顧客との商談中に輸出規制の確認が必要になった場合、スマートフォンですぐに製品の輸出可否を調べられます。また、商談先で急に輸出許可の進捗状況を問われても、その場で確認して回答できるため商談がスムーズに進行します。移動中の電車内や空港での待ち時間にも輸出書類の承認作業を進められるため、業務の効率化につながります。

海外出張中の管理職が日本の輸出業務を承認する必要がある場合、スマートフォンから簡単に承認作業を行えます。時差の関係で深夜や早朝に承認が必要になっても、スマートフォンなら素早く対応できます。さらに、出張先のホテルや会議室でパソコンを開けない状況でも、スマートフォンの小さな画面で必要な操作を完了できるため業務が滞りません。

スマートフォンにインストールして利用するアプリケーション形式のシステムです。オフライン機能により、インターネット接続が不安定な環境でも一部の機能を利用できます。プッシュ通知機能により、輸出許可の進捗や承認依頼を即座に受け取れるため見落としを防げます。スマートフォンのカメラ機能と連携して、輸出書類をその場で撮影してシステムに登録する機能も搭載されています。

インターネットブラウザからアクセスして利用するシステムです。アプリのインストールが不要で、スマートフォンのブラウザがあれば即座に利用を開始できます。システムの更新やメンテナンスが自動で行われるため、利用者は常に最新バージョンを使用できます。画面サイズに応じて表示が自動調整されるレスポンシブデザイン（画面サイズに合わせて表示を最適化する技術）により、快適な操作を実現しています。

スマートフォンの画面サイズを考慮して、主要機能のみに絞ったシステムです。輸出許可の確認や承認作業など、外出先で最も必要とされる機能に特化しています。操作ステップを最小限に抑えた簡潔なデザインにより、移動中でも素早く操作を完了できます。詳細な設定変更や複雑なデータ分析はパソコン版で行い、スマートフォン版は緊急対応や簡易確認に特化した役割分担がなされています。

AIによる専門的支援も進んでいる。たとえば国内のAI孔明™は、過去事例と法令データを学習した生成AIがHSコード候補を提示して分類作業を支援する。生成AIは膨大な規制テキストを解析し正確に解釈する能力もあり、担当者の検討をサポートする。実験例では、ChatGPTが関連するECCN（輸出管理分類番号）をいくつか提案したものの、一部の詳細コードは見落とした。現状では依然として人による最終判断が必要だが、生成AIは候補探索や要約作業を自動化して担当者の負担を軽減するツールとして期待されている。

組織内の輸出管理ナレッジをAIチャットボットで共有する動きも出ている。AI孔明™では通関士や貿易担当者向けにQAチャットボットを搭載し、「この書類に何が足りない？」「該当するNACCSコードは？」といった実務的な質問に即座に回答する。こうしたチャットボット機能は、社内の過去事例や規定をデータベース化して検索可能にし、担当者同士の問い合わせ対応を迅速化・標準化する役割を果たす。現在は企業内システムの知識連携ツールとして普及しつつある。

輸出管理業務を自律的にこなすエージェント型のツールも登場している。グローバル企業iCustomsが2025年に発表した「iAgent」は、高度に自律したAIエージェントで、書類をアップロードするだけで輸出入申告の入力作業を自動化する。従来の手作業を排除し、ユーザーの操作負荷を劇的に減らして手続きの迅速化を実現する仕組みだ。こうしたAIエージェントは変化する貿易情勢にも柔軟に対応できる設計であり、将来的にはさらに他プロセスへの展開や自律度向上が進み、より広範な業務効率化を後押しすることが期待される。