建設現場や工事現場では、作業の進捗状況を記録したり、資材の受け渡し確認書を作成したりする場面が頻繁に発生します。タブレット端末を持ち歩けば、現場監督が作業完了後すぐに完了報告書を作成し、写真を添付して本社に送信できます。重たいパソコンを持ち運ぶ必要がなく、立ったままでも片手で端末を持ちながら操作できるため、作業効率が大きく向上します。オフィスに戻ってから書類を作成する手間が省けるため、情報の鮮度が保たれ記録漏れも防げます。

営業担当者が顧客を訪問して商談を行う企業では、その場で見積書や契約書を作成して提示する必要があります。タブレットがあれば、商談中に顧客の要望を聞きながら即座に見積内容を修正し、その場で書類を発行できます。紙の書類を事前に準備する必要がなくなり、顧客の反応を見ながら柔軟に対応できるため、成約率の向上につながります。さらに、作成した書類をメールで送信したり、タブレット画面で署名をもらったりすることも可能です。

物流倉庫や小売店舗では、商品の入出庫記録や棚卸記録を作成する業務が日常的に発生します。タブレットを使えば、商品棚の前で在庫数を確認しながら直接データを入力し、入出庫伝票や棚卸表を作成できます。バーコードリーダーと連携させれば、商品を読み取ってすぐに書類に反映させることも可能です。紙の伝票に手書きしてからパソコンに転記する二度手間が不要になり、転記ミスも防げます。作業者が移動しながら効率的に記録作業を進められます。

クラウド型は、インターネット上のサーバーにデータを保存し、さまざまな端末からアクセスして利用できるタイプです。タブレットにアプリケーションを導入する必要が少なく、インターネット接続さえあればどこからでも帳票を作成できます。作成したデータは自動的にサーバーに保存されるため、タブレットを紛失してもデータが失われる心配がありません。加えて、複数の担当者が同時に同じ帳票にアクセスして作業できるため、チームでの業務に適しています。サーバー側でシステムが更新されるため、タブレット側で面倒な更新作業を行う必要もありません。

アプリ型は、タブレット端末に専用のアプリケーションを導入して利用するタイプです。端末内で動作するため、インターネット接続がない環境でも帳票を作成できます。オフラインでの作業が可能なため、通信環境が不安定な現場や、電波が届かない地下や山間部での業務に適しています。タブレットの機能をフルに活用できる設計になっており、カメラで撮影した写真を帳票に添付したり、位置情報を記録したりできます。また、端末の処理能力を直接使うため、動作が速く快適に操作できる利点があります。

Webブラウザ型は、タブレットに標準搭載されているブラウザを使って帳票を作成するタイプです。専用アプリを導入する必要がないため、導入の手間が少なく、端末の容量を気にせず利用できます。ブラウザがあればどの端末でも同じように操作できるため、タブレットだけでなくパソコンやスマートフォンでも同じ環境で作業できます。一方で、ブラウザの性能やバージョンによって動作が変わることがあるため、安定した通信環境と対応ブラウザの確認が必要です。画面表示がタブレットのサイズに自動調整される仕組みを持つものが多く、快適に操作できます。

テンプレート選択型は、あらかじめ用意されたひな型から帳票の形式を選んで作成するタイプです。タブレットの小さな画面でも操作しやすいように、入力項目が整理されており、必要な箇所だけを入力すれば帳票が完成します。請求書や納品書といった定型的な書類を頻繁に作成する業務に向いています。デザインの知識がなくても見栄えの良い書類が作れるため、初めて帳票作成ツールを使う人でも簡単に扱えます。項目をタップして選択するだけで内容が入力できる仕組みも多く、文字入力の手間が少なくなります。

自由入力型は、白紙の状態から自由に帳票のレイアウトを設計できるタイプです。企業独自の書式や特殊な帳票を作成する必要がある場合に適しています。タブレットでは、指先で線を引いたり、テキストボックスを配置したりして、直感的にレイアウトを作成できます。自由度が高い分、操作に慣れるまで時間がかかる場合がありますが、どのような形式の書類でも作成できる柔軟性があります。一度作成したレイアウトを保存しておけば、次回から同じ形式の帳票を簡単に作成できます。