2025.10.22

Excelで在庫管理を行う方法！運用時の注意点・課題も紹介

Excelは多くの人が使い慣れているツールのため、新たな教育コストもかからず、自社の在庫管理業務に合わせてカスタマイズできます。

この記事では、Excelを使った在庫管理の具体的な方法や、運用時の注意点・課題を紹介します。小規模な在庫から始めて段階的に管理レベルを向上させたい企業や、在庫の見える化を図りたい企業は、ぜひ参考にしてください。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの在庫管理システムをチェック

選定エンジンを試す

Excelで在庫管理を行う方法

Excelを使った在庫管理は、表形式で在庫数や入出庫履歴を整理し、必要に応じて関数や機能を組み合わせることで効率化できます。特別な知識がなくても基本的な表作成から始められ、業務に慣れてきたら高度な機能を追加していけるのが特徴です。

Excelでの在庫管理

ここでは、実際の流れに沿って具体的な方法を紹介します。

在庫管理に必要な表を作成する

まずは、整理したい項目を整理して、Excelで表形式のシートを作成します。どの情報を記録するかは業種や商品の特性によって異なりますが、基本的には以下の項目を含めるとよいでしょう。

【基本的な管理項目】

商品コード・商品名
現在在庫数
入庫日
入庫数
出庫日
出庫数
仕入先・担当者情報
適正在庫数（安全在庫数）

上記の項目をA列から順番に配置し、1行目にはそれぞれの見出しを入力します。商品コードは後で検索やフィルタリングする際に便利なため、統一したルールで設定しておくことをおすすめします。シンプルな構成から始めて、必要に応じて発注点や単価といった項目を追加していけば、徐々に本格的な在庫台帳へと発展させられます。

数式を使って在庫数を自動計算する

手入力による在庫数の更新はミスが発生しやすく、実際の在庫数と帳簿上の数字が合わなくなる原因となります。Excelの関数機能を活用すれば、入庫数と出庫数から現在の在庫数を自動で計算できるため、計算ミスを防ぎながら効率的な管理が可能になります。

基本的な計算式は「在庫数 = 入庫数の合計 - 出庫数の合計」です。具体的には、在庫数のセルに「=SUM(入庫数のセル範囲)-SUM(出庫数のセル範囲)」という数式を入力します。

数式を使って在庫数を自動計算する

例えば、C列に入庫数、D列に出庫数が記録されている場合は、「=SUM(C

)-SUM(D

)」とすることで、該当商品の全期間における入出庫の差し引きが自動計算されます。

数式を使うことで、新しい入庫や出庫を記録するたびに在庫数が自動更新されるため、常に正確な在庫状況を把握できるようになります。

条件付き書式で在庫不足を可視化する

在庫が一定数以下になった際に自動で色が変わるよう設定すれば、補充のタイミングを一目で把握できます。条件付き書式は、数値に応じてセルの背景色や文字色を変更する機能で、在庫管理において非常に有効です。

設定方法は、在庫数の列を選択した状態で右クリックをして、「セルでの他の操作項目を表示」の中の「条件付き書式」を選択します。

条件付き書式

条件付き書式設定ルール内の「書式ルール」を設定します。例えば、在庫数が10以下の場合にセル背景を赤色にしたい場合は、セルの書式設定の条件を「以下」「10」と設定し、背景色を赤に指定します。

書式ルール

このように視覚的な管理を取り入れることで、膨大な商品リストの中からも在庫不足の商品を素早く特定でき、発注漏れを防げます。在庫レベルに応じて段階的に色分けすることも可能で、例えば黄色で注意レベル、赤色で緊急レベルといった運用も効果的です。

フィルタ機能で必要な情報を抽出する

商品数が増えてくると、すべての在庫を一度に表示するよりも、必要な情報だけを抽出して確認したい場面が増えてきます。Excelのフィルタ機能を活用すれば、「特定の商品だけを表示」「在庫が少ない順に並び替え」「特定の仕入先の商品のみ抽出」といった操作が簡単に行えます。

フィルタを設定するには、データ範囲を選択して「データ」タブの「フィルタ」をクリックします。すると各列の見出しにプルダウンメニューが表示され、条件を指定して表示内容を絞り込めるようになります。複数の条件を組み合わせることも可能で、例えば「在庫数が20以下かつ仕入先がA社の商品」といった複雑な条件での抽出も行えます。

