企業が全社員のパソコンを一斉に新しい機種へ入れ替える場合、データ移行ソフトが大きな力を発揮します。従業員が100名を超える会社では、手作業での移行は膨大な時間がかかります。加えて、Windows環境では各パソコンに独自の設定やアプリケーションが入っているため、統一的な移行手順が必要です。データ移行ソフトを使えば、情報システム部門が全パソコンに同じ手順で移行作業を実施できます。社員それぞれが自分で移行する場合でも、ソフトの指示に従うだけで完了するため作業ミスを防げます。

全国に営業所や支店を展開している企業では、各拠点のパソコン管理が課題となります。本社から遠く離れた営業所では、情報システム担当者が現地へ出向いてデータ移行を行うことが困難です。一方で、Windowsパソコンの入れ替えは各拠点で定期的に発生します。データ移行ソフトがあれば、各営業所の担当者が自分でデータ転送を実行できます。ソフトをインストールして起動するだけで、必要なファイルや設定が自動的に新しいパソコンへ移ります。本社の情報システム部門は遠隔からサポートするだけで済むため、出張費用や移動時間を削減できます。

在宅勤務制度を取り入れている企業では、社員が自宅でWindowsパソコンを使用しています。自宅にあるパソコンが古くなった際、会社は新しいパソコンを社員宅へ送付します。しかし、情報システム担当者が各社員の自宅を訪問してデータ移行を行うことは現実的ではありません。データ移行ソフトを活用すれば、社員本人が自宅で移行作業を完了できます。ソフトの画面に表示される手順に従うだけで、業務で使っていたファイルやメールの設定が新しいパソコンへ転送されます。情報システム部門は電話やオンライン会議でサポートするだけで、全社員のパソコン更新が進みます。

ネットワーク接続型は、社内のネットワークを通じて古いパソコンと新しいパソコンを直接つなぎ、データを転送するタイプです。両方のパソコンに移行ソフトをインストールし、同じネットワークに接続すれば準備完了となります。転送中は2台のパソコンが直接通信するため、外部記憶装置を用意する必要がありません。オフィス内で複数台のパソコンを同時に移行する場合に便利です。また、無線ネットワークにも対応しているため、ケーブルで物理的につなぐ手間がかかりません。大容量のファイルを移行する際は転送時間がかかる場合もありますが、作業の手軽さが特徴です。

外部記憶装置型は、USBメモリや外付けハードディスクを使ってデータを移行するタイプです。まず古いWindowsパソコンから外部記憶装置へデータを保存し、次に新しいパソコンへ接続して転送します。ネットワーク環境がない場所でも移行作業ができる点が大きな利点です。具体的には、工場や倉庫などネットワーク設備が整っていない場所で力を発揮します。さらに、大容量のデータを確実に移行したい場合にも向いています。外部記憶装置に一度保存することで、移行に失敗した場合でもやり直しが容易です。持ち運びできる記憶装置を使うため、離れた場所にあるパソコンへの移行も可能となります。

クラウド経由型は、インターネット上の保管場所を一時的に使ってデータを移行するタイプです。古いパソコンからクラウドへデータをアップロードし、新しいパソコンでダウンロードする仕組みです。2台のパソコンを同時に用意する必要がないため、古いパソコンを返却した後に新しいパソコンへ移行できます。リース契約でパソコンを使っている企業では、旧機種を返却してから新機種が届くまで間が空くことがあります。このような状況でもクラウド経由型なら問題なく移行できます。ただし、インターネット接続が必須となるため、通信環境の整備が前提条件です。

全自動型は、移行するファイルや設定を自動的に判断して転送するタイプです。利用者は移行ソフトを起動してボタンを押すだけで、必要なデータが全て新しいパソコンへ移ります。どのファイルを移行すべきか迷う必要がないため、パソコンに詳しくない社員でも安心して使えます。一例として、文書ファイルやメール設定、ブラウザのお気に入りなどが自動的に選択されます。Windows環境に精通していない利用者が多い企業に適しています。作業時間も短縮できるため、大人数での移行作業を効率化したい場合に役立ちます。

選択型は、移行するファイルやフォルダを利用者が個別に指定できるタイプです。全てのデータを移行する必要がない場合や、特定のファイルだけを転送したい場合に便利です。実際に、業務で使う文書ファイルのみを移行し、私的な写真やビデオは移行しないといった使い方ができます。また、古いパソコンに不要なファイルが大量にある場合、必要なものだけを選んで転送すれば新しいパソコンの容量を節約できます。Windowsのフォルダ構造を理解している利用者であれば、細かく指定して移行できます。企業によっては移行すべきデータの基準が決まっているため、選択型で柔軟に対応できます。