給与計算アウトソーシングはおすすめ？給与計算ソフトとの比較も

毎月の給与計算業務に追われ、残業時間が増える一方で、計算ミスや法改正対応への不安を抱えている企業担当者は少なくありません。その中で、業務負担の軽減やリスク回避を目的に、給与計算アウトソーシングを検討する企業が増えています。

しかし、給与計算業務を委託することで生じるデメリットや制約もあります。給与計算アウトソーシングの利用を検討する際は、自社に最適なのかを見極めることが重要です。

この記事では、給与計算アウトソーシングの概要や料金相場、メリット・デメリットを解説します。また、給与計算ソフトとの比較も紹介するので、給与計算業務の効率化を検討する際の参考にしてください。

給与計算アウトソーシングとは？

給与計算アウトソーシングとは、自社で行っている給与計算業務を外部の専門業者に委託するサービスです。近年、担当者の業務負担増加や法改正対応の複雑化を背景に、多くの企業で検討されている業務効率化の手法の1つです。

給与計算アウトソーシングに委託できる業務

給与計算アウトソーシングでは、基本的な給与計算から付随する業務まで幅広く委託できます。

【給与計算アウトソーシングに委託できる業務】

• 勤怠データの集計・確認
• 基本給・諸手当の計算
• 残業代・深夜手当・休日出勤手当の算出
• 各種保険料・税金の控除計算
• 給与明細書の作成・配布
• 賞与計算
• 年末調整業務
• 社会保険の手続き
• 住民税の特別徴収
• 離職証明書・各種証明書の作成

企業によって必要な業務範囲は異なるため、どの業務をどこまで委託するかは、業者との相談によって柔軟に決められます。

給与計算アウトソーシングの料金相場

多くの給与計算アウトソーシングでは、従業員数に応じた従量課金制を採用しています。一般的な相場としては、従業員1人あたり月額500円〜2,000円程度が目安となっており、基本料金に加えて人数分の単価が加算される仕組みです。

例えば、従業員50名の企業の場合、月額25,000円〜100,000円程度が相場となります。ただし、委託する業務範囲や、年末調整や賞与計算などの追加業務の有無、業者のサービスレベルによって料金は大きく変動します。

初期費用として、導入時の設定費用やデータ移行費用が別途10万〜50万円程度かかる場合もあります。また、従業員数が多い企業や複雑な給与体系を持つ企業では、単価が下がる一方で、基本料金が高めに設定されることもあるため、複数の業者から見積もりを取って比較検討することが重要です。

給与計算アウトソーシングが注目される背景

給与計算は毎月必ず発生する定型業務でありながら、ミスが許されない精密性が求められます。特に月末から月初にかけての締切期間中は、他の業務と並行して処理する必要があり、担当者への負荷が集中しがちです。

さらに、給与計算は特定の担当者が長期間担当することが多く、属人化のリスクが高い業務でもあります。担当者の退職や急な休職によって業務が停滞してしまうケースも珍しくありません。

加えて、社会保険料率の変更や税制改正、労働基準法の改正など、給与計算に影響する法制度は頻繁に変更されます。これらの変更に適切に対応できず、計算ミスや法令違反が発生することを懸念して、専門知識を持つ業者にアウトソーシングを検討する企業も増えています。

給与計算アウトソーシングのメリット

給与計算をアウトソーシングすることで、企業担当者が抱える多くの課題を解消し、業務全体の効率化を図れます。専門業者への委託により、担当者の負担軽減だけでなく、業務品質の向上や安定稼働の実現も期待できるでしょう。

人的ミスや法令違反のリスクを低減できる

給与計算アウトソーシングでは、専門知識と豊富な経験を持つプロフェッショナルが給与計算業務を担当するため、計算ミスや制度理解不足による誤りを低減できます。特に複雑な残業計算や各種手当の算出、社会保険料や税額の計算など、ミスが発生しやすい部分において、正確性の向上が期待できます。

