クラウド型の業務管理システムとは？
業務管理システムとは、企業の日常業務を統合的に管理するシステムです。顧客情報の管理、売上データの分析、従業員の勤怠管理、在庫の把握など、企業運営に必要な機能を1つのシステムで対応できます。 クラウド型の業務管理システムは、インターネット経由でサービスを利用する形態の業務管理システムです。自社でサーバーを用意する必要がなく、Web上で業務管理機能を利用できます。従来のシステムと異なり、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。スマートフォンやタブレットからも操作でき、リモートワークにも対応しています。
クラウド型の業務管理システム（シェア上位）
クラウド型の業務管理システムとは？
更新：2025年09月05日
業務管理システムとは、企業の日常業務を統合的に管理するシステムです。顧客情報の管理、売上データの分析、従業員の勤怠管理、在庫の把握など、企業運営に必要な機能を1つのシステムで対応できます。 クラウド型の業務管理システムは、インターネット経由でサービスを利用する形態の業務管理システムです。自社でサーバーを用意する必要がなく、Web上で業務管理機能を利用できます。従来のシステムと異なり、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。スマートフォンやタブレットからも操作でき、リモートワークにも対応しています。
クラウド型の業務管理システムの機能
クラウド型の業務管理システムの機能には、顧客管理や売上分析などがあります。以下では、具体的な機能を紹介します。
1
顧客情報管理機能
顧客の基本情報から取引履歴まで一元管理できる機能です。連絡先、担当者、過去の商談内容、購入履歴などを記録し、営業活動に活用できます。クラウド型では複数の担当者が同時に顧客情報を更新でき、最新の情報を共有できます。外出先からスマートフォンで顧客情報を確認し、商談に活用することも可能です。
2
売上売掛金管理機能
売上データの記録から請求書発行まで対応する機能です。商品別、顧客別、期間別の売上分析ができ、経営判断に必要な情報を提供します。クラウド型では売上データをリアルタイムで更新でき、経営陣がいつでも最新の業績を確認できます。請求書の自動発行機能により、毎月の請求業務を大幅に効率化できます。
3
在庫管理機能
商品の入出庫から現在庫数まで管理する機能です。発注点を設定して自動的に発注アラートを出したり、棚卸作業を支援したりできます。クラウド型では複数の倉庫や店舗の在庫を統合管理でき、全社的な在庫最適化が可能です。実際に、本社で全店舗の在庫状況を把握し、店舗間での商品移動を効率的に行えます。
4
勤怠管理機能
従業員の出勤時間、休暇取得状況、残業時間などを管理する機能です。タイムカード機能、有給管理、シフト作成などが含まれます。クラウド型では従業員がスマートフォンから打刻でき、リモートワーク時の勤怠管理も対応できます。管理者は部下の勤怠状況をリアルタイムで確認し、働き方改革の推進に活用できます。
5
プロジェクト管理機能
プロジェクトの進捗、タスク管理、メンバーの稼働状況を管理する機能です。ガントチャート（工程表）でスケジュールを可視化し、遅れているタスクを早期発見できます。クラウド型ではチームメンバーが場所を問わず進捗を更新でき、プロジェクトの透明性が向上します。会議室での打ち合わせ時にタブレットで進捗を確認し、その場で調整を行うことも可能です。
6
文書管理機能
契約書、提案書、マニュアルなどの文書を電子化して管理する機能です。文書の検索、バージョン管理、閲覧権限の設定ができます。クラウド型では文書をどこからでもアクセスでき、テレワーク時の資料確認が円滑になります。重要文書の更新時には関係者に自動通知され、情報の共有漏れを防げます。
7
会計連携機能
売上データや経費データを会計ソフトと連携する機能です。手動での仕訳入力を減らし、経理業務の効率化を図れます。クラウド型では複数の会計ソフトとAPI（システム間連携の仕組み）で接続でき、リアルタイムでのデータ連携が可能です。月次決算の早期化により、経営判断のスピードアップにつながります。
8
分析レポート機能