ピボットテーブルで在庫の推移を集計する

より高度な分析を行いたい場合は、ピボットテーブル機能を活用することで、複雑なデータ集計や分析が可能になります。「商品別の月次入庫・出庫数を集計」「仕入先別の在庫金額を算出」「期間別の在庫推移を可視化」といった分析に役立ちます。

ピボットテーブルは、元データを様々な角度から集計・分析できる機能で、大量のデータから傾向やパターンを見つけ出すのに適しています。例えば、1年間の入出庫履歴から月ごとの在庫推移をグラフ化したり、商品カテゴリ別の在庫回転率を算出したりといった用途に活用できます。

設定は「挿入」タブの「ピボットテーブル」から行い、行・列・値の各エリアにフィールドをドラッグ&ドロップするだけで、さまざまな視点からのデータ分析が可能になります。

Excelでの在庫管理の課題

初期費用がかからず導入しやすく、多くの社員が使い慣れているExcelは、在庫管理を手軽に始められるツールです。しかし、在庫数が増えたり複数人で運用したりする場合には、Excelならではの限界が表面化してきます。課題を事前に理解しておくことで、適切な対策を講じたり、システム導入のタイミングを見極めたりすることができます。

入力ミスや更新漏れが起こりやすい

Excelは基本的に手入力による運用となるため、数字の入力ミスや更新忘れによって帳簿上の在庫数と実際の在庫数が合わなくなるリスクが常に存在します。特に1日に何度も入出庫が発生する環境では、リアルタイムでの更新が困難になり、タイムラグが生じることで情報の精度が低下してしまいます。

複数の担当者が関わる場合、誰がいつ更新したかの履歴管理も曖昧になりがちです。同じファイルを複数人で同時に編集することはできないため、更新のタイミングが重複すると片方の変更内容が失われてしまう可能性もあります。また、急いで入力する際の転記ミスや、似たような商品コードの入力間違いなど、ヒューマンエラーによる問題も発生しやすくなります。

データ量が増えると管理が複雑化する

商品数が数百点を超えてくると、Excelのシートが縦にも横にも長大になり、必要な情報を探し出すのに時間がかかるようになります。特に画面をスクロールしながら該当商品を探す作業は非効率的で、日常的な在庫確認作業の負担が増大してしまいます。

また、数式の修正や項目の追加が困難になり、システムの保守性が低下します。後任者への引き継ぎも複雑になり、属人的なシステムになってしまうリスクも高まります。

在庫推移や分析機能に限界がある

Excelは、単純な在庫数の記録と現状把握は可能ですが、売れ筋商品の分析や在庫回転率の算出、需要予測といった高度な分析機能は限定的になります。ピボットテーブルやグラフ機能を駆使すればある程度の分析は可能ですが、担当者のExcelスキルに大きく依存してしまいます。

例えば、季節変動を考慮した発注計画の策定や、ABC分析による商品分類、リードタイムを考慮した適正在庫の算出などは、Excelだけでは相当な手間と専門知識が必要になります。また、過去のデータから将来の需要を予測したり、複数の変数を考慮した最適化計算を行ったりすることは現実的ではありません。

セキュリティやバックアップのリスクがある

Excelファイルはコピーや流出が容易であり、適切な権限管理を行うことが困難です。機密性の高い在庫情報や仕入れ価格などが含まれている場合、情報セキュリティの観点から大きなリスクとなります。

バックアップの観点では、ローカルPCに保存されたファイルが突然のハードディスク故障で失われたり、誤って削除・上書きしてしまったりするリスクが常に存在します。クラウドストレージを利用していても、同期のタイミングによっては最新のデータが失われる可能性もあります。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの在庫管理システムをチェック

選定エンジンを試す

在庫管理システムの導入を検討しよう

Excelでの在庫管理には上記のような課題が避けられないため、事業が拡大し在庫数が増えるほど、より正確で効率的な管理手法が求められるようになります。こうした状況では、専用の在庫管理システムの導入を検討することが有効な解決策となります。