また、法改正への対応も業者側で自動的に行われるため、制度変更の見落としや対応遅れによる法令違反のリスクも軽減されます。労働基準法や社会保険制度の改正、税制変更などに関する最新情報を常にキャッチアップし、システムやプロセスに反映してくれるため、企業側で法改正を追いかける必要がなくなります。

担当者の業務負担を軽減できる

毎月の給与計算にかかる時間と労力から解放されることで、担当者は他の重要な業務に集中できるようになります。特に月末から月初にかけての繁忙期における長時間労働や休日出勤の負担が軽減され、ワークライフバランスの改善にもつながります。

勤怠データの集計・確認作業や、複雑な計算処理、給与明細の作成・配布といった時間のかかる作業から解放されることで、本来注力すべき戦略的人事業務に時間を割けるようになるでしょう。

属人化を解消して業務の安定稼働が可能になる

社内の特定の担当者に依存していた給与計算業務を外部委託することで、人事異動や担当者の退職、急な休職などが発生しても給与計算業務が停滞することがなくなります。給与計算アウトソーシングでは、複数名の担当者によるバックアップ体制が整備されているため、安定した業務継続が保証されます。

また、給与計算に関する専門知識やノウハウが社内の1人に集中してしまう状況も解消されます。業務手順が不透明になったり、引き継ぎ時に情報が失われたりするリスクを回避でき、業務の透明性と継続性の向上が期待できます。

給与計算アウトソーシングのデメリット・注意点

給与計算アウトソーシングによる業務効率化や負担軽減といったメリットに注目が集まりがちですが、外部委託することで新たに生じるリスクや制約も十分に理解しておく必要があります。課題を事前に把握し、対策を検討することが成功への鍵となります。

社内の柔軟な対応が難しくなる

急な給与変更や一時金の支給、人事情報の修正などが発生した場合、社内で即座に対応できなくなります。給与計算アウトソーシングへの連絡や依頼プロセスを経る必要があるため、対応にタイムラグが生じやすく、緊急性の高い変更には不向きな場合があります。

また、連絡ミスや情報伝達の齟齬により、意図しない結果になってしまうリスクも存在します。複雑な給与体系や特殊な手当がある企業では、細かな要求仕様を正確に伝えることが難しく、期待通りの処理がされない可能性もあります。

さらに、業者側の稼働状況や繁忙期によっては、要求への対応が遅れることもあり、自社でコントロールできない要因によって業務スケジュールが左右される場合があります。特に年末調整や決算期など、多くのクライアントで同時に業務が集中する時期は、対応品質や速度に影響が出ることも考えられます。

コミュニケーションコストが増える

給与計算業務を委託することで、業者との間で定期的な情報共有や確認作業が必要になります。勤怠データの受け渡しや、給与変更の連絡、計算結果の確認、問い合わせ対応など、社内で完結していた作業よりもコミュニケーションの手間が増加する傾向があります。

特に、業者との連絡窓口となる担当者には、社内各部署からの情報を取りまとめて伝達し、業者からの回答を社内に展開するという調整業務が発生します。この業務自体が新たな負担となり、期待していた工数削減効果が相殺される場合もあります。

セキュリティ・個人情報の取り扱いへの不安が残る

従業員の給与データは、機密性の高い個人情報です。外部業者に委託することで、情報漏洩リスクが高まることを懸念する企業も多く存在します。業者側のセキュリティ対策や情報管理体制がどれほど厳重であっても、社内管理と比較して心理的な不安を感じるケースは少なくありません。

また、データの受け渡しや保管、処理の過程で、意図しない情報の流出や不正アクセスが発生する可能性もゼロではありません。

万が一情報漏洩が発生した場合の責任範囲や補償内容、対応手順なども懸念されます。外部委託によってセキュリティリスクが完全に業者に移転されるわけではなく、委託元企業としての管理責任も継続することを理解しておくことが重要です。

