2025.10.20

経費精算しない社員への対策！企業側のリスクを把握してリスク管理を行おう

多くの企業で共通する悩みの1つに、経費精算を提出しない社員への対応があります。立替経費の精算は、企業の適正な会計処理や税務管理において欠かせない業務ですが、社員の提出漏れや遅延によって経理担当者が頭を抱えるケースは少なくありません。

経費精算が適切に行われない背景には、社員側の認識不足や制度の複雑さなど、さまざまな要因が関わっています。また、未提出が続くことで企業側にも税務リスクや業務負荷の増大といった深刻な影響が生じる可能性があります。

この記事では、経費精算を提出しない社員が生まれる原因を詳しく分析し、企業が直面するリスクや具体的な解決策を解説します。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの経費精算システムをチェック

選定エンジンを試す

経費精算をしない社員がいる原因とは？

企業における経費精算の未提出問題を解決するためには、まず社員が精算を行わない根本的な原因を把握することが重要です。原因を正しく理解することで、効果的な対策を講じられます。

経費精算の重要性を理解していない

経費精算が会社にとってどれほど重要な業務なのか、社員が十分に理解していないケースがあります。単なる「お金を返してもらう手続き」程度にしか捉えていない社員は、提出の優先度を低く感じがちです。

実際には、経費精算は企業の正確な財務管理や税務申告に直結する重要な業務です。適切な経費計上ができないと、企業の財務状況が不正確になり、税務調査時に問題が発生する恐れもあります。また、精算が遅れることで経理担当者の業務負荷が増加し、決算作業にも影響を与える可能性があります。

こうした背景を理解していない社員は、「後でまとめて提出すればいい」「少額だから急がなくても大丈夫」といった考えを持ちやすく、結果的に提出を先延ばしにしてしまいます。経費精算の意義や企業への影響を社員に適切に伝えることで、提出に対する意識を向上させられるでしょう。

経費精算フローが煩雑で面倒と感じている

経費精算の申請方法が複雑だったり、必要な手続きが多すぎたりする場合、社員は提出を負担に感じてしまいます。特に、手書きの申請書に記入し、レシートを貼り付けて上司の承認印をもらうといったフローでは、手間と時間がかかり過ぎると感じる社員も多いでしょう。

また、経費の種別ごとに異なる申請フォームを使い分ける必要があったり、承認ルートが複雑で誰に提出すればよいかわからなかったりする場合も、提出の障壁となります。申請後の処理状況が見えにくく、いつ振り込まれるのか不明な状態が続くことも、社員のモチベーション低下につながります。

さらに、営業職や出張の多い社員の場合は、オフィスにいる時間が限られるため、書類作成や提出のタイミングを逃しやすくなります。忙しい業務の合間に複雑な手続きを行うことに負担を感じ、「今度時間ができたときに」と先延ばしにするうちに、提出期限を過ぎてしまうケースも珍しくありません。

立替金額が少額で提出を放置している

コーヒー代や駐車場代など、1回あたりの立替金額が少額の場合は、申請の手間に対して得られる金額が見合わないと感じる社員がいます。「数百円のために申請書を作成するのは割に合わない」という心理から、少額の経費を放置してしまうケースです。

少額の経費が積み重なると、月末には意外と大きな金額になることも多いのですが、日々の忙しさの中でそこまで意識が回らない社員も少なくありません。また、給与が比較的高い管理職クラスの社員の場合は、少額の立替金よりも業務に集中することを優先し、経費精算を後回しにする傾向があります。

しかし、企業側から見ると、金額の大小にかかわらず適切な経費処理が必要です。少額であっても未精算が続くと、会計処理上の問題や税務リスクが生じる可能性があります。また、少額の経費を放置する習慣がつくと、より高額な経費も同様に扱われる危険性もあります。

社員には、金額の大小に関係なく経費精算の重要性を理解してもらい、定期的な提出を習慣化してもらう必要があります。

締め切りやルールを認識していない

経費精算の提出期限やルールが社員に十分周知されていないケースも、未提出の大きな原因となります。新入社員や転職者の場合、経費精算制度そのものを理解していない可能性もあります。

また、ルールが口頭での伝達のみで明文化されていなかったり、就業規則に記載されていても社員が内容を把握していなかったりする場合、「知らなかった」という理由で提出が遅れることがあります。特に、月末締めや四半期締めといった期限設定が曖昧だと、社員は「いつまでに提出すればよいのか」を正確に把握できません。

