ワークフローの作り方！誰でも実践できる手順とポイントを紹介

業務が属人化してしまい、担当者が不在になると対応できない状況や、承認フローが曖昧で処理が滞ってしまうケースは多くの企業で見られる課題です。そこで重要なのが、業務の流れを明文化した「ワークフロー」の作成です。

ワークフローを適切に設計することで、業務の見える化が実現でき、誰でも一定の品質で業務を遂行できるようになります。また、業務改善のポイントが明確になり、組織全体の生産性向上にもつながります。

本記事では、ワークフローの作り方や部門別の実例などを詳しく解説します。業務の可視化や効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ワークフローとは？

ワークフローとは、業務における一連の作業手順や承認プロセスを図式化し、標準化したものです。「誰が」「いつ」「何を」「どのような順序で」行うかを明確に定義することで、業務の流れを可視化できます。

例えば、経費精算の場合、「従業員が申請書を作成→上長が内容確認→経理部が承認→振込処理」といった一連の流れがワークフローとなります。業務プロセスを図や文書で表現することで、関係者全員が同じ認識を持って業務を進められるようになります。

ワークフローの目的は、業務の標準化と効率化です。業務手順が明文化されることで、新しいメンバーでもスムーズに業務を覚えられ、処理のばらつきや抜け漏れを防止できます。また、承認経路が明確になることで、意思決定のスピードアップも期待できます。

企業でワークフローが必要な理由

企業がワークフローを導入する背景には、現代のビジネス環境におけるさまざまな課題があります。リモートワークの普及や人材の流動化により、従来の口頭での引き継ぎや暗黙知に頼った業務運営では限界が生じています。ここでは、企業でワークフローが必要となる主な理由を3つの観点から詳しく解説します。

業務の属人化を防ぐため

ワークフローを明文化することで、特定の担当者しかわからない属人的な業務をなくし、誰でも対応可能な状態を作り出せます。多くの企業では、長年同じ担当者が業務を行うことで、その人だけが知っている手順やコツが蓄積されがちです。このような状況では、担当者が急に休職や退職をした際に、業務が停止してしまうリスクがあります。

ワークフローによって業務手順を標準化することで、新しい担当者でも迷わずに業務を進められるようになります。また、引き継ぎ時には文書化された手順があることで、口頭での説明だけでなく、具体的な作業内容や注意点を正確に伝えられます。これにより、引き継ぎにかかる時間を短縮でき、業務品質の維持も可能になります。

さらに、属人化の解消は組織の柔軟性向上にもつながります。担当者が変わっても業務が継続できることで、人員配置の最適化や業務負荷の分散が図れるようになります。

業務効率を向上させるため

ワークフローを標準化することで、処理手順が統一され、業務の抜け漏れや二重対応を防止できます。統一された手順があることで、担当者ごとの作業方法のばらつきがなくなり、業務品質の安定化が実現します。また、各工程での責任者や承認者が明確になることで、承認や決裁のスピードアップにもつながります。

例えば、契約書の承認プロセスにおいて、ワークフローがない場合は担当者が「誰に確認すればよいか」「どの順序で承認を得るべきか」を毎回判断する必要があります。一方、ワークフローが整備されていれば、契約金額や内容に応じた承認ルートが明確になり、迷うことなく処理を進められます。

また、ワークフローによって各工程の所要時間が可視化されることで、処理時間の短縮ポイントも特定しやすくなります。承認待ちが発生しやすい工程や、時間がかかりすぎている作業を把握することで、具体的な改善策を立てられるようになります。

業務の可視化により課題を発見できるため

ワークフローを図式化することで、無駄や重複作業、ボトルネックが可視化され、業務改善ポイントを発見しやすくなります。日常的に行っている業務では、非効率な部分があっても慣れてしまい、問題として認識されないことがよくあります。しかし、ワークフローとして業務を客観視することで、これまで見えなかった課題が明らかになります。

例えば、同じ書類を複数の部署で重複してチェックしている場合や、承認者が多すぎて決裁に時間がかかりすぎている場合など、図式化することで無駄な工程が一目でわかります。また、特定の担当者に業務が集中している状況や、処理が滞りやすいポイントも特定できます。

