マニュアル作成ツールとは？
更新：2024年10月30日
マニュアル作成ツールとは、業務のノウハウや手順などをまとめた文書、動画などの資料を作成するためのツールです。特に取扱説明書の作成においては、統一されたフォーマットで製品情報や使用手順をわかりやすくまとめることが求められます。製品によってはマニュアルを作成するだけでなく、ノウハウとして蓄積し、将来的に再利用することも可能です。各種オフィススイートやメモツールなどでも取扱説明書を作成することはできますが、専用のテンプレートやガイドラインが備わっているものをマニュアル作成ツールとしています。
導入メリット
マニュアル作成コストの削減
マニュアル作成ツールを使用することで、取扱説明書を統一されたフォーマットで簡単に作成できます。これにより、必要な情報の検索が簡単になるだけでなく、新しい取扱説明書の追加もスムーズに行えるようになります。また、取扱説明書作成にかかる時間とコストを大幅に削減することが期待できます。
複数人での編集
オンラインベースで複数人が同時に編集やコメントを行えるマニュアル作成ツールでは、チーム全体で取扱説明書を作成することができます。役割を分担したり、議論しながら作業することで、より効率的に高品質な取扱説明書を作成することができます。
導入注意点
マニュアル管理のルール整備
取扱説明書の作成が容易になる一方で、マニュアルが増えすぎて管理が難しくなる可能性があります。例えば、どのバージョンが最新なのか、どこに取扱説明書が保管されているのかわからなくなることがあります。これを防ぐために、取扱説明書の管理ルールを整備することが重要です。定期的なマニュアルの整理やバージョン管理、検索性を高めるためのフォーマットや保管場所のルールを検討しましょう。
かんたんな質問に答えてぴったりのマニュアル作成ツールをチェック
マニュアル作成ツールの選び方
1
マニュアルの公開先で選ぶ
取扱説明書を社内向け、もしくは社外向けに公開するかによって、適したマニュアル作成ツールが異なります。社外向けのツールでは、ファイルやフォルダーに対して権限を設定できたり、QRコードでの出力やSNSへの公開など、多様な方法で情報を公開することができます。
2
PC操作のマニュアル作成機能で選ぶ
取扱説明書にはPC操作の手順を含むことが多いため、それに対応した機能を持つマニュアル作成ツールを選ぶことが重要です。以下の機能の中から必要なものを確認して選びましょう。 PC画面の録画 PC画面のキャプチャ PC操作の自動キャプチャと説明文の自動作成
3
動画マニュアル作成で選ぶ
取扱説明書に動画を組み込むことで、ユーザーが理解しやすくなります。以下のような機能を持つツールを選びましょう。 動画編集機能 スマホアプリを利用した動画撮影 字幕の自動生成機能 テキストから音声への変換 外部音声（ボイスオーバー）の動画への挿入 静止画を使用した動画の作成
4
マニュアルの出力形式から選ぶ
取扱説明書をどのような形式で出力するかも重要です。マニュアルを閲覧するソフトや機器に適した形式で出力できる製品を選びましょう。 Microsoft Word形式 Microsoft Excel形式 Microsoft PowerPoint形式 Google Docs形式 Google Sheets形式 PDF形式 MP4形式 HTML形式 「マニュアル作成ツール 取扱説明書」を検索しているユーザーにとって、取扱説明書は単なる文書ではなく、製品の使用方法をユーザーにわかりやすく伝えるための重要なツールです。適切なツールを選び、効果的な取扱説明書を作成することで、ユーザー満足度の向上とトラブル防止に繋がります
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