公共工事を多く手がける建設会社では、顧客情報や図面データなど機密性の高い情報を扱います。外部のサーバーにデータを保存することに抵抗がある場合、オンプレミス型であれば自社のサーバー内ですべてのデータを管理できます。社内のセキュリティ規定に沿った運用ルールを独自に設定できるため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。データの保管場所や管理方法を自社で決定できる点が大きな安心材料となります。

長年使用している会計システムや人事管理システムがある建設会社では、新しく導入するシステムとの連携が重要です。オンプレミス型は社内ネットワーク内で稼働するため、既存システムとのデータ連携がスムーズに行えます。勤怠管理システムと連動させて労務費を自動計算したり、会計システムと連携させて原価情報を即座に反映させたりできます。システム間の連携設定を自社の技術部門で細かく調整できる点も利点です。

山間部や離島など、インターネット接続が不安定な場所に現場事務所を構える建設会社もあります。オンプレミス型であれば、社内ネットワーク内でシステムが完結するため、外部との通信が途切れても業務を継続できます。本社と現場事務所を専用回線で結んでいる場合、安定した通信環境でシステムを利用できます。通信障害による業務停止のリスクを軽減できる点が重要な選択理由となります。

特殊な工法を採用している専門工事会社では、一般的な建設業向けシステムでは対応できない業務があります。オンプレミス型であれば、自社の業務フローに合わせて入力画面や帳票レイアウトを自由に変更できます。承認ルートを部門ごとに細かく設定したり、独自の原価計算方法をシステムに組み込んだりすることが可能です。システム開発会社と協力して、自社専用の機能を追加開発できる柔軟性があります。

統合型システムは、見積作成から工事管理、原価管理、請求処理まで、建設業務の全工程を1つのシステムで管理できるタイプです。各部門で入力したデータが自動的に連携されるため、二重入力の手間が省けます。たとえば、現場で入力した作業日報のデータが自動的に原価計算に反映され、そのまま請求書作成にも利用できます。部門間での情報共有がスムーズになり、データの整合性を保ちやすい点が特徴です。

工事管理特化型システムは、現場の進捗管理や工程表作成、作業員の配置管理など、工事現場の運営に必要な機能に特化したタイプです。現場監督が日々の作業内容を記録したり、資材の搬入予定を管理したり、協力会社との連絡事項を共有したりできます。加えて、写真管理機能を使って施工状況を記録し、完成図書の作成に活用することも可能です。現場業務の効率化を重視する企業に適しています。

原価管理特化型システムは、工事ごとの予算管理や実行予算の作成、原価の集計と分析に特化したタイプです。材料費や労務費、外注費などの原価要素を細かく分類して管理できます。一例として、工事の進捗に応じて予算と実績を比較し、利益率の推移を把握することができます。複数の工事案件を並行して進めている企業では、案件ごとの収益性を正確に把握できる点が重要です。

見積作成特化型システムは、積算業務や見積書の作成に特化したタイプです。過去の工事データから単価情報を引き出して、新規案件の見積を素早く作成できます。さらに、材料の数量を自動計算したり、諸経費を一括で計上したり、見積条件の変更に応じて金額を即座に再計算したりできます。見積作成の頻度が高い企業や、精度の高い積算が求められる企業に向いています。

システム導入を成功させるためには、まず導入の目的と解決したい業務課題を明確にします。現状の業務でどのような問題が発生しているのか、システム導入によって何を改善したいのかを具体的に洗い出します。たとえば、原価管理の精度を高めたい、見積作成の時間を短縮したい、工程管理を見える化したいなどの目的を明確にします。関係部署へのヒアリングを行い、現場の声を集めることが重要です。目的が明確になることで、必要な機能の優先順位を決めやすくなります。

一度にすべての機能を導入しようとすると、現場の負担が大きくなり失敗のリスクが高まります。まずは基本的な機能から導入し、運用が安定してから段階的に機能を追加していく計画を立てます。一例として、最初は工事案件管理と原価管理から始め、慣れてきたら工程管理や発注管理を追加するという方法があります。小さな成功を積み重ねることで、現場の理解と協力を得やすくなります。段階的な導入により、問題が発生した際の影響範囲も限定できます。

システムを実際に使う社員への研修は、スムーズな導入に欠かせません。操作方法だけでなく、システムを使うことで業務がどう変わるのか、どんなメリットがあるのかを丁寧に説明します。具体的には、入力画面の操作手順や、データの検索方法、帳票の出力方法などを実際に操作しながら学べる研修を行います。部門ごとに使用する機能が異なる場合、それぞれに合わせた研修内容を用意します。研修後も質問に答えられる体制を整えることで、利用者の不安を解消できます。

これまで使用していたシステムや表計算ソフトのデータを、新しいシステムに移行する作業は慎重に行う必要があります。移行するデータの範囲や移行方法、移行スケジュールを事前に決めておきます。実際に、顧客マスターや協力会社マスター、過去の工事データなど、どのデータを移行するかを明確にします。テスト環境でデータ移行を試してみて、問題がないか確認することが重要です。データの不整合があると、導入後の業務に支障が出るため、十分な確認時間を確保します。

システムを使用していて操作方法がわからない場合、電話やメールで問い合わせができるサポートがあります。画面の操作手順や入力方法、データの検索方法など、日常的な疑問に答えてもらえます。具体的には、請求書の発行手順がわからない、過去のデータを修正したいがやり方がわからないなどの質問に対応してもらえます。オンプレミス型では、社内のシステム担当者が一次対応を行い、解決できない場合にシステム提供会社に問い合わせる体制が一般的です。迅速な回答を得られることで、業務の停滞を防げます。

システムにエラーが発生した場合や、動作が不安定になった場合の技術サポートを受けられます。原因の特定から復旧作業まで、専門の技術者がサポートします。たとえば、データベースの不具合でシステムが起動しない、特定の処理を実行するとエラーメッセージが表示されるなどのトラブルに対応してもらえます。緊急性の高いトラブルには優先的に対応してもらえる契約もあります。オンプレミス型では、サーバー自体のトラブルと切り分けが必要なため、サーバー管理者との連携が重要です。

システムの機能改善やセキュリティ強化のため、定期的にバージョンアップが提供されます。新しい法令に対応した機能の追加や、不具合の修正が含まれます。一例として、消費税率の変更に伴うシステム改修や、新しい帳票フォーマットへの対応などが提供されます。バージョンアップのタイミングは自社で決められるため、業務への影響が少ない時期を選んで実施できます。バージョンアップの内容や手順について、事前に詳しい説明を受けられるサポートもあります。

大切なデータを守るためのバックアップ方法について、アドバイスや支援を受けられます。バックアップの頻度や保存方法、復旧手順などについて、適切な運用方法を提案してもらえます。加えて、バックアップツールの使い方や、自動バックアップの設定方法などを教えてもらえます。万が一データが破損した場合の復旧作業についても、サポートを受けられる場合があります。オンプレミス型ではバックアップ作業を自社で行うため、正しい運用方法を理解することが重要です。