安否確認の目的とは？企業が実施する理由と運用設計のポイントを解説

企業における安否確認の必要性は理解しているものの、「なぜ実施するのか」という根本的な目的が曖昧なまま導入を検討しているケースは少なくありません。安否確認の目的を明確にすることは、社内マニュアルの作成や社員への説明、システム選定といったすべての工程において指針となる重要な要素です。

本記事では、企業が安否確認を実施する具体的な目的を整理し、目的を起点とした効果的な運用設計の進め方を解説します。BCP（事業継続計画）との関係性や社会的責任の観点も含めて、安否確認体制を構築する際の判断基準として活用できる情報をお伝えします。

安否確認とは？

安否確認とは、災害や緊急事態が発生した際に、組織の構成員が無事であるかどうかを迅速に把握するための取り組みです。地震や台風などの自然災害、火災や交通事故といった人為的事故、さらには感染症の拡大や情報システムの障害など、業務に影響を与える可能性のあるさまざまなリスクに対応します。

企業の安否確認では、社員の生命・身体の安全状況に加えて、勤務可能性や交通手段の確保、家族の状況、職場や自宅周辺の被害状況なども併せて確認することが一般的です。これらの情報を組織全体で集約することにより、適切な初動対応と事業継続の判断を行うための基盤データとして活用されます。

企業における安否確認の主な目的

企業が安否確認を行う目的は、単純に「社員の安全を確認する」だけではありません。組織運営や事業継続、社会的責任、従業員満足度向上など、多角的な視点から重要な役割を果たしています。

ここでは、企業が安否確認を実施する主要な目的を具体的に整理して紹介します。安否確認の目的を理解することで、自社に最適な安否確認体制の設計方針や、社内での説明根拠として活用できるでしょう。

社員の安全・生命を守るため

災害や事故が発生した際、企業が最優先で取り組むべきは社員の命を守ることです。安否確認は、緊急時に「誰が無事で、誰が危険な状況にあるのか」を素早く把握し、必要な救助や支援を行うための初動手段として機能します。

特に大規模な組織や、複数の拠点に社員が分散している企業では、全社員の状況を迅速に集約する仕組みが不可欠です。出張者や在宅勤務者、営業で外出中の社員など、本社以外の場所にいる人々の状況も含めて確認することで、取り残される社員を防ぎ、組織として責任を持って安全確保に取り組めます。

また、安否確認の結果をもとに、負傷者への応急処置や医療機関への搬送、避難が必要な社員への誘導指示なども迅速に実施できるため、被害の拡大防止にも直接的に貢献します。企業には従業員の安全配慮義務があり、安否確認はこの義務を果たすための具体的手段でもあります。

緊急時の初動対応を迅速化するため

災害発生直後は情報が錯綜し、現場の混乱が生じやすい状況となります。安否確認により社員の状況を迅速に集約できれば、避難指示や業務の中断・継続判断、緊急対策本部の設置といった初動対応を的確かつスピーディーに実行できます。

例えば、地震発生時に各拠点の安否確認結果が「A拠点は全員無事・建物に損傷なし」「B拠点は一部負傷者あり・設備に被害」「C拠点は連絡不通」という情報として集約されれば、優先的に対応すべき拠点や投入すべきリソースが明確になります。この判断の根拠となるデータがなければ、場当たり的な対応となり、本当に支援が必要な場所への対処が遅れる危険性があります。

また、安否確認は指揮命令系統の整備にも重要な役割を果たします。管理職や責任者の安否状況を把握することで、緊急時の意思決定体制を速やかに確立し、組織的な対応を実現できます。

事業継続（BCP）を実行する基盤とするため

事業継続計画（BCP）の実効性は、人的リソースの確保に大きく依存しています。安否確認を通じて「誰が勤務可能か」「どの拠点に稼働できる人員が残っているか」「重要業務を担当する社員の状況はどうか」といった情報を収集することで、現実的な業務復旧計画を策定できます。

