安否確認の必須項目一覧！災害時に必要な情報を効率的に収集するポイントも

災害が発生した際、企業が最優先で取り組むべきことは社員の安全確認です。しかし、いざという時に「何を確認すればよいのか」「どのような項目を設定すべきか」で迷ってしまうケースは少なくありません。

適切な安否確認項目を設定することで、社員の安全を迅速に把握し、事業継続に向けた判断を的確に行えるようになります。また、安否確認システムの導入を検討している企業にとっても、どのような項目が設定できるのかを事前に把握しておくことは重要です。

本記事では、安否確認で押さえるべき基本項目から業種別の特徴、効率的な項目設計のポイントまで、実践的な情報を解説します。社内マニュアルの作成やBCP対策の見直し、他社事例の参考としてもご活用ください。

基本的な安否確認項目

どのような業種・規模の企業でも、災害時の安否確認では共通して確認すべき基本項目があります。

これらの項目は社員の安全確保と事業継続の判断に直結するため、必ず設定しておきましょう。各項目の目的や確認ポイントを具体的に解説します。

安否状況

安否状況は、社員本人の身体的な安全状況を確認する最も重要な項目です。一般的には「無事」「軽傷」「重傷」「行方不明」といった選択肢で設定されます。

無事の場合でも、精神的なショックや軽微な体調不良がある可能性があるため、詳細なコメント欄を設けることが推奨されます。軽傷の場合は医療機関での治療が必要かどうか、重傷の場合は救急搬送の必要性や現在の医療機関名も合わせて確認できると、その後の対応がスムーズになります。

また、回答がない場合の対応フローも事前に決めておくことが大切です。一定時間経過後の再送信や、緊急連絡先への確認など、段階的な対応策を準備しておきましょう。

現在地

社員がどこにいるかを把握することで、帰宅困難者への対応や救援活動の優先順位を決定できます。自宅、職場、外出先、避難所などの大まかな区分で回答してもらうことが一般的です。

詳細な住所まで求める必要はありませんが、都道府県や市区町村レベルでの位置情報があると、被災状況の全体把握や支援の必要性を判断しやすくなります。特に出張中や営業活動中の社員は、普段とは異なる場所にいる可能性が高いため、重点的に確認する必要があります。

交通機関の麻痺や道路状況によっては、現在地から移動できない状況も考えられるため、避難所や一時滞在場所の情報も同時に収集できるよう設計することが望ましいでしょう。

出社可否

出社の可否は、BCP（事業継続計画）の観点から、業務再開のタイミングや人員配置を判断するために欠かせない項目です。「出社可能」「出社困難」「在宅勤務可能」「勤務困難」などの選択肢で確認します。

単純な出社可否だけでなく、出社できない理由（交通機関の停止、家族の介護、自宅の被害など）も合わせて確認することで、代替手段の検討や支援の必要性を判断できます。また、出社可能でも通常の業務能力を発揮できない場合もあるため、勤務可能な時間や業務内容の制限も確認項目に含めることが効果的です。

テレワーク環境が整備されている企業では、在宅勤務の可否や必要な機器・環境の確認も重要な要素となります。

通信手段

継続的な連絡体制を確保するために、社員が利用可能な通信手段を把握しておく必要があります。携帯電話や固定電話、インターネット、メールなど、利用可能な手段と通信状況を確認します。

災害時には通信インフラに大きな影響が出ることが多いため、複数の連絡手段を確保することが重要です。携帯電話が使用できない場合でも、インターネット回線が生きていればメールやチャットツールでの連絡が可能かもしれません。

また、通信手段の復旧見込みや代替手段の有無も確認できると、今後の連絡計画を立てやすくなります。社員個人の携帯電話だけでなく、家族や近隣との連絡手段も把握しておくと、緊急時の連絡網として活用できる場合があります。

任意・追加検討の安否確認項目

基本項目に加えて、企業の業種や組織体制、社員の特性に応じて設定を検討したい項目があります。任意項目を適切に設定することで、より詳細な状況把握と効果的な支援体制の構築が可能になります。