蓄積されたデータから経営に必要な分析レポートを作成する機能です。売上推移、顧客分析、従業員の生産性分析などができます。クラウド型では最新データでの分析が常に可能で、経営状況をタイムリーに把握できます。ダッシュボード画面で重要指標を一覧表示し、異常値を素早く発見して対策を講じることができます。
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クラウド型の業務管理システムを導入するメリット
クラウド型の業務管理システムを導入するメリットには、初期投資の削減やどこからでもアクセスできることなどがあります。以下では、具体的な導入メリットを紹介します。
初期投資の大幅削減
サーバー購入費用や設置工事費用が不要になるメリットです。従来のオンプレミス型では数百万円の初期投資が必要でしたが、クラウド型は月額料金のみで開始できます。システム構築期間も短縮でき、導入から運用開始まで数週間で完了します。浮いた予算を事業拡大や人材採用に回せるため、企業の成長を加速できます。
場所を選ばないアクセス性
インターネット環境があればどこからでもシステムにアクセスできるメリットです。営業担当者が外出先から顧客情報を確認したり、経営者が海外出張中に売上データを確認したりできます。自然災害時にも自宅から業務を継続でき、事業継続性を確保できます。働き方の多様化に対応し、従業員の満足度向上にもつながります。
自動バックアップによるデータ保護
クラウド事業者が自動的にデータのバックアップを行うメリットです。自社でバックアップ作業を行う必要がなく、データ消失のリスクを大幅に軽減できます。複数のデータセンターにデータを分散保存するため、災害時でもデータを復旧できます。従来は専任者が必要だったバックアップ業務から解放され、人的リソースを有効活用できます。
最新機能の自動提供
システムのアップデートが自動的に適用されるメリットです。新機能の追加やセキュリティの強化が定期的に行われ、常に最新の環境で業務を行えます。従来のように新バージョンを購入する必要がなく、追加費用も発生しません。法改正に対応した機能も迅速に提供されるため、コンプライアンス対応も安心です。
運用保守業務からの解放
サーバーの保守管理やシステム監視業務が不要になるメリットです。システム障害の対応、セキュリティパッチの適用、定期メンテナンスなどは、すべてクラウド事業者が実施します。IT部門がない企業でも安心してシステムを利用でき、専門知識を持った従業員を雇用する必要もありません。従業員は本来の業務に集中でき、生産性の向上を実現できます。
柔軟なスケール対応
事業成長に合わせてシステム規模を調整できるメリットです。利用者数の増加に応じてライセンス数を追加したり、繁忙期だけ機能を拡張したりできます。逆に事業縮小時にはコストを削減でき、無駄な投資を避けられます。季節変動の大きい業種では、需要に応じてシステムリソースを増減させることで、最適なコストパフォーマンスを実現できます。
クラウド型の業務管理システムを導入する際の注意点
クラウド型の業務管理システムを導入する際には、インターネット接続の安定性やデータセキュリティなどの注意点があります。以下では、具体的な注意点を紹介します。
インターネット接続への依存
システムの利用にインターネット接続が必須となる注意点です。回線障害や通信速度の低下により、業務が停止するリスクがあります。特に重要な業務を行う際は、複数の回線を用意するなどの対策が必要です。モバイル回線をバックアップとして準備し、メイン回線に障害が発生した場合の代替手段を確保することが重要です。
データセキュリティの管理範囲
データの保護責任がクラウド事業者と利用企業で分担される注意点です。システム基盤のセキュリティは事業者が担当しますが、アカウント管理や権限設定は利用企業の責任となります。従業員のパスワード管理や不正アクセス対策を怠ると、情報漏洩のリスクが高まります。定期的なセキュリティ教育を実施し、従業員の意識向上を図ることが必要です。
カスタマイズの制限
システムの機能や画面レイアウトの変更に制限がある注意点です。自社独自の業務フローに完全に合わせることが困難な場合があります。既存の業務プロセスを変更してシステムに合わせる必要が生じることもあります。導入前に業務要件を詳しく確認し、システムの標準機能でどこまで対応できるかを十分に検討することが大切です。
月額料金の継続発生