業務全体がブラックボックス化する可能性がある

給与計算業務を完全に外部委託することで、社内に給与計算に関する知識やノウハウが蓄積されなくなり、業務内容が見えにくくなってしまう危険性があります。計算プロセスや根拠が不透明になることで、給与体系の見直しや制度改善を検討する際に、適切な判断材料を得ることが困難になるかもしれません。

また、業者への依存度が高まることで、将来的に内製化に戻したい場合や、他の業者に切り替えたい場合に、スムーズな移行が困難になることも考えられます。業務フローや設定内容、過去のデータなどが業者側に蓄積されており、自社での再構築に時間とコストがかかってしまう可能性があります。

給与計算ソフトの導入も1つの選択肢

給与計算業務の効率化を図りたい場合は、アウトソーシング以外にも給与計算ソフトの導入という選択肢があります。特に「コストを抑えながら自社で柔軟に管理したい」「社内で業務知識を蓄積していきたい」「突発的な変更にも素早く対応したい」といったニーズがある企業には、給与計算ソフトのほうが適している場合も多くあります。

給与計算ソフトには、自動アップデートや法令改正への自動対応、複雑な計算の自動化など、手作業の負担を大幅に軽減する機能が充実しています。これらの機能により、専門業者に委託するのと同等の正確性と効率性を自社内で実現できます。

【比較】給与計算アウトソーシング vs. 給与計算ソフト

給与計算業務の効率化を検討する際に、「アウトソーシングと給与計算ソフト、どちらを選ぶべきか？」という判断に迷う担当者も多いでしょう。ここでは、複数の観点から両者を比較します。

導入・運用の手間

• 給与計算アウトソーシング：業務を丸投げできるため導入後の実務はほぼ不要
• 給与計算ソフト：初期設定や操作習得が必要

給与計算アウトソーシングの場合は、導入後の日常的な実務作業はほぼ不要になります。勤怠データを業者に送付し、完成した給与明細を受け取るだけで業務が完結するため、担当者の作業負荷は最小限に抑えられます。システムの操作方法を覚える必要もなく、法改正対応やトラブル時の対処も業者側で処理されます。

一方、給与計算ソフトでは、導入時の初期設定や基本的な操作方法の習得が必要になります。従業員情報の登録や給与体系の設定、勤怠システムとの連携設定など、ある程度の準備期間と学習時間が必要です。ただし、一度設定が完了すれば、以後は自社のペースで効率的に業務を進められ、操作に慣れることで作業時間も大幅に短縮されます。

また、給与計算ソフトでは、操作に慣れた担当者を社内で育成することで、将来的には新たな担当者への引き継ぎもスムーズに行える体制を構築できます。

コスト

• 給与計算アウトソーシング：人数や頻度に応じた従量課金が多い
• 給与計算ソフト：月額固定制が多い

給与計算アウトソーシングでは、従業員数や処理頻度に応じた従量課金制を採用していることが多く、企業規模の拡大とともに月額費用も増加していきます。初期費用は比較的安価ですが、長期間利用すると総コストは高額になりやすい傾向があります。

また、年末調整や賞与計算などの追加業務には別途費用がかかることも多く、予想以上にコストが膨らむケースもあります。

給与計算ソフトは、月額固定制が主流で、従業員数に関係なく一定の料金で利用できるものも多くあります。初期導入時には設定費用やライセンス費用がかかりますが、ランニングコストを予測しやすく、企業の成長に合わせてもコストが急激に増加することは少ないでしょう。

中長期的な視点で見ると、特に従業員数が多い企業や今後の拡大が見込まれる企業では、給与計算ソフトのほうがコストパフォーマンスに優れる場合が多くなります。

柔軟性と即時対応

• 給与計算アウトソーシング：都度の連絡や依頼が必要
• 給与計算ソフト：自社の判断で即時に対応可能

給与計算アウトソーシングでは、給与の変更や一時金の支給、人事情報の修正などが発生するたびに、業者への連絡と依頼が必要になります。業者の稼働時間や処理能力によっては対応が翌営業日以降になることもあり、緊急性の高い変更には制約があります。

