Excelで勤怠管理を行う方法！課題やできないことも整理

Excelを活用して勤怠管理を行う企業も多いです。Excelは自由度が高く、コストをかけずに運用できる手軽さがあります。しかし、入力ミスや集計の手間、複雑化する働き方への対応など、さまざまな課題に直面することも事実です。

この記事では、Excelで勤怠管理を行う具体的な方法を紹介します。また、よくある課題や勤怠管理システムへの移行を検討すべきタイミングなど、実践的な情報もお伝えします。

なぜ勤怠管理をExcelで行う企業が多いのか？

特に中小企業では、限られた予算と人員の中で業務を効率化する必要があり、手軽に始められるExcelが現実的な選択肢となっています。まずは、Excelが選ばれる主な理由を紹介します。

コストをかけたくない

すでにExcelを導入している企業であればそのまま活用できるため、追加コストは基本的に発生しません。特に創業間もない企業や、経費削減を進めている企業など、勤怠管理にかける予算を最小限に抑えたいと考える企業も多いです。

従業員数が少なく、システム導入の必要性を感じていない

従業員が10名以下の小規模企業では、複雑な勤怠管理機能は不要と感じることが多いです。1人ひとりの顔が見える環境であれば、Excelでの記録と目視での確認を組み合わせることで、実用的な勤怠管理が実現できます。

カスタマイズ性が高い

Excelの大きな強みは、自社の勤務形態や業務ルールに合わせて柔軟にカスタマイズできることです。独自の勤務パターンや特殊な計算ルールがある企業では、Excelの自由度が重宝されます。

例えば、営業職の直行直帰や、製造業の交代制勤務、小売業の変則的なシフトなど、業界特有の勤務形態に対応する場合、関数や条件分岐を駆使して、自社独自のルールを反映した計算式を組めます。また、表示項目や集計方法も自由に変更でき、経営陣が求める形式での報告書作成も容易に行えます。

Excelで勤怠管理を行う方法

Excelで勤怠管理を始める際は、まず基本的な設計から始めることが重要です。適切な項目設定と計算式の活用により、手作業でも管理できます。ここでは、実践的な手順と具体的な設定方法を解説します。

必要な入力項目を整理する

Excelで勤怠管理表を作成する前に、どのような項目が必要かを明確にしましょう。基本的な項目としては以下が挙げられます。

• 氏名
• 日付
• 出勤時刻
• 退勤時刻
• 休憩時間
• 勤務時間
• 遅刻・早退の有無
• 休日出勤の区分

上記の項目を表形式で整理し、1日1行で記録できるレイアウトを設計します。

項目の配置は、左から氏名、日付、出勤時刻、退勤時刻、休憩時間、実勤務時間、残業時間、備考の順で並べると見やすくなります。また、週末や祝日は背景色を変えて区別したり、遅刻や早退があった場合は文字色を変更したりすることで、視覚的にわかりやすい表にできます。

項目設定の際は、給与計算で必要になる情報も考慮し、後から追加修正する手間を減らすことが大切です。さらに、承認欄や修正履歴を記録する項目も設けておくと、後の管理が楽になります。

計算式で勤務時間を自動集計する

勤務時間の計算は、基本的に「退勤時刻－出勤時刻－休憩時間」の式で算出できます。Excelでは時刻の計算が可能なため、この計算式を各行に設定することで、手動計算の手間を省けます。ただし、日をまたぐ勤務や深夜勤務の場合は、条件分岐を使った計算式が必要になります。

IF関数を活用すれば、退勤時刻が出勤時刻より早い場合（日をまたぐ場合）の対応や、残業時間の自動計算も可能です。例えば、以下の式により、日をまたぐ勤務にも対応できます。

=IF(退勤時刻<出勤時刻,退勤時刻+1-出勤時刻-休憩時間,退勤時刻-出勤時刻-休憩時間)

また、NETWORKDAYS関数を使用すれば、祝日を除いた稼働日数の計算も自動化できます。TEXT関数で時刻表示を整えることで、見た目にもわかりやすい勤怠表を作成できます。

月別・社員別に集計できるフォーマットを整える

日々の勤怠記録とは別に、月単位での集計表を作成することで、給与計算との連携が容易になります。各社員の1か月の総勤務時間や残業時間、遅刻・早退回数などを自動集計できるフォーマットを整えましょう。SUMIF関数やCOUNTIF関数を活用すれば、条件に応じた集計が可能です。

