【勤怠管理の方法】効率的な管理手法と導入のポイントを紹介

企業運営において、勤怠管理は労働基準法の遵守と適切な給与計算のために欠かせない業務です。しかし、手作業での管理には多くの時間と労力がかかり、打刻漏れや計算ミスなどのトラブルも発生しがちです。また、36協定の管理や残業時間の把握など、法的リスクを回避するためには正確で効率的な管理方法が求められます。

この記事では、勤怠管理の方法や、自社に最適な方法を選ぶためのポイントを解説します。効率化と法令遵守を両立できる勤怠管理方法を見つけていきましょう。

企業で導入されている主な勤怠管理の方法

企業では、主にタイムカード・Excel・勤怠管理システムの3つの方法で勤怠管理が行われています。それぞれに特徴やメリット・デメリットがあり、企業規模や業務内容、予算に応じて最適な方法を選択することが重要です。

タイムカード

タイムカードは、従業員が出退勤時に専用の機械でカードを打刻し、後日手作業で集計する管理方法です。紙のタイムカードに印字された時刻をもとに、管理者が手作業で労働時間を計算します。

導入コストが低く、機械操作に不慣れな従業員でも簡単に使えることから、小規模な店舗や事業所で広く利用されています。打刻は物理的なカードを使用するため、従業員の所在確認も同時に行える点が特徴です。

Excel

Excelを活用した勤怠管理では、専用のテンプレートや関数を使って労働時間の集計を行います。Excelシートに従業員の勤怠記録を入力し、計算式によって自動的に労働時間や残業時間を算出する仕組みです。

既存のMicrosoft Officeソフトを活用できるため、新たなシステム導入が不要で、企業の運用ルールに合わせてカスタマイズも容易です。中小企業で特によく見られる管理方法となっています。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、クラウド型やオンプレミス型のソフトウェアを使って勤怠管理を自動化する方法です。従業員はPCやスマートフォン、ICカードなどで打刻を行い、システムが自動的に労働時間を集計します。リアルタイムでの勤怠状況把握や36協定の管理、給与計算システムとの連携など、高度な機能を持つのが特徴です。

初期費用はかかりますが、業務効率化と法令遵守の両立が可能で、50名以上の企業や複数拠点を持つ企業で導入が進んでいます。

タイムカードでの勤怠管理の特徴

タイムカードによる勤怠管理は、多くの企業で長年にわたって採用されてきた実績のある方法です。物理的なカードと打刻機を使用する仕組みは、従業員にとって理解しやすく、導入時の教育コストも最小限に抑えられます。

運用フロー

タイムカードでの勤怠管理は、従業員が出社時と退社時にタイムカードを打刻機に挿入して時刻を記録することから始まります。月末になると、管理者がすべてのタイムカードを回収し、印字された出退勤時刻をもとに手作業で労働時間を集計します。

集計作業では、遅刻や早退の時間調整、休憩時間の差し引き、残業時間の計算などを行い、最終的に給与計算担当者に勤怠データを引き渡します。打刻漏れがあった場合は、従業員に確認を取りながら手動で補正作業を行う必要があります。

メリット

タイムカードの最大のメリットは、初期導入コストの安さです。打刻機とタイムカードさえあれば運用を開始でき、システム開発費や月額利用料などの継続的な費用は発生しません。

操作方法も非常にシンプルで、カードを機械に挿入するだけのため、年齢やITスキルに関係なく誰でも使用できます。機械の故障リスクも低く、停電時でも手動での記録が可能なため、確実性の高い勤怠記録が残せます。

また、物理的なカードの存在により、従業員の出社確認も同時に行えます。小規模な事業所では、システム導入の複雑さを避けながら、必要最低限の勤怠管理を実現できる実用的な方法といえます。

デメリット

タイムカードは、手集計による時間と労力の負担が大きなデメリットです。従業員数が増えるほど集計作業は複雑になり、月末の管理者の負担は相当なものになります。手作業による計算ミスのリスクも常に存在し、給与計算に影響を与える可能性があります。

打刻漏れが発生した場合の補正作業は特に煩雑で、従業員への確認と手動での修正に多くの時間を要します。また、代理打刻などの不正行為を完全に防ぐことは困難で、勤怠管理の正確性に疑問が生じる場合もあります。