BCPでは、事前に最低限必要な人員数や代替要員の配置などを計画しますが、実際の災害時には計画通りにいかないケースが大半です。安否確認によって得られるリアルタイムの人員状況データをもとに、BCPの修正や代替案の実行を柔軟に行うことが、真の事業継続につながります。

さらに、安否確認で把握した社員の勤務可能時期や制約条件（家族の世話が必要、交通手段が確保できないなど）を考慮することで、無理のない業務復旧スケジュールの調整も可能になります。人的リソースの制約を正確に把握せずに事業継続を図ろうとすると、社員に過度な負担をかけ、二次的な問題を引き起こすリスクもあります。

社内外への説明責任を果たすため

企業には、ステークホルダーに対して社員の安全確保に関する説明責任があります。災害時に「社員の安否状況を把握していない」「連絡手段が整備されていなかった」という事態は、企業の危機管理体制や社会的責任に対する重大な疑問を招く可能性があります。

近年では、企業の災害対応がメディアやSNSで注目されやすく、社員の安否を軽視したと受け取られる対応は、企業イメージの著しい悪化を招く危険性があります。一方で、迅速かつ適切な安否確認を実施している企業は、「社員を大切にする企業」として評価を高める機会にもなります。

また、取引先や顧客に対しても、社員の安否確認状況は事業継続の見通しを示す重要な情報となります。「全社員の安否を確認済み」「◯日後から業務再開予定」といった具体的な情報を提供できることで、取引関係の維持や顧客の信頼確保にも貢献します。上場企業では、災害時の対応状況を投資家に報告する義務もあり、安否確認の実施とその結果は開示情報の一部としても重要です。

社員とその家族への安心感を提供するため

安否確認体制が整備されている企業で働く社員とその家族は、「何かあったときに会社が守ってくれる」という安心感を持てます。この心理的安全性は、社員のエンゲージメント向上や定着率の改善に好影響を与える要素として注目されています。

特に、地震や台風などの自然災害が頻発する日本においては、災害時の対応体制が充実している企業への就職・転職を希望する求職者も増加しています。安否確認を含む危機管理体制は、人材確保の競争力を高める要素としても機能します。

また、安否確認の訓練を定期的に実施することで、社員の防災意識向上にもつながります。家族も含めて災害時の行動計画を考える機会となり、社員の私生活における安全性向上にも間接的に貢献できます。社員が「会社に守られている」と感じることで、企業への帰属意識や信頼関係も深まり、組織全体のパフォーマンス向上にも波及効果をもたらします。

災害・トラブル発生時の情報集約ツールとして活用するため

安否確認は、社員の安全状況を確認するだけでなく、災害の被害状況や社会インフラの状況を把握するための情報収集ツールとしても活用できます。安否確認の回答とあわせて、建物の損傷や交通機関の運行、電気・水道・ガスの供給、周辺地域の被害などの情報を収集することで、災害の全体像を可視化できます。

この情報は、社内の対策本部での意思決定に活用されるだけでなく、行政機関への報告や地域の災害対策協議会での情報共有にも利用できます。特に、地域の主要企業である場合には、行政機関から被害状況の報告を求められることもあり、組織的に集約された情報は地域全体の災害対応にも貢献します。

さらに、複数回の安否確認を実施することで、時系列での状況変化も追跡できます。「初回確認では電気が停止していたが、2回目の確認では復旧していた」といった情報は、復旧作業の進捗把握や今後の見通し策定に有用なデータとなります。

安否確認の目的を起点に運用を進めよう

安否確認の目的を明確にすることは、単なる理念の整理ではなく、実際の運用設計において具体的な指針となる重要なステップです。目的が曖昧なまま安否確認を導入すると、現場での混乱や形骸化を招く可能性があります。

ここでは、安否確認の目的を起点として、効果的な運用体制を構築するための具体的なアプローチを解説します。目的と運用の整合性を保つことで、実効性の高い安否確認体制を実現できるでしょう。

目的によって運用設計が変わる

安否確認の目的が異なれば、運用の設計も大きく変わることを理解しておくことが重要です。例えば、「社員の生命を守る」ことを最優先とする場合と、「事業継続のための人員確保」を重視する場合では、確認する内容や対応手順が異なります。

