在庫管理の方法を徹底解説！業種別のポイントと改善方法も

在庫管理は、企業の収益性と運営効率を大きく左右する重要な業務です。適切な在庫管理ができていれば、欠品による販売機会の損失を防ぎ、過剰在庫によるコスト増加も抑制できます。

しかし、「どの方法で在庫を管理すればよいのかわからない」「現在の方法では限界を感じている」といった悩みを抱える企業も少なくありません。在庫管理には複数の手法があり、企業の規模や業種、扱う商品の特性によって最適な方法は変わってきます。

本記事では、在庫管理の基本的な方法から業種別のポイント、効率化のためのシステム導入まで、実践的な内容を解説します。現在抱えている課題の解決策が見つかるはずです。

在庫管理の主な方法

在庫管理にはいくつかの手段があります。企業の規模や商品点数、業務量によって適した方法は異なります。それぞれの特徴を理解して、自社に合った方法を選ぶことが重要です。

紙

ノートや帳簿に手書きで入出庫や在庫数を記録する方法は、導入コストがほぼゼロで、小規模店舗や取り扱い商品が少ない場合に手軽に始められます。特別な知識やスキルが不要で、すぐに在庫管理を開始できます。PCやシステムが使えない環境でも運用可能です。また、停電やシステム障害の影響を受けません。

一方で、記入ミスや記録漏れが起きやすく、在庫数の把握や集計に時間がかかるといった課題があります。担当者以外が状況を把握しにくく、複数人での情報共有が困難です。商品数が増えると管理が複雑になり、実用性が大幅に低下します。紙の紛失リスクもあるため、バックアップの仕組みも必要になります。

【紙での在庫管理が向いている企業・ケース】

• 小規模事業者・個人事業主
• 取り扱い商品がごく少ない業種
• 初期費用を一切かけたくない場合

Excel・Googleスプレッドシート

商品一覧や入出庫記録をExcelやGoogleスプレッドシートで管理する方法は、初期費用がかからず、無料または低コストで利用できます。数式や関数を使えば自動集計や分析も可能で、クラウド共有により複数人で同時に編集できます。

Excelでは、グラフ作成や条件付き書式により視覚的な管理が可能です。テンプレートを作成すれば標準化も図れ、ピボットテーブルを活用した多角的な分析もできます。多くの人が使い慣れているツールなので、導入時の教育コストも抑えられるでしょう。

ただし、データ入力は手作業が多く、入力ミスのリスクが残ります。商品数が多いとシートが複雑化しやすく、動作も重くなりがちです。自動化やリアルタイム性には限界があり、同時編集時の競合やデータ破損のリスクも考慮する必要があります。

【Excel・Googleスプレッドシートでの在庫管理が向いている企業・ケース】

• 小〜中規模企業
• 複数人で在庫情報を共有したい場合
• 業務をある程度効率化したいが、システム導入コストは避けたい場合

在庫管理システム

専用ソフトウェアやクラウドサービスを利用して、在庫を一元的に管理する方法は、入出庫をリアルタイムに反映でき、誤差を防げます。バーコードやRFIDによる自動読み取りで効率化が図れ、発注点や需要予測など高度な機能で在庫最適化が可能です。

在庫管理システムでは、複数拠点や店舗間での在庫共有が容易になります。権限管理により適切なアクセス制御ができ、監査証跡も自動で記録されます。API連携により基幹システムとの連動も可能で、業務プロセス全体の効率化を実現できます。

課題となるのは、導入コストや月額利用料が発生することです。小規模ビジネスでは機能を持て余す場合があり、導入時の設定やデータ移行にも時間と労力がかかります。システムの操作方法を習得するための研修も必要になります。

【在庫管理システムが向いている企業・ケース】

• 中〜大規模企業
• 商品点数や拠点数が多い企業
• 在庫誤差や棚卸負担を大幅に減らしたい企業
• 需要予測や発注自動化を活用したい企業

在庫管理の基本サイクル

在庫管理は、「発注→入庫→保管→出庫→棚卸」というサイクルを繰り返しながら、常に在庫を最適な状態に保つことが目的です。各プロセスを理解しておくことで、在庫過多や欠品といったリスクを防ぎ、効率的な運用につなげられます。

①発注

適正在庫を維持するために、新たに仕入れを行います。発注点（在庫が一定数以下になったら補充する基準）を設定し、過剰発注を防ぐため、需要予測や売上データを活用します。

