品質を標準化できる

議事録作成ツールには、会議の種類に応じたテンプレート機能が搭載されています。これにより、誰が作成しても同じ構成・同じ項目で統一された品質の議事録を作成できるようになります。さらに、社内ルールやフォーマットをツール上にあらかじめ設定しておくことで、担当者が迷うことなく常に高品質な議事録を効率的に作成できる環境が整います。

また、テンプレートには過去の成功事例やベストプラクティスが反映されているため、議事録作成に不慣れな担当者でも、経験豊富な人とほぼ同等の品質を実現できます。

まとめ

議事録が上手い人とは、単に速く記録できる人ではありません。会議の目的を正しく理解し、要点を整理し、誰が読んでもわかる形で伝えられる人のことを指します。

議事録の品質を高めるには、個人のスキル・組織としての仕組み・ツールの活用の3つをバランスよく整えることが大切です。誰が担当しても一定水準の議事録を作成できる環境が整えば、会議の質そのものが高まり、意思決定のスピードや業務全体の生産性も向上します。

議事録は単なる記録ではなく、組織の成長と効率化を支える重要な仕組みといえます。

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