家族の安否状況

社員本人の安全確認と同様に重要なのが、家族の安否状況です。家族に被害がある場合、社員が業務に集中できなくなったり、看護や介護のために長期間勤務できなくなったりする可能性があります。

特に小さな子どもや高齢者、介護が必要な家族がいる社員は、家族の安全状況が勤務可否に直結することが多いため、重要な判断材料となります。また、家族の安否が不明な場合、社員の精神的負担は非常に大きくなるため、メンタルヘルスケアの必要性を早期に把握することにもつながります。

プライバシーに配慮しながら、「家族全員無事」「一部負傷者あり」「安否不明者あり」といった大まかな区分で確認し、詳細が必要な場合は個別に対応する体制を整えることが効果的です。家族の状況に応じた柔軟な勤務体制や支援制度の提供も検討しましょう。

ライフライン

社員の生活基盤となるライフラインの状況を把握することで、在宅勤務の可否や出社の必要性をより正確に判断できます。電気が止まっていればPCやインターネットの使用が困難になり、水道が止まれば衛生面での問題が生じます。

ガスの供給停止は調理や暖房に影響し、特に冬場の災害では社員の健康に直結する問題となります。また、ライフラインの復旧見込みも重要な情報です。数日で復旧予定であれば在宅勤務で対応できるかもしれませんが、長期間の停止が予想される場合は別の対応策が必要になります。

通信インフラも、固定回線とモバイル回線の両方の状況を確認することで、最適な連絡手段を選択できます。社員が集中している地域のライフライン状況を集約することで、全社的な被害状況の把握にも役立てられます。

交通・通勤手段

公共交通機関の運行状況や道路の通行可否は、出社可能性の判断に大きく影響します。普段利用している電車やバスの運転見合わせ情報、代替交通手段の有無、自家用車での通勤可否などを確認します。

特に首都圏などの大都市圏では、鉄道の運行停止により大規模な帰宅困難者が発生する可能性があるため、社員の移動手段の確保は重要な課題です。また、道路の損壊や交通渋滞により、通常の通勤時間の何倍もの時間がかかる場合もあります。

交通状況の回復見込みや、代替ルートの確保状況も合わせて確認できると、業務再開計画の策定に活用できます。必要に応じて、会社による送迎バスの手配や宿泊施設の提供なども検討しましょう。

支援が必要な状況

高齢者や障がい者、妊娠中、持病があるなど、特別な配慮や支援が必要な社員の状況を確認します。災害時には通常以上に支援の必要性が高まるため、事前に把握して適切な対応体制を整える必要があります。

医療的なケアが必要な場合は、かかりつけ医療機関の被災状況や代替医療機関の確保、処方薬の入手可否なども重要な情報となります。また、避難所での生活が困難な場合は、バリアフリー対応の施設への避難や、会社での一時受け入れなども検討する必要があります。

プライバシーや個人情報保護の観点から、事前に本人の同意を得た上で情報を収集し、必要最小限の関係者のみが情報を共有できる体制を構築することが重要です。

会社・施設の被害報告

社員が勤務先の建物や施設にいた場合、現場の被害状況を報告してもらうことで、早期の復旧判断や安全確認に活用できます。建物の外観損傷、設備の故障、書類や機器の被害状況などを確認します。

製造業の場合は生産設備の状況、オフィス勤務の場合はIT機器やサーバーの状況など、業種に応じた重点確認項目を設定することが効果的です。また、建物の安全性に問題がある場合は、立ち入り禁止の措置や代替拠点への移転なども検討する必要があります。

被害状況の報告は、保険申請や復旧計画の策定にも重要な情報となるため、可能な範囲で写真撮影なども依頼できるとよいでしょう。ただし、安全確保を最優先とし、危険な状況での調査は避けるよう注意喚起することが大切です。

代替勤務の希望や可能性

本来の勤務地での業務が困難な場合に、代替手段での勤務が可能かどうかを確認します。在宅勤務やサテライトオフィス、他の事業所での勤務など、複数の選択肢を提示して社員の希望と可能性を把握します。

テレワークの場合は、自宅の作業環境（デスク、椅子、照明など）、必要な機器の有無（PC、プリンター、ネットワーク環境など）、セキュリティ要件の確保状況なども詳細に確認する必要があります。また、家族構成や住環境によっては、在宅勤務が困難な場合もあるため、個別の事情も考慮する必要があります。

