営業担当者が多く在籍し、頻繁に外出する企業に最適です。営業先で発生した交通費や接待費の領収書を、その場でスマートフォンのカメラ機能を使って撮影登録できます。帰社後にまとめて処理する手間が省け、紛失リスクも軽減されます。また、営業管理者は移動中の電車内でも部下の経費申請を確認し、承認処理を進められるため業務の停滞を防げます。

複数の店舗を展開している小売業や飲食業に向いています。店舗責任者がスマートフォンを使って、各店舗の売上データや仕入れ伝票をその場で入力・確認できます。本部の経理担当者も外出先から各店舗の帳簿状況をリアルタイムで把握し、必要に応じて指示を出せます。店舗と本部間の情報共有が円滑になり、迅速な経営判断につながります。

インターネット経由でサービスを利用するタイプです。スマートフォンのブラウザやアプリから、いつでもどこでもシステムにアクセスできます。システムの導入やメンテナンスが簡単で、自動的にシステム更新が行われるため管理負担が軽減されます。一方で、インターネット接続環境がない場所では利用できないという制約があります。データ保存先がクラウド上になるため、セキュリティ対策についても慎重な検討が必要です。

自社内にサーバーを設置して運用するタイプです。スマートフォンから社内ネットワーク経由でアクセスします。データが自社管理となるため、セキュリティ要件が厳しい企業に適しています。しかし、初期導入費用が高く、システム管理者による定期的な保守作業が必要になります。スマートフォンからのアクセス時には、VPN接続（仮想的な専用回線）の設定が必要な場合もあります。

現在、スマホアプリとAI-OCRを組み合わせた自動入力が普及しています。Booke AIでは請求書・領収書をリアルタイムで自動読み取りし仕訳を生成します。QuickBooksのIntuit Assistはスマホで撮影した領収書やメモを、即座に見積書や請求書に自動変換します。ZeniのAI Expense Agentも領収書を“クリーンで分類されたデータ”に自動変換し、経費入力の省力化を支援しています。

会計処理そのものを自動化するAIエージェントも実用化されています。Docytは銀行連携と請求書データ抽出を行うエージェントを提供し、P/Lの異常検出やKPIダッシュボード作成も自動化します。Digits社の会計エージェントは自律型総勘定元帳を実現し、簿記作業の95%を自動化可能です。24時間稼働するこれらのエージェントは、銀行明細収集や仕訳登録、給与処理などを自動で実行し、残りの例外処理のみ人が確認すればよい状態を実現しています。

対話型AIアシスタントも浸透しつつあります。Sage Copilotは会計に特化したAIで、財務データを継続監視しトレンドを分析、予算超過や異常をリアルタイムで検出・通知します。会計専用モデル学習により、経理に関する質問にも信頼性の高い回答を提供します。さらにPwCニュージーランドはChatGPTベースのAIチャットボットChatPwCを導入し、社員の経理・税務質問に安全な環境で応答しています。