発注業務では、まずリードタイム（発注から商品到着までの期間）を把握することが重要です。季節変動や市場動向も考慮して発注量を決定する必要があります。仕入先との契約条件も確認し、最小発注単位や価格交渉の余地も検討します。

②入庫

発注した商品や原材料を受け取り、倉庫や店舗に入れます。数量・品番・品質のチェックを徹底し、入庫時にラベル・バーコードを付与して管理精度を高めます。

入庫作業では、納品書と実際の商品を照合し、破損や不良品がないかを確認します。ロット番号や製造日、有効期限の記録も重要な作業です。入庫場所を明確にし、後から探しやすい配置を心がけます。検品で問題が発見された場合は、すぐに仕入先へ連絡し、返品や交換の手続きを行います。

③保管

商品を倉庫や棚に整理し、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておきます。先入れ先出し（古い在庫から使う）で劣化・廃棄ロスを防ぎ、倉庫内レイアウトを最適化して作業効率を高めます。

保管環境では、温度や湿度の管理も重要になります。商品の特性に応じて適切な保管方法を選択し、直射日光や水濡れから商品を守ります。棚やパレットを活用して整理整頓を維持し、通路を確保して安全性も配慮します。

定期的な保管状況の点検により、商品の劣化や異常を早期に発見できます。保管場所の記録を正確に行い、どこに何があるかを明確にしておきます。

④出庫

受注や生産で必要になった商品を在庫から出します。ピッキング（商品の取り出し）を正確かつ迅速に行い、出庫時に在庫数量を即時にシステムへ反映させ、誤差を防ぎます。

出庫作業では、出庫指示書に基づいて正確に商品を選定します。先入れ先出しのルールに従い、古い在庫から優先的に出庫します。ピッキングリストを活用し、効率的な経路で作業を進めます。

⑤棚卸

実際の在庫数量と帳簿上の在庫数量を照合し、差異を把握します。定期的に行うことで不明在庫・盗難・入力ミスを発見し、在庫管理の精度向上につなげます。

棚卸作業では、まず作業手順とスケジュールを明確にします。チーム編成を行い、各メンバーの役割分担を決定します。棚卸表やハンディターミナルなどのツールを準備し、効率的な作業環境を整えます。

実地棚卸では、商品を実際に数え、記録と照合します。差異が発見された場合は、原因を調査し、必要に応じて再カウントを実施します。棚卸結果を分析し、今後の改善策を検討することで、管理精度の向上を図ります。

業種別の在庫管理のポイント

在庫管理の考え方は共通する部分もありますが、業種ごとに扱う在庫の種類や重視すべき指標が大きく異なります。ここでは、代表的な業種別に、それぞれの特徴と最適な在庫管理方法を解説します。

製造業

製造業では、原材料・部品・仕掛品（製造途中の商品）・完成品と、多段階で在庫が発生します。部品欠品による生産ライン停止や、過剰在庫による保管コスト増大が課題となることが多く、需要予測に基づいた原材料調達を実施し、工程ごとの仕掛品の見える化で滞留を防ぎ、余剰在庫を削減する必要があります。

製造業では、BOM（部品表）の管理が特に重要になります。製品を構成する部品の情報を正確に把握し、各部品の調達リードタイムを考慮した発注計画を立てます。生産計画との連動により、必要な時期に必要な分だけの部品を確保できるようになります。

小売業

小売業は、店舗ごとに多品種の商品を持ち、売れ筋・死に筋の差が大きいのが特徴です。売れ残り商品の値引き・廃棄、在庫切れによる販売機会の損失が課題となります。売れ筋商品を把握し、売上に貢献する商品を優先管理し、自動発注の仕組みを作って欠品リスクを軽減することが重要です。

小売業では、ABC分析により商品を重要度別に分類し、メリハリのある管理を行います。売上高の80%を占める商品（Aランク）には特に注意を払い、欠品を防ぐための安全在庫を厚めに設定します。季節商品やトレンド商品については、需要ピークを見極めた仕入れ計画が必要です。

EC・通販事業

EC・通販事業では、注文がオンラインで瞬時に発生し、在庫連動や配送スピードが重視されます。在庫反映の遅れによる二重販売や返品・交換対応の負荷が課題となります。ECサイトと倉庫の在庫をリアルタイム同期し、返品・交換プロセス管理を整備し、在庫回転を高める必要があります。