また、複雑な要望や特殊な処理は、追加料金が発生したり、対応自体が困難だったりする場合もあります。

給与計算ソフトでは、自社の判断とタイミングで即座に対応することが可能です。急な昇給や手当の追加、一時金の支給、勤怠データの修正なども、担当者がその場で処理できるため、スピーディーな対応が実現できます。

特に、頻繁に人事異動がある企業や、業績連動の手当制度を導入している企業、プロジェクトベースでの報酬体系を採用している企業などでは、自社での柔軟な対応力が大きなアドバンテージとなります。

セキュリティ

• 給与計算アウトソーシング：外部共有による情報漏洩リスクや不安がつきまとう
• 給与計算ソフト：高度なセキュリティ機能が搭載され、社内完結で安心して管理可能

給与計算アウトソーシングでは、機密性の高い給与データを外部業者と共有する必要があり、データの送受信や保管における情報漏洩リスクが存在します。業者側のセキュリティ対策がどれほど厳重であっても、外部に情報を委ねることへの心理的な不安や、万が一のトラブル時の責任範囲の複雑さは避けられません。

給与計算ソフトの場合は、高度なセキュリティ機能が標準搭載されており、データの暗号化やアクセス制御、操作ログの記録などが実行されます。社内完結での情報管理となるため、外部流出のリスクを最小限に抑えられ、情報管理に対する安心感も得られます。

また、セキュリティポリシーの策定や運用も自社の基準に合わせて設定できるため、より厳格な情報管理体制を構築することも可能です。

業務改善・可視化への対応力

• 給与計算アウトソーシング：業務がブラックボックス化しやすい
• 給与計算ソフト：データを実務に活用できる

給与計算アウトソーシングでは、給与計算プロセスが業者側で処理されるため、業務の詳細が見えにくく、改善提案や効率化の検討が困難になりがちです。給与データの分析や活用も、業者側のサービス範囲に依存することが多く、自社独自の分析や改善施策の実行には制約があります。

給与計算ソフトを活用する場合は、給与データの蓄積と分析が容易に行えるため、人件費の傾向分析や部門別のコスト管理、給与体系の見直し検討などに活用できます。また、勤怠管理システムや人事システムとの連携により、労働生産性の向上や働き方改革の推進にもつなげやすくなります。

加えて、給与計算プロセス自体の可視化と標準化も進めやすく、業務改善や内部統制の強化にも貢献できます。データドリブンな人事戦略の策定や、経営判断のための情報提供にも活用できるでしょう。

給与計算ソフトの導入で解決できる課題

給与計算アウトソーシングを検討している企業が抱える課題の多くは、実は給与計算ソフトの導入によっても解決できることが多いです。給与計算ソフトの活用により、外部委託することなく業務効率化とリスク軽減を実現できる可能性があります。

煩雑な計算作業や手作業ミスを自動化できる

給与計算ソフトは、勤怠システムからのデータ自動取り込みや、基本給・諸手当・残業代の自動計算、各種控除の自動処理など、従来手作業で行っていた煩雑な計算処理をすべて自動化できます。複雑な勤務パターンや変則的な勤務時間にも対応しており、深夜労働や休日出勤の割増計算も正確に処理されます。

また、計算式の設定ミスや入力ミスによるヒューマンエラーも大幅に削減できます。一度正しく設定を行えば、同じ条件での計算は常に正確な結果が得られるため、毎月の確認作業も最小限に抑えられます。さらに、給与明細の自動作成機能により、明細作成にかかる時間も大幅に短縮され、配布作業もメール送信やWeb明細機能を活用することで効率化できます。

法改正や保険料率変更に迅速に対応できる

クラウド型の給与計算ソフトでは、社会保険料率の変更や雇用保険料率の改定、税制改正などの法改正情報が自動的にシステムに反映されます。ベンダー側で最新の法令情報を常時監視し、必要な計算式やテーブルの更新を行うため、企業側で法改正を追いかける必要がありません。

