経費精算でレシートは使える？注意点と正しい運用方法を解説

経費精算において、「レシートでも経費申請できるのか」「領収書じゃないとダメなのか」といった疑問を持つ担当者は多いでしょう。特に、日々の消耗品購入や交通費などの小額支出では、レシートしか手に入らないケースもあります。

この記事では、レシートと領収書の違いから、レシートを経費精算で使用する際の注意点、効率的な管理方法まで、担当者が知っておくべきポイントを詳しく解説します。

経費精算でレシートは必要？領収書の代わりになる？

レシートでも経費精算は可能で、適切な記載事項があれば有効な証憑書類として認められます。ただし、税務上の要件を満たす必要があり、適切な運用ルールを設けることが重要です。まずは、レシートと領収書の基本的な違いと、経費精算での取り扱い方法を確認していきましょう。

レシートと領収書の定義と違い

レシートとは、商品やサービスの購入時に発行される取引記録のことです。一方、領収書は金銭の受領を証明する書類です。

レシートと領収書の最も大きな違いは、宛名の有無です。レシートは一般的に宛名が記載されませんが、領収書には支払い者の氏名や会社名が明記されます。また、レシートには購入した商品の詳細が記載されることが多く、何にお金を使ったかが明確になります。

レシートでも経費精算できるのか

税務上の観点では、「取引年月日」「取引先名」「取引内容」「取引金額」が明記されていれば、レシートでも領収書でも証憑書類として認められます。

従来は正式な書類として領収書が重視される傾向がありましたが、近年は業務効率化や電子化の流れもあり、レシートでの経費精算を認める企業が増加しています。特に、コンビニエンスストアやスーパーマーケットでの少額支出では、レシートでの精算が一般的になっています。

ただし、接待交際費のように、支払い先や支払い目的の明確化が重要な経費項目では、宛名が記載された領収書が求められる場合があります。また、高額な備品購入や重要な取引では、正式な領収書を取得することが望ましいでしょう。

重要なのは、レシートでの経費精算が認められる範囲と条件を社内で明確にし、適切な運用ルールを定めることです。

レシートで経費精算する際の注意点

レシートを経費精算証憑として使用する際に、税務調査で指摘されないためにはいくつかの重要ポイントを押さえる必要があります。適切な記載事項の確認から不正利用の防止まで、実務上注意すべき点を詳しく見ていきましょう。

レシートの必要記載事項を確認する

税務上、レシートには「取引日時」「店舗名・所在地」「取引内容」「金額」が記載されていることが求められます。これらの記載が不十分な場合、経費として認められないリスクがあるため、申請前に必ずチェックする必要があります。

・取引日時
年月日だけでなく時刻まで記載されていることが理想的です。これにより、出張中の食事代や移動に伴う支出であることが明確になります。

・店舗名・所在地
どこで支出したかを特定するために重要で、特に出張費の精算では必須の情報です。

・取引内容
何を購入したかが具体的にわかる記載が必要です。「商品代」や「お買い上げ」といった曖昧な表記ではなく、「A4コピー用紙5冊」「会議用お茶ペットボトル6本」など、具体的な商品名が記載されているレシートが適切です。

・金額
消費税額が別途記載されているかも確認ポイントです。消費税の仕入税額控除を受けるためには、消費税額が明記されている必要があります。消費税率と税額が分けて表示されているレシートも多いため、これらの情報も経費精算時に活用できます。

宛名や用途をメモする

レシートは通常宛名がないため、接待交際費など宛名が必要な経費の場合は領収書を取得するか、用途を裏面や別紙にメモしておくことで証憑としての信頼性を補完できます。

接待交際費の場合、税務調査では「誰と」「何の目的で」「どのような内容の接待を行ったか」が詳しく確認されます。レシートだけでは、これらの情報が不十分なため、必ず用途メモを添付する必要があります。具体的には、「〇〇社△△部長との新規取引に関する打ち合わせ懇親会」といった具体的な記載が求められます。

交通費の場合も、レシートには乗車区間が記載されていないことがあります。そのため、「〇〇駅から△△駅まで、××社訪問のため」といったメモを残すことで、業務との関連性を明確にできます。

用途メモを記載する際は、日付と申請者の署名も忘れずに記入しましょう。後から追記したものではないことを証明するため、できればレシート受領時点でメモを記載することが理想的です。

不自然なレシート利用は避ける

同一日付・同一店舗で複数回に分けてレシート精算するなど、不自然な利用は税務調査で不正経費として疑われる可能性があります。意図的でない場合でも、説明が困難な支出パターンは避けることが重要です。