EC事業では、マルチチャネル展開時の在庫統合管理が重要になります。実店舗や自社サイト、モール出店など複数の販売チャネルで在庫を共有し、全体最適を図ります。予約注文や取り寄せ商品の管理も複雑になるため、ステータス管理を徹底します。

飲食業

飲食業では、食材や飲料などの消費期限が短い在庫を扱い、廃棄ロスの発生や、在庫切れによるメニュー提供不可が課題となります。そのため、廃棄を最小化する仕組みづくりや、日次棚卸しによる在庫量の厳密管理、曜日・季節・イベントに応じた仕入れ調整を図る必要があります。

また、メニュー構成と食材使用量の関係を正確に把握することが重要です。共通食材を多用するメニュー設計により、在庫効率を向上させます。調理ロスや廃棄量の記録を徹底し、歩留まり改善につなげます。仕込み量の最適化により、作り過ぎによる廃棄も防げます。

医療・医薬品業界

医薬品・医療材料は、使用期限・ロット管理が必須となります。期限切れによる廃棄や、在庫切れによる医療現場への影響が課題となります。ロット番号・有効期限管理を徹底し、トレーサビリティ（追跡管理）で安全性を担保し、自動発注の仕組みを作って欠品リスクを最小化する必要があります。

医療業界では、薬事法などの法規制への対応が不可欠です。医薬品の保管条件（温度・湿度・光）を厳格に管理し、品質を維持します。緊急時の供給体制も重要で、救急医療に必要な薬品・資材は常に適正量を確保します。

在庫管理の改善方法

在庫管理は一度仕組みを作れば終わりではなく、常に改善を重ねることで効率化とコスト削減につながります。ここでは、どの企業でもすぐに取り入れられる改善方法を紹介します。

在庫データを見える化する

在庫管理では、在庫の場所・数量・状態を一目で把握できるようにすることが重要です。誰でも最新の在庫数を確認できる環境を整えることで、見える化が進み、余剰在庫や欠品を防止できます。

見える化の第一歩は、在庫情報の一元管理です。複数の場所に散らばった在庫情報を統合し、単一の画面で確認できるようにします。グラフやダッシュボードを活用し、在庫推移や回転率を視覚的に表示することで、問題の早期発見が可能になります。

発注ルールを整備する

発注点（最低在庫数）を設定して、欠品リスクを回避します。安全在庫（緊急時の備え在庫）を明確にし、過剰在庫を防ぎます。発注ルールを標準化することで、担当者が変わっても安定した運用が可能になります。

発注ルールの設定では、商品ごとの特性を考慮します。売上の変動が大きい商品には安全在庫を多めに設定し、安定している商品は最小限に抑えます。季節変動がある商品は、時期に応じた発注ルールを設定しましょう。

先入れ先出し（FIFO）の徹底

古い在庫から順に出庫する「先入れ先出し（FIFO）」のルールを導入します。食品や医薬品のように期限のある在庫では特に重要で、倉庫レイアウトを工夫して自然にFIFOが実現できる仕組みを整えることが欠かせません。

FIFOを徹底するには、倉庫内の動線設計がポイントとなります。入庫と出庫の場所を分け、常に古い在庫が手前に配置されるように設計することが有効です。さらに、入庫日や製造日をラベルや色分けで表示すれば、一目で在庫の鮮度が確認でき、作業の効率化にもつながります。

棚卸業務を効率化する

定期棚卸に加えて、部分的に在庫を小分けして確認する「サイクルカウント」を導入するのも効果的です。棚卸専用のツールなどを活用することで、誤差を早期に発見でき、その原因を分析して改善につなげることが可能です。

サイクルカウントでは、すべての商品を同じ頻度で確認するのではなく、重要度に応じて回数を調整します。例えば、ABC分析の結果を活用し、Aランク商品は月ごと、Bランク商品は四半期ごと、Cランク商品は年に一度確認する、といった運用が効率的です。

需要予測を取り入れる

過去の販売データや季節要因を分析し、仕入れを最適化します。繁忙期やセール時期に合わせて在庫を調整すれば、欠品や過剰在庫のリスクを防げます。特にECや小売業では、POSデータの活用が効果的です。

