2025.10.17

勤怠管理の効率化で業務負担を大幅軽減！具体的な改善方法を紹介

「毎月の勤怠集計作業に何時間もかかってしまう」「打刻漏れの確認や修正で残業が増えてしまう」「テレワークやシフト制の管理が複雑で手が回らない」といった課題を抱えている企業は少なくありません。

人事・総務担当者にとって勤怠管理は欠かせない業務ですが、非効率な方法を続けていると貴重な時間と労力を奪われ、本来注力すべき戦略的な業務に手が回らなくなってしまいます。しかし、適切な方法で効率化を進めれば、これらの課題は大幅に改善できます。

本記事では、勤怠管理が非効率になる原因を詳しく分析し、効率化を実現するための具体的な手法を紹介します。さらに、勤怠管理システムを活用した効率化の進め方を段階的に解説するので、自社に適した改善策を探っていきましょう。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの勤怠管理システムをチェック

選定エンジンを試す

勤怠管理が非効率になる原因

勤怠管理業務が思うように進まず、担当者の負担が大きくなってしまう背景には、さまざまな要因が絡み合っています。根本的な改善を図るためには、まず何が業務効率を阻害しているのかを正確に把握することが重要です。ここでは、多くの企業で見られる非効率の原因を具体的に解説します。

打刻漏れや申請ミスが頻発する

従業員が出勤時刻や退勤時刻の打刻を忘れてしまうケースは、どの企業でも日常的に発生しています。特に営業職や現場作業員など、オフィス外で働く機会が多い従業員ほど打刻漏れが起こりやすい傾向があります。また、有給休暇申請や残業申請の際に、申請日や時間を間違えて記入してしまうミスも頻繁に見られます。

打刻漏れや申請ミスが発生すると、担当者は該当者に確認を取り、正しい情報を聞き取って修正する作業が必要になります。従業員数が多い企業では、月末にまとめて数十件、数百件の修正作業を行わなければならず、本来であれば数時間で終わるはずの集計作業が丸1日かかってしまうケースも珍しくありません。

さらに、修正漏れがあると給与計算に影響し、従業員からの問い合わせや再計算といった追加作業が発生する悪循環に陥ります。

手作業での集計・計算が多い

紙の出勤簿やタイムカードを使用している企業では、月末になると勤怠情報をExcelシートに手入力して集計する作業が必要になります。1人ひとりの勤務時間を計算し、残業時間や休日出勤時間を算出し、さらに有給休暇の消化日数を確認するといった作業を手作業で行うと、膨大な時間がかかってしまいます。

また、計算ミスが発生するリスクも高く、間違いに気づかずに給与計算に進んでしまうと、後から大きな問題に発展する可能性があります。特に複雑な勤務体系を採用している企業では、シフト手当や深夜手当、休日手当などの計算が複雑になり、ミスが起こりやすくなります。

手作業による集計は時間がかかるだけでなく、正確性の面でも課題が多いのが現実です。

承認フローが煩雑

多くの企業では、有給休暇申請や残業申請に対して複数段階の承認プロセスを設けています。上司や部門長、人事担当者といった複数の承認者が順番にチェックを行うため、1つの申請が最終承認まで到達するのに数日から1週間程度かかることも珍しくありません。

承認者が不在の場合や、申請内容に不備があって差し戻しが発生した場合は、さらに時間がかかります。急な残業が必要になった際に申請が間に合わず、後から申請書を提出するといったケースも多く、承認フローの煩雑さが現場の業務スピードを著しく低下させています。

また、承認者にとっても、日々大量の申請書をチェックする作業は大きな負担となり、本来の業務に集中できない要因となっています。

運用ルールが統一されていない

企業が成長する過程で拠点や部署が増えると、それぞれの現場で独自の勤怠管理ルールが生まれがちです。本社では打刻機を使用しているが支社では紙の出勤簿を使用している、営業部では直行直帰の申請が必要だが製造部では不要といったように、部署や拠点ごとに異なる運用が行われていると、全社的な集計作業が非常に複雑になります。

担当者は、各部署から上がってくる勤怠データの形式や内容がバラバラなため、それらを統一した形式に変換する作業が必要になります。また、ルールの違いによって生じる疑問点や確認事項も多くなり、各部署との調整に多くの時間を費やすことになります。

運用ルールの統一は、効率化を進める上で避けて通れない重要な課題の1つです。

多様な勤務形態への対応が複雑化している

近年では、多くの企業でテレワークやフレックスタイム制、シフト勤務などの多様な働き方が導入されています。テレワーク中の労働時間管理や、フレックスタイム制におけるコアタイムの管理、シフト勤務での夜勤手当の計算など、それぞれ異なる管理方法が必要になります。

管理者は、従業員1人ひとりの勤務形態を把握し、それぞれに適した方法で勤怠管理を行わなければならず、業務の複雑さが格段に増しています。また、勤務形態が混在している部署では、公平性を保ちながら適切な管理を行うことがより困難になっています。