可視化された課題に対しては、具体的な改善策を検討できるようになります。不要な工程の削除や承認ルートの簡略化、業務の並行処理化など、データに基づいた改善提案が可能になります。継続的にワークフローを見直すことで、組織全体の業務効率を段階的に向上させていけます。

ワークフローを作る前に整理すべきこと

効果的なワークフローを作成するためには、事前の準備と情報整理が重要です。いきなり作業に取りかかるのではなく、対象となる業務の範囲や関係者との認識合わせ、現状の課題把握を行うことで、実用性の高いワークフローを作成できます。ここでは、ワークフロー作成前に必要な3つの準備ステップを解説します。

業務内容と範囲を明確にする

ワークフロー作成の第一歩として、対象業務を限定し、その範囲を明確に定義することが重要です。業務全体を一度にワークフロー化しようとすると、複雑になりすぎて実用的でないものになってしまいます。そのため、まずは特定の業務プロセスに絞って取り組むことをおすすめします。

特に、頻繁に行われる定型業務や、複数の人が関わる業務、承認が必要な業務、現在課題が生じている業務などは、ワークフロー化による効果が期待できます。例えば、「経費精算」「休暇申請」「備品購入申請」「新規顧客の営業プロセス」といった具体的な業務を対象として選定します。

また、業務の開始点と終了点を明確にすることも重要です。「申請書の作成から始まり、承認完了の通知で終了する」「見込み客の獲得から契約締結まで」といったように、ワークフローの境界を設定することで、作成作業を進めやすくなります。範囲が曖昧なまま作業を始めると、関連する他の業務まで含めてしまい、収拾がつかなくなる可能性があります。

関係者と目的を共有する

ワークフローを作成するためには、関係者との目的共有と協力体制の構築が不可欠です。業務に関わる担当者や上長、関連部署のメンバーに対して、なぜワークフローを作成するのか、どのような効果を期待しているのかを明確に伝えましょう。

関係者への説明では、ワークフロー化によるメリットを具体的に示すことが重要です。「業務効率の向上」「引き継ぎの円滑化」「ミス防止」「承認スピードの向上」など、各関係者にとっての利益を明確にすることで、協力を得やすくなります。また、作成プロセスへの参加を求める場合は、どの程度の時間や労力が必要かも事前に伝えておきましょう。

さらに、ワークフロー完成後の運用方法も関係者と認識を合わせておくことが大切です。新しいワークフローにどのように移行するか、従来の方法からの変更点は何か、定期的な見直しをどのように行うかなど、運用面での取り決めを事前に話し合っておくことで、スムーズな導入が期待できます。

課題や非効率箇所を洗い出す

現行業務における課題や非効率な箇所を事前に把握することで、改善を意識したワークフロー作成が可能になります。課題の洗い出しは、関係者へのヒアリングや業務観察や、処理時間の測定などの方法で行えます。

具体的な課題抽出の方法として、業務に関わる担当者に対して以下のような質問を投げかけてみましょう。

• どの工程で時間がかかっているか
• どこでミスが発生しやすいか
• 承認待ちが発生する箇所はどこか
• 情報の不足や不明確さを感じる場面はあるか

現場の声を聞くことで、表面的には見えない課題を発見できます。

また、処理時間や頻度のデータを収集することも有効です。定量的な情報を把握することで、改善の優先順位を判断できます。

• 各工程にどれくらいの時間がかかっているか
• 月に何回程度処理が発生するか
• 季節による変動はあるか

これらの情報は、新しいワークフローの設計時に、時間短縮や効率化を図るための重要な参考資料となります。

ワークフローの作り方

ワークフローの作成は、段階的に進めることで確実性と実用性を高められます。いきなり完璧なものを作ろうとせず、まずは業務の流れを整理し、徐々に詳細を詰めていくアプローチが効果的です。ここでは、5つのステップに分けて、具体的な作成手順を解説します。

①業務プロセスを書き出す

まずは、対象業務における一連の作業を時系列順に書き出します。細かい詳細にこだわらず、業務の大まかな流れを把握することを重視しましょう。

実際にその業務を行っている担当者へのヒアリングを通じて、作業の流れを順番に整理していきます。担当者が当たり前だと思って省略してしまう作業もあるため、「その前に準備することはないか」「他に確認することはないか」といった補足質問も重要です。

