安否確認マニュアルの作成方法！効果的な運用を実現するための手順を徹底解説

災害はいつ発生するかわからず、その瞬間に従業員の安全を確保することは企業の重要な責務です。しかし、災害時の安否確認マニュアルを作成していない企業も多いです。安否確認マニュアルは、災害時に従業員の安全を迅速に把握し、適切な対応を取るための重要な指針となります。

本記事では、安否確認マニュアルの具体的な作成手順を紹介します。安否確認システムとの連携によって運用を効率化する方法も解説するので、ぜひ参考にしてください。

安否確認マニュアルとは？

安否確認マニュアルとは、災害時に企業が従業員の安全状況を確認するための具体的な手順と方法を体系化した文書です。地震や台風、火災などの自然災害や事故が発生した際、従業員の生命・身体の安全を最優先に確保するための行動計画として機能します。

安否確認マニュアルは、企業規模や業種を問わず、働く人々の安全を守るための基盤となり、労働安全衛生法に基づく安全配慮義務の一環としても位置づけられています。経営層から現場の従業員まで、全社一丸となって取り組むべき重要な仕組みといえるでしょう。

安否確認マニュアルの必要性

近年、自然災害の頻発化・激甚化により、企業における安否確認の重要性はますます高まっています。災害発生時に従業員の安否が不明な状態が続くと、救助活動の遅れや家族の不安増大、事業復旧の遅延など、深刻な影響を及ぼす可能性があります。

法的な観点からも、企業には従業員の安全を確保する義務があります。労働安全衛生法では、事業者が労働者の安全と健康を確保するために必要な措置を講じることが求められており、災害時の安否確認もその一環として重要な位置を占めています。

どのような企業が対象になるのか

安否確認マニュアルの整備は、企業規模や業種を問わず、すべての事業者に必要な取り組みです。従業員数が少ない中小企業であっても、災害時の混乱の中で確実な安否確認を行うためには、事前の準備とルール化が不可欠です。

特に以下のような企業では、安否確認マニュアルの重要性が高いといえます。

安否確認マニュアルに盛り込むべき基本項目

効果的な安否確認マニュアルを作成するためには、緊急時に迷わず行動できるよう、必要な情報を漏れなく整理することが重要です。ここでは、安否確認マニュアルに必ず含めるべき基本項目を詳しく解説します。これらの項目を明確に定義・記載することで、緊急時にも確実に機能する運用体制を整備できます。

対象者・連絡網

正社員や契約社員、派遣社員、パートタイマー、アルバイトなど、雇用形態ごとに対象範囲を明確にし、勤務地や出張先にいる従業員も含めるかどうかを決定します。

連絡網では、部署単位で責任者を設定し、責任者が部下の安否確認を行うのが一般的です。しかし、責任者が被災する可能性も考慮し、代理者や複数のルートを設定することが重要です。また、連絡がつかない場合の代替手段や、一定時間経過後の対応方法もあわせて定めておきます。

さらに、従業員の家族への連絡方法や、退職者・休職者の取り扱いなど、特殊なケースへの対応方針も明記しておくことで、現場での混乱を防げます。

安否確認の実施タイミングと条件

震度5弱以上の地震や特別警報の発令、火災や爆発事故の発生など、客観的で明確な基準を設定します。

また、本社所在地では震度4だが、支店所在地では震度6強といった場合の対応方針や、複数拠点で異なる災害が同時発生した場合の優先順位なども定めておきます。勤務時間内・外での判断基準の違いや、休日・夜間の対応体制も明確にしておく必要があります。

さらに、新型コロナウイルス感染症のような感染症拡大や、サイバー攻撃による業務システム停止など、自然災害以外の緊急事態への対応も視野に入れておくことで、より包括的なマニュアルとなります。安否確認の発動権限を持つ担当者や代理者も明確に指定し、迅速な意思決定ができる体制を整えておきます。

安否確認の手段と手順

災害時は通信インフラが不安定になる可能性があるため、複数の連絡手段を確保し、優先順位を明確にしておきます。安否確認システムやメール、電話、SNS、災害用伝言ダイヤルなど、多様な手段を組み合わせることで、確実な情報収集を実現します。

従業員側の対応手順では、安否確認の連絡を受けた際の回答方法を具体的に記載します。回答項目は「無事・軽傷・重傷・安否不明」といったシンプルな選択肢にし、現在地や家族の状況、出社可能性なども含めます。また、回答期限を明確に設定し、期限内に回答がない場合の対応も定めておきます。

管理者側の手順では、安否確認の開始から完了までの一連の流れを時系列で整理します。初回連絡や未回答者への再連絡、安否不明者への対応、集計結果の報告など、各段階での具体的な作業内容と責任者を明記し、スムーズな運用を支援します。

