Excelで名刺を管理する方法｜テンプレートや注意点・リスクも紹介

名刺の整理や管理を効率化したいと考えた際に、まず思い浮かぶのがExcelやGoogleスプレッドシートでの管理方法です。新たなコストをかけることなく、手持ちのソフトで今すぐ始められるため、多くの企業担当者が検討される選択肢といえます。

この記事では、Excelを使った名刺管理の具体的な方法を紹介します。また、メリット・デメリットを整理し、より効率的な管理方法も詳しく解説します。名刺管理の課題を抱えている方や、チーム内での情報共有を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

名刺管理をExcelで行う方法

Excelで名刺管理を始める際は、適切な項目設定と管理しやすい構造を作ることで、後々の運用がスムーズになります。そのため、最低限以下の項目を含めておくようにしましょう。

【必須項目】

• 会社名
• 部署・役職
• 氏名（姓・名は分けて管理すると検索しやすい）
• 電話番号
• メールアドレス
• 住所

【追加検討項目】

• 初回面談日
• 最終接触日
• 業界・業種
• 担当者メモ
• 重要度ランク

また、将来的な拡張性も考慮しておきましょう。例えば、営業部門であれば商談進捗や売上見込み、マーケティング部門であればイベント参加履歴など、部署の特性に応じた項目を追加できる余白を残しておくと便利です。

加えて、データの統一性を保つため、会社名の表記ルールや業界分類の基準などを事前に決めておくことで、後々の検索や分析が効率化されます。

Excelでの名刺管理に便利なテンプレート

Excelでの名刺管理に便利なテンプレートも多く展開されています。テンプレートを活用すると、関数やマクロの知識がない場合でも、手軽に名刺管理を行えます。

テンプレート①

Excelを提供しているMicrosoftは、企業内の顧客情報を簡単に管理できるテンプレートを展開しています。表の色変更が可能で、フィルタ機能を使って欲しい情報を検索できる仕様です。

テンプレートページ

テンプレート②

会社名や部署名、役職名、氏名、電話番号、住所など、主要な情報を整理できるテンプレートです。シンプルなデザインで、入力項目がわかりやすいため、Excelに慣れていない人でも使いやすいでしょう。

テンプレートページ

テンプレート③

Excelを使った名刺管理表のたたき台として活用できるテンプレートです。自社仕様にカスタマイズすると、より使いやすい名刺管理表になります。

テンプレートページ

Excelで名刺管理を行うメリット

近年、多くの企業でExcelを活用した名刺管理が注目されています。その背景には、コスト面での負担軽減や導入の手軽さ、既存システムとの親和性など、複数の要因があります。ここでは、Excelを使った名刺管理のメリットを紹介します。

無料で手軽に始められる

ExcelやGoogleスプレッドシートは、多くの企業ですでに導入されているため、新たなライセンス費用や導入コストが発生しません。思い立ったその日から名刺管理を開始でき、試行錯誤しながら自社に最適な管理方法を見つけていけます。

特にGoogleスプレッドシートは無料で利用できるため、個人事業主や小規模な組織でも、コストを気にすることなく名刺管理を始められます。

項目を自由に設定できる

Excelの大きな強みは、自社の業務に合わせて項目を自由に設計・変更できることです。営業部門では商談進捗や売上見込みを、マーケティング部門ではイベント参加履歴や施策反応を、といったように、部署ごとの特性に応じたカスタマイズができます。

条件付き書式を設定すれば、重要な顧客を色分けしたり、最終接触日から一定期間が経過した相手をハイライト表示したりと、視覚的にわかりやすい管理も実現できます。

社内で簡単に共有・編集できる

Excelファイルは、メール添付やクラウドストレージを通じて、社内の関係者と簡単に共有できます。権限設定により、閲覧のみや編集可能など、メンバーの役割に応じたアクセス制御も可能です。

既存の社内システムとの親和性も高く、他のExcelファイルとのデータ連携や、PowerPointでのプレゼンテーション資料作成時のデータ参照なども、スムーズに行えます。

Excelで名刺管理を行う注意点・リスク

株式会社ハンモックが実施した「名刺管理における課題調査」によると、Excelでの名刺管理には以下のような課題が挙げられています。

• 複数人で利用しづらい
• 最新版がどこにあるかわからない
• データの抽出・分析がしにくい
• 入力方法が統一されていない
• 他ツールと連携ができない

また、業務が拡大するにつれて顕在化する課題やリスクも存在します。ここでは、Excelでの名刺管理における注意点やリスクを紹介します。

件数が増えると管理が煩雑になる

名刺の登録件数が数百件、数千件と増加するにつれて、Excelでの管理は困難になります。検索に時間がかかったり、データの重複が発生したり、ファイルサイズが大きくなって動作が重くなったりと、さまざまな問題が生じます。

また、複数のメンバーが同時にファイルを編集することで、データの整合性が保てなくなったり、重要な情報が誤って削除されたりするリスクも高まります。

属人化によって引き継ぎが難しい

Excelファイルは、作成者の考え方や業務の進め方が強く反映されるため、他の担当者には管理ルールや項目設定の意図が伝わりにくいことがあります。担当者の退職や異動の際に、適切な引き継ぎができず、せっかく蓄積した名刺情報が活用されなくなってしまうケースも少なくありません。

特に、独自の略語や分類方法を使っている場合、後任者がその意味を理解するのに時間がかかり、業務の継続性に支障をきたす可能性があります。

セキュリティと情報漏洩のリスクがある

Excelファイルには、パスワード設定やアクセス制限の機能が限定的であるため、名刺情報の適切な保護が困難です。メール誤送信や外部デバイスへの不適切な保存により、重要な顧客情報が外部に流出するリスクが常に存在します。