別拠点での勤務を検討する場合は、交通手段の確保や宿泊先の手配、業務に必要な資料や機器の移動なども含めた総合的な検討が必要です。災害時の特別措置として、通常とは異なる柔軟な勤務体制を用意することも重要でしょう。

業種・業態別の安否確認項目

業種や業態によって、重点的に確認すべき項目や情報の優先順位が異なります。自社の特性に応じた安否確認項目を設定することで、より実践的で効果的な安全確認体制を構築できます。

製造業・工場勤務者

製造業では、作業現場での安全確認と生産設備の状況把握が重要な要素となります。工場内での作業中に災害が発生した場合、機械設備による二次被害のリスクがあるため、社員の安全確認と同時に現場の状況も詳細に把握する必要があります。

【製造業・工場勤務者の安否確認項目】

• 生産ラインの停止状況
• 設備の損傷程度
• 原材料や製品の被害状況
• 危険物質の漏洩や拡散がないか

また、工場での作業では安全装備の着用が義務付けられているため、装備品の効果や適切な避難行動が取れたかどうかの確認も重要です。

復旧作業においては、専門的な技能を持つ社員の確保が不可欠なため、技能レベルや担当業務に応じた人員配置の可能性も確認項目に含めることが効果的です。安全管理者や設備保全担当者などのキーパーソンの安否確認は特に優先度を高く設定しましょう。

オフィス勤務者

オフィス勤務者の場合、テレワーク環境の整備状況とITインフラの利用可能性が重要な確認項目となります。デスクワーク中心の業務であれば、物理的な出社ができなくても在宅勤務で業務継続が可能な場合が多いためです。

【オフィス勤務者の安否確認項目】

• 自宅のインターネット環境
• 業務用PCやソフトウェアの利用可否
• クラウドサービスやVPNへのアクセス状況
• オンライン会議システムの利用可能性

また、紙の資料や印鑑が必要な業務がある場合は、代替手段や電子化への移行可能性も検討項目に含めます。

顧客対応やプロジェクト管理など、対外的な業務を担当している社員は、取引先との連絡状況や業務の引き継ぎ可能性も確認することで、事業への影響を最小限に抑えられます。

医療・福祉従事者

医療・福祉業界では、社員の安全確認と同時に、患者や利用者への継続的なケア提供体制の確保が重要な課題となります。医師や看護師、介護士などの専門職員の確保状況は、サービス提供の可否に直結するため、詳細な確認が必要です。

【医療・福祉従事者の安否確認項目】

• 担当患者や利用者の安全状況
• 医療機器や介護用品の利用可能性
• 医薬品や衛生用品の在庫状況
• 施設内の感染対策状況

また、災害時には通常以上に医療・福祉ニーズが高まるため、緊急対応可能な人員の確保や他施設との連携体制も検討する必要があります。

24時間体制でのサービス提供が求められる施設では、宿泊可能な職員の確保や交代勤務体制の調整も重要な要素となります。家族の安全確認と職場での対応のバランスを取りながら、継続的なケア提供を実現する体制づくりが求められます。

物流・運輸業

物流・運輸業では、配送中や輸送途中の社員の安全確認と、物流網の継続的な運営が重要な課題となります。ドライバーや配送員は広範囲にわたって移動しているため、現在地の特定と道路状況の把握が優先事項です。

【物流・運輸業の安否確認項目】

• 配送中の荷物の安全性
• 車両の損傷状況
• 代替輸送ルートの確保可能性
• 燃料の確保状況
• 倉庫や配送センターの被害状況
• 在庫商品の安全性
• 物流システムの稼働状況

また、顧客への配送スケジュールや、他の物流業者との連携可能性、緊急物資の輸送対応可否なども確認することで、社会的責任を果たしながら事業を継続する体制を整えられます。GPSや運行管理システムを活用した位置情報の把握も効果的です。