安否確認の文面・質問内容

緊急時に効果的な安否確認を行うためには、従業員が迷わず回答できる明確で簡潔な文面が必要です。文面は、災害の種類や発生時間帯に応じて複数パターンを用意し、状況に応じて使い分けられるよう整備します。

【記載項目】

• 発信者の身元
• 安否確認の目的
• 回答方法
• 回答期限

【質問項目】

• 安否状況：無事・けが・重傷
• 現在地：自宅・出社中・避難所
• 出社可否：可能・困難・不可
• 通信手段：通話可・通信不可

質問項目は必要最小限に絞り込み、選択式の回答を中心とすることで、回答率の向上と集計作業の効率化を図ります。

緊急連絡先・担当部署の情報

災害時に迅速な対応を行うためには、関連する連絡先を一元的に管理し、すぐにアクセスできる状態にしておくことが重要です。

【社内の緊急連絡先】

• 安否確認責任者
• 人事部
• 総務部
• 経営陣の連絡先

社内の緊急連絡先は、複数の手段（携帯電話、固定電話、メールアドレス）で整備するのが大切です。

【社外の連絡先】

• 消防署
• 警察署
• 病院
• 自治体の災害対策本部
• 取引先
• 顧客
• 協力会社

社外の連絡先では、地域の防災関係機関の情報に加え、事業継続に関わる重要な関係者の連絡先も含めておくとよいでしょう。本社・支店が複数ある場合は、拠点ごとに地域特有の連絡先を整備することも必要です。

連絡先情報は定期的に更新し、担当者の異動や組織変更に対応します。また、連絡先リストは印刷版とデジタル版の両方を用意し、システム障害時にも確認できるよう準備しておきます。

安否確認結果の記録・保管方法

安否確認で収集した情報は、その後の対応や報告、検証に活用するため、適切に記録・保管する必要があります。記録方法は、Excelやデータベースなどのデジタル形式を基本とし、項目の統一と集計の効率化を図ります。

【記録項目】

• 従業員名
• 部署
• 連絡日時
• 回答内容
• 安否状況
• 現在地
• 家族状況
• 出社可能性

また、連絡がつかない従業員は、連絡試行回数や使用した連絡手段、最終連絡日時なども記録し、継続的な安否確認活動に活用します。

保管期間は、労務管理の観点から最低3年間は保管し、法的要請や検証活動に備えます。個人情報保護の観点から、アクセス権限を制限し、不要になった情報は適切に廃棄する仕組みも整備しておきます。

安否確認とBCPの連携

安否確認は、BCP（事業継続計画）の重要な構成要素であり、従業員の安全確保から事業復旧への円滑な移行を実現するために連携が不可欠です。安否確認の結果をもとに、出社可能な従業員数を把握し、事業継続に必要な人員確保の判断材料とします。

重要業務の担当者の安否状況や各拠点の被害状況、取引先との連絡状況などを総合的に評価し、事業継続の可否や縮小運営の必要性を判断します。

また、安否確認の実施体制とBCPの実施体制を整合させ、責任者や連絡網の重複を避けることで、効率的な災害対応を実現します。定期的な訓練でも、安否確認からBCP発動までの一連の流れを検証し、実効性のある体制を維持します。

安否確認マニュアルの作成手順

効果的な安否確認マニュアルを作成するためには、体系的なアプローチが必要です。ここでは、安否確認マニュアルの作成手順をわかりやすく解説します。

①現状の安否確認体制を把握する

まずは、現在の安否確認体制がどのような状況にあるかを正確に把握します。既存のマニュアルがある場合は、その内容と実際の運用状況を詳しく調査し、課題や改善点を洗い出しましょう。

現状調査では、過去の災害時にどのような安否確認が行われたか、その時の課題は何だったか、従業員からの意見や要望はあるかなどを確認します。また、他部署が独自に行っている安否確認の仕組みがないか、重複や漏れがないかも調査対象となります。

さらに、法令要求事項や業界ガイドライン、親会社や取引先からの要請など、外部要因も整理しておきます。調査結果をもとに、新しいマニュアルの目的と目標を明確に設定し、プロジェクトの方向性を定めます。現状把握の段階で関係者の認識を統一することで、後の作業がスムーズに進むようになります。

②対象範囲と体制を明確にする

正社員だけでなく、契約社員や派遣社員、パートタイマー、アルバイトなど、すべての雇用形態を検討し、対象に含めるかどうかを決定します。また、在宅勤務者や出張者、休職者、育児休業取得者などの特殊な状況にある従業員の取り扱いも決めておきます。

実施体制では、安否確認の責任者や各部署の担当者、システム管理者、外部との連絡担当者など、役割分担を明確にします。組織図と照らし合わせながら、指揮命令系統を整理し、責任者が不在の場合の代行者も指定しておきます。