・確認対象者（誰に送るか）
安全確保が目的なら全社員が対象となりますが、事業継続が主目的なら重要業務担当者や管理職を優先することもあります。

・確認内容（何を聞くか）
安全確保が目的なら「無事・負傷・行方不明」の確認が中心となりますが、事業継続が目的なら「勤務可能性・出社可能時期・制約条件」の確認が重要になります。

・回答期限（いつまでに）
初動対応を重視するなら1時間以内、事業継続計画の策定が目的なら24時間以内といった具合に、目的に応じた現実的な期限を設定できます。

目的が明確であれば一貫性のある判断基準を設けられますが、目的を曖昧にしたままでは、システムやマニュアルに必要な要素が整理できず、場当たり的な運用になってしまいます。

目的をもとに安否確認マニュアルを作成する

安否確認マニュアルは、目的を実現するための具体的な行動指針として機能します。目的が明確であれば、マニュアルに盛り込むべき要素や優先順位も自然に決まってきます。

・発動基準
目的に応じて安否確認を開始する条件を明文化します。社員の安全確保が目的なら「震度5弱以上の地震発生時」、事業継続が目的なら「業務に影響する可能性のある事象発生時」といった具合に、判断に迷わない明確な基準を設けることが重要です。

・確認手順
目的達成に向けた効率的な流れを設計します。安全確保が目的なら「安否確認→負傷者の救護→避難指示」、事業継続が目的なら「安否確認→人員状況の集約→業務継続判断」という異なる手順になります。

・役割分担
各部署や役職の責任範囲、エスカレーション手順、意思決定権限などを、目的達成に最適化した形で整理することで、緊急時の混乱を防げます。

・訓練計画
安全確保が目的なら避難訓練と組み合わせ、事業継続が目的ならBCP訓練の一環として実施するなど、目的に合わせた訓練設計が可能になります。

目的を軸に安否確認システムを選定・導入する

安否確認システムの選定・導入においても、「目的ありき」で進めることが成功の鍵となります。目的が明確であれば、本当に必要な機能と性能を絞り込むことができ、コストパフォーマンスの高い安否確認システムの導入が実現できます。

・必要機能
迅速な安全確認が目的なら一斉配信機能と自動集計機能が重要ですが、詳細な被害状況把握が目的なら多様な回答形式や画像添付機能が必要になります。

・性能要件
緊急時の初動対応が目的なら高い同時アクセス性能と送信速度が重要ですが、定期的な訓練が主目的なら標準的な性能で十分な場合もあります。

・運用体制
社員の安全確保が目的なら24時間365日の運用サポートが重要ですが、業務時間内の事業継続確認が主目的なら平日日中のサポートで十分かもしれません。

目的に合わない高機能システムを導入しても、現場で活用されずに失敗に終わるケースは少なくありません。目的を起点とした機能要件の整理により、自社に最適なシステムを選定できるでしょう。

自社に最適な安否確認システムを見つけるには？

安否確認システムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

自社に最適な安否確認システムを見つける際には「FitGap」をご利用ください。FitGapは、自社にぴったりの製品を選ぶための無料診断サービスです。簡単な質問に答えていくだけで、自社に必要なシステム要件が整理でき、各製品の料金や強み、注意点、市場シェアなどを知ることができます。

自社にぴったりの安否確認システムを選ぶために、ぜひFitGapをご利用ください。

まとめ

安否確認の目的を明確にすることは、効果的な危機管理体制を構築するための出発点であると同時に、運用設計やマニュアル作成、システム選定のすべてに影響を与える中核要素です。

目的が明確になれば、一貫性のある効果的な仕組みを構築できるでしょう。安否確認の目的を丁寧に整理し、社内で共有することから始めて、実効性の高い安否確認体制の構築を進めていきましょう。

また、企業を取り巻く環境は常に変化しているため、安否確認の目的も定期的な見直しが必要です。組織規模の拡大や働き方の多様化、新たなリスクの出現、法規制の変更などに合わせて、目的を再評価し、運用をアップデートしていくことが重要です。