簡潔に述べると、オンプレミス型以外には、クラウド型とインストール型のイベント管理システムがあります。クラウド型は、提供会社のサーバーを通じてインターネット経由でサービスを利用する形態です。初期費用を抑えられ、すぐに利用を開始できる利点があります。システムの保守や更新は提供会社が行うため、企業側の負担が少なくなります。一方で、データは提供会社のサーバーに保管されるため、セキュリティやデータ管理の方針は提供会社に依存します。

オンプレミス型のイベント管理システムの導入を検討しているなら、まず「初期投資の負担が大きい」と「専門的な技術知識を持つ人材の確保が必要」を事前に確認しておくことをおすすめします。初期投資の負担が大きいについては、サーバー機器の購入やネットワーク環境の整備に相応の費用が必要です。また、専門的な技術知識を持つ人材の確保が必要については、システムの構築や運用には専門知識を持った技術者が重要です。このほか「システム構築に時間がかかる」「保守運用の責任が自社にある」「拡張性の制約を考慮する必要がある」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。

オンプレミス型のイベント管理システムにおいても、生成AIやAIエージェントがもたらす変化は顕著です。イベント企画や運営で発生する文章作成やデザイン作業は、生成AIの登場で飛躍的に効率化されました。例えば、かつて数時間かかっていた招待メールやSNS投稿文の作成が、ChatGPTなどのツールへの簡単なプロンプト入力で数分で完了します。実際、生成AI活用によりイベント担当者の生産性・創造性が向上し、イベントの企画・宣伝・パーソナライズ手法そのものを変革しつつあります。マッキンゼーの分析によれば、現在の生成AIは従業員業務の大幅を自動化できる潜在力があり、担当者はより付加価値の高い業務に注力できるようになります。参加者対応の現場では、AIチャットボットやバーチャルエージェントが急速に普及しています。