クラウド型の電子帳簿保存システムとは？
電子帳簿保存システムとは、企業の帳簿や書類をデータ化して保存・管理するシステムです。法的要件を満たしながら、紙の書類を電子化することで業務の効率化を実現します。 クラウド型の電子帳簿保存システムは、インターネット経由でサービスを利用する形態です。専用のサーバーやソフトウェアを自社に設置する必要がなく、Web上で帳簿や領収書などの書類を管理できます。データはクラウド上に安全に保存され、どこからでもアクセスが可能です。法改正にも自動で対応し、常に最新の機能を利用できる点が大きな特徴となっています。
クラウド型の電子帳簿保存システム（シェア上位）
クラウド型の電子帳簿保存システムとは？
更新：2025年09月05日
電子帳簿保存システムとは、企業の帳簿や書類をデータ化して保存・管理するシステムです。法的要件を満たしながら、紙の書類を電子化することで業務の効率化を実現します。 クラウド型の電子帳簿保存システムは、インターネット経由でサービスを利用する形態です。専用のサーバーやソフトウェアを自社に設置する必要がなく、Web上で帳簿や領収書などの書類を管理できます。データはクラウド上に安全に保存され、どこからでもアクセスが可能です。法改正にも自動で対応し、常に最新の機能を利用できる点が大きな特徴となっています。
クラウド型の電子帳簿保存システムの機能
クラウド型の電子帳簿保存システムの機能には、書類のデータ化機能や検索機能などがあります。この段落では、具体的な機能を紹介します。
1
書類のスキャン保存機能
紙の領収書や請求書をデジタル化して保存する基本機能です。スマートフォンのカメラやスキャナーで撮影した画像を、法的要件を満たす形式で保存できます。自動的に画像の傾きを補正し、文字が鮮明に読める状態に調整する機能も備えています。保存されたデータには改ざん防止のためのタイムスタンプが自動で付与され、法的証拠力を確保します。
2
高度な検索抽出機能
保存された大量の書類から必要な情報を素早く見つける機能です。日付や金額、取引先名などの条件を指定して検索できるほか、フリーワードでの検索も可能です。OCR技術により画像内の文字を自動認識するため、手書きの文字でも検索対象になります。検索結果は一覧形式で表示され、必要な書類をすぐに特定できます。
3
自動仕訳会計連携機能
領収書や請求書の内容を自動で読み取り、会計仕訳を生成する機能です。AI技術を活用して取引内容を分析し、適切な勘定科目を自動判定します。既存の会計ソフトウェアとデータ連携することで、二重入力の手間を省けます。経理担当者の負担を大幅に軽減し、入力ミスの防止にも効果を発揮します。
4
承認ワークフロー機能
経費精算や支払承認などの業務フローをシステム上で管理する機能です。申請者が書類をアップロードすると、事前に設定された承認ルートに従って自動で承認者に通知されます。承認者はクラウド上で書類を確認し、承認または差し戻しの判断を行えます。承認履歴も自動で記録されるため、後から承認プロセスを確認することも可能です。
5
データバックアップ復旧機能
重要な帳簿データを安全に保護するための機能です。複数のデータセンターに自動でバックアップを作成し、災害やシステム障害からデータを守ります。万が一データが失われた場合も、迅速に復旧できる仕組みが整っています。ユーザー側でバックアップ作業を行う必要がなく、常に最新の状態でデータが保護されます。
6
法令対応更新機能
電子帳簿保存法をはじめとする関連法規の改正に自動で対応する機能です。法改正があった場合、システムが自動でアップデートされ、新しい要件に対応します。税制改正や保存期間の変更などにも迅速に対応し、常に法的要件を満たした状態を維持します。ユーザーは法改正を意識することなく、安心してシステムを利用できます。
7
アクセス制御セキュリティ機能
不正アクセスやデータ漏洩を防ぐためのセキュリティ機能です。ユーザーごとに細かくアクセス権限を設定でき、必要な情報にのみアクセスできるように制御します。ログイン履歴や操作履歴も詳細に記録され、セキュリティ監査にも対応できます。暗号化通信やファイアウォールなどの技術的対策も充実しており、企業の機密情報を厳重に保護します。
8
分析レポート機能
保存された帳簿データを分析し、経営に役立つ情報を提供する機能です。取引先別の売上推移や経費の内訳など、さまざまな角度からデータを分析できます。グラフや表形式でわかりやすく表示し、経営判断に必要な情報を視覚的に把握できます。定期的なレポートを自動生成する機能もあり、継続的な業績監視に活用できます。
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クラウド型の電子帳簿保存システムを導入するメリット
クラウド型の電子帳簿保存システムを導入するメリットには、初期費用の削減や運用負荷の軽減などがあります。この段落では、具体的な導入メリットを紹介します。