労働基準法で求められる36協定の管理や残業時間の把握も、リアルタイムでの監視ができないため、法令違反のリスクを抱えることになります。データの保管も物理的なカードに依存するため、紛失や破損のリスクも考慮する必要があります。

向いている企業

タイムカードでの勤怠管理は、従業員数が10名以下の小規模な店舗や事業所に最も適しています。特に、飲食店や小売店、町工場など、従業員のITリテラシーにばらつきがある職場では、シンプルな操作性が大きなメリットとなります。

また、初期投資を最小限に抑えたいスタートアップ企業や、季節労働者を多く雇用する事業所でも有効な選択肢です。ただし、将来的な事業拡大を見据えている場合は、早めに他の管理方法への移行を検討することが重要です。

勤怠管理にかける時間コストよりも、システム導入のコストの方が負担に感じる企業にとって、タイムカードは現実的な解決策となります。

Excelでの勤怠管理の特徴

Excelを使った勤怠管理は、既存のMicrosoft Officeソフトを活用できる利便性と、企業独自のルールに合わせたカスタマイズ性の高さが特徴です。多くの企業で導入されているソフトウェアを活用するため、新たなシステム導入の敷居が低く、中小企業で広く採用されています。

運用フロー

Excelでの勤怠管理では、従業員がタイムカードや出勤簿に記録した出退勤時刻を、担当者がExcelシートに転記することから始まります。労働時間の計算式や残業時間の算出ロジックを組み込んだテンプレートを作成し、時刻データの入力と同時に自動計算が行われるようにします。

月末には、すべての従業員のデータを集約し、部署別や個人別の勤怠サマリーを作成します。有給休暇の取得状況や遅刻・早退の回数なども同時に管理でき、人事評価の資料としても活用されます。

最終的に集計されたデータは、給与計算ソフトに取り込んだり、手動で給与計算に反映したりして給与支給につなげます。

メリット

Excelでの勤怠管理の大きなメリットは、カスタマイズ性の高さです。企業独自の勤務形態や就業規則に合わせて、計算式や表示形式を自由に調整できるため、複雑な勤怠ルールにも対応可能です。関数やマクロを活用すれば、労働時間の自動計算や36協定の管理機能も実装でき、手作業の負担を大幅に軽減できます。

既存のOfficeライセンスを活用できるため、追加のシステム投資が不要で、初期費用を抑えながら効率化を図れます。データの加工や分析も容易で、勤怠傾向の把握や労務管理の改善に活用できる点も魅力です。また、Excelに慣れた担当者であれば、システムの改修や機能追加も社内で対応できるため、外部への依存度を抑えられます。

デメリット

Excelでの勤怠管理は、属人化しやすく、作成者以外が運用や修正を行うことが困難になりがちです。複雑な計算式やマクロが組み込まれている場合、担当者の異動や退職時に運用が停止するリスクがあります。

入力ミスや計算式の間違いによるデータエラーも発生しやすく、気づかないまま給与計算に反映されてしまう危険性があります。ファイルの共有や同時編集にも制限があり、複数の担当者で作業を分担することが難しい場合があります。

また、バックアップやセキュリティの管理も各企業に委ねられるため、データ消失や情報漏洩のリスクを適切に管理する必要があります。加えて、従業員数が増加すると処理速度が低下し、ファイルサイズの肥大化による動作不安定も懸念されます。法改正に伴う計算ロジックの変更も、専門知識を持つ担当者でなければ対応が困難です。

向いている企業

Excelでの勤怠管理は、従業員数が10〜50名程度の中小企業に最も適しています。特に独自の勤務形態や給与体系を持つ企業では、カスタマイズ性の高さが大きなメリットとなります。ITリテラシーがある程度高く、Excelの操作に慣れた担当者がいる企業では、コストを抑えながら効率的な勤怠管理を実現できるでしょう。

ただし、将来的な事業拡大や担当者の変更に備えて、マニュアルの整備や運用ルールの明文化を行っておくことが重要です。短期間でのシステム導入が困難な場合の一時的な解決策としても有効で、本格的なシステム導入までのつなぎとして活用する企業も多く見られます。

勤怠管理システムでの勤怠管理の特徴

勤怠管理システムは、勤怠業務を大幅に自動化し、効率性と正確性を両立できる管理手法です。クラウド型システムの普及により、中小企業でも導入しやすくなり、多くの企業で採用が進んでいます。

