最初に行うべきは、会議室予約に関する自社の課題がどこにあるのかを正直に棚卸しすることです。「会議室が足りない」と感じていても、実際にはカラ予約が原因で稼働率が低いだけかもしれません。あるいは、会議室だけでなくフリーアドレスの座席管理まで含めて困っているケースもあります。FitGapでは、まず3つのタイプのどれに自社が当てはまるかを最初に決めることが、遠回りしない最大のコツだと考えています。既にサイボウズ GaroonやDesknet's NEOを使っていてスケジュール連動で十分なら「グループウェア一元管理タイプ」、空予約が慢性化し稼働率の可視化が急務なら「専用予約システムタイプ」、フリーアドレス導入済みでオフィス全体を最適化したいなら「ワークスペース統合管理タイプ」が候補になります。この段階で方向性を誤ると、後工程で必ず手戻りが発生しますので、現場の総務担当と情報システム部門が一緒に議論することをおすすめします。