安否確認項目の設計ポイントと注意点

効果的な安否確認を実現するためには、項目設計の段階で使いやすさと実用性を両立させる工夫が必要です。緊急時でも迅速かつ正確な回答を得られるよう、以下のポイントを考慮して設計しましょう。

シンプルで答えやすい項目にする

災害時の混乱した状況では、複雑な質問や長文での回答を求めることは適切ではありません。選択式やYES/NO形式を中心とした、直感的に回答できる項目設計が重要です。

選択肢は3〜5個程度に絞り、曖昧な表現は避けて明確な基準を示すことが効果的です。例えば、「軽傷」の定義を「医療機関での治療は不要だが、痛みや不快感がある状態」のように具体的に示すことで、回答のばらつきを減らせます。

自由記述欄を設ける場合も、必須項目ではなく補足情報として位置付け、短文での回答を促すようにします。スマートフォンからの回答も考慮して、文字入力の負担を最小限に抑える設計を心がけましょう。また、絵文字や色分けを活用して視覚的にわかりやすくする工夫も効果的です。

情報の優先順位を明確にする

安否確認で収集する情報には明確な優先順位があります。最も重要な「安否状況」を最初に配置し、次に「現在地」「出社可否」と続けて、緊急度の高い情報から順番に確認できるよう設計します。

回答途中で通信が途切れる可能性も考慮して、重要な項目ほど前半に配置することが重要です。また、必須項目と任意項目を明確に区分し、最低限必要な情報だけでも確実に収集できる体制を整えます。

項目数が多くなる場合は、基本情報と詳細情報を分けて段階的に収集する方法も効果的です。初回は安否状況と現在地のみを確認し、安全が確認できた社員から順次詳細情報を収集するという段階的なアプローチを検討しましょう。

収集した情報の活用フローを設計する

安否確認で収集した情報をどのように活用するかを事前に明確にしておくことが重要です。回答内容に応じた自動分類機能や、管理者への通知機能、関係部署への情報共有フローなどを設計します。

「重傷」や「行方不明」の回答があった場合の緊急対応フロー、「出社困難」の回答が多数あった場合の代替要員確保フロー、ライフライン被害の情報を設備管理部門に共有するフローなど、具体的な活用方法を事前に決めておきます。

また、収集した情報を経営陣や関係部署に報告するためのダッシュボードやレポート機能も重要です。リアルタイムでの状況把握と迅速な意思決定を支援する仕組みを構築しましょう。

個人情報保護とのバランスに配慮する

安否確認で収集する情報の多くは個人情報に該当するため、適切な取り扱いと保護が不可欠です。現在地や家族構成、健康状態などの機微な情報を扱う場合は、特に慎重な管理が求められます。

事前に社員への説明と同意取得を行い、情報の利用目的や共有範囲を明確にします。また、情報にアクセスできる担当者を限定し、適切なアクセス権限管理を実施することが重要です。

災害時の特例として、通常よりも広範囲な情報共有が必要になる場合もありますが、目的外利用の防止と災害収束後の情報削除ルールを明確にしておきます。セキュリティ対策と利便性のバランスを取りながら、信頼できる安否確認体制を構築しましょう。

安否確認項目は定期的な見直しや訓練による改善が必要

安否確認項目は一度設定すれば完了というものではありません。実際の災害や訓練での経験を踏まえて継続的に改善していくことで、より実用的で効果的な安否確認体制を構築できます。

過去の災害・訓練結果をもとに改善する

実際に災害が発生した際の対応結果や、定期的に実施する安否確認訓練での課題を分析し、項目設計に反映させることが重要です。回答率が低かった項目やわかりにくかった質問、不足していた情報などを洗い出します。

過去の災害では想定していなかった状況が発生することも多いため、その経験を活かして新たな確認項目を追加したり、既存項目の内容を修正したりする必要があります。例えば、コロナ禍での在宅勤務の普及により、自宅での安全確認や家族との同居状況の確認が重要になったケースもあります。

他社の災害対応事例や業界団体の提言なども参考にしながら、常に最新の状況に対応できる項目設計を心がけましょう。改善の記録を残しておくことで、ノウハウの蓄積と継承にもつながります。