在庫管理システムの導入により、Excelでは実現困難な高度な機能と安定性を手に入れられます。

項目	Excel	在庫管理システム
導入コスト	低コスト（既存のOffice環境で利用可能）	初期費用・月額費用が発生
操作性	社員が使い慣れており教育コストが不要	専用の操作習得が必要
カスタマイズ性	自由に項目追加や数式設定が可能	システムに依存するが、業務用機能が標準で搭載
リアルタイム性	手動更新のため反映にタイムラグが発生する	入出庫の操作と同時にデータが更新される
分析機能	ピボットテーブル・グラフ程度	在庫回転率、需要予測、発注点管理など高度な分析が可能
セキュリティ	ファイル流出・誤削除のリスクあり	権限管理やバックアップが標準搭載
拡張性	規模が拡大すると限界に達する	事業拡大に応じて柔軟に拡張可能

リアルタイムで在庫状況を把握できる

在庫管理システムでは、入庫・出庫の処理と同時に在庫数が自動で更新されるため、常に最新の在庫情報を共有できます。バーコードやQRコードを活用した入出庫処理により、手入力によるミスも大幅に削減され、正確性とスピードの両方を実現できます。

そのため、販売担当者は顧客からの問い合わせに対してリアルタイムで在庫状況を回答でき、購買担当者は適切なタイミングで発注判断を行えるようになります。在庫切れによる販売機会の損失や、過剰在庫による資金繰り悪化といったリスクを最小限に抑えることが可能です。

また、複数の拠点や倉庫がある場合でも、すべての在庫情報を統合して管理できるため、拠点間での在庫移動の最適化や、全社的な在庫戦略の策定にも活用できます。意思決定に必要な情報が迅速に得られることで、ビジネスのスピードアップと競争力向上を図れます。

複数拠点や複数担当者での利用に強い

クラウド型の在庫管理システムを利用すれば、複数の倉庫や店舗、事業所をまたいで在庫状況を一元管理できます。地理的に離れた拠点であっても、インターネット環境があれば同じシステムにアクセスでき、統一された方法で在庫管理を行えます。

複数の担当者が同時にシステムを操作してもデータが正しく同期され、Excelのような排他制御の問題は発生しません。ユーザーごとに適切なアクセス権限を設定できるため、必要な人が必要な情報にだけアクセスできる環境を構築できます。例えば、倉庫担当者は入出庫処理のみ、管理者はすべての情報の閲覧・編集が可能といった柔軟な権限設定が行えます。

このような環境により、組織の成長に合わせてスケーラブルな在庫管理体制を構築でき、業務の標準化と効率化を同時に実現できます。また、操作ログの記録により、誰がいつ何を変更したかの履歴も自動的に保存されるため、トレーサビリティの向上にもつながります。

分析や自動アラート機能で業務を効率化できる

在庫管理システムには、在庫回転率の自動計算やABC分析、発注点を下回った際の自動アラート通知、売上データとの連携分析など、Excelでは実現が困難な高度な機能が標準で搭載されています。

例えば、過去の販売実績と季節変動を考慮した需要予測機能により、適切な発注量とタイミングを自動で提案してくれるシステムもあります。また、設定した安全在庫量を下回った商品は、メールやシステム内通知で自動的にアラートが発信されるため、欠品リスクを大幅に削減できます。

売上管理システムや会計システムなどとの連携により、在庫データと売上データを統合した分析も可能になります。どの商品がよく売れているか、在庫回転率はどの程度か、季節やキャンペーンの影響はどうかといった多角的な分析により、より精度の高い在庫戦略を立案できるようになります。

セキュリティとバックアップも安心

クラウド型の在庫管理システムでは、ユーザーごとの詳細なアクセス権限設定により、機密性の高い在庫情報や価格情報を適切に保護できます。データの暗号化や定期的なセキュリティアップデートにより、外部からの不正アクセスリスクも最小限に抑えられます。

自動バックアップ機能により、データの消失リスクを大幅に軽減できます。クラウド上で複数の場所にデータが保存されるため、1箇所でシステム障害が発生しても業務が止まることはありません。また、過去の特定時点のデータを復元する機能も備わっているため、万が一の操作ミスがあっても安心です。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの在庫管理システムをチェック

