出張手当とは？支給基準・相場・社内ルールを徹底解説

出張のある企業では、出張手当の支給額や日帰り出張の際の対応、課税有無など、運用面での疑問が頻繁に生じます。出張手当そのものに法的義務はありませんが、従業員の負担を減らし、公平な労務管理を行うため、多くの企業が制度化しています。

この記事では、出張手当の基本的な考え方や相場、社内ルールの整備方法などを紹介します。旅費規程の作成・見直し時の参考として、ぜひご活用ください。

出張手当とは？

出張手当は、従業員が通常の勤務場所を離れて業務を行う際に生じる追加負担を補うための手当です。宿泊費や交通費などとは別に、出張中の雑費をカバーする目的で支給されます。

法的に金額の定めはありませんが、多くの企業が労務管理の一環として制度化しています。また、適切に整備された旅費規程に基づいて支給すれば、日当など一定の手当を非課税で扱うことも可能です。

出張費・交通費との違い

出張手当は領収書を必要としない定額支給であるのに対し、交通費や宿泊費は実際の支出に基づく実費弁償として扱われます。出張手当は個々の支出を精算するのではなく、あらかじめ定めた金額を一律で支給する点が特徴です。

そのため、軽食代・飲料代・コインロッカー代といった細かな支出の領収書を集める必要がなく、従業員・経理担当者の双方にとって事務負担を大きく減らせます。

企業が出張手当を設ける意義

出張手当は、出張時の単なる補助にとどまらず、企業と従業員の双方にとって重要な役割を担う制度です。ここでは、企業が出張手当を設ける意義を紹介します。

従業員の負担軽減を通じて業務品質を維持する

出張では、食費・雑費・移動などの負担が増え、慣れない環境での業務や長時間の移動は心身へのストレスにもつながります。出張手当を設けることで、こうした心理的・経済的負担を軽減し、業務に集中しやすい環境を整えられます。

特に出張が多い営業職や技術職にとっては、手当の有無が安心感やモチベーションに直結するため、制度を明確にしておくことが重要です。

業務上の追加費用を公平に補償する

同じ職種でも担当案件によって出張の頻度は異なり、補填ルールが曖昧だと不公平感が生じやすくなります。出張手当の額を統一的に設定することで、こうした不均衡を防げます。

また、旅費規程として明文化すれば労務管理の透明性が高まり、支給基準が明確になることで従業員への説明も一貫します。結果として、企業と従業員の信頼関係の構築にもつながります。

企業側のコスト管理を容易にする

定額の出張手当を設けておくと、出張にかかるコストを見通しやすくなり、年間予算の管理がしやすくなります。例えば、1回あたり3,000円と決めていれば、年間の出張回数から総額を容易に試算できます。

実費精算のみでは金額の変動が大きく予測が難しいものの、定額手当を組み合わせることで予算の精度を高めることが可能です。

経費精算にかかる工数を削減する

出張時に領収書を取りづらい雑費や軽食などは、定額手当として扱ったほうが管理が効率的です。経理担当者の確認作業も大幅に軽減できます。

領収書ごとに内容を確認し、勘定科目を判断する作業は時間がかかりますが、定額化すれば従業員は細かな支出管理から解放され、経理部門も確認項目を減らせます。双方にとって負担を減らせる点が大きなメリットです。

税務リスクを回避する

旅費規程に基づき、社会通念上妥当な範囲で支給される出張手当は非課税扱いとなります。一方、規程がないまま支給すると課税対象となる可能性が高く、制度を整備する意義は非常に大きいといえます。

国税庁も、旅費規程に基づいて支給される日当については「通常必要と認められる範囲内であれば課税しない」という立場を示しています。ただし、規程が整っていない場合や、金額が社会通念上過大と判断される場合は給与課税となるため、適正な規程づくりが欠かせません。

