会議室予約システムを比較・選定する前に知っておきたいのが、「既存システムとの連携を確認する必要がある」と「社員への教育と浸透に時間がかかる」の点です。既存システムとの連携を確認する必要があるについては、社内で既に使っているグループウェアやメールシステムと、会議室予約システムが連携できるか確認が必要です。また社員への教育と浸透に時間がかかるについては、会議室予約システムを導入しても、社員が使い方を理解しないと効果が出ません。このほか「運用ルールを明確にしないと混乱する」「セキュリティ対策が不十分だとリスクがある」「コストが想定より高くなる可能性がある」「インターネット環境に依存するリスクがある」「使われない機能が多いと無駄になる」「提供会社のサポート体制を確認しておく」なども、事前に確認しておくことをおすすめします。

近年、会議室予約システムの分野でも生成AIやAIエージェントの活用が進み、業務の在り方が大きく変わりつつあります。最近ではチャットベースの会議室予約が増え、ユーザーは自然言語で希望を入力するだけでAIが最適な会議室を探し出す仕組みが登場しています。GitHub上には、最新の言語モデルで自然言語の要求を予約操作に自動変換するエージェントも実装されています。ソフトバンクは、「今日の15時から1時間、6人入れる部屋はある？」といった問い合わせに対し、リアルタイム画像解析で室内占有状況を踏まえて回答するAIエージェントをデモ公開しています。さらにChatGPTのOutlookカレンダー連携機能により、予定表から会議予定を読み取って要約することも可能となっています。