初期段階では、作業の詳細よりも全体像の把握を優先し、漏れのない業務プロセスリストを作成することを目標とします。

②タスクの順序と分岐を整理する

業務プロセスを洗い出した後は、各タスクの実行順序と条件による分岐を整理します。実際の業務では、状況に応じて処理が変わったり、複数の工程が並行して進んだりすることがあるため、これらの要素を明確にすることが重要です。

タスクの順序と分岐を整理する手順は以下です。

順番に実行する必要があるタスクと、並行して実行できるタスクを区別する

例えば、「申請書の作成→内容確認→上長承認」は順次実行が必要ですが、「書類準備」と「システム入力」は並行して進められる場合があります。並行処理が可能なタスクを特定することで、処理時間の短縮につながります。

条件による分岐を整理する

「申請金額が10万円以上の場合は部長承認が必要」「緊急案件の場合は通常とは異なる承認ルートを通る」といった条件分岐は、ワークフローにおいて重要な要素です。各分岐条件を明確にし、それぞれのルートでどのようなタスクが実行されるかを整理しましょう。

例外処理や差し戻しのパターンを考慮する

承認が却下された場合の処理や、不備があった場合の修正手順、緊急時の代替ルートなど、通常とは異なる状況での対応方法も含めてワークフローを設計することで、実用性の高いものになります。

③担当者や承認者を明確にする

各タスクの実行者と承認者を明確に定義することで、責任の所在と権限を明確化します。この作業により、業務の停滞を防ぎ、適切な意思決定を促進できます。

担当者の設定では、役職名や部署名で指定することをおすすめします。個人名で指定すると、人事異動や退職時にワークフローの修正が必要になってしまいます。「申請者の直属上司」「経理部担当者」「総務部長」といった役割ベースでの設定により、組織変更にも対応しやすくなります。

承認権限の設定では、承認範囲と条件を明確にします。金額による承認レベルの違いや、案件の重要度による承認者の変更、緊急時の代理承認ルールなど、さまざまな状況を想定して承認フローを設計しましょう。また、承認者が不在の場合の代理承認者や、承認期限の設定も重要な要素です。

さらに、各担当者の役割と責任範囲を明文化することで、業務の品質向上にもつながります。「内容の妥当性確認」「法的リスクのチェック」「予算との整合性確認」など、具体的なチェックポイントを示すことで、承認者が何を確認すべきかが明確になります。

④ワークフロー図にまとめる

整理した情報をもとに、視覚的に理解しやすいフローチャートやフロー図を作成します。図式化することで、業務の全体像が一目で把握でき、関係者間での認識共有が容易になります。

フローチャートの作成では、標準的な記号を使用することで、誰でも理解しやすい図になります。開始と終了は楕円、処理は四角形、判断は菱形、書類は台形といった記号を適切に使い分けましょう。また、矢印を使って処理の流れを示し、条件分岐では「はい・いいえ」「承認・却下」といったラベルを付けることで、判断基準を明確にします。

作成した図は、実際の業務に即しているかを確認するため、関係者と一緒に見直すことが重要です。図を見ながら実際の業務をシミュレーションしてみることで、抜けている工程や不適切な流れを発見できます。

⑤関係者レビュー・改善を行う

完成したフロー図は、関係者全員でレビューを行い、実用性と正確性を検証します。レビュープロセスを通じて、見落としていた問題点や改善点を発見し、より実践的なワークフローに仕上げられます。

レビューでは、実際の業務ケースを想定して、ワークフローに沿って処理をシミュレーションしてみることが効果的です。「通常の申請ケース」「緊急案件」「承認却下時」「申請者や承認者が不在の場合」など、さまざまなパターンを検証することで、ワークフローの網羅性と実用性を確認できます。

関係者からのフィードバックでは、具体的な改善提案として整理しましょう。「この工程は不要ではないか」「承認者の負荷が集中しすぎている」「処理期限が短すぎる」といった指摘を受けた場合は、その背景や理由も合わせて聞き取り、適切な修正を行います。