さらに、安否確認の実施場所（対策本部）、使用する設備（電話、PC、安否確認システム）、必要な備品（連絡先リスト、マニュアル）なども具体的に決定します。実施体制を明確にすることで、緊急時の混乱を最小限に抑え、効率的な安否確認を実現できます。

③安否確認の手段・ルールを決める

災害時の通信状況を考慮し、複数の連絡手段を組み合わせた安否確認体制を構築します。安否確認システムやメール、電話、SMS、SNS、災害用伝言ダイヤルなど、利用可能な手段を整理し、優先順位と使い分けのルールを決定します。

運用ルールでは、安否確認の発動基準や連絡の順序、回答期限、未回答者への対応、情報の取りまとめ方法などを具体的に定めます。また、夜間・休日の対応体制や、交通機関の運行状況確認方法、帰宅困難者への対応なども含めて、包括的なルールを策定します。

④マニュアルの構成と記載内容を設計する

前述した基本項目を軸に、構成と記載内容を慎重に設計します。各章の記載内容は緊急時に迷わず行動できるよう、フローチャートや図表を活用し、具体的でわかりやすい表現を心がけます。また、携帯用の簡易版マニュアルや、壁に掲示する緊急連絡先ポスターなども合わせて検討します。

文書管理の観点から、版数管理や改訂履歴、承認者、配布先なども明確にしておきます。電子ファイルと印刷版の両方を用意し、システム障害時にも参照できるよう備えておくことが重要です。マニュアルの構成が決まったら、関係者で内容を確認し、必要に応じて調整を行います。

⑤関係部署と内容を確認・調整する

人事部や総務部、情報システム部、各事業部門など、関係する部署と緊密に連携し、マニュアル内容の確認と調整を行います。

調整プロセスを通じて、実際に機能するマニュアルに仕上げていきます。また、経営層への報告と承認も忘れずに行い、組織としてのコミットメントを確実にします。

⑥ドラフト版を作成して訓練で検証する

関係部署との調整が完了したら、ドラフト版のマニュアルを作成し、実際の訓練で機能するかを検証します。安否確認訓練では、想定される災害シナリオを設定し、マニュアルに従って安否確認を実施し、手順の妥当性や実用性を確認します。

可能な限り実際の災害に近い条件で実施し、マニュアルの課題を発見します。訓練中は、各段階での所要時間や参加者の理解度、システムの動作状況などを詳細に記録します。

訓練後は、参加者からのフィードバックを収集し、マニュアルの改善点を整理します。「手順がわかりにくかった」「連絡先が見つからなかった」「システムの操作方法が不明だった」など、具体的な指摘事項をもとに、マニュアルの修正を行います。必要に応じて複数回の訓練を実施し、十分に検証されたマニュアルに仕上げましょう。

⑦マニュアルを完成・共有・周知する

安否確認訓練での検証を踏まえてマニュアルを修正し、最終版を完成させます。完成したマニュアルは、経営層の最終承認を得た後、全従業員に共有・周知します。

周知活動では、単にマニュアルを配布するだけでなく、説明会や研修会を開催し、従業員の理解を深めることが重要です。また、新入社員研修や定期的な安全教育にも組み込み、継続的な教育を行いましょう。

⑧定期的な見直し体制を構築する

安否確認マニュアルは、組織の変化や法令の改正、技術の進歩、災害の教訓などを踏まえ、定期的に見直しを行う必要があります。見直しの頻度は年1回を基本とし、重大な組織変更や大規模災害の発生時には臨時の見直しも実施します。

見直し体制では、責任者や作業担当者、承認者を明確に定め、見直しプロセスを標準化します。見直しの観点として、マニュアルの実用性や最新性、法令適合性、他社事例との比較などを設定し、包括的な評価を行います。また、従業員からの改善提案を受け付ける仕組みも構築し、現場の声を反映させます。

見直し結果は、改訂版マニュアルとして全従業員に周知し、新たな訓練で検証します。このサイクルを継続することで、常に実効性のある安否確認体制を維持できます。見直し活動の記録も適切に保管し、将来の改善活動に活用します。

【補足】テンプレートや他社事例を活用するのもおすすめ

効率的に質の高い安否確認マニュアルを作成するために、既存のテンプレートや他社事例を積極的に活用することもおすすめです。

政府や自治体が公開するBCPガイドラインには、安否確認マニュアルのテンプレートが含まれていることが多く、基本的な構成や記載項目の参考になります。業界団体が作成するガイドラインでは、業種特有の課題や対応方法が解説されており、より実践的な内容を参考にできます。

安否確認システムと連携して効率的にマニュアルを運用しよう

安否確認マニュアルの真の価値は、緊急時に確実に機能することにあります。しかし、紙やPDFでの運用では限界があり、安否確認システムと連携することで、より実用的かつスピーディーな対応が可能になります。