システムを利用する限り毎月の料金が発生し続ける注意点です。長期利用では総コストが高額になる可能性があります。利用していない機能分の料金も支払う必要があるため、定期的な利用状況の見直しが重要です。複数年契約での割引や、実際の利用量に応じた料金プランがあるかを確認し、コスト最適化を図ることが求められます。
データ移行の複雑性
他のシステムからのデータ移行やシステム変更時の複雑性に関する注意点です。既存データの形式変換や重複データの整理に時間がかかる場合があります。移行作業中のデータ不整合や業務停止のリスクも考慮する必要があります。事前にデータ移行計画を詳細に策定し、十分なテスト期間を設けることで、スムーズな移行を実現することが重要です。
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クラウド型の業務管理システムの選び方
クラウド型の業務管理システムの選び方には、自社の業務要件に合った機能や運用コストなどがあります。以下では、具体的な選び方について紹介します。
1
業務要件との適合性確認
自社の業務フローとシステム機能の適合性を評価する選び方です。現在の業務プロセスを詳細に分析し、システムでどの業務をどのように改善したいかを明確にします。必要な機能が標準装備されているか、業界特有の要件に対応しているかを確認することが重要です。実際に、製造業なら生産管理機能、小売業なら在庫管理機能の充実度を重点的にチェックする必要があります。
2
セキュリティレベルの評価
データ保護やアクセス制御の仕組みを評価する選び方です。暗号化技術の水準、アクセスログの管理、定期的なセキュリティ監査の実施状況を確認します。国際的なセキュリティ認証の取得状況も重要な判断材料となります。具体的には、顧客情報や財務データなど機密性の高い情報を扱う企業では、より高度なセキュリティ対策が施されたサービスを選択することが必要です。
3
拡張性と将来性の検討
事業成長に対応できるシステムの拡張性を評価する選び方です。利用者数の増加、機能追加、他システムとの連携可能性を確認します。事業規模が拡大した際に、システム変更の必要性や追加コストを事前に把握することが重要です。一例として、現在10名の企業が将来100名規模になった場合でも、同じシステムで対応できるかを検討する必要があります。
4
サポート体制の充実度
導入時から運用時までのサポート内容を評価する選び方です。電話やメールでの問い合わせ対応時間、オンサイトサポートの可否、研修プログラムの有無を確認します。システム障害時の復旧時間保証や、専任担当者の配置状況も重要な要素です。たとえば、24時間365日のサポート体制があるサービスは、業務継続性を重視する企業には適しています。
5
総保有コストの算出
導入から運用まで含めた総コストを算出する選び方です。初期費用、月額料金、追加機能の料金、カスタマイズ費用を総合的に評価します。他システムとの連携費用や、従業員の教育コストも考慮する必要があります。実際に、3年間の運用を想定した総費用を複数のサービスで比較し、コストパフォーマンスの高いサービスを選択することが重要です。
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クラウド型以外の業務管理システムとの違い
クラウド型の業務管理システムは、オンプレミス型（自社設置型）やパッケージインストール型の業務管理システムとは大きく異なります。オンプレミス型は自社内にサーバーを設置し、システムを構築する方式です。初期費用が高額で、システム管理者の専門知識が必要となります。一方、クラウド型は初期費用を抑えて導入でき、システムの保守管理はサービス提供者が行います。 パッケージインストール型は、ソフトウェアを購入して各端末にインストールする方式です。ライセンス費用がかかり、バージョンアップ作業も自社で対応する必要があります。クラウド型では月額料金制が一般的で、システムの更新は自動的に行われます。また、クラウド型はインターネット環境があれば場所を選ばず利用できるため、テレワークや外出先での業務にも対応可能です。データの共有もリアルタイムで行え、チーム内での情報共有が円滑になります。
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クラウド対応の業務管理システムが適している企業、ケース
