営業担当者が頻繁に外出する企業では、スマートフォン対応の予算管理システムが大きな効果を発揮します。営業担当者は顧客訪問の際に交通費や接待費が発生しますが、従来はオフィスに戻ってからでないと経費申請ができませんでした。スマートフォン対応システムなら、顧客先で発生した経費をその場で申請できます。また、営業マネージャーが外出中でも部下の経費申請を承認でき、業務の流れが滞ることがありません。レシートをスマートフォンのカメラで撮影して自動データ化する機能により、手入力の手間も削減されます。

複数の店舗を運営する小売業では、各店舗の予算管理を本部で一元化する必要があります。店長が店舗の予算状況をスマートフォンで確認できれば、仕入れや人件費の調整を迅速に行えます。本部の管理者も、移動中に各店舗の予算実績をリアルタイムで把握できるため、問題のある店舗への対応が早くなります。さらに、アルバイトスタッフの勤務時間変更や追加シフトが必要な場合、店長がスマートフォンから人件費予算への影響を即座に確認できます。

Webブラウザ型は、スマートフォンの標準ブラウザからアクセスして利用するタイプです。専用アプリケーションのインストールが不要なため、従業員のスマートフォンに新たなソフトウェアを追加する必要がありません。一方で、ブラウザの制約により、カメラ機能やプッシュ通知などの機能に制限がある場合があります。また、オフライン環境では利用できないため、通信環境の確保が必要です。更新作業はサーバー側で行われるため、従業員のスマートフォンでのメンテナンス作業は発生しません。

専用アプリケーション型は、スマートフォンに専用アプリをインストールして利用するタイプです。スマートフォンの機能を最大限活用できるため、カメラでのレシート撮影や位置情報の取得、プッシュ通知による承認依頼などが可能です。しかしながら、アプリのインストールやアップデートが必要で、企業によってはセキュリティポリシーに抵触する可能性があります。オフライン環境でもデータ入力ができる機能を持つアプリもあり、通信環境に左右されない利用が期待できます。

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用するタイプです。初期導入コストが抑えられ、システムの保守・運用はサービス提供会社が担当します。そのため、企業側でサーバーの管理や定期的なシステム更新を行う必要がありません。複数の拠点や在宅勤務者との連携も容易で、データの同期がリアルタイムで行われます。ただし、インターネット接続が必須であり、通信障害が発生した場合は業務に影響を与える可能性があります。

AI技術により家計簿への入力負荷が激減しています。レシートの自動OCR読み取りや銀行口座連携で、支出データを手入力しなくても自動取得できます。例えば日本発アプリ「ワンバンク」では90%以上の精度でレシートを読み取り自動記録し、取引をAIが自動分類します。TalkieMoneyのような学習型アプリも、ユーザーに合わせて支出項目を自動的にカテゴリ振り分けします。

生成AI導入で予算計画も高度化しています。Origin社の「AI Budget Builder」は過去の支出パターンをAIで分析し「数秒で個別予算を生成」する機能を提供。作成後はスライダーで簡単に調整でき、節約目標に応じた最適な予算が自動提示されます。AIはまた支出の無駄遣い傾向を自動分析し「見える化」することで具体的な改善策を導き出す支援も行います。