集計表では、以下の項目を設けることが一般的です。

• 社員名
• 総勤務日数
• 総勤務時間
• 法定内労働時間
• 時間外労働時間
• 深夜労働時間
• 休日労働時間

これらの数値は給与計算に直結するため、正確性が求められます。また、部署別や拠点別の集計にも応用でき、管理職が部下の勤務状況を把握するのにも役立ちます。集計表は月が変わるたびに新しいシートを作成するか、月別に切り替えられる仕組みを作ることで、過去のデータとの比較も可能になります。

ミスを防ぐための工夫やチェック項目を設定する

データ入力ミスを防ぐために、出勤・退勤時刻の入力には時刻形式の設定を行い、無効な値が入力された場合はエラーメッセージが表示されるようにします。また、プルダウンリストを活用して、休暇区分や勤務パターンなどの選択項目を統一することも効果的です。

条件付き書式を使用すれば、異常値や入力漏れを色分けで可視化できます。例えば、12時間を超える勤務時間は赤字で表示する、出勤時刻が入力されているのに退勤時刻が空欄の場合は背景をピンクにする、といった設定が可能です。

さらに、月末にはチェック用の集計行を設け、総勤務時間が想定範囲内かどうかを確認できる仕組みを作ることで、大きなミスを事前に発見できます。入力規則機能を使って、時刻の入力範囲を制限することも、ミス防止に効果的です。

無料テンプレートを活用するのも1つの手段

1から勤怠管理表を作成するのは時間がかかるため、インターネット上で公開されている無料テンプレートを活用することも選択肢の1つです。多くのテンプレートには基本的な計算式や書式設定がすでに組み込まれており、自社の運用に合わせてカスタマイズするだけで使用開始できます。

例えば、Excelを提供しているMicrosoftでは、従業員の日別のシフトや、在宅勤務・オフィスなどの勤務状況を管理・把握できるテンプレートを提供しています。

在宅勤務対応出勤表｜楽しもうOffice

Excelでの勤怠管理でよくある課題

Excelを使った勤怠管理は手軽に始められる反面、運用を続けていくうちにさまざまな課題が浮き彫りになってきます。事前に課題を把握しておくことで対策を講じられるため、確認しておきましょう。

打刻や集計ミスが発生しやすい

手作業による入力が中心となるExcelでの勤怠管理では、打刻ミスや集計ミスが避けられません。特に時刻の入力では、「9

」を「900」と入力してしまったり、「AM/PM」の区別を間違えたりするケースが頻発します。

また、計算式のコピー&ペースト時にセル参照がずれてしまい、集計結果が正しく表示されないトラブルも珍しくありません。

月末の集計作業では、関数の参照範囲を間違えたり、条件設定を誤ったりすることで、給与計算に影響する重大なミスが発生することもあります。特に複数の担当者が同じファイルを扱う場合、誰かが計算式を誤って削除したり変更したりするリスクも高まります。

フォーマットが属人化して引き継ぎが困難

Excelの勤怠管理表は、作成者のスキルや考え方に大きく依存するため、属人化が進みやすいです。複雑な関数を組み合わせた高度な計算式や、独自のマクロを組み込んだファイルは、作成者以外には理解が困難になることが多々あります。担当者の退職や異動の際に、後任者がシステムの仕組みを理解できず、運用が停止してしまうケースも発生します。

特に問題となるのは、計算式の根拠や修正履歴が文書化されていない場合です。なぜその計算式を使っているのか、どのような前提条件で設計されているのかが不明だと、法改正や就業規則の変更に対応できません。

また、エラーが発生した際の原因特定や修正も困難になります。引き継ぎ資料の作成や定期的なメンテナンスを怠ると、勤怠管理業務全体が特定の個人に依存する状況が生まれ、組織としてのリスクが高まります。

テレワークや複雑なシフトへの対応が難しい

働き方の多様化に伴い、従来の定時出勤・退勤だけでは対応しきれない勤務パターンが増えています。テレワークやフレックスタイム、時差出勤、変形労働時間制など、複雑な勤務形態をExcelで管理するには限界があります。特に在宅勤務では、従来の「出社・退社」という概念が曖昧になり、実労働時間の把握が困難になります。

