出張の移動時間は労働時間に該当する？判断基準とルール整備のポイント

出張時の移動時間が労働時間に当たるかどうかは、多くの企業で判断が難しいポイントです。移動中に業務連絡へ対応した場合や、休日に移動したケースなど、労務管理の現場ではさまざまな疑問が生じます。

扱いを誤ると、残業代の未払いといった法的リスクだけでなく、従業員とのトラブルにもつながりかねません。

この記事では、労働基準法にもとづいて、出張時の移動時間が労働時間に当たるかどうかを解説します。判断基準を整理し、企業が準備すべき社内ルールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

出張の移動時間は労働時間に該当するのか？

労働基準法における「労働時間」とは、使用者の指揮命令下にある時間を指します。ポイントは、実際に作業しているかどうかではなく、会社の指示に従って行動する義務が生じているかどうかです。

明確な指示がある場合に加え、黙示の指揮命令が成立しているケースも労働時間として扱われます。例えば、直接的な命令がなくても、業務上避けられない行動として事実上求められている場合は、指揮命令下にあると判断される可能性があります。

この考え方は出張時の移動時間にもそのまま当てはまります。企業は「単なる移動なのか」「指揮命令下での移動なのか」を見極めることで、適切な労働時間の扱いを判断する必要があります。

参考：そもそも「労働時間」とは？ 「通勤時間」とは？｜厚生労働省

移動時間が労働時間になるケース

出張時の移動が「業務の一部」と判断される場合、その時間は労働時間として扱われます。代表的なケースは次の通りです。

・運転を伴う移動
社用車・自家用車のいずれであっても、運転という業務を行っているため、使用者の指揮命令下にあると判断されます。

・上司や顧客への同行対応が必要なケース
移動中に商談の打ち合わせをしたり、顧客説明の準備を行ったりするなど、明確な業務が発生しているため、労働時間と判断されます。

・移動中も業務連絡への即時対応が求められる状況
実際にメールや電話で指示を受け、対応する義務がある場合は、黙示的であっても指揮命令下にあるとみなされる可能性が高いでしょう。

移動時間が労働時間にならないケース

単なる移動にとどまり、特別な業務指示がない場合は労働時間には該当しません。考え方としては、通勤時間が労働時間に含まれないのと同じです。

移動中に自由に過ごせる状態で、業務遂行の義務がないケースが典型例です。例えば、新幹線・飛行機などで読書や休憩をしたり、私用のスマートフォンを利用したりと、時間の使い方が本人に委ねられている状況が該当します。

労働時間該当性の判断基準

労働時間に該当するかどうかを判断する際は、「業務性があるか」が重要な基準になります。そのため、企業は明確な業務指示の有無、業務遂行の必要性、移動中の自由度といった要素を総合的に見ることが求められます。

たとえ規程上「移動中は自由」としていても、実際には頻繁に業務連絡が入り、対応が常態化している場合は、実質的に指揮命令下にあると判断される可能性があります。

特に、黙示的な指揮命令が存在するケースは労働時間とみなされやすいため、社内ルールの明確化が不可欠です。「移動中の業務対応は任意なのか」「対応が期待されているのか」といった方針をはっきり示すことで、トラブル防止につながります。

休日の出張への移動時間は労働時間になるのか？

休日に出張移動が発生した場合でも、その時間が労働時間に当たるかどうかは、平日と同じく「使用者の指揮命令下にあるか」が判断基準となります。ただし、休日である分、労働時間と認められた場合には休日労働として割増賃金の支払いが必要になるため、企業はより慎重な判断が求められます。

例えば、日曜日に移動し、翌月曜日から業務を行うケースで、その移動が業務性を帯びていると判断されれば、日曜日の移動時間は休日労働となり、35％以上の割増賃金を支払う必要があります。

また、休日移動を指示する際は、事前に従業員の同意を得ることや、代休付与の検討も欠かせません。休日移動が常態化すると、従業員の負担や健康面のリスクも高まるため、企業はその必要性や頻度を定期的に見直す姿勢が求められます。

出張において企業が整備すべき社内ルール

出張時の移動時間の取り扱いは、労働基準法に基づく判断が必要な領域であり、企業が統一的に運用しなければ、従業員との認識のズレや未払い残業といったリスクを招きます。

法的基準である「指揮命令下＝労働時間」を踏まえ、旅費規程や勤怠ルールを明確に定めておくことが、適切な労務管理の重要なポイントです。ここでは、企業が最低限整備しておきたいルールを解説します。