需要予測では、単一のデータだけに頼らず、複数の要素を組み合わせて精度を高めることが重要です。売上履歴に加えて、天候やイベント、経済指標といった外部データを総合的に分析し、将来の需要を見極めます。さらに、機械学習やAIを取り入れることで、人間では見つけにくい需要のパターンを発見できる可能性もあります。

在庫管理システムで効率化しよう

紙やExcelでも在庫管理は可能ですが、商品点数が増えたり拠点が複数になったりすると、どうしても限界が生じてしまいます。誤差の発生や棚卸の負担、在庫過多や欠品といった問題は、在庫管理システムを導入することで大幅に改善できます。

リアルタイムで正確な在庫把握ができる

在庫管理システムでは、入庫・出庫の情報がリアルタイムで反映されるため、常に最新の在庫数を確認できます。誤差や記録漏れを防ぎ、誰もが同じ情報を共有できるようになります。

リアルタイム管理を導入すれば、在庫切れのリスクを大幅に低減できます。システムが自動で在庫レベルを監視し、発注点に達した商品を即座に通知します。さらに、複数拠点の在庫も一元管理できるため、全社的な最適化が可能です。

また、手入力によるミスや転記漏れがなくなり、正確な在庫情報を維持できます。加えて、権限管理により更新できる人を制限できるため、セキュリティも強化されます。

業務効率が大幅に改善される

バーコードやRFIDを活用すれば、自動読み取りによって入力作業を大幅に削減できます。棚卸もスキャンで一括処理でき、作業時間は従来の数日からわずか数時間に短縮可能です。人手不足や業務量の増加にも柔軟に対応できる点が大きなメリットです。

また、エラー防止機能も備わっており、商品コードの入力間違いや数量の記録ミスを自動でチェックし、問題があれば即座にアラートを通知します。重要な操作は承認ワークフローで複数人が確認するため、重大なミスも未然に防げます。加えて、レポート機能により業務実績や効率性を数値で把握でき、継続的な改善につなげることが可能です。

在庫の最適化とコスト削減につながる

在庫管理システムを活用し、発注点や安全在庫を自動で計算することで、過剰在庫や欠品の発生を防げます。AIや需要予測機能を活用すれば、繁忙期や季節変動にも柔軟に対応でき、倉庫コストや廃棄ロスを抑えて利益率向上につなげられます。

必要以上に資金を在庫に固定化せず、効率的に運用できるため、在庫を最適化することでキャッシュフローも改善します。デッドストックを早期に発見できれば、値引き販売や処分のタイミングを適切に判断できます。

拠点や部門をまたいだ情報共有が容易になる

在庫管理システムを導入し、本社・倉庫・店舗・ECサイトを連携させることで、在庫状況を一元管理できます。営業担当者も常に最新の在庫を把握でき、顧客への対応がスムーズになります。クラウド型の在庫管理システムでは、リモート環境からもアクセスでき、場所を問わず運用可能です。

情報共有が進むことで部門間の連携も強化されます。営業部門は正確な納期を回答でき、購買部門は適切なタイミングで調達を実施できます。経営陣にとっても、全社の在庫状況をリアルタイムで把握できるため、迅速な意思決定が可能になります。

成長に合わせてスケールできる

事業拡大に伴い、商品点数や拠点数が増えても柔軟に対応できる仕組みを整えておくことが大切です。在庫管理システムは、将来的な業務フローの変化にも合わせて拡張できるため、長期的に見てもコストと効率のバランスを取りやすくなります。

スケーラビリティを備えたシステムであれば、段階的な拡張が可能です。まずは基本機能から導入し、業務の成熟度に応じて高度な機能を追加していく運用が現実的です。新しい事業領域に展開する際も、既存システムをベースにすれば、スムーズに立ち上げられます。

まとめ

在庫管理は、企業の利益を大きく左右する重要な業務です。適切な方法を選び、継続的に改善を重ねることで、コスト削減と効率化を同時に実現できます。

最初は紙やExcelでも運用できますが、事業規模が拡大する段階では在庫管理システムの導入を検討することが欠かせません。在庫管理システムを活用すれば、正確性・効率性・コスト削減・情報共有をすべて実現でき、企業成長を支える基盤を強化できます。

企業は、在庫管理を単なる「コスト」ではなく「投資」と捉え、将来を見据えた仕組みづくりを進めることが重要です。適切な在庫管理を徹底することで、顧客満足度の向上と企業収益の最大化を実現し、持続的な成長を支える体制を築けるでしょう。

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在庫管理システムは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

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