シフト制の職場では、早番・遅番・夜勤などの勤務パターンが混在し、それぞれ異なる計算ルールが必要になります。深夜割増や休日割増、時間外割増などの複雑な給与計算にも対応しなければならず、Excel上で正確に処理するには高度なスキルが要求されます。

また、リアルタイムでの勤務状況把握ができないため、長時間労働の防止や適切な休憩時間の確保といった労務管理面でも課題が生じます。複数の勤務パターンを1つのExcelファイルで管理しようとすると、表が複雑になりすぎて、かえって使いにくくなることも少なくありません。

Excelでの勤怠管理でできること・できないこと

Excelを使った勤怠管理の導入を検討する際は、機能の限界を正しく理解することが重要です。Excelは表計算ソフトとして優秀ですが、専用の勤怠管理システムと比較すると、対応できる範囲には明確な違いがあります。

Excelでの勤怠管理でできること

Excelでは基本的な勤怠記録と集計は十分に対応可能です。

• 出勤・退勤時刻の記録
• 勤務時間の計算
• 月次での勤務日数集計
• 残業時間の算出
• 有給休暇の取得状況管理
• 部署別・個人別の勤務実績一覧表の作成

Excelでの勤怠管理でできないこと

一方で、Excelでの勤怠管理には明確な限界があります。

• リアルタイム打刻
• 不正打刻の防止
• 労働基準法に基づく36協定の上限チェック
• 長時間労働に対するアラート
• 有給休暇の自動付与・管理
• 給与計算システムとの自動連携

特に、従業員がその場で出退勤時刻を記録し、即座に管理者が確認できる仕組みは、Excelだけでは実現困難です。また、不正打刻の防止機能も備えていないため、従業員の自己申告に依存することになります。

また、スマートフォンでの操作性も限定的で、外出先からの入力には不向きです。バックアップや履歴管理も手動で行う必要があり、データの紛失リスクも存在します。

Excelでの勤怠管理からの卒業を検討すべきタイミング

Excelでの勤怠管理を続けるか、専用の勤怠管理システムに移行するかの判断は、企業の成長段階や業務の複雑さによって決まります。適切なタイミングで移行を検討することで、業務効率の向上と管理品質の改善を実現できます。

従業員数が増えて入力・集計に手間がかかるようになった

従業員数の増加に伴い、勤怠管理にかかる工数は比例的に増加します。10名程度まではExcelや手作業でも対応できますが、20名を超えると集計作業だけで数時間を要するようになります。50名を超える規模になると、月末の集計作業が1日仕事となり、担当者の負担は相当なものになります。

特に問題となるのは、従業員が増えることで個々の勤務パターンも多様化することです。正社員やパート、アルバイト、契約社員など、雇用形態が複数存在すると、それぞれ異なる計算ルールが必要になります。また、人数が増えると入力ミスの絶対数も増加し、チェック作業にかける時間も膨大になります。

管理者が勤怠管理業務に追われて、本来の業務に支障をきたすようになったら、システム移行を検討すべきタイミングです。Excelによる管理に限界を感じる従業員数の目安は、一般的に30名前後とされています。

働き方が多様化してExcelでの対応が煩雑になった

時差出勤やフレックスタイム、テレワーク、時短勤務など、多様な勤務形態や複雑な勤務パターンをExcelで管理しようとすると、計算式が複雑になりすぎて、保守性が著しく低下します。

特にテレワークでは、従来の「出社・退社」という概念が通用せず、実労働時間の把握が困難になります。また、コアタイムのあるフレックス制度や、変形労働時間制を採用している場合、法定労働時間の計算が複雑になり、Excel上での処理には限界があります。

育児短時間勤務、介護休業、半日有給など、個人の事情に応じた柔軟な働き方への対応も、Excelでは煩雑になりがちです。これらの制度を正確に管理し、適切な給与計算を行うためには、勤怠管理システムの機能が不可欠になります。

人的ミスやトラブルが増えてきた

勤怠管理におけるミスは、給与の誤支給や労働時間の誤認識につながり、企業にとって大きなリスクとなります。入力ミスや計算ミス、集計ミスが頻発するようになったら、勤怠管理システムへの移行を真剣に検討すべきです。特に給与に関わるミスは、従業員の信頼を損なうだけでなく、労働基準監督署からの指導対象となる可能性もあります。