出張時の労働時間の定義

まず、移動時間が労働時間に該当するかどうかの判断基準を規程で明文化することが欠かせません。例えば、「移動中に業務指示へ従う義務がある場合は労働時間とする」「運転を伴う移動は労働時間と扱う」といった基準を明記します。

逆に、業務性がないケースを示すために、「移動中は自由時間とし、業務対応の義務はない」と定めておくことも有効です。

こうした基準を明確にすることで、従業員と管理職の判断が統一され、不要なトラブルを防げます。規程を整える際は、法務部門や社会保険労務士に相談し、法令に適合した内容に仕上げることが望ましいでしょう。

移動時間の扱い

平日の移動、休日の移動、長時間の移動など、移動のパターンごとに扱いをルール化しておくことが重要です。移動時間の判断は、曜日や時間帯によって異なるため、あらかじめ整理しておくことで迷いを防げます。

特に休日移動は、労働時間に該当した場合に休日労働として割増賃金が発生するため、企業の方針を明確に示す必要があります。例えば、「休日移動は原則、労働時間とし休日労働手当を支給する」「休日移動が発生した場合は代休を付与する」といった形で対応方針を定めます。

また、海外出張のように移動が長時間に及ぶケースでは、移動時間のすべてを労働時間と扱うのか、一部のみを対象とするのかといった基準も検討しておく必要があります。

移動中に発生する業務の扱い

移動中に業務が発生した場合は労働時間となるため、どの行為が労働時間に該当するのかを具体的に示しておくことが重要です。

例えば、資料作成やメール対応、電話会議への参加など、移動中でも明確に業務と判断できる行為は、「該当時間を労働時間として申告する」と規程に記載します。さらに、「業務を行った時間は15分単位で記録し、勤怠システムに入力する」といった運用ルールをあわせて定めることで、実務の負担が減り、管理も統一されます。

曖昧な記載は判断のブレを生むため、「移動中の業務対応は任意なのか」「対応が求められるのか」を明確に示しておくことが、従業員の行動基準を揃える上でも欠かせません。

待機時間・空港での待ち時間の扱い

空港や駅での待機時間も、状況によっては「指揮命令下にある」とみなされ、労働時間に該当する場合があります。早朝の出張で早めに空港へ到着した際の待ち時間や、乗り継ぎ時の滞在時間の扱いは、企業によって判断が分かれやすいポイントです。

待機中に業務連絡へ対応する義務がある場合や、上司・顧客と同行しており自由が制限されている場合は、労働時間として扱うのが適切です。反対に、自由に過ごせる状況であれば労働時間には該当しないと判断できます。

こうした時間の扱いを曖昧にすると運用がばらつくため、待機時間の判断基準を規程で明確に定めておくことが欠かせません。

運転を伴う出張時の取り扱い

自家用車や社用車を運転して出張する場合、運転そのものが業務行為にあたるため、運転者の移動時間は労働時間として扱う必要が出てきます。一方、同乗者の扱いは状況によって判断が分かれやすいポイントです。

同乗者が移動中に資料確認や打ち合わせなど、明確な業務を行っている場合は労働時間になります。しかし、特に業務を行わずただ乗っているだけであれば、労働時間に該当しない可能性があります。ただし、上司との同行など、実質的に指揮命令下にあるとみなされるケースもあるため、慎重な判断が求められます。

運転者と同乗者それぞれの労働時間区分をあらかじめルール化しておくと、安全配慮と勤怠管理の両面で適切な運用につながります。加えて、長距離移動では休憩時間の確保を義務付けることも重要です。

出張申請・報告のフロー

出張時の労働時間を正確に管理するためには、事前申請と事後報告のフローを整備することが不可欠です。出張前に行動計画を提出させ、帰任後に実績を報告させることで、労働時間の把握精度を高められます。

また、移動の開始・終了時刻や、業務が発生した時間を記録する仕組みを設けることで、情報の抜け漏れを防止できます。例えば、出張報告書に移動時間・業務時間・休憩時間の入力欄を設け、必須項目として扱う方法が有効です。