さらに、経費の対象範囲や添付書類の要件、承認者の指定など、細かなルールが不明確だと、申請方法が分からずに提出を諦めてしまう社員もいます。部署や職種によって適用されるルールが異なる場合は、より一層の混乱が生じやすくなります。

ルールの周知徹底と、誰でも理解できる明確な規程の整備が、未提出問題解決の第一歩となります。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの経費精算システムをチェック

選定エンジンを試す

経費精算しない社員による企業側のリスク

社員が経費精算を適切に行わない場合、企業はさまざまなリスクに直面します。一見すると個人の問題のように思えますが、実際には企業の財務管理や法令遵守に深刻な影響を与える可能性があります。リスクを理解し、早期に対策を講じることが重要です。

経理業務の工数が増加する

経費精算が提出されないと、経理担当者は個別に申請状況を確認し、社員へ督促を行わなければなりません。本来であれば定型的な処理で済む業務が、未提出者の把握、個別連絡、状況確認といった追加業務によって大幅に工数が増加してしまいます。

特に月末や決算期には、未精算の経費を漏れなく処理する必要があるため、経理担当者は各部署に何度も確認を取る必要があります。社員への催促メールの送信、電話での問い合わせ、上司を通じた依頼など、さまざまな手段を使って提出を促すことになり、本来の経理業務に集中できなくなります。

申請漏れや不備を手作業でチェックする必要が生じ、ミス発見や修正に時間がかかることも多くあります。レシートの不備や申請内容の誤り、承認者の不在といった問題が発覚すると、再度やり取りが発生し、処理時間がさらに延びてしまいます。

また、未提出が常態化している社員がいる場合は、その都度個別対応が必要になり、経理部門全体の業務効率が低下します。結果として、他の重要な財務業務に支障をきたしたり、残業時間の増加につながったりする恐れがあります。

税務処理・会計処理上のトラブルが発生する

経費が適正に申請・精算されない場合は、正確な経費計上ができず、税務申告時に問題が発生する可能性があります。企業の経費は適切なタイミングで計上することで、正確な損益計算と適正な税額計算が可能になりますが、未精算の経費があると財務状況が不正確になってしまいます。

例えば、未精算の経費が損金として認められず、追徴課税や税務調査のリスクが高まる場合があります。税務署から経費の根拠を求められた際に、適切な申請書類や承認記録がないと、経費性の立証が困難になり、否認されるかもしれません。特に、個人的な支出と業務上の支出の区別が曖昧な場合、税務調査で厳しく追及される恐れがあります。

また、決算期をまたがって経費精算が行われると、期間帰属の誤りが生じ、正確な期間損益計算ができなくなります。これにより、株主や金融機関に対する財務報告の信頼性が損なわれ、企業の信用問題に発展する可能性もあります。

さらに、消費税の仕入税額控除においても、適切な帳簿記載と請求書等の保存が要件となっているため、経費精算が適正に行われていないと、控除を受けられずに税負担が増加してしまいます。企業の財務状況に悪影響を及ぼす恐れがあるため、経費精算の適正な運用は税務リスク管理の重要な要素となります。

経費管理の透明性・コンプライアンスリスクが悪化する

経費精算が適切に行われないと、経費の管理状況が不透明になり、不正や誤った経費処理が発生しやすくなります。承認プロセスが機能しない状態では、私的な支出の紛れ込みや、架空経費の計上といった不正行為を発見することが困難になります。

特に経費不正は企業の信用低下や法令違反に直結するため、適切な管理体制の構築が求められます。近年、企業のコンプライアンス意識が高まる中で、経費管理の透明性確保は重要な経営課題となっています。株主や取引先、監査法人からも、適正な内部統制システムの運用が期待されており、経費管理の不備は企業評価に大きな影響を与える可能性があります。

また、上場企業や上場を目指す企業の場合は、内部統制報告制度の対象となるため、経費精算プロセスの整備と運用状況の評価が求められます。経費精算が適切に行われていない状態では、内部統制の不備として指摘され、監査上の問題となる可能性があります。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの経費精算システムをチェック

選定エンジンを試す

社員に経費精算を徹底させるための対策

社員に経費精算を確実に提出させるためには、制度面とプロセス面の両方から改善を図る必要があります。社員の負担を軽減しながら、確実な提出を促す仕組みづくりが重要です。

