営業担当者が顧客訪問を頻繁に行う企業では、スマートフォン対応の業務管理システムが威力を発揮します。移動中の電車内で顧客情報を確認したり、訪問先で商談内容を即座に記録したりできるためです。また、GPSを活用した位置情報の記録により、効率的な営業ルートの構築も可能になります。パソコンを持参できない環境でも、ポケットサイズのスマートフォンなら常時携帯でき、リアルタイムな情報更新を実現できます。

工事現場や工場での作業が中心となる企業では、スマートフォンの携帯性が大きなメリットとなります。作業進捗の記録や品質チェックの結果を現場で直接入力でき、写真撮影機能を使った作業状況の記録も簡単に行えます。さらに、騒音の多い現場でもタッチ操作により確実な入力が可能で、手袋をしたままでも操作できるよう設計されたものもあります。現場監督者は複数の作業場所を移動しながら、リアルタイムで全体の進捗状況を把握できるようになります。

Webブラウザ（インターネット閲覧ソフト）を通じて利用するタイプのシステムです。専用アプリのダウンロードが不要で、インターネット接続があればすぐに利用開始できます。また、システムの更新作業も自動で行われるため、常に最新機能を使用できるメリットがあります。ただし、インターネット接続が不安定な環境では動作が遅くなる場合があり、ブラウザの種類によって表示が異なることもあります。

スマートフォンに直接インストールして使用する専用アプリ型のシステムです。端末の機能をフルに活用できるため、カメラやGPS、プッシュ通知などの機能と連携した高度な操作が可能になります。さらに、オフライン環境でも一部機能を利用できるものが多く、通信環境に左右されずに業務を継続できます。一方で、アプリのダウンロードやアップデートに時間がかかり、端末の容量を消費するデメリットもあります。

Webアプリとネイティブアプリの特徴を組み合わせたタイプのシステムです。アプリとしてインストールしながらも、内部ではWeb技術を活用して動作します。そのため、アプリの更新頻度を抑えながら機能拡張が可能で、開発コストの削減も実現できます。また、複数のプラットフォームに対応しやすく、iPhone・Android両方で同様の機能を提供できるメリットがあります。

現在、多くの業務管理システムにおいて生成AIがユーザーインターフェースに組み込まれ、自然言語で操作や分析が可能になっています。例えばMicrosoftは、OpenAIの技術を活用した「Copilot」をDynamics 365に導入し、チャット形式でレポートの生成や洞察の提示、タスクの自動化を実現しました。またSAPも対話型AI「Joule」により、メニューを辿らず会話で業務処理を行える環境を提供しています。スマホの小さな画面でもチャットや音声で直感的に操作でき、どこでも迅速な業務遂行と意思決定が可能となっています。

AIエージェントとは、指示を待つのではなく自ら判断して動くAIのことです。従来のAIが決まった質問に答える受動的な存在だったのに対し、エージェント型AIは状況を分析して機会を見出し、定められた範囲内で自律的に意思決定まで行います。既に業務管理ツールでもこの概念が芽生えており、例えばAsanaは2023年にユーザー自身が自律エージェントを構築してタスクを自動実行できる「AIチームメイト」機能を発表しました。まだ導入例は限られますが、2024年時点で1%未満だったエンタープライズソフトでのAIエージェント採用率は、2028年には33%に達するとも予測されています。今後はルーチン作業の大半をエージェントが肩代わりし、人間はより創造的な業務に注力できるようになるでしょう。

生成AIは大量の業務データを解析し、ユーザーごとに最適な情報提供や意思決定支援を行うことにも活用されています。例えばSalesforceの「Einstein GPT」は、営業リードのスコアリング（見込み度評価）や顧客離反の予測、コンテンツ推薦やチャットボットでの応答生成などを通じて、各担当者の判断をサポートしています。このようなAIにより、単純な一律対応ではなくユーザーや顧客に合わせた柔軟な対応が可能となり、従来の固定ルールを超えた高度なパーソナライズが実現します。さらにAIは異常値の検知や将来予測にも優れており、問題を事前に察知して通知したり、次の一手を提案してくれるため、経営判断のスピードと精度が向上します。