最初に行うべきは、製品を見る前に自社の課題がどのタイプに当てはまるかを見極めることです。たとえば「会議室が足りない」という声が現場から上がっていても、実態を調べると全体の2〜3割がカラ予約で埋まっているだけ、というケースは大企業では珍しくありません。この場合は空予約の自動キャンセルと稼働率レポートを備えた『会議室の稼働率改善に特化した専用予約タイプ』が最適解になります。一方、フリーアドレスやハイブリッドワークの推進が同時進行している企業では、会議室と座席を別々のツールで管理すると現場の混乱とコスト増を招きますので、『座席管理・在席管理も一体化したワークプレイスタイプ』を軸に検討するのが効率的です。既にGaroonやMicrosoft 365が全社に浸透していて空予約がそこまで深刻でなければ、グループウェアの標準機能で十分な場合もあります。FitGapでは、このステップを飛ばして製品比較に入ると、後から「実はこのタイプじゃなかった」と手戻りが発生するケースを多く見てきましたので、まず総務・情シス・現場の三者で課題の優先順位を合意することを強くおすすめします。