法令対応への対応が煩雑

労働基準法をはじめとする労働関連法令は定期的に改正され、企業には新しい要件への対応が求められます。36協定の上限時間管理や、年次有給休暇の確実な取得、勤務間インターバル制度への対応など、法令遵守のために管理すべき項目は年々増加しています。

さまざまな要件を手作業でチェックし続けるには限界があり、見落としが発生するリスクも高くなります。特に従業員数の多い企業では、全従業員の労働時間を個別にチェックし、法令違反の可能性がないかを確認する作業は膨大な工数を必要とします。

法令違反が発生した場合の企業へのリスクは大きく、確実な対応が求められますが、現状の管理体制では限界があるのが実情です。

管理システムが分散している

多くの企業では、勤怠管理や給与計算、人事管理などがそれぞれ別のシステムで管理されています。勤怠データを給与計算システムに手作業で転記したり、人事異動の情報を複数のシステムに個別に登録したりといった二重入力作業が発生し、担当者の負担を大きく増加させています。

また、システム間でデータ形式が異なる場合は、変換作業も必要になります。これらの作業は単純な繰り返し作業でありながら、間違いが許されない重要な業務でもあるため、担当者にとって大きなストレスとなります。システムの分散は、業務効率を下げるだけでなく、データの不整合やミスを招く原因にもなっています。

リアルタイムで勤怠状況を把握できない

紙ベースやExcelを使った勤怠管理では、従業員の勤務状況をリアルタイムで把握することができません。管理者が部下の残業時間や有給取得状況を確認したい場合でも、月末の集計を待たなければ正確な数字がわからない状況が続いています。

そのため、残業時間が法定上限に近づいている従業員への早期対応や、有給取得が少ない従業員への働きかけなど、適切なタイミングでの人事管理ができません。問題が顕在化してから対応するのではなく、予防的なマネジメントを行うためには、勤怠状況をリアルタイムで把握できる仕組みが不可欠です。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの勤怠管理システムをチェック

選定エンジンを試す

勤怠管理を効率化する方法

効率的な勤怠管理を実現するためには、現状の業務プロセスを見直し、適切な改善策を講じることが重要です。技術的な改善から運用面の見直しまで、多角的なアプローチで効率化を進めることで、大幅な業務負担軽減が可能になります。

打刻方法を見直す

タイムカードや紙の出勤簿から、より効率的で正確な打刻方法に切り替えることで、打刻漏れや不正打刻を大幅に減らせます。ICカード打刻では、社員証や交通系ICカードをかざすだけで打刻が完了し、カードの固有情報により本人確認も同時に行えます。

スマートフォンを活用した打刻システムでは、専用アプリから簡単に打刻でき、GPS機能を活用することで在宅勤務や外出先からの打刻も正確に記録できます。また、顔認証技術を使った打刻システムなら、カードやスマートフォンを持参し忘れる心配がなく、よりスムーズな打刻が可能になります。

打刻方法を見直すことで、従業員の利便性が向上するとともに、人事担当者の確認・修正作業も大幅に削減できます。さらに、打刻データがリアルタイムでシステムに記録されるため、月末の集計作業も効率化され、より迅速で正確な勤怠管理が実現します。

勤怠ルールを統一する

部署や拠点ごとに異なる勤怠ルールを統一することで、集計作業の効率化と管理品質の向上を同時に実現できます。統一すべき項目には、打刻のタイミングや休憩時間の取り扱い、残業申請の手順、有給休暇申請の期限などがあります。

ルール統一の際は、各部署の業務特性を考慮しながら、全社で適用可能な基準を策定することが重要です。例えば、営業職の直行直帰では統一的な申請フォーマットを作成し、製造業の交代勤務では明確なシフト管理ルールを定めます。

統一されたルールは、従業員向けのマニュアルとして整備し、新入社員研修や定期的な説明会で周知徹底を図ります。ルールが統一されることで、担当者は1つの基準で全社の勤怠データを処理できるようになり、確認作業や問い合わせ対応の時間が大幅に短縮されます。

また、従業員にとっても明確でわかりやすいルールにより、申請ミスや認識違いによるトラブルが減少します。

承認フローを簡略化する

複雑で時間のかかる承認プロセスを見直し、必要最小限のステップで承認が完了する仕組みを構築することで、業務スピードの向上と管理者の負担軽減を実現できます。承認者の数を減らし、権限委譲により現場の判断で処理できる範囲を拡大することが効果的です。

電子承認を導入すれば、申請から承認までの時間を大幅に短縮できます。承認者がオフィスにいなくてもスマートフォンから承認処理ができ、承認の進捗状況も申請者がリアルタイムで確認できます。承認フローの簡略化により、従業員の働きやすさが向上し、管理者はより重要な業務に時間を使えるようになります。

勤怠データと給与計算を連携する

勤怠データと給与計算を連携させることで、データの二重入力を廃止し、計算ミスのリスクを大幅に軽減できます。基本給や残業手当、休日出勤手当、深夜手当などの複雑な計算も自動化でき、計算ミスによる給与の過不足を防げます。また、勤怠データの修正があった場合も、給与計算に即座に反映されるため、再計算の手間も削減されます。