経費精算ルールと提出期限を明確化する

経費精算制度の透明性を高めるためには、明確で理解しやすいルールの策定が不可欠です。経費精算規程を整備し、対象となる経費の範囲や申請方法、必要書類、承認フロー、提出期限などを具体的に定めましょう。ルールは文書化して全社員に配布し、新入社員研修や定期的な説明会でも周知徹底を図ります。

提出期限については、「月末締め」「翌月〇日まで」といった具体的な日付を設定し、カレンダーやシステム上でも確認できるようにします。また、期限を守れない場合のペナルティや例外対応も明記し、公平性を保つことが大切です。

加えて、経費の種別ごとに具体例を示すことで、社員が迷わずに申請できるようにします。交通費や宿泊費、会議費、消耗品費など、よくある経費パターンをケーススタディとして整理し、判断に迷いやすい境界線も明確な基準を提示しましょう。

経費精算フローを簡略化する

複雑で手間のかかる申請プロセスは、社員の提出意欲を大きく削いでしまいます。可能な限りシンプルで効率的なフローに改善することで、提出率の向上が期待できます。

申請書類は、必要最小限の項目に絞り込み、記入しやすい形式に変更します。手書きでの記入が必要な項目を減らし、選択式やチェックボックス形式を多用することで、記入時間を短縮できます。また、よく使用される経費は、プリセット機能やテンプレート機能を用意し、毎回同じ内容を入力する手間を省きます。

承認フローの見直しも行い、不要な承認段階は削除します。金額や経費の種類に応じて承認者を自動設定する仕組みを導入すれば、申請者が承認者を探す手間を省けます。また、承認者不在時の代理承認ルールを明確にし、承認待ちによる処理停滞を防ぎます。

提出状況の定期確認と督促体制の整備を行う

経費精算の提出状況を定期的に監視し、未提出者に対して迅速にフォローアップを行う体制を整備しましょう。月次や週次での提出状況チェックを行い、未提出者リストを作成して関係者間で共有します。

督促方法では、最初はリマインダーメールで軽微な注意喚起を行い、それでも反応がない場合は経理担当者からの個別連絡、さらには上司を通じた指導といった段階的な対応を行います。

また、部署別の提出率をダッシュボードで表示したり、提出が完了した社員の一覧を掲示したりすることで、社員の意識向上を図ります。ただし、個人を特定した公開は避け、プライバシーに配慮した方法で実施することが大切です。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの経費精算システムをチェック

選定エンジンを試す

経費精算システムで未提出問題は解決できる

経費精算システムの導入は、経費精算をしない社員への抜本的な解決策として注目されています。システム化により、従来の煩雑な手続きを大幅に簡略化し、提出率の向上と業務効率化を同時に実現できます。

スマホで簡単に申請できる

経費精算システムは、営業先や出張先からでも、スマートフォンでレシートを撮影して即座に申請を完了できるため、「後でまとめて処理しよう」という先延ばしの心理を防げます。

また、GPS機能と連携した交通費の自動計算機能や、OCR技術によるレシート情報の自動読み取り機能など、入力作業を最小限に抑える機能も充実しています。これにより、手作業による煩雑な計算や転記作業が不要になり、申請にかかる時間を大幅に短縮できます。

クラウド型のシステムであれば、いつでも最新の申請状況を確認でき、承認待ちや処理状況がリアルタイムで把握できます。振込予定日も明確に表示されるため、社員の安心感とモチベーション向上につながります。

提出状況を自動把握・督促できる

経費精算システムでは、全社員の申請状況を常時監視し、未提出者を自動的に特定してリスト化します。経理担当者が手作業で確認する必要がなくなり、管理工数を大幅に削減できます。

自動督促機能により、設定した期限に近づくと未提出者に対してリマインダーメールが自動送信されます。督促のタイミングや内容をカスタマイズでき、段階的なエスカレーション設定も可能です。例えば、期限の1週間前に最初の通知、3日前に再通知、期限当日に最終通知といった具合に、きめ細かな督促スケジュールを設定できます。

管理画面では、部署別・個人別の提出状況がダッシュボード形式で一覧表示され、問題のある箇所を即座に特定できます。未提出期間の長期化や提出遅延の常習者も簡単に把握でき、適切なフォローアップを迅速に実施できます。