また、ワークフローの運用開始後も定期的な見直しを行うことで、継続的な改善を図れます。運用状況のモニタリングや処理時間の測定、利用者からのフィードバック収集などを通じて、実際の運用に即した改善を続けていくことが重要です。初期のワークフローは完璧である必要はなく、運用しながら育てていくという姿勢で取り組むことをおすすめします。

【部門別】ワークフローの作成事例

実際の業務場面を想定した事例を参考にすることで、自社の業務に適用する際のヒントを得られます。ここでは、代表的な部門の業務特性に応じたワークフローの具体例を紹介します。

人事部門

人事部門では、従業員の休暇申請フローが代表的なワークフローとして挙げられます。ワークフローを整備することで、申請漏れや承認抜けを防止でき、勤怠管理システムとの連動も円滑になります。また、休暇取得状況の把握や分析も効率的に行えるようになり、働き方改革の推進にも寄与します。

【基本的な流れ】

1. 従業員が休暇申請
2. 上長承認
3. 人事確認
4. 承認完了
5. 勤怠管理システムに反映

休暇申請フローでは、まず従業員がシステムまたは申請書に必要事項を入力します。次に、直属の上長が申請内容を確認し、業務への影響や人員配置を考慮して承認判断を行います。

上長承認後は、人事部門が労働基準法や社内規定への適合性を確認します。有給休暇の残日数チェック、連続休暇の場合の事前申請期限確認、特別休暇の適用条件確認などを行い、問題がなければ最終承認となります。承認完了後は、勤怠管理システムへの反映と関係部署への通知を行います。

経理部門

経理部門の代表的なワークフローとして、経費精算フローがあります。経費申請内容のチェックと承認フローを明確化することで、不正防止や処理スピード向上につながります。また、承認履歴の保存により、監査対応や内部統制の強化も図れます。さらに、経費データの分析により、コスト管理や予算策定の精度向上も期待できます。

【基本的な流れ】

1. 従業員が経費申請
2. 上長承認
3. 経理確認
4. 承認完了
5. 振込処理

経費申請では、従業員が必要情報をシステムに入力します。申請時には、会社の経費規定に基づいた項目分類や、税務上の取り扱いに関する情報もあわせて入力します。領収書の添付も必須となり、電子化された領収書画像を添付します。

上長による承認では、支出の妥当性や予算との整合性を確認します。高額な支出や例外的な経費は、より上位の承認者による確認を求める場合もあります。経理部門での確認では、領収書と申請内容の整合性や、税法上の適切性、勘定科目の妥当性などをチェックします。

総務部門

総務部門では、備品購入申請フローが典型的なワークフローとなります。備品購入をワークフロー化することで、予算管理と在庫管理をスムーズに行えるようになります。また、購入履歴の蓄積により、適正な在庫レベルの設定や、コスト削減の検討材料としても活用できます。

【基本的な流れ】

1. 従業員が購入申請
2. 上長承認
3. 総務部門確認・発注
4. 受領確認
5. 完了

購入申請では、従業員が必要な備品の種類、数量、用途、希望納期などを申請システムに入力します。また、既存備品の活用可能性や代替手段の検討も申請時に記載することで、無駄な購入を防止できます。

上長による承認では、業務上の必要性と予算との整合性を確認します。部門予算の残額チェックや、同種備品の既存在庫確認も重要な承認要素となります。総務部門では、承認された申請をもとに業者への発注手続きを行い、納期管理や品質確認を実施します。

備品が納品された際は、申請者による受領確認を行い、数量や仕様に問題がないことを確認します。この受領確認をもってワークフローが完了となり、支払い処理と資産管理への登録が行われます。

営業部門

営業部門では、見積書承認フローが重要なワークフローとなります。承認プロセスを標準化することで、見積提出のスピードと品質を担保できます。また、見積履歴の蓄積により、受注率の分析や価格戦略の検討も効率的に行えるようになります。