さらに、事前申請の段階で想定される労働時間を記入させ、事後の実績と比較することで、過重労働の兆しを早期に察知できるようになります。

出張管理システム（BTM）で出張時のトラブルを防ごう

出張管理システム（BTM：Business Travel Management）は、出張の申請・承認・手配・精算を一元管理し、人的ミスや情報漏れを防ぐ仕組みとして、多くの企業で導入が進んでいます。

ここでは、出張管理システムがどのようにトラブル防止に貢献するのか、具体的なポイントを紹介します。

出張の承認や情報の抜け漏れを防止できる

出張申請をメールや口頭で行っている場合、承認漏れや情報の食い違いが発生しやすくなります。特に、複数の承認者が関わるケースや、急な出張が入る場面では、承認プロセスが不明確になりがちです。

出張管理システムを利用すれば、申請から承認までの流れをシステム上で統一でき、目的・行先・宿泊・移動手段などの必要情報も自動的に整理されます。そのため、承認漏れや誤った手配が起きにくくなります。また、承認状況がリアルタイムで可視化されるため、承認の遅れにも素早く対応できます。

移動手配・宿泊手配を最適化できる

出張管理システムには、航空券・新幹線・宿泊などの手配機能が搭載されており、予約の重複や誤予約を防ぐ効果があります。従業員が個別に手配する方式では、二重予約や予約漏れが起きやすいため、トラブルにつながりがちです。

出張管理システム経由で手配すれば、予約情報が一元管理されるため、キャンセルや変更が必要になった際もスムーズに処理できます。また、企業の旅費規程に沿った手配が自動で行われるため、規程違反の予約を未然に防ぐことが可能です。

移動時間・業務時間を正確に記録できる

出張時の移動時間や業務時間の管理が曖昧だと、労働時間の申告漏れや過少申告が発生する恐れがあります。特に、複数日にわたる出張や海外出張では、時間管理が複雑になりやすいため注意が必要です。

出張管理システムと勤怠管理システムが連携している場合、出張スケジュールをもとに必要情報が自動で記録されるため、法令に沿った適切な勤怠管理が実現します。例えば、移動開始時刻と到着時刻を入力すると、その移動時間を自動計算し、労働時間として勤怠システムに反映する仕組みなどがあります。

旅費・経費の精算ミスを防止できる

領収書の紛失や金額の誤入力など、手作業によるミスは経費精算トラブルの大きな原因になります。手書きの申請書やエクセル入力に頼る運用では、記入漏れや計算違いが起きやすく、管理負担も増えがちです。

出張管理システムでは、旅費の上限や各種規程をシステム上で管理でき、金額の自動計算や領収書管理機能によって精算の正確性が向上します。例えば、宿泊費の上限を超える予約をしようとすると警告が表示されたり、日当が自動で計算されたりする仕組みがあります。

社内ルールとの整合性がとれる

出張管理システムでは、旅費規程や出張ルールをシステム内に設定できるため、企業の規程に沿った運用を徹底できます。規程を更新した際も、設定を変更するだけで全従業員に自動的に適用されるため、周知漏れの心配がありません。

また、部署や役職ごとに異なる旅費規程がある場合でも、システム内で条件分岐を設定することで、該当する規程を自動的に適用できます。その結果、従業員の規程理解の誤りや、管理者が規程を誤って適用するリスクが大幅に軽減されます。

まとめ

出張時の移動時間や移動中に発生する業務の扱いは、労働基準法の基本となる「使用者の指揮命令下にあるかどうか」で判断されます。単なる移動なのか、業務としての移動なのかを正しく見極め、適切に労働時間を管理することが企業に求められます。

そのためには、旅費規程や勤怠ルールを明文化し、従業員との認識を揃えることが不可欠です。特に、休日移動や移動中の業務対応については、判断基準を明確にしておくことで、労務トラブルを未然に防げます。

また、出張管理システムを活用することで、申請・承認・手配・精算・勤怠管理を一元化でき、情報の抜け漏れや誤入力を防止できます。システム化によって人的ミスが減るだけでなく、法令に沿った運用を安定的に継続できる点も大きなメリットです。

出張運用を適切に整えることは、労務リスクの回避だけでなく、生産性向上にも直結します。出張管理の見直しを検討している企業は、出張管理システムの導入を検討してみるとよいでしょう。

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