タイプ別お勧め製品
会議室の空予約解消・稼働率向上に特化したタイプ 🏢
このタイプが合う企業:
会議室の空予約や無断延長に悩んでいる中規模〜大規模オフィスの総務・管理部門の方
どんなタイプか:
会議室の入口にタブレットやスマートフォンを設置し、入退室をリアルタイムに記録することで、予約だけして実際には使われない「空予約」を自動キャンセルできるのが最大の強みです。FitGapでは、会議室が慢性的に足りないと感じている企業にとって、まず検討すべきタイプだと考えています。グループウェアのカレンダーと連携して予約情報を一元管理しつつ、現場の端末操作で延長・終了が即座に反映されるため、予約状況と実態のズレを根本から解消できます。会議室の数を増やさずに稼働率を高めたい企業におすすめです。
このタイプで重視すべき機能:
🚫空予約の自動キャンセル
予約時間を過ぎても入室が確認できない場合、システムが自動的に予約を解放します。これにより、他の社員がすぐにその会議室を使えるようになり、会議室の回転率が大幅に上がります。
📱会議室前タブレット端末での入退室管理
会議室の入口に設置したタブレットやスマホから、ワンタッチで入室・退室・延長の操作ができます。予約状況が色分けで表示されるため、通りがかりに空き状況を確認して、その場で予約することも可能です。
おすすめ製品3選
SmartRooms
おすすめの理由
価格
要問合せ
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
予約ルームズ
おすすめの理由
価格
要問合せ
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
Acall
おすすめの理由
価格
要問合せ
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
座席管理・ワークスペースを統合管理できるタイプ 🪑
このタイプが合う企業:
フリーアドレスやハイブリッドワークを採用しており、座席予約と会議室予約をまとめて管理したい企業の総務・人事・情報システム部門の方
どんなタイプか:
会議室の予約だけでなく、フリーアドレスの座席管理や社員の在席状況の把握まで、オフィス全体のスペースを一元管理できるタイプです。FitGapとしては、ハイブリッドワークやフリーアドレスを導入している企業にとって、最もフィットするタイプだと見ています。「誰がどこにいるか」をリアルタイムに可視化できるため、出社率の分析やレイアウト変更の判断材料としても活用できます。会議室の予約だけでは解決しきれない、オフィス運用全体の最適化を目指す場合に検討してください。
このタイプで重視すべき機能:
👀座席予約・在席状況の可視化
オフィスのレイアウト図上で誰がどの席にいるかをリアルタイムに確認できます。QRコードのスキャンやアプリ操作で出退勤も記録でき、テレワーク・出社・外出などのステータスも一覧で把握できます。
📊出社率・稼働率の分析ダッシュボード
座席や会議室の利用データを蓄積し、出社率・座席稼働率・会議室利用率をグラフで可視化できます。データに基づいてオフィスレイアウトの見直しや運用ルールの改善を判断できるようになります。
おすすめ製品3選
Colorkrew Biz
おすすめの理由
価格
120,000円
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
WORK AGILE
おすすめの理由
価格
220円
名/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
YourDesk
おすすめの理由
価格
200円
月/ユーザー
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
グループウェアの施設予約機能で管理するタイプ 📅
このタイプが合う企業:
すでにグループウェアを導入済みで、追加コストをかけずに会議室の予約管理を始めたい企業や、シンプルな予約管理で十分な中小企業の方
どんなタイプか:
メールやスケジュール、ワークフローなど日常業務に使うグループウェアに備わった施設予約機能を活用するタイプです。FitGapでは、専用の会議室予約システムを新たに導入するコストや手間を避けたい企業にとって、最も現実的な選択肢だと考えています。すでに社員全員がグループウェアを使っているなら、追加ツールなしでカレンダーから会議室を予約でき、教育コストもほぼゼロです。空予約の自動解消などの高度な機能は限定的ですが、基本的な予約管理・重複防止はしっかりカバーできます。
このタイプで重視すべき機能:
🗓️カレンダー統合型の施設予約
普段使っているグループウェアのカレンダー上で、会議のスケジュール登録と同時に会議室を予約できます。別システムにログインする必要がなく、社員が自然に使い始められるのが大きなメリットです。
🔗スケジュール・掲示板・ワークフローとの一体運用
会議室の予約情報がスケジュールや掲示板と連動するため、参加者への通知や情報共有がスムーズです。ワークフロー機能と組み合わせれば、特定の会議室の利用申請・承認フローも設定できます。
おすすめ製品3選
サイボウズ Garoon
おすすめの理由
価格
900円
月/ユーザー
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
desknet's NEO
おすすめの理由
価格
600円
ユーザー/月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
J-MOTTO
おすすめの理由
価格
4,400円
月
無料トライアルあり
シェア
ユーザの企業規模
中小企業
中堅企業
大企業
メリットと注意点
仕様・機能
要件の優先度のチャート:比較すべき機能はどれか
要件の優先度チャートとは?