年末調整の様式変更や新たな控除制度の追加なども、システムアップデートを通じて自動的に対応されるため、毎年の年末調整業務も安心して実行できます。また、地方税の税率変更や特別徴収に関する制度変更なども、タイムリーに反映されます。

法改正への対応遅れによる計算ミスや法令違反のリスクを回避できるため、常に最新のルールに基づいた正確な給与計算が実現できます。担当者は法改正の詳細を把握していなくても、システムが自動的に適切な処理を行ってくれるため、専門知識不足による不安も解消されます。

担当者に依存しない業務体制を構築できる

給与計算ソフトの導入により、業務プロセスの標準化と可視化が進み、特定の担当者に依存しない業務体制を構築できます。操作手順やルールがシステム上で明確に定義されるため、業務の属人化を防止し、誰でも一定品質での作業が可能になります。

多くの給与計算ソフトは、直感的でわかりやすいデザインを採用しており、専門知識がなくても操作できるよう設計されています。また、ヘルプ機能やマニュアル、サポート体制も充実しているため、新たな担当者でも短期間で業務を習得できます。

さらに、操作履歴やデータの変更ログが自動的に記録されるため、業務の透明性が向上し、引き継ぎ時の情報漏れも防止できます。複数名での分担作業や相互チェック体制も構築しやすく、業務の安定性と継続性を確保できます。

外注せずともコストを抑えて運用できる

給与計算ソフトは、多くの製品で月額固定料金制を採用しており、従業員数が増加してもコストが急激に上昇することは少ないです。そのため、給与計算アウトソーシングの従量課金制と比較して、長期的なコストを抑えられます。特に従業員数が多い企業や、今後の成長が見込まれる企業では、コストメリットが顕著に現れます。

初期導入時には設定費用や操作研修費用がかかりますが、一度導入してしまえば追加の従量課金は発生せず、予算管理もしやすくなります。また、年末調整や賞与計算なども基本機能に含まれている製品が多く、追加料金なしで年間を通じて活用できます。

情報管理や社内連携がスムーズになる

給与計算ソフトを社内で運用することで、給与データを一元管理でき、経理部門との連携や上長への報告、労務管理との連動もスピーディーに行えるようになります。リアルタイムでのデータ共有が可能なため、月次の人件費確認や予算管理、部門別コスト分析なども迅速に実行できます。

また、勤怠管理システムや人事システムとの連携により、従業員情報の一元管理や、入退社手続きとの連動も自動化できます。これにより、人事異動や組織変更時の対応もスムーズになり、関連部署との情報共有も効率的に行えます。

機密性の高い給与データを外部に出すことなく社内で完結して管理できるため、情報セキュリティに対する安心感も得られます。データのバックアップや保管も自社の方針に従って実行でき、情報管理体制の強化にもつながります。

まとめ

給与計算アウトソーシングは、業務負担の軽減や専門性の確保という点で魅力的な選択肢です。特に、担当者の工数削減や法改正対応への不安解消、属人化リスクの軽減といったメリットは、多くの企業にとって価値のあるものでしょう。

一方で、給与計算アウトソーシングには、外部委託特有のデメリットや制約もあります。柔軟性の低下や、コミュニケーションコストの増加、情報セキュリティへの不安、業務のブラックボックス化などは、企業の状況によっては大きな課題となる可能性があります。

特に、コストを抑えながら柔軟な運用を実現したい、社内で業務知識を蓄積していきたい、突発的な変更にもすばやく対応したいといったニーズがある企業には、給与計算ソフトの導入が適している場合もあります。

給与計算業務の効率化を図る際は、アウトソーシングだけでなく、給与計算ソフトも十分に検討し、自社に最適な解決策を見つけることが重要です。

自社に最適な給与計算ソフトを見つけるには？

給与計算ソフトは、製品によって備わっている機能やサービスの幅が異なります。そのため、自社の導入目的や効果を考慮して選ぶことが大切です。

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