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条件に合う会議室予約システムを知りたい
あなたにおすすめ
会議室のダブルブッキングをなくしたい
会議室予約システムを使いやすくしたい
主要な会議室予約システムを比較したい
タイプ別お勧め製品
会議室の稼働率向上に特化したタブレット端末設置タイプ 📋
このタイプが合う企業：
会議室の空予約・ダブルブッキングに悩んでおり、グループウェアと連携させて会議室運用を効率化したい企業の総務・管理部門
どんなタイプか：
会議室の入口にタブレット端末を設置して、予約状況の表示・入退室操作・空予約の自動キャンセルなどを実現するタイプです。FitGapとしては、このタイプが最もスタンダードな「社内会議室の運用改善」に直結する選択肢だと考えています。グループウェア（Google カレンダーやOutlookなど）との連携が前提になっている製品が多く、既存の業務フローを大きく変えずに導入できるのが魅力です。会議室の空予約やダブルブッキングといった日常的な課題を、端末からのワンタッチ操作で解消できます。
このタイプで重視すべき機能：
⏰空予約自動キャンセル機能
予約時間を過ぎても入室操作がない場合に予約を自動でキャンセルし、他の利用者が使える状態に戻します。これにより会議室の実質稼働率を大幅に改善できます。
🔗グループウェア連携
Google カレンダーやOutlook予定表と双方向に同期し、個人のスケジュールと会議室予約を一元管理できます。予約のためにわざわざ別システムを開く必要がありません。
おすすめ製品３選
予約ルームズ
おすすめの理由
価格
要問合せ
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
SmartRooms
おすすめの理由
価格
要問合せ
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
ラクネコRoom
おすすめの理由
価格
10,000円
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
座席管理・在席管理も含むオフィススペース総合管理タイプ 🏢
このタイプが合う企業：
フリーアドレスやハイブリッドワークを導入済み、または検討中で、オフィス全体のスペース利用を最適化したい中〜大規模企業
どんなタイプか：
会議室の予約だけでなく、フリーアドレスの座席管理や社員の在席状況の可視化、出退勤管理まで一体的にカバーするタイプです。FitGapでは、ハイブリッドワークを導入している企業や、フリーアドレス化を進めている企業には、会議室単体の管理よりもこのタイプのほうが費用対効果が高いと見ています。オフィス全体の利用データを分析し、スペース配置やコストの最適化にまで踏み込める点が、単機能型との大きな違いです。
このタイプで重視すべき機能：
💺フリーアドレス座席予約・在席管理
会議室だけでなくフリーアドレスの座席やフォンブースなども同一システムで予約・管理でき、誰がどこにいるかを可視化します。
📊オフィス利用データ分析
会議室や座席の稼働率、利用パターンをデータとして蓄積・分析し、オフィスレイアウトの見直しや固定費削減の意思決定を支援します。
おすすめ製品３選
Colorkrew Biz
おすすめの理由
価格
120,000円
月
無料トライアルあり
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ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Nimway
おすすめの理由
価格
1,200円
席
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Condeco
おすすめの理由
価格
要問合せ
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
貸会議室・レンタルスペース運営向けの外部予約管理タイプ 🏷️
このタイプが合う企業：
貸会議室やレンタルスペース、コワーキングスペースなどを運営し、外部顧客からのオンライン予約・決済を効率化したい事業者
どんなタイプか：