初期費用を大幅に削減できる
専用サーバーや高額なソフトウェアライセンスの購入が不要になります。従来のオンプレミス型では数百万円規模の初期投資が必要でしたが、クラウド型では月額数万円から利用開始できます。設置工事や設定作業も不要で、契約後すぐにシステムを利用できます。資金繰りへの負担を最小限に抑えながら、電子帳簿保存システムの恩恵を受けられます。
どこからでもアクセスできる利便性
インターネット環境があれば、オフィス以外の場所からもシステムにアクセスできます。営業先での経費入力や在宅勤務での経理作業が可能になり、働き方の多様化に対応できます。複数の事業所や支店を持つ企業では、全拠点で同じシステムを共有でき情報の一元管理を実現します。出張や外出の多い従業員も、リアルタイムで業務を進められます。
システム管理の負担から解放される
サーバーの保守管理やソフトウェアの更新作業をサービス提供者に委託できます。社内にシステム管理者を配置する必要がなく、人件費の節約につながります。障害対応や定期メンテナンスも専門スタッフが24時間体制で行うため、安定したシステム稼働を維持できます。情報システム部門のない中小企業でも、企業並みのシステム環境を手に入れられます。
常に最新機能を利用できる環境
法改正への対応や新機能の追加が自動で行われます。電子帳簿保存法の改正時も、システムが自動でアップデートされ追加費用は発生しません。新しいセキュリティ対策や利便性向上機能も順次追加され、常に最先端のシステムを利用できます。ユーザー自身でバージョンアップ作業を行う必要がなく、業務を中断することもありません。
段階的な機能拡張が可能
事業規模の拡大に合わせて、必要な機能を段階的に追加できます。最初は基本機能のみでスタートし、業務が拡大したら承認ワークフローや分析機能を追加するといった柔軟な運用が可能です。利用者数の増減にも迅速に対応でき、無駄なコストを発生させません。新規事業の立ち上げ時も、必要な機能をすぐに利用開始できます。
高度なセキュリティ対策を享受できる
個人や中小企業では導入困難な高度なセキュリティ技術を利用できます。データは暗号化された状態で複数のデータセンターに保存され、災害時も安全に保護されます。専門スタッフによる24時間監視体制により、不正アクセスや障害を未然に防げます。自社でセキュリティ対策を構築するより、はるかに高いレベルの安全性を確保できます。
クラウド型の電子帳簿保存システムを導入する際の注意点
クラウド型の電子帳簿保存システムを導入する際には、インターネット接続環境の安定性やデータ移行の複雑さなどの注意点があります。この段落では、具体的な注意点を紹介します。
インターネット接続環境への依存リスク
システムの利用にはインターネット接続が必須であり、回線トラブル時は業務が停止します。通信速度が遅い環境では、大容量ファイルのアップロードに時間がかかる場合があります。災害や工事による回線障害が発生すると、重要な経理業務が滞る可能性があります。安定した回線環境の確保と、非常時のバックアップ回線の準備が重要になります。
既存データの移行作業の複雑さ
従来のシステムから大量のデータを移行する際、データ形式の変換作業が必要になることがあります。特に長期間蓄積された帳簿データは、データ整理や重複削除などの前処理が必要です。移行期間中は新旧システムの並行運用が発生し、作業負担が一時的に増加します。データ移行の失敗により、重要な情報が失われるリスクも考慮する必要があります。
月額費用の継続的な発生
初期費用は安価ですが、システムを利用する限り月額料金が発生し続けます。長期間利用する場合、総コストがオンプレミス型を上回る可能性があります。利用者数や機能追加により月額費用が増加し、予算を超過するケースもあります。システム利用を停止すると、クラウド上のデータにアクセスできなくなるリスクもあります。
カスタマイズの制約
標準機能以外の独自要件には対応できない場合があります。既存の業務フローに完全に合わせたシステム変更は困難で、業務プロセスの見直しが必要になることがあります。他社との共用環境のため、個別企業向けの大幅な機能変更は実現できません。特殊な業界要件や複雑な承認フローには対応しきれない可能性があります。
サービス提供者への依存リスク
システムの運用をサービス提供者に完全に依存するため、提供者の経営状況やサービス方針の変更が影響します。サービス終了やデータセンター障害により、業務に重大な支障が生じる可能性があります。料金体系の変更やサービス内容の変更について、利用者側では決定権がありません。提供者の信頼性やサービス継続性を慎重に見極める必要があります。
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クラウド型の電子帳簿保存システムの選び方
クラウド型の電子帳簿保存システムの選び方には、法令対応状況の確認や操作性の評価などがあります。この段落では、具体的な選び方について紹介します。