運用フロー

勤怠管理システムでの運用は、従業員がPCやスマートフォン、ICカード、生体認証などの多様な方法で打刻を行うことから始まります。打刻データはリアルタイムでシステムに送信され、事前に設定された就業規則に基づいて自動的に労働時間が計算されます。

管理者は日次で勤怠状況を確認でき、遅刻や欠勤、残業時間の超過などがあれば即座にアラートが通知されます。月末の集計作業は完全に自動化されており、ボタン1つで全従業員の勤怠データが生成されます。

36協定の管理機能により、法定労働時間の超過リスクも事前に把握できます。最終的なデータは給与計算システムと連携し、シームレスに給与計算プロセスに引き継がれます。

メリット

勤怠管理システムの最大のメリットは、打刻から集計までの完全自動化による業務効率化です。手作業による集計作業が不要になることで、管理者の月末業務負担が大幅に軽減されます。リアルタイムでの勤怠状況把握により、労働時間の管理が格段に向上し、36協定違反や過重労働のリスクを事前に防げます。

打刻データの正確性も高く、代理打刻などの不正行為を防止する機能も充実しています。複数拠点の勤怠データを一元管理でき、本社での集約作業も効率化されます。また、労働基準法の改正や36協定の変更にも迅速に対応でき、法令遵守の観点でも安心です。

加えて、勤怠データの蓄積により、労働生産性の分析や働き方改革の推進にも活用できます。モバイル対応により、テレワークや外勤者の勤怠管理も正確に行えるため、多様な働き方に対応可能です。

デメリット

勤怠管理システムの主なデメリットは、初期費用と継続的な月額費用の発生です。システムの機能や従業員数に応じて費用は変動しますが、タイムカードやExcelと比較すると相応の投資が必要になります。

システム導入時には、既存の勤怠ルールの見直しや従業員への操作教育も必要で、一定期間の習熟期間を要します。インターネット環境への依存度が高く、通信障害時には打刻ができなくなるリスクがあります。

向いている企業

勤怠管理システムは、従業員数が50名以上の企業や複数拠点を持つ企業に特に適しています。労務管理の強化や法令遵守を重視する企業、業務効率化による生産性向上を目指す企業では、投資対効果が明確に現れます。

テレワークやフレックスタイム制度など、多様な働き方にも対応できます。また、月末の勤怠集計に多くの時間を割いている企業や、勤怠関連のトラブルが頻発している企業では、システム導入による課題解決効果が期待できます。

加えて、今後の事業拡大を見据えており、スケーラブルな勤怠管理体制を構築したい企業にとっても最適な選択肢です。IPOを目指す企業では、内部統制の強化やコンプライアンス体制の整備の観点からも導入メリットが大きくなります。

自社に最適な勤怠管理方法の選び方

勤怠管理方法は、企業の現状と将来展望を総合的に考慮して決定する必要があります。表面的なコスト比較だけでなく、現場の実情や法的要件、長期的な運用効果を踏まえた検討が重要です。

現場運用との相性

勤怠管理方法を選択する際には、まず現場の打刻環境を詳しく把握することが重要です。オフィスへの出社が中心の企業では、PCやスマートフォンでの打刻が適していますが、工場や店舗では専用端末やICカードの方が実用的な場合があります。

従業員のITリテラシーレベルも大きな要因で、デジタル機器に不慣れな従業員が多い職場では、複雑なシステムよりもシンプルな方法が望ましいでしょう。勤務形態の複雑さも考慮が必要で、シフト制や変形労働時間制を採用している企業では、柔軟なルール設定ができるシステムが求められます。

また、外勤者やテレワーカーが多い企業では、場所を選ばずに打刻できるモバイル対応の重要性が高まります。既存の業務フローとの親和性も重要で、現在の運用方法から大きく変更することで生じる混乱やコストも事前に評価する必要があります。

法令遵守とリスク管理

労働基準法の遵守は、すべての企業にとって必須の要件です。特に36協定の管理は重要で、時間外労働の上限規制を超過しないよう、リアルタイムでの監視機能が求められます。労働時間の適正な把握は使用者の義務であり、不正確な記録は労基署調査時に大きな問題となる可能性があります。