参考：宿泊費、日当等 社員に支給する出張旅費｜国税庁

出張手当の相場

財務省が2023年に公表した「民間企業における出張旅費規程等に関するアンケート報告書」によれば、出張手当の平均相場は国内2,621円、海外5,441円です。

また、支給額の判断基準として最も多いのは「往復行程（距離）により判断」が49.4％、次いで「宿泊の有無により判断」が44.8％でした。多くの企業が距離や宿泊の有無を基準に支給額を決めていることがわかります。

そのため、宿泊ありの出張は3,000円、日帰りは1,500円といった区分を設けるケースが一般的です。自社の支給額を設定する際は、こうした相場を踏まえつつ、業種や企業規模に合わせて調整するとよいでしょう。

出張手当を支給する際の社内ルール

出張手当を適切に運用するには、社内ルールを明確に定めることが欠かせません。ルールが曖昧だと、社員間の不公平や税務リスク、精算業務の混乱が発生する恐れがあります。ここでは、出張手当を支給する際に企業が整備しておくべき主な社内ルールを紹介します。

出張の定義

出張は、通常の勤務場所を離れて業務を行うことが基本的な定義ですが、具体的な基準（距離・地域・時間帯など）は旅費規程で明確にしておく必要があります。

例えば、「片道50km以上」「都道府県をまたぐ移動」「宿泊を伴う業務」など、客観的に判断できる基準を設ければ、支給可否の判断がブレにくくなります。基準が曖昧だと、同じような移動でも部署ごとに扱いが異なるなどの問題が起こりやすいため注意が必要です。

日帰り・直行・直帰時の扱い

日帰り出張に日当を支給するかどうかは、旅費規程で明確に定める必要があります。支給する場合は、金額の妥当性や支給基準もあわせて明記しておきましょう。

また、出発地を自宅とするケースや帰宅を伴うケースにおける扱いも重要です。自宅から直接出張先へ向かう「直行」や、出張先から直接帰宅する「直帰」の場合は、通常の通勤手当との調整も必要になるため、迷いが生じやすい部分です。

混乱を防ぐためにも、規程に具体的に記載しておくことが望まれます。

支給対象者と役職別区分

一般社員・管理職・役員などで区分を設ける場合は、支給額の差が生じる理由を、規程上も説明できるようにしておくことが重要です。

役職が上がるほど出張時の業務負担や責任が重くなるという考え方から、支給額に差をつける運用自体は一般的です。ただし、金額差が過大であったり、根拠が不明瞭だったりすると、社員の不満や不公平感を招きかねません。妥当性を意識しながら慎重に設定しましょう。

支給額

支給額・上限額・実費精算の有無は、条件ごとに明確に定めておく必要があります。例えば、「宿泊を伴う国内出張は日当3,000円」「海外出張は日当5,000円」など、状況に応じて支給額を区分しておくと判断がブレません。

また、交通費や宿泊費を実費精算とするのか、定額支給とするのかもあわせて規程化しておくことで、精算時の混乱を防げます。

出張申請の手続き

出張の申請と承認のフローを明記しておきます。申請書には、目的・期間・行き先・費用見積りなどを記載するのが一般的です。

事前申請を必須とすることで、不必要な出張を抑えつつ、予算管理を適切に行えます。また、承認者を明確にしておけば、責任の所在が曖昧になることも防げます。

出張後の精算手続き

精算期限や必要な証憑、申請方法などはあらかじめ明確に定めておきます。精算が遅れると経理処理が滞るだけでなく、領収書紛失のリスクも高まります。「出張終了後5営業日以内」など、具体的な期限を設けることで、スムーズな精算を促せます。

例外時の対応

急な出張や予定変更、複数名での同行出張など、例外的なケースも基本方針を規程に盛り込んでおくことで、実務トラブルを防げます。

例えば、天候不良による遅延で予定外の宿泊が必要になった場合や、取引先の都合で急遽出張が決まる場合など、通常の申請フローでは対応しきれないケースがあります。こうした状況に備え、事後申請の方法や上限額の特例などを定めておくと安心です。