1
法令対応の完全性を確認する
電子帳簿保存法の全要件に対応しているかを詳細に確認することが重要です。真実性の確保、可視性の確保、検索性の確保など、法律で定められた全項目への対応状況を確認します。税務調査時に必要な機能や出力形式が備わっているかも重要なポイントです。法改正への対応実績やスピードも確認し、将来的な法令変更にも迅速に対応できるシステムを選択することが大切です。
2
既存システムとの連携性を評価する
現在利用している会計ソフトウェアや基幹システムとの連携機能を確認します。一例として、弥生会計やfreeeなどの会計ソフトとのデータ連携ができるかを確認することです。API連携やCSVファイル出力など、データのやり取り方法も重要な選択基準になります。連携により業務効率がどの程度向上するかを具体的にシミュレーションし、投資対効果を評価することが必要です。
3
利用規模に応じたコストパフォーマンスを比較する
企業の規模や利用者数に応じた最適な料金プランを選択することが重要です。具体的には、月間処理件数や保存容量、同時接続ユーザー数などの制限を確認することです。将来の事業拡大を見越して、スケーラビリティと費用増加のバランスを評価します。隠れたコストや追加料金の発生条件も事前に確認し、予算内での運用が可能かを慎重に判断する必要があります。
4
サポート体制と運用サービスの充実度を確認する
導入時の支援体制や運用開始後のサポート内容を詳しく確認します。たとえば、導入時の設定支援や操作研修、電話やメールでの問い合わせ対応時間などを確認することです。障害時の対応体制や復旧目標時間も重要な選択基準になります。業種特有の知識を持つサポートスタッフが在籍しているかも確認し、実務に即したサポートを受けられるシステムを選択することが大切です。
5
セキュリティレベルと可用性を評価する
データ保護のセキュリティ対策と、システムの安定稼働実績を確認します。実際に、データの暗号化レベル、バックアップ体制、災害時の復旧計画などを詳しく確認することです。データセンターの設備やセキュリティ認証の取得状況も重要な判断材料になります。システムの稼働率や過去の障害履歴を確認し、業務継続に支障のない安定性を持つシステムを選択することが必要です。
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クラウド型以外の電子帳簿保存システムとの違い
クラウド型以外の電子帳簿保存システムには、オンプレミス型とインストール型があります。オンプレミス型は自社にサーバーを設置し、システムを構築する形態です。インストール型は各パソコンに専用ソフトウェアを導入して利用します。 クラウド型の最大の違いは初期費用の低さと導入の簡単さです。オンプレミス型では高額なサーバー機器の購入や設置工事が必要ですが、クラウド型では契約後すぐに利用開始できます。また、システムの保守やアップデートはサービス提供者が行うため、専門知識を持つ担当者が不要です。一方、オンプレミス型は自社でデータを完全管理でき、カスタマイズの自由度が高い利点があります。インストール型は導入コストが比較的安価ですが、各端末での個別管理が必要で、データ共有に制限があります。クラウド型は月額料金制が一般的で、利用規模に応じた柔軟な料金体系を採用しています。
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クラウド対応の電子帳簿保存システムが適している企業、ケース
クラウド対応の電子帳簿保存システムは、初期投資を抑えたい企業や複数拠点での運用が必要な企業などに適しています。この段落では、具体的な適用ケースを紹介します。
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初期投資を抑えて導入したい中小企業
限られた予算で電子化を進めたい中小企業に最適です。高額なサーバー機器や専用ソフトウェアの購入が不要で、月額料金制により初期費用を大幅に削減できます。システム管理者を雇用する必要もなく、人件費の節約も可能です。資金繰りに余裕のない企業でも、段階的にシステムを導入し事業拡大に合わせて機能を追加できます。
2
複数の事業所を持つ企業
本社と支店、営業所など複数拠点を持つ企業に向いています。インターネット環境があれば全国どこからでも同じシステムにアクセスできるためです。各拠点で入力されたデータはリアルタイムで共有され、本社での一元管理が実現します。出張先や在宅勤務でも業務を継続でき、場所に縛られない柔軟な働き方を支援します。
3
システム管理の専門知識を持たない企業
情報システム部門がない企業や、専門知識を持つ担当者がいない企業に適しています。サーバーの保守やソフトウェアの更新はサービス提供者が行うからです。法改正への対応も自動で実施され、常に最新の要件を満たした状態を維持できます。技術的なトラブルが発生した際も、専門スタッフによるサポートを受けられ安心です。