クラウド対応の業務管理システムは、初期投資を抑えたい企業やリモートワークを導入している企業などに適しています。以下では、具体的な適用ケースを紹介します。
1
初期投資を抑えたい中小企業
自社でサーバーを購入する予算がない中小企業に適しています。クラウド型なら月額料金制でシステムを利用でき、初期費用を大幅に削減できます。システムの保守管理も不要なため、専門知識を持った従業員を雇用する必要もありません。成長に合わせて利用規模を拡大できる柔軟性も魅力です。
2
複数拠点を持つ企業
本社と支店間でのデータ共有が重要な企業に最適です。営業所や店舗が全国に分散していても、インターネット経由で同じシステムにアクセスできます。売上データや在庫情報をリアルタイムで共有し、本社での一元管理が可能になります。出張先からでもシステムにアクセスでき、業務の継続性を保てます。
3
リモートワークを導入している企業
テレワークが定着している企業には欠かせないシステムです。従業員が自宅からでも会社と同じ環境で業務を進められます。顧客データの確認、見積書の作成、勤怠管理などをどこからでも行えます。セキュリティ面でも、クラウド事業者が提供する高度な保護機能を利用できるため安心です。
4
システム管理者が不在の企業
IT部門がない小規模企業や、システム管理の専門知識を持った従業員がいない企業に適しています。サーバーの保守作業やソフトウェアの更新作業は、すべてクラウド事業者が対応します。システム障害への対応も24時間体制で行われるため、業務への影響を最小限に抑えられます。従業員は本来の業務に集中できる環境が整います。
5
成長段階にあるスタートアップ企業
事業拡大に伴ってシステム規模を柔軟に変更したい企業に最適です。利用者数の増減に応じて料金プランを変更でき、無駄な費用を避けられます。新機能の追加も容易で、事業の変化に素早く対応できます。資金を設備投資ではなく事業成長に集中投資できるメリットもあります。
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クラウド対応の業務管理システムのタイプ
クラウド対応の業務管理システムには、利用形態や機能範囲によってさまざまなタイプがあり、企業の規模や業種に応じて適切な選択が重要です。 統合型業務管理システムは、企業の主要業務を1つのシステムで管理するタイプです。顧客管理、売上管理、在庫管理、会計処理など、複数の機能が連携して動作します。データの一元管理により情報の整合性が保たれ、部門間での情報共有が円滑に行えます。一方で、機能が豊富な分、導入時の設定や従業員の教育に時間がかかる場合があります。 特化型業務管理システムは、特定の業務領域に特化したタイプです。顧客管理に特化したCRM（顧客関係管理システム）や、営業活動に特化したSFA（営業支援システム）が代表的です。専門性が高いため、該当業務での使い勝手が良く、深い機能を利用できます。ただし、他のシステムとの連携が必要な場合、データの同期や重複入力の問題が生じることがあります。 業種別業務管理システムは、特定の業界向けに開発されたタイプです。製造業向けには生産管理機能、小売業向けにはPOS（販売時点情報管理）連携機能など、業界特有の要件に対応しています。業務フローが業界の慣習に合わせて設計されているため、導入後の運用が円滑です。さらに、同業他社での導入実績が豊富なため、参考事例を活用できる利点もあります。 規模別業務管理システムは、企業規模に応じて機能や料金が設定されたタイプです。大企業向けは高度な権限管理や複雑なワークフロー機能を備え、中小企業向けは必要最小限の機能で低コストを実現しています。スタートアップ企業向けには無料プランから開始できるサービスもあります。企業の成長に合わせてプランを変更できる柔軟性も特徴です。
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クラウド型の業務管理システムをスムーズに導入する方法
クラウド型の業務管理システムをスムーズに導入するには、事前準備やスケジュール管理などの方法があります。以下では、具体的な導入方法を紹介します。
1
現状業務の詳細分析
導入前に現在の業務フローを詳しく分析し、改善点を明確にする方法です。各部門の業務内容、使用している帳票、データの流れを整理します。問題点や非効率な作業を洗い出し、システム導入でどのような効果を期待するかを具体化します。例えば、請求書作成に何時間かかっているか、顧客情報の更新はどの頻度で行っているかなど、定量的なデータを収集することが重要です。