社内利用ではなく、外部の顧客がWeb上から予約・決済まで完結できる仕組みを提供するタイプです。貸会議室やレンタルスペース、コワーキングスペースなどの「場所を貸すビジネス」に最適化されています。FitGapの見解では、社内向けタイプとは求められる機能がまったく異なり、オンライン決済・顧客管理・仮予約といった商用運営に必要な機能が充実しているかどうかが選定の分かれ目になります。予約サイトの構築機能を備えた製品も多く、集客と運営を一体的に効率化できます。
このタイプで重視すべき機能：
💳オンライン決済・料金自動計算
クレジットカード決済に対応し、利用時間や備品オプションに応じた料金を自動計算します。予約から支払いまでをワンストップで完結できます。
🌐予約サイト構築・顧客管理
自社ブランドの予約サイトを構築でき、会員・非会員の区別や利用履歴の管理、リマインドメール配信など顧客管理機能を備えています。
おすすめ製品３選
ChoiceRESERVE
おすすめの理由
価格
22,000円
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Airリザーブ
おすすめの理由
価格
5,500円
月
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
リザエン
おすすめの理由
価格
15,000円
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
要件の優先度のチャート：比較すべき機能はどれか
要件の優先度チャートとは？
製品の機能は多岐にわたりますが、選定の結果を左右するのは一部の機能です。 FitGapの要件の優先度チャートは、各機能を"必要とする企業の多さ"と"製品ごとの対応差"で4つに整理し、比較の優先順位をわかりやすく示します。
選定の決め手
🔗グループウェア連携の方式と対応範囲
Microsoft 365やGoogle Workspaceなどの社内カレンダーとリアルタイムで双方向同期できるか、それともicsファイルでの片方向連携にとどまるかで、運用の手間とダブルブッキングのリスクが大きく変わります。自社で利用中のグループウェアに「密連携」できる製品を選ぶのがFitGapのおすすめです。
📱部屋前タブレット端末への対応
会議室の入口にタブレットを設置して、その場で空き確認・予約・チェックインができるかどうかは製品ごとに大きく異なります。タブレット対応がないと「カラ予約」を現場で解消できないため、FitGapでは稼働率改善を重視する企業には必須の要件と考えています。
🚫カラ予約の自動キャンセル機能
予約時間を過ぎてもチェックインがない場合に自動で予約をキャンセルし、他の社員が利用できるようにする機能です。この機能の有無と、キャンセルまでの猶予時間を細かく設定できるかが稼働率に直結します。
🏢管理対象のスコープ（会議室のみ or オフィス全体）
会議室の予約だけに特化した製品と、フリーアドレス席・集中ブース・備品なども一元管理できる製品に分かれます。フリーアドレスを導入済み、または検討中の企業はオフィス全体を管理できるタイプを選ばないと後からシステムが増えてしまいます。
🔧オンプレミス環境でのカスタマイズ性
インストール型を選ぶ企業は、自社ネットワーク内での運用やセキュリティポリシーへの適合を重視しているケースが多いです。予約フローや権限設定、承認ワークフローなどを自社要件に合わせて柔軟にカスタマイズできるかを必ず確認しましょう。
🌐多拠点・大規模オフィスへの対応力
複数の拠点やフロアの会議室を横断的に一元管理できるかは、中堅以上の企業にとって選定を左右する大きなポイントです。拠点追加やオフィス移転にも柔軟に対応できるスケーラビリティがあるかをFitGapでは重視しています。
📊利用状況のレポート・分析機能
会議室ごとの稼働率や実利用時間、部門別の利用傾向などをデータで可視化できる機能です。レポートの粒度やBIツールとの連携可否が、会議室の増減判断やレイアウト最適化に役立つかどうかを左右します。
一部の企業で必須
🤝受付システム・来訪者管理との連携
外部からの来訪者が多い企業では、来訪者の受付と会議室予約を紐づけることで受付業務を大幅に効率化できます。すべての企業に必要なわけではありませんが、該当する場合は対応製品が限られるため早めに確認すべきです。
🔒スマートロック・入退室セキュリティ連携
QRコードや顔認証でドアを解錠し、誰がいつ入退室したかをログに残す仕組みです。セキュリティポリシーが厳しい企業や機密性の高い会議室がある場合に必要となりますが、追加のハードウェアコストも発生します。
🌍多言語対応
外国籍の社員やグローバル拠点がある企業では、英語をはじめとした多言語UIが必須になります。日本語のみの製品も多いため、該当する企業は選択肢が絞られる点に注意が必要です。