4
事業規模の変動が大きい企業
季節変動や事業拡大により処理量が変わりやすい企業におすすめです。利用者数やデータ容量に応じて柔軟にプランを変更できるためです。繁忙期には機能を追加し、閑散期には最小限のプランに変更することでコストを最適化できます。新規事業の立ち上げ時も、スピーディーにシステム環境を整備できる利点があります。
5
災害対策やデータ保護を重視する企業
データの安全性と事業継続性を重視する企業に向いています。クラウド上のデータは複数の場所にバックアップされ、自然災害などでオフィスが被害を受けてもデータが失われません。高度なセキュリティ対策が施されたデータセンターでデータを保管するため、自社で管理するよりも安全性が向上します。システム障害時の復旧も迅速に行われ、業務への影響を最小限に抑えられます。
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クラウド対応の電子帳簿保存システムのタイプ
クラウド対応の電子帳簿保存システムには、機能や利用規模によってさまざまなタイプがあります。企業の業種や規模、求める機能に応じて最適なタイプを選択することで、効率的な帳簿管理を実現できます。
1
基本機能特化型
電子帳簿保存法の最低限の要件を満たす機能に特化したタイプです。領収書や請求書のスキャン保存、検索機能、タイムスタンプ機能などの基本機能を提供します。シンプルな構成で操作が簡単なため、初めて電子帳簿保存システムを導入する企業に適しています。コストも比較的安価で、小規模企業でも導入しやすい設計になっています。
2
会計ソフト連携型
既存の会計ソフトウェアとの連携を重視したタイプです。会計データを自動で取り込み、帳簿と証憑書類を関連付けて管理できます。仕訳データと請求書や領収書を紐づけることで、監査や税務調査の際に必要な書類をすぐに見つけられます。経理業務の大幅な効率化を実現し、人的ミスの削減にも貢献します。
3
多機能統合型
電子帳簿保存機能に加えて、ワークフロー機能や承認機能、分析機能などを統合したタイプです。書類の申請から承認、保存までの一連の流れを一つのシステムで管理できます。大企業や複雑な業務フローを持つ企業に適しており、業務全体のデータ化を推進できます。高度な検索機能や帳票作成機能も備えているため、経営判断に必要な情報を迅速に取得できます。
4
業種特化型
特定の業種の業務に特化した機能を持つタイプです。建設業向けには工事台帳との連携機能、小売業向けには在庫管理機能、医療機関向けには診療報酬請求との連携機能などを提供します。業界特有の法的要件や商慣習に対応しており、導入後すぐに実務で活用できます。業種専門のサポート体制も充実しているため、安心して運用できます。
5
モバイル対応強化型
スマートフォンやタブレットでの利用を重視したタイプです。外出先でも簡単に書類をスキャンして保存でき、承認作業も行えます。営業担当者が多い企業や、現場作業が中心の企業に適しています。画面サイズに合わせた操作性の最適化や、オフライン機能なども備えており、場所を選ばずに利用できます。
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クラウド型の電子帳簿保存システムをスムーズに導入する方法
クラウド型の電子帳簿保存システムをスムーズに導入するには、事前準備の徹底や段階的な移行などの方法があります。この段落では、具体的な導入方法を紹介します。
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現状業務フローの詳細な分析と整理
導入前に既存の経理業務プロセスを詳細に分析し、改善点を明確にします。書類の種類や処理頻度、承認ルート、保存方法などを体系的に整理することが重要です。例えば、月末処理の業務量や繁忙期の処理パターンを把握し、システム要件を明確にします。現状の課題を洗い出すことで、システム導入により解決すべき問題と期待効果を具体化できます。
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段階的な導入計画の策定と実行
全業務を一度にシステム化するのではなく、段階的に移行する計画を策定します。一例として、まず経費精算から開始し、次に請求書処理、最後に全帳簿類の電子化を行う方法があります。各段階での成果を評価し、次のステップに進む前に問題点を解決することが重要です。段階的な導入により、業務への影響を最小限に抑えながら確実にシステムを定着させることができます。
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従業員への教育研修と操作習熟支援
