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グループウェアとは?

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。PTA活動においても、これらの機能を活用することで情報共有がスムーズになり、活動が効率化されます。特に無料のグループウェアを探しているPTAの方々にとっては、コストを抑えつつ必要な機能を提供してくれるソリューションが求められます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。

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PTA向けで無料のグループウェア(シェア上位)

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コスト
要問合せ
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
113サービス中10
事業規模
中小企業 25
中堅企業 37
大企業 38
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
113サービス中36
事業規模
中小企業 16
中堅企業 66
大企業 18
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
113サービス中51
事業規模
中小企業 33
中堅企業 16
大企業 51
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額316
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
113サービス中56
事業規模
中小企業 0
中堅企業 80
大企業 20
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,320
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,480
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額12,375
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額300
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
Lark(ラーク)は、ByteDance社が提供するオールインワンのコラボレーションツールです。チャット、ビデオ会議、カレンダー、ドキュメントの共同編集、メール、タスク管理、ワークフロー(承認)など、日常業務に必要なツール群を1つのプラットフォームに統合しています。複数のアプリを行き来することなくシームレスに連携するため、情報の共有や意思決定のスピードが飛躍的に向上します。例えば、チャット上で日程調整しながらメンバーの予定を参照したり、その場で議事録を共同編集するといった効率的な作業が可能です。PCとスマートフォン・タブレットの両方に最適化されており、オフィスでもリモートでも同じ使い勝手で利用できます。もともと社内向けに開発されたツールだけあって直感的なUIと高い安定性を備えており、グローバルで急速に導入企業を増やしています。チームの創造性と生産性を最大化し、部門や国境を越えたコラボレーションを促進したい企業にとって理想的な次世代プラットフォームです。
コスト
月額1,420
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,650
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

グループウェアとは?

更新:2024年10月04日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。PTA活動においても、これらの機能を活用することで情報共有がスムーズになり、活動が効率化されます。特に無料のグループウェアを探しているPTAの方々にとっては、コストを抑えつつ必要な機能を提供してくれるソリューションが求められます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフローなどの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、PTA会員全体に向けた広報事項の送信や会議資料の共有が容易になります。チームや委員会ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、PTA活動のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。1つの製品で多くのPTAに必要なコミュニケーションツールを揃えることができます。また、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、委員会などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。また、製品によっては操作ログなども取得することができます。情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御できるため、情報セキュリティを強化することに繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。これにより印刷の手間やコストを削減できます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。機能が重複すると、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に無料のグループウェアを探しているPTAは、無料版でも十分な連携機能があるか確認することが重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、PTAに必要な情報が保管されているため、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

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グループウェアの選び方

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、アンケート、日報、タスク管理、ワークフローなど多岐にわたります。PTAで必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。PTA活動においても、学校や外部講師などとの情報共有が必要な場合があるため、共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、PTAの情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。権限管理は、組織、委員会、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。PTAの状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

able

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