例えば、本来は1万円の文房具をまとめて購入したにも関わらず、承認権限の関係で5千円ずつ2回に分けてレシートを発行してもらうような行為は、税務上も社内統制上も問題となる可能性があります。

また、個人的な買い物と業務上の買い物を同じレシートで行い、業務分のみを経費申請する場合も注意が必要です。この場合は、レシートのコピーを取り、業務関連の商品にマーカーで印をつけるなど、明確に区分する工夫が求められます。

経費精算におけるレシートの運用ルールの決め方

レシートでの経費精算は企業によって扱いが異なるため、適切な運用ルールを策定し、社内に周知することが重要です。ここでは、レシート運用ルールを決める際のポイントを解説します。統一されたルールがあることで、申請者の迷いがなくなり、承認者の判断基準も明確になります。

レシート精算を許可する経費範囲を明確にする

まずは企業全体で、どの経費項目でレシート精算を認めるかを明確に決める必要があります。経費の性質や金額、税務上のリスクを考慮して、項目ごとに適切な証憑要件を設定することが重要です。

一般的に、レシート精算を許可しやすい経費項目としては、文房具・消耗品費や交通費、会議費（軽食・飲み物）、通信費（切手・宅配便）などがあります。これらの経費は金額が比較的少額で、取引内容が明確であり、レシートに必要な情報が十分に記載されていることが多いです。

一方、接待交際費や慶弔費、高額備品購入費などは、原則として領収書を必要とする企業が多いでしょう。これらの経費は税務調査でも重点的にチェックされる項目であり、宛名や詳細な用途説明が求められます。

金額による区分も効果的です。例えば、「3千円未満の支出はレシートでも可、3千円以上は領収書必須」といった基準を設けることで、リスクに応じた運用が可能になります。ただし、金額基準を設定する際は、業界の慣行や会社の規模も考慮して決定しましょう。

宛名・用途メモの記載ルールを定める

先述した通り、レシートには通常宛名がないため、税務調査で証憑としての信頼性を確保するために、用途メモ（誰と何のための支出か）を記載する運用ルールを明文化し、申請者に徹底させる必要があります。

用途メモでは、最低限「支払い日」「支払い先」「支払い目的」「関係者」を記載するのが一般的です。例えば、「2024年1月15日、○○商店、新規プロジェクト用資料作成のためのファイル購入、営業部△△」といった具体的な記載を求めることで、後から確認する際も内容が明確になります。

接待交際費や会議費の場合は、「参加者全員の氏名・所属」「会議の議題や目的」「開始・終了時刻」など、さらに詳細な情報を記載するよう求めることで、税務調査時の説明資料として活用できます。

また、レシートを受領した当日中に用途メモを記載することをルール化し、記憶が鮮明なうちに正確な情報を記録することが望ましいでしょう。時間が経過すると詳細を忘れてしまい、不正確な記録になるリスクがあります。

感熱紙レシートの保存方法を規定する

感熱紙レシートは印字が消えるため、電子保存やコピー保存を義務付ける運用ルールを作成する必要があります。多くのコンビニエンスストアや小売店で使用されている感熱紙レシートは、時間の経過とともに印字が薄くなり、最終的には読み取れなくなってしまいます。

感熱紙レシートを受領した場合は、受領後24時間以内にコピーを取ることをルール化しましょう。通常のコピー機でコピーを取れば、元のレシートが消えても記載内容を保持できます。ただし、コピーする際は、文字がはっきり読める状態で複写することが重要です。

電子保存を選択する場合は、電子帳簿保存法への対応も考慮する必要があります。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、電子データで保存する場合の要件が定められています。タイムスタンプの付与や改ざん防止措置など、法的要件を満たすシステムを利用することが望ましいでしょう。

承認者の確認ポイントを明文化する

店舗情報の有無や金額の妥当性、用途メモの記載、経費区分など、承認者が確認すべきチェックポイントをルール化し、申請精度を上げる運用フローを整備することが重要です。

不正利用防止ルールを組み込む

レシートを利用した不正な経費申請を防ぐため、具体的な防止ルールを盛り込み、監査性を担保することが重要です。不正の典型的なパターンを想定し、未然に防ぐ仕組みを構築する必要があります。

特に、同一店舗・同一日付での複数申請は注意を払う必要があります。「同一店舗・同一日付の複数レシート申請は、分割理由を必ず明記する」といったルールを設け、不自然な分割精算を防止します。正当な理由がある場合は詳細な説明を求め、承認者が納得できる説明がない場合は申請を却下します。