システム導入の成功には、利用者全員がシステムを適切に操作できることが不可欠です。たとえば、部署別の研修プログラムを作成し、それぞれの業務に応じた操作方法を習得させます。操作マニュアルの作成や実践的な演習を通じて、スムーズな操作ができるまで支援します。導入初期は操作に関する質問が集中するため、社内サポート体制も整備しておくことが重要です。
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データ移行の事前テストと検証
本格運用前に、既存データの移行テストを十分に実施します。具体的には、過去1年分の帳簿データを試験的に移行し、データの整合性や検索機能を確認することです。移行作業で発生する可能性のある問題を事前に特定し、対処方法を準備します。テスト環境での検証により、本番移行時のトラブルを防止し、確実なデータ移行を実現できます。
5
運用開始後の継続的な改善体制の構築
システム導入後も継続的に運用状況を監視し、改善を図る体制を構築します。一例として、月次での利用状況レビューや利用者からのフィードバック収集を定期的に実施します。システムの利用率や業務効率の改善度合いを定量的に測定し、必要に応じて運用方法を見直します。定期的な改善活動により、システムの効果を最大化し、長期的な成功を確保することができます。
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クラウド型の電子帳簿保存システムのサポート内容
クラウド型の電子帳簿保存システムのサポート内容には、導入支援サービスや技術サポートなどがあります。この段落では、具体的なサポート内容について紹介します。
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導入時の設定移行支援サービス
システム導入時の初期設定や既存データの移行作業を専門スタッフが支援します。企業の業務フローに合わせた最適な設定を提案し、スムーズな運用開始を実現します。例えば、勘定科目の設定や承認ルートの構築、既存会計システムとの連携設定などを行います。データ移行作業では、既存の紙書類や電子ファイルを適切な形式で取り込み、検索しやすい状態に整理します。このような専門的な支援により、導入期間の短縮と初期トラブルの防止を図ることができます。
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操作研修教育サービス
システムの操作方法や活用方法を習得するための研修サービスを提供します。企業の規模や業務内容に応じて、カスタマイズされた研修プログラムを作成します。具体的には、管理者向けの設定研修と一般利用者向けの操作研修を分けて実施し、それぞれの役割に応じた内容を提供します。オンライン研修やオフサイト研修など、企業の都合に合わせた形式で実施できます。研修後もフォローアップを行い、実際の業務での活用をサポートします。
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技術的な問い合わせ対応サービス
システム利用中に発生する技術的な問題や操作に関する疑問に対応します。電話やメール、チャットなど複数の連絡手段を用意し、利用者の都合に合わせたサポートを提供します。一例として、書類がうまくアップロードできない場合の対処方法や、検索機能の効果的な使い方などをアドバイスします。専門知識を持つサポートスタッフが迅速に回答し、業務の停滞を防ぎます。よくある質問についてはFAQサイトも充実させ、自己解決できる環境も整備されています。
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法令改正対応情報提供サービス
電子帳簿保存法をはじめとする関連法規の改正情報を定期的に提供します。法改正の内容やシステムへの影響、必要な対応について詳しく解説し、企業が適切に対応できるよう支援します。たとえば、保存期間の変更や新しい要件の追加があった場合、システムの自動更新と合わせて利用者への説明を行います。税務調査への対応方法や、監査時に必要な資料の準備方法についてもガイダンスを提供します。このような継続的な情報提供により、法的リスクを回避できます。
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システム監視保守サービス
システムの安定稼働を維持するための監視と保守作業を24時間体制で実施します。サーバーの負荷状況やデータベースの状態を常時監視し、異常を検知した場合は即座に対応します。実際に、定期的なバックアップ作業やセキュリティアップデート、性能改善作業などを自動で実行します。障害が発生した場合も専門チームが迅速に復旧作業を行い、業務への影響を最小限に抑えます。利用者は技術的な管理業務から解放され、本来の業務に集中できる環境が提供されます。
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