定期的な安否確認訓練を実施する

年1〜2回程度の定期的な安否確認訓練を実施することで、実際の運用における課題を発見し、社員の対応スキル向上も図れます。訓練では実際の災害を想定したシナリオを設定し、リアルな状況での対応を確認します。

訓練後のアンケートや振り返りを通じて、項目のわかりやすさや回答のしやすさ、システムの操作性などを評価し、改善点を抽出します。また、回答時間や回答率の分析を行い、目標値の設定と達成状況の確認も重要です。

訓練の頻度や内容は段階的に高度化していき、基本的な安否確認から始めて、詳細情報の収集や部門別対応、他拠点との連携など、さまざまなパターンでの対応力を向上させます。新入社員や中途採用者への訓練も定期的に実施しましょう。

社内マニュアルやチェックリストを整備する

安否確認項目の設計意図や運用方法を明文化したマニュアルを整備し、関係者全員が同じ理解で対応できる体制を構築します。災害対策責任者だけでなく、人事部や総務部、各部門の管理者など、関係するすべての担当者が参照できるガイドラインが必要です。

マニュアルには、項目の設定理由や回答内容に応じた対応フロー、システムの操作方法、緊急連絡先一覧などを含めます。また、定期的な見直しスケジュールや改善提案の方法も明記し、継続的な改善サイクルを回せる体制を整えることが重要です。

チェックリスト形式で確認項目を整理することで、災害時の混乱した状況でも漏れなく対応できるよう支援します。項目設定から情報収集、分析、対応まで、一連のプロセスを標準化して組織全体での対応力向上を図りましょう。

安否確認システムで項目設定を効率化しよう

安否確認システムを導入することで、項目設定の効率化と運用の自動化を実現できます。手動での連絡や集計作業の負担を大幅に軽減し、より迅速で正確な安否確認が可能になります。

安否確認システムで設定できる項目例

多くの安否確認システムでは、基本的な安否確認項目はもちろん、企業独自の項目も柔軟に設定できる機能を提供しています。選択式、記述式、数値入力、写真添付など、さまざまな形式での情報収集が可能です。

【代表的な設定可能項目】

• 安否状況
• 現在地
• 出社可否
• 通信手段
• 家族の安否状況
• 自宅の被害状況
• 交通機関の利用可否
• 業務に必要な機器の状況

システムによっては業種別のテンプレートが用意されており、製造業向けには設備の安全確認項目、医療機関向けには患者対応状況の確認項目など、特化した項目セットを利用できます。カスタマイズの自由度も高く、自社の業務特性に応じた独自項目の追加も可能です。

テンプレートを活用して効率的に設計できる

安否確認システムの多くは、業界別や用途別のテンプレートを提供しているため、効率的な項目設計が可能です。1から項目を検討する手間を省き、実績のある項目構成をベースに自社向けのカスタマイズを行えます。

製造業テンプレートには工場設備の確認項目、オフィス業務テンプレートにはテレワーク環境の確認項目、医療機関テンプレートには患者対応の確認項目など、業種特有のニーズに対応した項目が含まれています。テンプレートをベースに、自社の特殊事情や独自の運用要件を追加することで、最適な安否確認項目を構築できます。

また、災害の種類（地震・台風・火災・感染症など）に応じたテンプレートも用意されている場合があり、想定される災害に応じて項目を使い分けることも可能です。テンプレートの活用により、設計期間の短縮と項目の抜け漏れ防止を両立できます。

自社に最適な安否確認システムを見つけるには？

安否確認システムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

自社に最適な安否確認システムを見つける際には「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。

自社にぴったりの安否確認システムを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。

まとめ

安否確認項目の適切な設定は、災害時の社員の安全確保と事業継続の実現に欠かせない取り組みです。安否状況や現在地、出社可否、通信手段などの基本項目から始まり、業種や企業の特性に応じた任意項目を追加することで、より実用的な安否確認体制を構築できます。

安否確認システムの導入により、項目設定の効率化と運用の自動化を実現し、災害時の迅速な対応と的確な判断を支援する体制を整えられます。テンプレートの活用と自社に合わせたカスタマイズにより、実践的で効果的な安否確認項目を構築し、社員の安全と事業継続の両立を目指しましょう。