個人利用分の混入防止も重要なポイントです。業務用品と個人用品を同時に購入した場合のルールを明確にし、レシートにマーキングして業務分のみを申請することを義務付けましょう。この場合、マーキングした商品名と申請金額が一致しているかを承認者が確認することが必要です。

経費精算システムを活用してレシート管理をラクにしよう

経費精算におけるレシート運用の課題を解決するために、経費精算システムの導入が注目されています。経費精算システムの導入により、レシート管理・証憑保存が大幅に効率化され、税務対応も含めた業務全体の改善が期待できます。ここでは、経費精算システムを活用することで、レシート管理がどのように効率化されるかを具体的に解説します。

スマホで簡単に撮影・アップロードができる

経費精算システムのスマホアプリを使用すれば、レシートの写真を撮影し、そのまま申請フォームにアップロードできます。これにより、レシート紛失のリスクが減り、申請の手間も大幅に軽減されます。

レシートを物理的に保管し、申請書に貼り付けて提出する方法では、レシートを紛失するリスクが常にあり、特に出張中などはレシートの管理が困難です。スマホアプリを使用すれば、レシートを受け取った瞬間に撮影・保存できるため、紛失リスクを大幅に削減できます。

また、撮影したレシートはクラウド上に即座に保存されるため、スマートフォンの故障や紛失による データ消失のリスクもありません。複数のデバイスからアクセスできるため、外出先でスマホで撮影し、オフィスでPCから申請するといった柔軟な使い方も可能です。

電子帳簿保存法に対応した証憑管理ができる

電子帳簿保存法の要件に対応している経費精算システムも多くあります。タイムスタンプの自動付与やデータの改ざん防止機能、検索機能などが備わっており、撮影したレシートを適切に電子保存できます。紙のレシート保管の手間や紛失リスクをなくし、税務調査時も安心して対応できる環境が整います。

また、保存期間の管理も自動化されます。法人税法で定められた7年間（欠損金がある場合は10年間）の保存期間中、データが適切に保管され、必要な時にすぐに取り出せる状態が維持されます。手動でのファイル管理では、保存期間の管理や整理が煩雑になりがちですが、経費精算システムでは自動的に管理されるため、管理負荷が大幅に軽減されます。

自動読み取りで入力作業を削減できる

OCR（光学文字認識）機能を搭載した経費精算システムでは、レシートの金額や日付、店舗名などを自動で読み取り、申請データに反映できます。感熱紙レシートや手書きの領収書なども高い精度で読み取れるため、手入力ミスの防止と作業時間の短縮につながり、申請者の業務効率が大幅に向上します。

読み取った内容は、申請フォームの各項目に自動で入力されます。金額は経費項目に、日付は支払い日に、店舗名は支払い先に、それぞれ適切に振り分けられます。申請者は読み取り結果を確認し、必要に応じて修正するだけで申請が完了します。

申請から承認までワンストップで管理できる

経費精算システムでは、経費申請とレシート管理が一元化されます。申請者も承認者もシステム上で確認・処理できるため、申請漏れや不備の早期発見が可能になります。また、承認フローの透明化により、不正防止効果も期待できます。

申請者は、レシート撮影から申請完了まで、すべての作業をシステム上で行えます。撮影したレシートは自動的に申請データと紐付けられ、OCRで読み取った情報が申請フォームに反映されます。用途の入力や経費科目の選択など、必要な項目を入力すれば申請が完了し、承認者に自動で通知が送られます。

承認者は、システム上でレシートの画像と申請内容を同時に確認できます。わざわざ印刷物を受け取ったり、ファイルを探したりする必要がなく、効率的な承認作業が可能です。また、承認履歴や却下理由もシステムに記録されるため、承認プロセスの透明性が確保されます。

まとめ

経費精算において、レシートは税務上有効な証憑として認められますが、必要記載事項の確認や用途メモの記載、不正利用の防止など、注意すべきポイントを押さえることが重要です。

特に、感熱紙レシートの保存問題や手作業による管理の煩雑さは、多くの企業が抱える課題となっています。レシート運用の課題を解決し、より効率的に管理するためには、経費精算システムの導入が有効な手段となります。

経費精算システムを活用することで、レシート管理に関わる業務全体が大幅に効率化されます。また、クラウド型の経費精算システムであれば、リモートワークにも対応でき、働き方の多様化にも柔軟に対応できます。

経費精算業務の効率化と正確性向上を両立させるために、現在のレシート管理の課題を整理し、自社に適した経費精算システムの導入を検討するとよいでしょう。

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経費精算システムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

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