2
段階的な導入計画の策定
システム全体を一度に導入するのではなく、段階的に進める方法です。まず基本機能から開始し、慣れてから応用機能を追加していきます。部門別に導入時期をずらすことで、業務への影響を最小限に抑えられます。一例として、最初は顧客管理機能のみを導入し、運用が安定してから売上管理機能を追加するような進め方が効果的です。
3
従業員への事前教育
システム導入前に従業員に対する十分な教育を実施する方法です。新しいシステムの操作方法だけでなく、導入の目的や期待される効果も伝えます。実際の業務データを使った実習形式の研修を行い、実践的なスキルを身につけさせます。具体的には、各部門のキーパーソンを先行教育し、その後同僚への指導役として活用することで、効率的な教育を実現できます。
4
テスト運用期間の設定
本格運用前にテスト期間を設け、システムの動作確認を行う方法です。実際の業務データを使って操作を行い、想定通りに機能するかを検証します。問題点があれば事前に解決し、従業員の不安を解消します。たとえば、1か月間は従来システムと並行稼働させ、データの整合性や操作性を十分に確認してから完全移行を行うことが安全です。
5
継続的な改善体制の構築
システム導入後も継続的に改善を行う体制を整備する方法です。利用者からのフィードバックを定期的に収集し、設定変更や運用ルールの見直しを行います。システムの新機能が追加された場合の対応方法も事前に決めておきます。実際に、月1回の利用者会議を開催し、操作上の課題や改善要望を共有することで、システムの活用度を継続的に向上させることができます。
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クラウド型の業務管理システムのサポート内容
クラウド型の業務管理システムのサポート内容には、技術的な問い合わせ対応や定期的な研修などがあります。以下では、具体的なサポート内容について紹介します。
1
導入時の初期設定サポート
システム導入時の基本設定や初期データの登録を支援するサポートです。企業の業務内容に合わせたシステムの設定方法を指導し、スムーズな運用開始を実現します。専任のサポート担当者が付き、設定作業の代行や設定内容の確認を行います。例えば、顧客情報の項目設定、承認フローの構築、帳票レイアウトの調整など、企業固有の要件に対応した設定支援を受けられます。
2
操作方法の研修サービス
システムの操作方法を習得するための研修サービスです。オンライン研修、対面研修、動画教材など、さまざまな形式で学習支援を提供します。利用者のスキルレベルに応じた段階的な研修プログラムが用意されています。具体的には、管理者向けの高度な設定研修から、一般利用者向けの基本操作研修まで、役割に応じた内容で実施されます。
3
技術的な問い合わせ対応
システム利用中に発生する技術的な問題への対応サービスです。電話、メール、チャットなど複数の窓口で問い合わせを受け付けています。システムの不具合、操作方法の質問、設定変更の依頼などに迅速に対応します。一例として、営業時間中であれば数分以内、営業時間外でも24時間以内に初回回答を提供するサービスレベルが設定されています。
4
定期的なシステム最適化提案
システムの利用状況を分析し、より効果的な活用方法を提案するサポートです。データの蓄積状況や機能の利用頻度を分析し、業務改善につながる提案を行います。新機能の活用方法や設定変更による業務効率化の提案も含まれます。実際に、四半期ごとの利用状況レポートとともに、具体的な改善提案が提供され、システムの投資対効果を最大化できます。
5
データ移行連携支援
他システムからのデータ移行や外部システムとの連携を支援するサービスです。既存データの形式変換、重複データの整理、連携設定の構築などを専門技術者が対応します。移行作業中のデータ整合性チェックや、移行後の動作確認も含まれます。たとえば、会計ソフトとの自動連携設定や、既存の顧客データベースからの情報移行作業を、技術的な知識がない企業でも安心して実行できるよう支援しています。
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