長時間労働による健康リスクの防止も重要な課題で、過重労働の早期発見と対策が必要です。有給休暇の取得促進も法的要件となっており、取得状況の管理機能も重要な選択基準になります。勤怠データの改ざん防止や証拠能力の確保も考慮すべき点で、システムによる自動記録は信頼性の観点で優位性があります。

また、個人情報保護法への対応として、勤怠データの適切な管理とセキュリティ対策は欠かせません。これらの法的要件を満たすためには、手動管理では限界があり、システム化によるサポートが有効です。

コストと導入効果

勤怠管理方法の選択では、初期費用だけでなく、計算ミスの防止や打刻漏れの削減、残業時間の適正管理など、間接的な効果も含めて評価することが重要です。また、将来の従業員数増加や事業拡大を見据えた場合、スケーラビリティの観点も考慮しましょう。

投資判断では、3年から5年の中長期的な視点でコスト効果を検討することが推奨されます。

勤怠管理を効率化するなら勤怠管理システムの導入がおすすめ

企業の成長と労務管理の強化を両立するためには、勤怠管理システムの導入が最も効果的な解決策といえます。初期投資は必要ですが、長期的な視点で見た場合の費用対効果と業務改善効果は非常に高く、多くの企業で導入効果が実証されています。

勤怠管理システムの導入効果

勤怠管理システムを導入することで、従来の手作業による集計作業は完全に自動化され、月末の管理業務負担が大幅に軽減されます。例えば、タイムカードでの手集計に月20時間かかっていた作業が、システムでは1時間程度で完了するという事例も珍しくありません。この時間短縮により、管理者はより戦略的な業務に集中でき、組織全体の生産性向上につながります。

法令遵守の観点では、36協定の自動監視機能により、法定労働時間の超過を事前に防止でき、労基署調査への対応も安心です。データの正確性も格段に向上し、計算ミスによる給与の過不足や従業員からの問い合わせも大幅に減少します。

リアルタイムでの勤怠状況把握により、人員配置の最適化や働き方改革の推進も効果的に行えるようになったり、蓄積されたデータを活用し、労働生産性の分析や業務改善の具体的な施策立案も可能になったりします。

勤怠管理システムで勤怠管理を改善した企業事例

A社（従業員80名の製造業）では、Excelでの勤怠管理から勤怠管理システムに移行したことで、月末の集計作業時間が15時間から2時間に短縮されました。また、打刻漏れが月平均20件から2件に減少し、従業員への確認作業も大幅に軽減されました。36協定の管理機能により、残業時間の超過リスクを事前に把握できるようになり、適切な人員配置による働き方改革も実現しています。

B社（従業員120名のサービス業）では、複数店舗のタイムカード管理を一元化したことで、各店舗から本社への勤怠データ送付作業が不要になりました。リアルタイムでの勤怠状況把握により、急な欠勤時の代替要員手配も迅速に行えるようになり、顧客サービスの向上にもつながっています。システム導入から1年で、勤怠関連の業務時間を月40時間削減し、その分を売上向上施策に充てられています。

C社（従業員50名のIT企業）では、テレワーク導入に合わせて勤怠管理システムを導入し、場所を問わない柔軟な働き方を実現しました。従来は出社前提の勤怠管理でテレワーク時の労働時間把握が困難でしたが、システム導入により正確な勤怠管理が可能になり、労働基準法に準拠したテレワーク体制を構築できています。

最適な勤怠管理方法で業務効率化と法令遵守を実現しよう

勤怠管理の方法には、タイムカード・Excel・勤怠管理システムという3つの主要な選択肢があり、それぞれに特徴とメリット・デメリットがあります。自社に最適な勤怠管理方法を選択するためには、現場の実情や法令遵守の必要性、コストと効果のバランスを総合的に検討することが重要です。

特に、労働基準法の遵守や36協定の管理は、すべての企業にとって必須の要件であり、手作業での管理では限界があるのが現実です。勤怠管理システムは、法的要件を満たしながら、業務効率化と従業員満足度の向上を同時に実現できるため、導入が推奨されています。

また、将来の事業拡大や働き方の多様化も見据えて、長期的な視点での投資判断を行いましょう。

自社に最適な勤怠管理システムを見つけるには？

勤怠管理システムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

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