安否確認システムとの連携により、マニュアルに記載された手順を自動化し、人的ミスを減らしながら効率的な安否確認を実現できます。ここでは、システム連携のメリットと、具体的な運用ポイントを詳しく解説します。

安否確認システムとの連携が必要な理由

災害時においては、情報伝達のスピードと正確性が文字通り命を分ける要因となります。電話連絡やメール送信では、1人ひとりに個別に連絡する必要があり、時間がかかる上に連絡漏れのリスクも高くなります。また、担当者が被災した場合や、同時に複数の業務が発生した場合には、人手不足により適切な対応が困難になる可能性があります。

安否確認システムが持つ一斉配信や自動集計、進捗管理などの機能を活用することで、即時対応と人手不足対策を同時に実現できます。また、安否確認の実施状況をリアルタイムで把握でき、未回答者への追加連絡や、重篤な被害を受けた従業員への優先対応など、状況に応じた柔軟な対応も可能になります。

マニュアルとシステムが一体となることで、理論と実践の両面で効果的な安否確認体制を構築できます。

安否確認システムにマニュアルを組み込む方法

安否確認システムでは、災害の種類や規模に応じた複数のシナリオを事前に登録し、状況に応じて適切なシナリオを選択できるよう設定できます。例えば、「震度5弱以上の地震発生時」「台風接近時」「火災発生時」など、シナリオごとに異なる安否確認の文面や質問項目を設定し、マニュアルの指示に従って自動的に配信されるよう構成します。

また、システムの通知テンプレートとマニュアルの文面を連動させることで、マニュアルで定めた標準的な安否確認メッセージが自動的に送信される仕組みを構築できます。これにより、緊急時に担当者が文面を考える時間を短縮し、迅速な安否確認を実現できます。

安否確認システムの代表的な機能

現代の安否確認システムは、マニュアルの運用を支援する多様な機能を備えています。

・テンプレート配信機能
マニュアルで定めた安否確認メッセージを、メールやSMS、アプリ通知など複数の手段で一斉配信できます。災害の種類や時間帯に応じて、事前に用意したテンプレートを選択し、ワンクリックで全従業員に配信することが可能です。

・フロー管理機能
マニュアルに記載された「確認→集計→報告」のプロセスをシステム上で自動化できます。従業員からの回答は自動的に集計され、未回答者のリストも即座に作成されます。また、回答内容に応じて自動的に分類され、重篤な被害を受けた従業員や出社困難な従業員を素早く特定できます。

・権限設定機能
マニュアル上の役割分担に応じて、各担当者に必要な情報だけを表示できます。一般従業員には回答画面のみを、部署管理者には部署内の集計結果を、経営陣には全社的な状況を表示するなど、階層に応じた情報提供が可能です。

これらの機能を活用することで、マニュアルとシステムの一体運用が実現し、効率的な安否確認が可能になります。

安否確認システムの導入・活用効果

安否確認システムの導入により、マニュアルの運用が属人化することを防げます。電話やメールでの安否確認では、担当者の経験や判断に依存する部分が多く、担当者が変わると運用方法も変わってしまうリスクがあります。システム化により、マニュアルで定めた手順が標準化され、誰が担当しても同じレベルの安否確認を実施できるようになります。

現場の担当者にとっては、緊急時に迷わずに行動できるという大きなメリットがあります。システムの画面上に次に取るべきアクションが明示され、マニュアルを別途確認する必要がありません。また、進捗状況がリアルタイムで把握できるため、どの従業員に追加連絡が必要か、どの部署の回答率が低いかなど、具体的な対応策を迅速に判断できます。

また、災害発生直後の混乱した状況でも、システムにより一定の手順で安否確認が開始されるため、対応漏れや遅延を防げます。集計・報告のスピードも格段に向上し、経営層への状況報告や関係機関への連絡を迅速に行えるようになります。

自社に最適な安否確認システムを見つけるには？

安否確認システムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

自社に最適な安否確認システムを見つける際には「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。

自社にぴったりの安否確認システムを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。

まとめ

安否確認マニュアルは、災害時に従業員の安全を守るための重要な基盤となります。しかし、マニュアルを作成するだけでは十分ではありません。実際の緊急時に機能する実用的な内容にすること、全従業員に周知・定着させること、そして継続的に見直し・改善していくことが不可欠です。

特に重要なのは、マニュアルと安否確認システムの連携です。マニュアルだけ、システムだけでは万全とはいえません。両者を有機的に連携させることで、備えと行動がスムーズにつながり、真に効果的な安否確認体制を構築できます。

安否確認は、従業員の生命・安全を守るという企業の基本的な責務であり、同時に事業継続の前提条件でもあります。適切なマニュアルとシステムの整備により、安心・安全な職場環境を実現し、従業員とその家族、そして企業の未来を守る体制を構築していきましょう。