自社設置型は、企業が自らの施設内に機器を置いて情報を管理する形式です。自社の敷地内や専用の建物に設置するため、情報の管理を完全に自社で行えます。金融機関や医療機関など、特に高い安全性が求められる業界で選ばれることが多いです。外部提供型は、外部の専門事業者が用意した環境を借りて利用する形式です。自社で機器を購入したり管理したりする必要がないため、初期の費用を抑えられます。複数の拠点を持つ企業では、どこからでも同じ環境にアクセスできる利点があります。

顧客情報管理型は、取引先の名前や連絡先、購入履歴などの情報を移す作業に特化しています。販売部門や営業部門が使う仕組みを新しくする際に活用されます。人事情報管理型は、従業員の個人情報や勤怠記録、評価情報などを扱います。給与計算や労務管理の仕組みを変更する際に使われます。製造管理型は、製品の部品構成や在庫数、生産計画などの情報を移行します。工場や物流拠点を持つ企業で必要とされる型です。

一括移行型は、決められた日時に全ての情報を一度に移す方法です。短期間で移行作業を完了させたい場合に適しています。ただし作業中は業務を停止する必要があるため、休日や夜間に実施する計画が必要です。段階移行型は、部署ごとや拠点ごとに分けて少しずつ情報を移していく方法です。業務を続けながら移行作業を進められるため、日常の業務への影響を最小限に抑えられます。移行期間は長くなりますが、問題が発生した際の影響範囲を限定できます。

双方向連携型は、古い仕組みと新しい仕組みの両方で情報を同期させながら移行を進める形式です。移行期間中も両方の仕組みで最新の情報を確認できるため、業務の継続性が保たれます。一方向移行型は、古い仕組みから新しい仕組みへ一方向のみで情報を移す形式です。移行が完了したら古い仕組みは使わなくなるため、管理する仕組みの数を減らせます。

大企業では長年の事業展開により、部署ごとや事業部ごとに異なる仕組みが導入されています。営業部門では顧客管理の仕組みを使い、製造部門では生産管理の仕組みを使うなど、それぞれが独立して動いています。移行作業では、これら全ての仕組みから情報を集めて新しい仕組みへ統合する必要があります。情報の形式や項目名が仕組みごとに異なるため、どの情報をどのように変換するか決める作業だけでも膨大な時間がかかります。さらに各部署の担当者と調整しながら進める必要があり、関係者の数が多いほど意見の調整に時間を要します。

大企業は24時間365日体制で業務を行っている場合が多く、移行作業のために業務を長時間停止できません。顧客からの注文受付や問い合わせ対応、製造ラインの稼働など、止められない業務が数多く存在します。移行作業中も従業員は日常業務を続けるため、新旧両方の仕組みを並行して動かす期間が発生します。この期間中は、どちらの仕組みに最新の情報があるか分からなくなる危険があります。また夜間や休日に作業を行う場合でも、海外拠点では通常の業務時間となるため、完全に業務を停止できない状況が生まれます。

大企業が扱う情報の量は、中小企業とは比較にならないほど膨大です。数十年分の取引記録、数万人の従業員情報、数百万件の商品データなど、移行対象となる情報は多岐にわたります。これらの情報を全て移すには、長い時間と大きな処理能力を持つ機器が必要です。単純に情報をコピーするだけでなく、重複している情報を取り除いたり、古い形式を新しい形式に変換したりする作業も発生します。移行中に新しく追加される情報もあるため、どの時点の情報を移行するか明確に決めておく必要があります。

大企業が扱う情報には、顧客の個人情報や企業の機密情報が含まれています。これらの情報が外部に漏れたり、誤って削除されたりすると、企業の信用を大きく損ないます。移行作業では、通常とは異なる方法で情報にアクセスするため、安全面での危険が高まります。作業を担当する従業員や外部の協力会社の担当者が、どの情報にアクセスできるか厳密に管理する必要があります。さらに作業の過程を全て記録に残し、後から確認できるようにしておく要求もあります。

中小企業向けの製品を大企業で使うと、処理能力が足りず作業が極端に遅くなります。数時間で終わるはずの作業が数日から数週間かかってしまい、計画が大幅に遅れます。処理中に機器の負荷が高くなりすぎて、途中で動作が止まってしまう事態も発生します。止まった箇所から再開できない場合、最初からやり直す必要が生じます。作業期間が長引くほど、新旧両方の仕組みを管理する手間と費用が増え続けます。従業員の負担も増大し、本来の業務に支障をきたす結果となります。

単一拠点を想定した製品では、複数の場所で同時に作業を進められません。各拠点で別々に作業を行った後、手作業で情報をまとめる必要が生じます。情報を統合する際に重複や矛盾が発生し、どちらが正しいか判断する作業に時間を取られます。海外拠点の言語や時差への対応が不十分で、現地の担当者が作業を進められない状況も起こります。結果として一部の拠点だけ移行が遅れ、全社的な統一が図れなくなります。