有給休暇の取得状況や欠勤控除なども自動的に給与に反映され、人事担当者は最終的な確認作業に集中できます。さらに、法定労働時間の超過や36協定の上限チェックなども自動化されるため、コンプライアンス面でも安心です。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの勤怠管理システムをチェック

選定エンジンを試す

勤怠管理システムを活用して勤怠管理を効率化するステップ

上記で紹介した効率化の手段は、勤怠管理システムの導入によって総合的に実現できます。しかし、システム導入を成功させるためには、計画的で段階的なアプローチが重要です。ここでは、勤怠管理システムを活用した効率化を確実に進めるための具体的なステップを解説します。

現状の課題を洗い出す

勤怠管理システムを導入する際は、まず自社の勤怠管理業務における具体的な課題を詳細に把握することが重要です。担当者だけでなく、管理職や一般従業員からもヒアリングを行い、現場で実際に困っていることを収集します。

打刻漏れがどの程度の頻度で発生しているか、月末の集計作業にどの程度の時間がかかっているか、承認待ちで止まっている申請がどれくらいあるかなど、可能な限り数値で現状を把握することが重要です。

また、テレワーク導入に伴う新たな課題や、法改正対応で増加した業務、システム間のデータ転記作業など、近年発生した課題も含めて整理します。課題の優先順位付けを行い、勤怠管理システムの導入によって解決したい問題を明確にすることで、適切なシステム選択と導入後の効果測定が可能になります。

現状分析の段階で課題を見落とすと、せっかく勤怠管理システムを導入しても期待した効果が得られない可能性があるため、時間をかけて丁寧に行うことが大切です。

業務フローを可視化する

現在の勤怠管理業務がどのような流れで行われているかを図やフローチャートで可視化し、どの工程で無駄や非効率が発生しているかを特定します。出勤から退勤までの打刻プロセスや、有給申請から承認までの流れ、月末集計から給与計算への連携手順など、業務の全体像を詳細に把握します。

業務フローの可視化により、担当者間の作業の重複や、不必要な確認工程、データの転記箇所、承認待ちが発生しやすいポイントなどが明確になります。また、現在手作業で行っている作業の中で、システム化により自動化できる部分と、人の判断が必要で残すべき部分を区別できます。

可視化した業務フローは、勤怠管理システム導入後の新しい業務フローを設計する際の基礎資料となり、導入効果の予測や従業員への説明資料としても活用できます。業務フローの見直しにより、システム導入前でも改善できる運用面の課題を発見できる場合もあり、段階的な効率化につながります。

システムの導入目的と要件を定義する

勤怠管理システムの導入によって達成したい具体的な目標を設定し、そのために必要な機能や条件を明確に定義します。例えば、「月末集計作業時間を現在の50%削減する」「打刻漏れを月10件以下に減らす」「テレワーク勤務者の勤怠管理を完全に自動化する」など、数値目標を含めた具体的な目的を設定します。

システムに必要な機能要件として、以下の項目などを整理します。

打刻方法（ICカード、スマートフォン、顔認証など）
勤務形態への対応（フレックス、シフト、テレワークなど）
既存システムとの連携（給与計算、人事管理など）
承認ワークフロー機能
法令対応機能
同時利用者数
セキュリティレベル
サポート体制

また、予算の上限や導入スケジュール、運用開始までの期間なども重要な条件となります。要件定義が曖昧だとシステム選択に迷いが生じ、導入後に「こんなはずではなかった」という問題が発生する可能性があるため、十分に検討することが重要です。

複数のシステムを比較検討する

定義した要件をもとに、さまざまな勤怠管理システムの中から自社に適した候補を選定し、比較検討を行います。必須機能がすべて搭載されているか、拡張性があるか、現場の従業員にとって使いやすいかなどを確認します。

また、導入後のサポート体制として、操作方法の問い合わせ対応や、システムトラブル時の対応時間、法改正時のシステム更新対応なども確認するとよいでしょう。

なお、複数の勤怠管理システムを比較する際は「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理できます。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの勤怠管理システムをチェック

選定エンジンを試す

トライアルで現場運用を検証する

候補を絞り込んだ後は、実際に現場で使用してみて、使い勝手や課題を確認します。多くの勤怠管理システムでは無料トライアル期間が設けられているため、積極的に活用しましょう。

トライアル期間中は、打刻の操作性や申請手続きのわかりやすさ、管理者画面の見やすさ、レスポンス速度などを詳細にチェックします。また、想定していなかった運用上の課題や、現在の業務フローとの整合性も確認します。

従業員からのフィードバックを収集し、使いにくい点や改善要望を整理することで、本格導入時の運用ルール策定に活かせます。複数のシステムでトライアルを行う場合は、同じ条件で比較できるよう、評価項目や期間を統一することが重要です。トライアルの結果をもとに最終的なシステム選定を行い、契約条件の詳細も確認しておきます。