🎥備品・設備の同時予約管理
プロジェクターやホワイトボード、Web会議用カメラなどの備品を会議室と同時に予約・管理できる機能です。備品の手配漏れが頻発している企業には有効ですが、備品数が少ない企業では優先度は高くありません。
💰社外向け貸会議室・課金機能
貸会議室やレンタルスペースとして社外に提供する場合、料金計算やクレジットカード決済、仮予約機能などが必要になります。社内利用のみの企業には不要なため、ビジネスモデル次第で要否が分かれます。
💻Web会議システムとの自動連携
会議室を予約すると同時にZoomやTeamsの会議URLを自動発行する機能です。ハイブリッドワークが定着した企業では便利ですが、オフィス常駐型の働き方をしている企業では優先度が下がります。
ほぼ全製品が対応
📅予約のリアルタイム状況表示
どの会議室がいつ空いているかをリアルタイムで一覧表示する機能は、ほぼすべての製品が標準搭載しています。タイムテーブル形式やカレンダー形式など表示方法は異なりますが、基本機能として差はつきにくいです。
✅予約・キャンセルのオンライン操作
PCやスマートフォンから会議室の予約・変更・キャンセルが行える機能です。現在の会議室予約システムでは事実上の必須機能であり、製品間で大きな差は出ません。
🔔リマインド通知・アラート機能
予約時間の前にメールやプッシュ通知でリマインドを送る機能、および会議終了時刻が近づくとアラートを表示する機能です。多くの製品が対応しており、定時終了を促す基本的な仕組みとして広く搭載されています。
⛔予約の重複防止（ダブルブッキング防止）
同じ時間帯に同じ会議室が二重に予約されることを防ぐ機能です。会議室予約システムの根幹にあたる機能なので、対応していない製品はまず存在しません。
優先度が低い
☕ドリンクオーダー・ケータリング手配機能
会議室のタブレット端末からドリンクやケータリングを注文できる機能ですが、ごく一部の製品にしか搭載されておらず、多くの企業にとっては他の手段で代替可能なため、選定時の優先度は低いです。
🤖AIによる最適会議室サジェスト
参加人数や過去の利用傾向からAIが最適な会議室を提案する機能です。先進的ではありますが、対応製品がまだ限られており、実運用での効果も未知数なため、現時点では「あれば嬉しい」程度の位置づけです。
インストールの会議室予約システムの選び方
1.「社内利用」か「社外貸出」かで3タイプのうち1つに絞る
最初に決めるべきは、会議室を自社の社員が使うのか、それとも外部の顧客に貸し出すビジネスなのかという点です。社外貸出であれば「外部予約管理タイプ」一択になり、ChoiceRESERVE・Airリザーブ・リザエンなどオンライン決済や予約サイト構築に強い製品群から選ぶことになります。社内利用の場合は次のステップに進んでください。FitGapの経験上、ここを曖昧にしたまま製品比較を始めると、必要な機能セットがまったく異なるため選定が迷走します。
よくある質問
インストール型会議室予約システムは、それ以外の会議室予約システムと何が違いますか？
会議室予約システムには、インストール型のほかにクラウド型とオンプレミス型（自社設置型）がありますとして機能します。クラウド型は、インターネット経由でサービス提供会社のサーバーにアクセスして利用する形式です。クラウド型は、インターネット経由でサービス提供会社のサーバーにアクセスして利用する形式です。クラウド型はインターネット環境があればどこからでもアクセスできますが、常時ネットワーク接続が必要になります。
インストール型の会議室予約システムを導入する際、どのような点に注意すべきですか？
注意点はいくつかありますが、なかでも「機器の設置場所と電源の確保が必要」「端末の物理的な故障や破損への対策」「端末ごとのデータ同期ができない」が特に重要です。とりわけ機器の設置場所と電源の確保が必要については、インストール型の端末を設置するには、適切な場所と電源の確保が大切です。また端末の物理的な故障や破損への対策については、インストール型の端末は物理的な機器のため、故障や破損のリスクがあります。このほか「端末ごとのデータ同期ができない」「ソフトウェアの更新作業に手間がかかる」「導入前に運用ルールの整備が必要」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。
サービスカテゴリ
AI・エージェント
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