外回り営業を主体とする企業では、スマートフォン対応の見積管理システムが業務の効率化に貢献します。営業担当者は顧客先で商談を行いながら、その場でスマートフォンを使って見積書を作成できます。商談内容をすぐに見積書へ反映させられるため、顧客を待たせることなく提案を進められます。オフィスに戻ってからパソコンで作業する必要がないため、1日に訪問できる顧客数を増やせます。移動中の電車内やカフェでも見積内容を確認したり修正したりできるため、時間を有効活用できます。

建設業や設備工事業など、現場作業が発生する業種ではスマートフォン対応が重要となります。現場担当者が工事現場を確認しながら、その場で追加工事の見積を作成できます。現場の状況を写真撮影してスマートフォンから見積書に添付すれば、視覚的にわかりやすい提案資料を作れます。急な仕様変更や追加依頼に対して、現場を離れずに見積対応できるため、顧客満足度の向上につながります。天候不良で現場作業が中断した際にも、待機時間を使って見積業務を進められます。

問い合わせから契約までのスピードが重視される業態では、スマートフォンでの迅速な対応が競争力となります。不動産仲介業では、顧客から物件の問い合わせを受けたらすぐに初期費用の見積をスマートフォンで作成して送信できます。イベント企画業では、顧客との打ち合わせ中にプラン変更の要望があっても、その場で見積を修正して提示できます。夜間や休日に顧客から連絡があった際も、スマートフォンがあれば自宅からでも見積対応が可能です。対応スピードの速さが受注率に直結する業態において、大きな武器となります。

少人数で業務を回している中小企業やスタートアップでは、場所を選ばず作業できる環境が重要です。経営者自身が営業活動を行う場合、商談の合間にスマートフォンで見積書を作成して送付できます。オフィスに常駐するスタッフが少ない組織では、外出中でも見積の承認作業をスマートフォンから行えます。限られた人員で多くの案件に対応する必要がある場合、移動時間や隙間時間を活用した業務処理が可能となります。テレワークや在宅勤務を取り入れている組織でも、スマートフォンがあれば柔軟に見積業務を進められます。

アプリ型は、スマートフォンにアプリケーションをインストールして利用する形式です。アプリをダウンロードして端末にインストールすることで、スマートフォンの機能を最大限に活用できます。タッチ操作に最適化された画面設計により、指での操作がスムーズに行えます。カメラ機能と連携して写真を撮影し、見積書に直接添付する作業が簡単に完了します。オフライン環境でも一部の機能を利用できるため、通信環境が不安定な場所でも作業を継続できます。 一方でWeb型は、ブラウザを通じてシステムにアクセスする形式となります。アプリのインストールが不要なため、端末の容量を気にせず利用開始できます。システムのアップデートはサーバー側で行われるため、利用者は常に最新版を使用できます。複数のデバイスから同じアカウントでログインして、切れ目なく業務を継続できます。ただし、アプリ型と比較すると動作速度がやや劣る場合や、オフライン利用が制限される場合があります。

専用開発型は、企業の業務プロセスに合わせて個別に開発されるシステムです。自社独自の見積計算方法や承認フローを、そのままシステムに反映させられます。既存の基幹システムや顧客管理システムとの連携も、要件に応じて柔軟に設計できます。スマートフォンの画面に表示する項目や操作手順を、現場の使いやすさを最優先して設計できます。しかしながら、開発期間が長くなる傾向があり、導入費用も高額になる場合が多くなります。 パッケージ型は、既に完成されたシステムを導入する形式です。多くの企業で利用される一般的な機能が標準搭載されているため、導入後すぐに利用開始できます。開発済みのシステムであるため、導入費用を抑えられる利点があります。定期的な機能追加やセキュリティ更新が提供されるため、システムの陳腐化を防げます。その反面、自社独自の業務プロセスに完全に合わせることは難しく、業務側での調整が必要となる場合があります。

クラウド型は、インターネット経由でシステムを利用する形式です。サーバーの購入や設置が不要なため、初期投資を大幅に抑えられます。スマートフォンからインターネットに接続できる環境があれば、どこからでもシステムにアクセスできます。利用人数の増減に応じて契約プランを変更できるため、事業規模の変化に柔軟に対応できます。システムの保守管理はサービス提供会社が行うため、社内に専門の技術者を配置する必要がありません。 対照的にオンプレミス型は、自社内にサーバーを設置して運用する形式となります。社内ネットワーク内でシステムを運用するため、外部からの不正アクセスリスクを低減できます。厳格な情報管理が求められる業種では、データを自社管理できる安心感があります。スマートフォンからのアクセスには、VPN（仮想専用線）などの技術を使った接続設定が必要となります。サーバーの購入費用や保守管理の人件費が継続的に発生する点を考慮する必要があります。