【基本的な流れ】

1. 営業担当が見積作成
2. 上長確認・承認
3. 営業事務登録
4. 顧客提出

見積書作成では、営業担当者が顧客要件をもとに商品・サービス内容、数量、単価、納期などを設定します。価格設定においては、社内の価格ガイドラインや原価情報を参照し、適正な利益率を確保した見積もりを作成します。また、特別な条件や割引が必要な場合は、その根拠と承認レベルも明記します。

上長による確認では、見積内容の妥当性や、価格設定の適切性、納期の実現可能性などをチェックします。高額案件や特殊条件の場合は、より上位の管理者や関連部署（技術部門、製造部門など）との協議も必要になります。承認後は、営業事務が見積書のフォーマット統一や必要書類の添付を行います。

情報システム部門

情報システム部門では、システムアカウント発行申請フローが代表的なワークフローとなります。アカウント発行漏れを防ぎ、新入社員や部署異動者のオンボーディングを円滑化する効果があります。また、アクセス権限の管理履歴により、情報セキュリティ監査への対応や、不正アクセス調査の際の証跡確保も可能になります。

【基本的な流れ】

1. 従業員がアカウント申請
2. 上長承認
3. 情シス承認・設定
4. 申請者への通知

アカウント申請では、従業員が利用したいシステム名や、アクセス権限レベル、利用目的、利用期間などを申請します。情報セキュリティの観点から、最小権限の原則に基づき、業務に必要最小限の権限のみを申請することが重要です。また、個人情報や機密情報へのアクセスが含まれる場合は、必要性と取り扱い方法も明記します。

上長による承認では、申請者の業務内容と要求されたアクセス権限の整合性を確認します。不適切な権限要求や、業務上不要と思われるシステムアクセスは、申請者と協議の上で適切なレベルに調整します。情報システム部門では、承認された申請内容をもとにアカウント設定を行い、セキュリティポリシーへの適合性も確認します。

アカウント設定完了後は、申請者にログイン情報を安全な方法で通知し、初回ログイン時の注意事項やセキュリティガイドラインもあわせて提供します。また、アカウントの利用状況監視や定期的な権限見直しも継続的に実施します。

ワークフローの作成に役立つツール

ワークフローの作成と運用を効率化するためには、適切なツール選びが重要です。企業の規模や予算、技術的な要件に応じて、最適なツールを選択することで、作成作業の効率化と運用の安定化を図れます。ここでは、代表的なツールとその特徴を詳しく解説します。

Excel・PowerPoint

手軽にフロー図を作成する場合は、多くの企業で利用されているExcelやPowerPointが活用されることが多いです。新たに特別なソフトウェアを購入する必要がなく、多くの従業員が操作に慣れているため、導入のハードルが低いのが特徴です。

ただし、複雑なワークフローの場合は図が見づらくなりがちで、承認プロセスの自動化や進捗管理機能は提供されません。また、複数人での同時編集には限界があるため、大規模な組織での利用には不向きな場合があります。

ワークフローシステム

より高度なワークフロー管理を実現するためには、専用のワークフローシステムの導入が効果的です。ワークフローシステムには、ドラッグ&ドロップによる直感的なフロー作成や、条件分岐や並行処理の設定、承認者の自動アサイン、通知機能、処理状況の可視化、履歴管理などの機能が備わっています。

また、既存の業務システムとの連携により、申請データの自動取り込みや承認結果の反映も自動化できます。そのため、ワークフローの作成から申請・承認プロセスの実行、進捗管理まで一元的に行えます。

初期導入コストはかかりますが、長期的な業務効率化によるコスト削減効果を考慮すると、投資対効果の高い選択肢といえます。

まとめ

ワークフローの作成は、業務の可視化と標準化を実現します。本記事で解説した手順に従って段階的にワークフローを構築することで、属人化の解消や業務効率の向上、課題の発見につなげられます。

継続的な改善と関係者のフィードバックを取り入れながら、組織全体の生産性向上に向けてワークフローの構築と運用を進めていくことが重要です。

特に、ワークフローシステムの導入により、作成から運用まで一元管理でき、業務標準化の促進、ペーパーレス化の実現、リモートワーク対応といった効果を得られます。単なる業務の図式化にとどまらず、デジタル化による業務変革の基盤として、ワークフローシステムの活用を積極的に検討していきましょう。

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ワークフローシステムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

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