不動産業では顧客の個人情報や契約に関する重要な書類を大量に扱います。オンプレミス型であれば情報の保管場所が社内に限定されるため、外部への情報流出リスクを最小限に抑えられます。社内の情報管理規則に沿った運用ルールを細かく設定できるため、安全性の高い情報管理体制を構築できます。金融機関との連携が必要な大型の不動産取引を扱う場合でも、安心して情報を管理できる環境を整えられます。

会計システムや給与計算システムなど、既に社内で運用している複数のシステムと連携させたい場合に適しています。オンプレミス型なら社内ネットワーク上で直接データのやり取りができるため、スムーズな連携が可能です。外部のネットワークを経由しないため、データの受け渡しも高速で処理できます。複数の部署で情報を共有しながら業務を進める体制の企業では、特に効果を実感できます。

営業時間中は常にシステムを使用する業務体制の場合、回線の不具合による業務停止は大きな損失につながります。オンプレミス型は社内ネットワークのみで動作するため、外部の回線状況の影響を受けません。災害時や回線トラブル時でも社内ネットワークが機能していれば業務を継続できます。顧客対応や契約手続きなど、止められない業務を抱える企業にとって重要な選択肢となります。

不動産業の業務内容は企業ごとに異なる部分が多く、標準的なシステムでは対応しきれない場合があります。オンプレミス型であれば社内の技術担当者が直接システムの設定を変更できるため、独自の業務フローに合わせた調整が可能です。賃貸管理と売買仲介の両方を手がけている場合や、商業施設と住宅の両方を扱う場合など、複雑な業務体制でも柔軟に対応できます。

賃貸物件の管理業務に必要な機能を集約したタイプです。入居者情報の管理や賃料の入金確認、契約更新の時期管理など、賃貸経営に関わる一連の業務を支援します。加えて、物件のメンテナンス履歴や修繕計画の管理機能も備えています。賃貸管理会社やマンション管理を手がける企業にとって、日常業務を円滑に進めるための中心的なシステムとなります。複数の物件オーナーから管理を委託されている場合でも、オーナーごとの情報を整理して管理できる仕組みが整っています。

不動産の売買仲介業務に必要な機能を中心に構成されたタイプです。物件の査定情報や販売活動の進捗状況、顧客の購入希望条件などを一元管理できます。さらに、契約書類の作成支援や重要事項の説明書類の管理機能も含まれています。売買仲介を主力事業とする企業では、案件の進行状況を正確に把握しながら業務を進められます。売主と買主の両方の情報を適切に管理し、取引を安全に進めるための仕組みが用意されています。

賃貸管理と売買仲介の両方に対応した総合的なタイプです。物件情報の管理から顧客情報の管理、契約管理まで幅広い業務を1つのシステムで処理できます。また、会計処理や報告書の作成機能も統合されているため、経営判断に必要な情報をすぐに確認できます。複数の事業を展開している企業や、将来的に事業拡大を計画している企業に適しています。部署間での情報共有もスムーズに行えるため、組織全体での業務効率化が期待できます。

物件情報の登録や更新、検索機能に特化したタイプです。物件の写真や間取り図、周辺環境の情報などを詳細に記録し、必要な時にすぐに取り出せる仕組みが整っています。くわえて、物件情報を外部の不動産情報サイトへ送信する機能も備えています。多数の物件を扱う企業では、正確で最新の物件情報を維持することが重要な業務となります。担当者が変わっても物件情報を正確に引き継げるよう、情報の記録方法が統一されています。

システムを導入する前に、現在の業務の流れを詳しく整理しておく必要があります。どの業務をシステム化するのか、どの部分は従来通りの方法を続けるのかを明確にします。たとえば、物件情報の登録方法や顧客対応の手順、契約書類の作成プロセスなど、業務の各段階を洗い出します。業務フローを整理することで、システムに必要な機能や設定内容が明確になります。関係する担当者全員で業務フローを確認し、認識のずれをなくしておくことが重要です。

すべての機能を一度に導入するのではなく、重要度の高い機能から順番に導入していく方法が効果的です。最初は基本的な物件管理機能だけを使い始め、慣れてきたら契約管理や顧客管理の機能を追加していきます。一例として、まず新規の物件情報だけをシステムに登録し、過去の物件情報は後から移行するという方法もあります。段階的な導入により、担当者への負担を分散できます。各段階で発生した課題を解決してから次の段階に進むことで、大きなトラブルを防げます。

システムを使用する担当者全員に対して、操作方法や業務手順の研修を実施する必要があります。研修では実際の業務を想定した操作練習を行い、担当者が自信を持って使えるようにします。具体的には、物件情報の登録から検索、契約書類の作成まで、一連の操作を実践的に学びます。研修後も質問や相談ができる体制を整えておくことが大切です。システムに詳しい担当者を各部署に配置し、困った時にすぐに助けを求められる環境を作ることが効果的です。

現在使用している物件情報や顧客情報を新しいシステムに移す作業は、慎重な計画が必要です。データの形式を新しいシステムに合わせて変換する作業には時間がかかります。実際に、紙の書類で管理していた情報をデータ化する場合は、特に多くの時間と労力が必要になります。移行作業中も通常業務を続けなければならないため、作業の時期や手順を細かく計画します。移行したデータが正しいか確認する作業も重要なため、十分な時間を確保しておく必要があります。

システムを初めて導入する際に、サーバーへの設置作業や初期設定を支援するサポートです。社内ネットワークへの接続設定や、利用者のアカウント作成なども含まれます。例えば、データベースの構築や既存システムとの連携設定など、専門的な知識が必要な作業を支援してもらえます。自社の業務に合わせた機能の設定方法についても助言を受けられます。導入時の設定が適切に行われることで、運用開始後のトラブルを減らすことができます。

システムを使用する担当者に対して、基本的な操作方法から応用的な使い方まで研修を提供するサポートです。物件情報の登録方法や検索方法、契約書類の作成手順など、実務に即した内容を学べます。具体的には、新入社員向けの基礎研修や、管理者向けの高度な設定方法の研修など、レベルに応じた内容が用意されています。研修はシステム提供会社の担当者が社内を訪問して実施する場合や、オンラインで実施する場合があります。研修資料や操作マニュアルも提供されるため、研修後も自主的に学習を続けられます。

システムの使用中に発生した疑問や技術的な問題について、電話やメールで相談できるサポートです。操作方法がわからない場合や、エラーメッセージが表示された場合などに問い合わせができます。一例として、特定の機能の使い方や、設定の変更方法について詳しい説明を受けられます。問い合わせに対する回答は、内容によって即座に回答される場合と、調査後に回答される場合があります。サポート時間は平日の営業時間内が基本ですが、契約内容によっては時間外や休日の対応も可能です。

システムを最新の状態に保つための更新作業を支援するサポートです。機能の追加や不具合の修正が行われた際に、更新プログラムが提供されます。実際に、法律の改正に伴って契約書の書式を変更する必要がある場合、対応した更新プログラムが提供されます。更新作業の手順や注意事項についても説明を受けられます。更新によってシステムの動作に変更がある場合は、事前に情報が提供されるため準備ができます。