製品の機能は多岐にわたりますが、選定の結果を左右するのは一部の機能です。 FitGapの要件の優先度チャートは、各機能を"必要とする企業の多さ"と"製品ごとの対応差"で4つに整理し、比較の優先順位をわかりやすく示します。
選定の決め手
🔗グループウェア連携(Google / Microsoft 365 / サイボウズ)
自社で利用中のカレンダーやスケジューラーとリアルタイムに同期できるかは、製品選定の最大の分かれ目です。連携先がGoogle Workspace・Microsoft 365・サイボウズなど製品ごとに異なるため、自社環境に合うかを最優先で確認してください。
🚫空予約の自動キャンセル機能
予約したまま誰も来ない「カラ予約」を自動で解放できる機能です。一定時間チェックインがなければ予約を取り消す仕組みがあるかどうかで、会議室の稼働率が大きく変わります。対応していない製品も多いため、必ず確認しましょう。
📱タブレット・スマホ端末での部屋前表示
会議室の入口にiPadなどの端末を設置し、空き状況の表示やその場での予約・チェックインができる機能です。社内会議室の運用を大きく効率化しますが、端末対応の有無や対応OSは製品によってまちまちです。
💺座席予約(フリーアドレス対応)
フリーアドレスやABWを導入している企業では、会議室だけでなく座席の予約・在席管理も同じシステムで一元化できるかが重要になります。対応している製品と非対応の製品がはっきり分かれるポイントです。
📊利用状況の分析・レポート機能
会議室ごとの稼働率や利用時間帯をデータとして可視化できる機能です。FitGapでは、オフィス縮小やレイアウト変更の判断材料にもなるこの機能を、導入効果を最大化するうえで見落としがちな決め手と考えています。
🛎️受付システムとの連携
来客対応が多い企業では、受付システムと会議室予約を連動させることで、来訪者の案内から会議室への誘導までを自動化できます。対応製品が限られるため、来客頻度が高い企業ほど事前に確認すべきポイントです。
一部の企業で必須
🏢多拠点の会議室一元管理
複数のオフィスや支社の会議室をまとめて管理できる機能です。拠点が1か所だけの企業には不要ですが、2拠点以上ある場合は運用効率に直結します。
🖥️備品・設備の同時予約
プロジェクターやホワイトボードなど、会議で使う備品を会議室と同時に予約できる機能です。備品の取り合いが発生している企業では必須ですが、すべての企業に当てはまるわけではありません。
🌐多言語対応
英語や中国語など複数言語でのUI表示に対応しているかどうかです。外国籍の社員やグローバル拠点がある場合に必要になりますが、国内のみの運用であれば優先度は下がります。
💳外部決済・課金機能
貸会議室やレンタルスペースとして社外に提供する場合に必要な、クレジットカード決済や利用料計算の機能です。社内利用のみの場合は不要になります。
📡人感センサー連携
会議室内のセンサーで実際の在室を検知し、利用状況を自動で反映する仕組みです。より正確な稼働率管理が求められる大規模オフィスでは効果的ですが、小規模環境では投資対効果が見合わない場合があります。
ほぼ全製品が対応
🌍Webブラウザからの予約・確認
ほぼすべての会議室予約システムが、PCのブラウザ上で予約の作成・変更・キャンセル、空き状況の確認に対応しています。Mac環境でも問題なく利用できます。
🔒予約の重複防止(ダブルブッキング防止)
同じ時間帯に複数の予約が入らないよう自動で制御する機能です。会議室予約システムの基本中の基本であり、ほぼ全製品が標準で備えています。
🔔リマインド・通知機能
会議の開始前にメールやチャットで参加者にリマインドを送る機能です。大半の製品が対応しており、製品間の差は小さいポイントです。
📅予約カレンダーの一覧表示
すべての会議室の空き状況をカレンダー形式で一覧表示する機能です。どの製品でもほぼ標準搭載されており、差別化要因にはなりにくいです。
優先度が低い
🎯会議のファシリテーション支援
アジェンダ管理やタイムキーパーなど会議の進行を支援する機能です。あると便利ですが、会議室の「予約・運用管理」という本来の目的からは外れるため、FitGapでは選定時の優先度は低いと考えています。
🎨予約サイトのデザインカスタマイズ
予約画面の色やロゴを自社ブランドに合わせて変更できる機能です。貸会議室ビジネスでは一定の効果がありますが、社内利用がメインの場合はほとんど活用する場面がありません。
Mac対応の会議室予約システムの選び方
1.自社のグループウェア環境を起点に候補を絞る
最初に確認すべきは、自社がGoogle Workspace・Microsoft 365・サイボウズのどれを使っているかです。会議室予約システムの実用性はグループウェア連携の対応範囲でほぼ決まるため、ここが合わない製品はどれだけ多機能でも現場に定着しません。もしサイボウズ Garoonやdesknet's NEOをすでに導入済みなら、グループウェア内蔵の施設予約機能だけで十分かどうかをまず検討してください。内蔵機能で事足りるなら追加コストゼロで即運用開始できます。一方、空予約の自動キャンセルや部屋前タブレット表示が必要なら、専用システムの導入が前提になりますので、連携先グループウェアの対応可否で候補を3〜5製品に絞り込みましょう。
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