出張管理システム（BTM）で出張関連業務を効率化しよう

出張手配・管理・精算は、企業にとって負担の大きい業務の1つです。出張管理システム（BTM：Business Travel Management）を導入すれば、出張申請・手配・精算・データ管理を一元化できます。

航空券・宿泊・交通手配などの情報を統合し、自社の出張ルールに沿った運用ができる点も大きなメリットです。ここでは、出張管理システムが出張関連業務をどのように改善し、企業にどのような利点をもたらすのかを解説します。

出張申請・承認フローを自動化できる

出張管理システムでは、出張目的・行先・日程を入力するだけで承認フローに自動回付され、申請書作成や押印、メール連絡といった手作業を大幅に削減できます。

紙の申請書を回覧する必要がなくなるため承認スピードが上がり、直前の出張にも柔軟に対応しやすくなります。さらに、承認履歴がシステム上に残るため、監査対応もスムーズです。

航空券・宿泊の手配を効率化できる

出張管理システムは、企業の出張ルールに沿った選択肢だけを提示できるため、社員が自分で検索・比較する手間を省けます。手配ミスや過剰な費用の発生も抑えやすくなります。

例えば、「国内出張の航空券は普通席まで」「宿泊費は1泊1万円以内」などのルールを設定しておけば、システムが条件に合う選択肢のみを自動表示します。これにより、規程違反を事前に防止でき、経理担当者の確認作業も軽減されます。

出張手当や交通費の精算がスムーズになる

出張管理システムを導入すると、交通費・宿泊費・日当などの精算データを一元管理でき、経理担当者の確認業務を大幅に効率化できます。領収書画像の取り込み機能を備えたシステムも多く見られます。

従業員はスマートフォンで領収書を撮影してアップロードするだけで精算申請が完了し、経理担当者は画面上で確認・承認が可能です。紙の領収書を保管する必要がなくなるため、電子帳簿保存法への対応も容易になります。

旅費規程に沿った適切な運用ができる

企業ごとの旅費規程を出張管理システムに設定しておけば、不適切な手配や上限超え、申請漏れなどを自動的に防止できます。システムにルールを組み込むことで周知徹底が容易になり、人為的ミスの削減にもつながります。

新入社員や出張経験の少ない従業員でも、システムの案内に沿って進めるだけで適切な手配・精算ができるため、教育コストの削減にも効果的です。

出張データを可視化してコスト管理を改善できる

出張管理システムでは、出張回数・旅費・手当などのデータを自動で集計できるため、コスト分析や予算管理が容易になります。これらのデータは、出張ルールの改善にも活用できます。

例えば、「どの部署の出張費が多いか」「どの路線をよく利用しているか」などを可視化することで、無駄や改善余地を把握できます。出張の傾向を分析することで、より合理的な旅費規程の見直しにもつながります。

コンプライアンス強化につながる

出張管理システムを導入すると、規程外手配や不適切な精算を抑止でき、不正防止や内部統制の強化につながります。監査対応の効率化にも有効です。

すべての出張データがシステムに記録されるため、誰が・いつ・どこへ・いくらで出張したかを追跡できます。これにより、架空出張や二重請求などの不正を防ぎやすくなり、監査時にも必要な情報を迅速に提示できます。

まとめ

出張手当は、出張時に生じる追加負担を補うための重要な制度です。法的義務こそありませんが、従業員の負担軽減、公平な労務管理、予算管理のしやすさ、税務リスクの回避といった点から、多くの企業が導入しています。

適切に運用するには、出張の定義や支給基準を明確にし、旅費規程として文書化しておくことが不可欠です。相場を参考にしながら、自社の業種や規模に合った妥当な支給額を設定しましょう。

また、出張管理システム（BTM）を導入すれば、申請・承認・手配・精算といった一連の業務を効率化でき、トラブル防止にも役立ちます。出張業務の負担軽減と適切な管理体制の構築に向け、導入を検討してみるとよいでしょう。

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