個人向けや小規模企業向けの製品は、大企業が求める安全水準を満たしていません。作業を行える人の制限が不十分で、本来アクセスできないはずの従業員が機密情報を見られてしまいます。操作記録が残らないため、問題が起きても原因を特定できず、責任の所在が曖昧になります。暗号化機能が弱いと、情報の送受信中に第三者に内容を盗み見られる危険があります。一度情報が漏れると企業の信用は大きく傷つき、顧客離れや取引停止につながります。法律で定められた安全管理の義務を果たせず、罰則を受ける可能性もあります。

業務を停止せずに移行を進める機能がない製品では、長時間の業務停止が必要になります。顧客からの注文や問い合わせに対応できない時間が生まれ、売上の減少や顧客満足度の低下を招きます。製造ラインを止めなければならず、納期遅れや生産計画の狂いが発生します。24時間体制で働く部署では、作業を行える時間帯を確保できず、移行計画そのものが成り立たなくなります。業務への影響を最小限にする方法がないため、移行作業自体を断念せざるを得ない状況に陥ります。

移行作業を始める前に、全体の流れと各段階でやるべきことを詳しく決めておきます。一例として、どの部署からどの順番で移行するか、各段階の完了予定日、担当者の役割分担、問題が起きた際の連絡経路などを文書にまとめます。計画を作る際は、余裕を持った日程を組み、予期しない問題が起きても対応できるようにします。関係する全ての部署から意見を集め、現場の実態に即した実行可能な計画を作ります。計画は関係者全員に共有し、誰もが全体像を理解している状態を作ります。定期的に進み具合を確認し、必要に応じて計画を見直す柔軟性も持たせます。

いきなり全社で移行を始めるのではなく、まず小さな範囲で試験的に実施します。たとえば、特定の部署や拠点を選んで先行的に移行を行い、問題がないか確認します。試験では、実際の業務で使う情報を使い、本番と同じ手順で作業を進めます。問題が見つかったら原因を分析し、対策を立てて再度試験を行います。試験を繰り返すことで、本番での失敗のリスクを大幅に減らせます。試験で得られた知見は記録に残し、他の部署が移行する際の参考資料とします。

移行作業の経験が豊富な専門家に協力を依頼します。具体的には、製品の提供元から技術者を派遣してもらう、外部の相談会社に支援を依頼する、過去に同様の移行を経験した企業から助言をもらうなどの方法があります。専門家は過去の事例から、起こりやすい問題とその対策を知っています。自社の従業員だけでは気づかない危険を事前に指摘してもらえます。技術的に難しい作業は専門家に任せ、自社の従業員は業務の観点からの確認に集中できます。専門家との契約では、対応範囲や費用を明確にしておき、後でトラブルにならないようにします。

移行作業に関わる従業員に対して、なぜ移行が必要か、どのように進めるか、自分は何をすべきかを丁寧に説明します。実際に、説明会を開催して質問を受け付ける、資料を配布して各自で学習してもらう、実習を行って操作方法を身につけてもらうなどの方法を組み合わせます。新しい仕組みの使い方についても、移行前から教育を始めておくとスムーズです。従業員が不安や疑問を抱えたままだと、作業の協力が得られにくくなります。理解と協力を得ることで、移行作業は円滑に進みます。

夜間や休日を含めて、いつでも相談できる窓口が用意されています。移行作業は業務時間外に行うことが多いため、問題が起きた際にすぐ相談できる体制が重要です。電話やメール、画面を共有しながらの遠隔支援など、複数の方法で相談できます。たとえば、深夜に作業中にエラーが発生した場合でも、すぐに技術者と連絡を取り、解決方法の助言を受けられます。海外拠点がある企業では、現地の言語で対応してもらえるかも確認が必要です。迅速な対応により、作業の中断時間を最小限に抑えられます。

製品提供元から専任の技術者が企業の拠点に来て、直接作業を支援します。遠隔での相談では解決が難しい問題も、現地で実際の状況を見ながら対応できます。一例として、移行作業の開始時に技術者が立ち会い、設定の確認や初期トラブルの対応を行います。重要な場面では複数の技術者が配置され、さまざまな問題に即座に対応できる体制を整えます。技術者は自社の従業員に対して、その場で操作方法を教えることもできます。現地支援により、安心して作業を進められる環境が整います。

移行作業を始める前の設計段階から、専門家による支援を受けられます。具体的には、自社の情報の持ち方を分析し、最適な移行方法を提案してもらえます。どの情報をどの順番で移すか、どのような変換規則を設定するか、どれくらいの期間が必要かなどを一緒に検討します。実際に、過去の類似事例を基に、起こりやすい問題とその対策を事前に教えてもらえます。設計が適切であれば、後の作業がスムーズに進みます。設計書の作成も支援してもらえるため、関係者への説明資料としても活用できます。

移行作業の進み具合を定期的に確認し、報告書を作成する支援を受けられます。毎週または毎月の決まったタイミングで、製品提供元の担当者と進捗を確認する会議を開きます。計画通りに進んでいるか、問題は起きていないか、次に何をすべきかなどを整理します。たとえば、予定より作業が遅れている場合、原因を分析して対策を一緒に考えてもらえます。報告書は経営層への説明にも使える形式で作成されるため、社内の情報共有が円滑になります。