選定エンジンを試す

Excelから在庫管理システム導入を検討するタイミング

Excelでの在庫管理から在庫管理システムへの移行を検討すべきタイミングは、業務の規模や複雑さによって異なります。適切なタイミングで在庫管理システムを導入することで、業務効率の向上とコスト削減の両方を実現できます。

取り扱い商品数が増えて管理が追いつかなくなったとき

商品数が数百点を超えてくると、Excelのシートが複雑化し、在庫数の確認や更新作業に要する時間が急激に増加します。特に似たような商品が多い場合や、バリエーション（サイズ、色、仕様違いなど）が豊富な商品を扱う場合、商品の特定だけで相当な時間を要するようになります。

また、商品数の増加に伴い、データの検索性も大幅に低下します。特定の商品を見つけるためにスクロールを繰り返したり、検索機能を使っても該当商品が複数ヒットして絞り込みに時間がかかったりする状況は、日常業務の大きな負担となります。こうした状況では、商品マスタ管理やカテゴリ別分類機能を持つ専用システムの導入効果が特に高くなります。

入力ミスや更新漏れが頻発するようになったとき

1日に何度も入出庫が発生する環境では、手入力による更新作業が追いつかなくなり、ヒューマンエラーが頻発するようになります。特に繁忙期や急な注文対応時には、正確な入力よりもスピードが優先されがちで、結果として帳簿在庫と実在庫の乖離が大きくなってしまいます。

転記ミスや入力忘れ、重複入力といった問題が日常的に発生すると、在庫データの信頼性が著しく低下し、適切な経営判断ができなくなってしまいます。定期的な棚卸で大きな差異が発見されるものの、その原因を特定することが困難になり、調整作業に多大な時間を要することになります。

このような状況では、バーコードやQRコードを活用した自動入力機能を持つシステムの導入により、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。入力精度の向上は、在庫管理業務全体の信頼性向上につながる重要な要素です。

在庫情報を他システムと連携したいとき

販売管理システムや会計システム、仕入管理システムなど、在庫以外の業務システムとデータ連携を行いたい場合、Excelでは技術的な限界があります。手動でのデータ移行は時間がかかる上にミスも発生しやすく、システム間でのデータ整合性を保つことが困難になります。

例えば、販売システムで売上が計上された際に自動的に在庫数を減算したり、会計システムで在庫評価額を自動計算したりするような連携は、専用システムでなければ実現できません。また、ECサイトとの在庫連携により、オンライン販売の在庫更新を自動化したいといったニーズも、Excel管理では対応が困難です。

業務の自動化とシステム統合により大幅な効率化を図りたい場合は、在庫管理システムの導入検討が重要になります。

在庫分析や予測が必要になったとき

売れ筋商品の把握や在庫回転率の計算、ABC分析、需要予測といった高度な分析業務が必要になった段階では、Excelでの対応には限界があります。これらの分析には大量のデータ処理と複雑な計算が必要で、Excelでは処理速度と機能面で制約が大きくなります。

特に、過去の販売実績から将来の需要を予測したり、複数の変数を考慮した最適在庫量を算出したりするような高度な分析は、専用のアルゴリズムとシステム処理能力が必要です。また、分析結果をグラフやダッシュボードとして可視化し、経営層への報告資料として活用したい場合も、在庫管理システムのほうが適しています。

📋

かんたんな質問に答えて自社にぴったりの在庫管理システムをチェック

選定エンジンを試す

まとめ

Excelを使った在庫管理は、初期費用を抑えて手軽に始められる優れた方法です。多くの社員が使い慣れているツールのため教育コストもかからず、自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる点も大きなメリットとなります。基本的な表作成から関数を活用した自動計算、条件付き書式による可視化まで、段階的に機能を拡張していくことで、本格的な在庫管理システムに近い運用も可能です。

しかし、事業規模の拡大や業務の複雑化に伴い、Excelでの管理には避けられない限界が生じてきます。適切なタイミングで在庫管理システムの導入を検討することで、業務効率の向上、データ精度の改善、戦略的な在庫分析の実現などを通じて、企業の競争力強化につなげられます。

Excelでの管理経験を活かしながら、次のステップとして在庫管理システムの導入を進めることで、より効果的で持続可能な在庫管理体制を構築していきましょう。