また、ファイルの破損やデータの消失といったトラブルも、Excelベースの管理では避けられないリスクです。バックアップを取っていても、最新データが失われれば復旧に相当な時間がかかります。さらに、複数の担当者が同じファイルを扱うことで、誰かが計算式を変更したり削除したりするリスクも高まります。

ミスの発見と修正にかかる時間的コストや、ミスによる従業員への影響を考慮すると、勤怠管理システム導入の費用対効果は十分に見込めます。月に1回以上の頻度で勤怠関連のミスが発生するようになったら、移行を検討する明確なサインです。

勤怠管理システムならExcelの課題を解決できる

専用の勤怠管理システムは、Excelで生じるさまざまな課題を根本的に解決できる機能を備えています。初期投資は必要ですが、業務効率の向上と管理品質の改善により、中長期的には大きなメリットを得られます。

自動集計・リアルタイム打刻で業務効率が大幅アップする

勤怠管理システムでは、手作業による入力や計算が不要になるため、人的ミスが激減し、管理者の業務負担も大幅に軽減されます。Webブラウザやスマートフォンアプリから簡単に打刻できるため、テレワークや外出先からでも正確な勤怠記録が可能です。

月末の集計作業も、ボタン1つで完了し、給与計算に必要なデータを瞬時に出力できます。残業時間の計算や、有給休暇の残日数管理、36協定の上限チェックなども自動で行われ、労務管理の精度が向上します。また、勤務状況をリアルタイムで把握できるため、長時間労働の予防や適切な休憩時間の確保も可能になります。

承認フローも電子化され、上司による承認作業も効率化されます。これらの機能により、勤怠管理にかかる時間を従来の10分の1程度まで短縮することも可能です。

テレワーク・複雑なシフトにも柔軟に対応できる

勤怠管理システムでは、フレックスタイム制や変形労働時間制、裁量労働制など、さまざまな勤務形態に対応した計算ルールを設定できます。テレワーク時の勤務開始・終了報告も、システム上で簡単に行えます。

シフト制の職場では、勤務パターンの登録・変更・調整がシステム上で完結し、複雑なシフト管理も効率化されます。交代制勤務での引き継ぎ情報の共有や、急な欠勤時の代替者手配なども、システムを通じて円滑に行えます。

また、個人の事情に応じた時短勤務や、育児・介護に関わる特別な勤務形態にも対応でき、従業員の多様なニーズに応えられます。勤務地や勤務部署が複数ある企業でも、統一されたルールで勤怠管理を行えるため、管理の一元化が実現できます。

誰でも使える画面設計で、属人化を解消できる

勤怠管理システムは、専門知識がなくても直感的に操作できるよう設計されています。従業員は簡単な打刻操作だけを覚えればよく、管理者もわかりやすい画面で勤怠状況を確認できます。複雑な関数や計算式を理解する必要がないため、担当者の交代時もスムーズに引き継ぎが行えます。

システムの設定変更や機能追加も、専用の管理画面から行えるため、Excelのような高度な技術スキルは不要です。法改正や就業規則の変更にも、システムアップデートで対応でき、計算式の修正作業は不要になります。

また、操作マニュアルやヘルプ機能も充実しており、新入社員でもすぐに使いこなせます。万が一の障害時も、サポートセンターが対応するため、社内で解決する必要がありません。勤怠管理システムの導入は、勤怠管理業務の属人化を完全に解消し、組織として安定した運用が可能になります。

Excelに限界を感じたら勤怠管理システムの導入を検討しよう

Excelでの勤怠管理は、コストを抑えて手軽に始められる特徴があります。特に小規模企業や勤務形態がシンプルな組織では、十分に実用的な管理手法となります。しかし、企業の成長や働き方の多様化に伴い、Excelでは対応しきれない課題が必ず生じてきます。

入力ミスの頻発や、集計作業の負担増大、複雑な勤務形態への対応困難などの課題を感じ始めたら、勤怠管理システムへの移行を検討するタイミングです。システム導入には初期投資が必要ですが、業務効率の向上やミスの削減、管理品質の改善により、中長期的には大きなメリットを得られます。

勤怠管理は従業員の働き方と直結する重要な業務です。適切なタイミングでシステム化を図ることで、従業員の満足度向上と企業の生産性向上を同時に実現できるでしょう。現在Excelで勤怠管理を行っている企業は、定期的に運用状況を見直し、最適な管理手法を選択することが重要です。

自社に最適な勤怠管理システムを見つけるには？

勤怠管理システムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

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