また、バックアップ体制が整っていない場合は、ファイルの破損やデータ消失により、長期間にわたって蓄積した名刺情報を失う可能性もあります。

多くの企業で名刺管理ソフトの活用が進んでいる

Excelでの名刺管理における課題を解決する手段として、近年では名刺管理ソフトの導入が多くの企業で進んでいます。名刺管理ソフトには、名刺管理の効率化だけでなく、営業活動の支援や情報セキュリティの強化といった、より高度な機能が備わっています。

ここでは、名刺管理ソフトの活用が進んでいる理由と、導入メリットを紹介します。

管理効率が向上する

名刺管理ソフトでは、OCR（光学文字認識）技術により、名刺をスキャンするだけで自動的にデータ化されます。手作業での入力作業が大幅に削減され、入力ミスも防げます。

また、高度な検索機能により、会社名の一部や業界、地域などの条件で瞬時に該当する名刺を見つけられます。加えて、重複データの自動検出・統合機能により、同一人物の名刺が複数登録されることを防ぎ、データベースの品質を維持できます。

セキュリティ・共有性が強化される

クラウド型の名刺管理ソフトでは、ユーザーごとの権限設定やアクセスログの記録により、情報セキュリティを大幅に強化できます。データの暗号化や定期的なバックアップにより、情報漏洩やデータ消失のリスクを最小限に抑えられます。

また、社内外でのリアルタイム共有により、営業チーム全体での顧客情報の把握や、部門を超えた連携も円滑に行えるようになります。

営業活動の活性化につながる

多くの名刺管理ソフトは、CRM（顧客関係管理）システムとの連携機能を持っています。名刺情報を起点として、商談履歴や案件進捗、売上実績などを一元管理することで、より戦略的な営業活動が可能になります。

さらに、名刺交換後のフォローアップアラートや、定期的な接触提案など、営業機会の取りこぼしを防ぐ機能も充実しています。

Excelと名刺管理ソフトの比較

Excelと名刺管理ソフトを比較してみましょう。

【Excelでの管理が適している場面】

• 名刺の件数が100件以下
• 試験的に名刺管理を始めたい
• まずは無料で始めたい

【名刺管理ソフトが必要になる場面】

• 名刺の件数が数百件を超える
• 複数部門での情報共有や営業連携を図りたい
• 名刺情報を営業戦略や顧客分析に活用したい

Excelは名刺管理の導入としては優秀ですが、本格的な活用を目指すなら名刺管理ソフトの活用が必要といえます。

多くの名刺管理ソフトでは無料トライアル期間が設けられているため、まずは実際に使ってみて、自社の業務にどの程度のメリットがあるかを確認してから本格導入を検討するのがおすすめです。

人気・おすすめの名刺管理ソフト

効率的に名刺を管理するためには、名刺管理ソフトの活用が最適です。ここでは、Excelでは対応しきれない課題を解決できる、代表的な名刺管理ソフトを紹介します。

Sansan

Sansanは、多くの大手企業での導入実績がある名刺管理ソフトです。100万件を超える企業データベースが連携されており、取引先企業の詳細情報や業界動向まで把握できます。

また、名刺情報を取り込む際に、反社会的勢力データベースとの自動照合が行われるため、コンプライアンス面でも安心です。データ化の精度は業界トップクラスで、手作業での修正がほとんど不要なレベルに達しています。

Eight Team

Eight Teamは、スマートフォンで名刺を撮影するだけの手軽さが特徴で、ITに詳しくない従業員でも簡単に使い始められる名刺管理ソフトです。基本プランで10名まで利用でき、名刺のデータ化は無制限、初期費用も不要という、中小企業にとって非常に導入しやすい料金体系です。

個人利用で人気の高い名刺アプリ「Eightの法人版として、個人と法人の名刺管理をシームレスに連携できる点も大きなメリットです。

ホットプロファイル

ホットプロファイルは、名刺管理から案件管理まで一気通貫で提供する名刺管理ソフトです。SFA（営業支援システム）との連携や名刺情報のスコアリング機能など、営業支援に特化した豊富な機能を持っています。

名刺を取り込んだ後、自動的に顧客データベース化され、社内での人脈関係を可視化できます。誰がどの取引先とつながりを持っているかが一目でわかるため、営業機会の拡大や引き継ぎの際の情報共有がスムーズになります。

名刺情報に基づく反社会勢力チェック機能も搭載されており、リスク管理の観点からも安心して利用できます。

まとめ

Excelでの名刺管理は、コストをかけずに今すぐ始められる手軽さと、自由度の高いカスタマイズ性が大きなメリットです。名刺管理の第一歩として、まずはExcelで基本的な整理を始めてみることをおすすめします。

一方で、名刺の件数が増加し、チーム内での共有や営業活動への活用を本格化させたい段階になると、Excelでの管理は限界を迎えます。セキュリティ面でのリスクや管理効率の低下を考慮すると、名刺管理ソフトの導入が必要になります。

多くの名刺管理ソフトでは、無料トライアルとして機能や使いやすさなどを体験できるため、まずは実際に触れてみて、自社の業務にどの程度のメリットがあるかを確認してみましょう。適切なツールを選択することで、蓄積された名刺情報を情報資産として活用できるようになります。

自社に最適な名刺管理ソフトを見つけるには？

名刺管理ソフトは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

自社に最適な名刺管理ソフトを見つける際には「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。

自社に最適な名刺管理ソフトを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。